Arbeitszeitdokumentation 2022: Mehrarbeit | Überstunden | neuer Mindestlohn

Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter liegt im Mittelpunkt Ihrer Planung und bildet somit die Hauptsäule Ihres Erfolgs. So ist es wichtig, sorgfältig mit Arbeitszeiten umzugehen, um eine optimale Arbeitsleistung zu gewährleisten und gleichzeitig das geltende Arbeitsrecht zu beachten. Ist Ihnen auf Anhieb klar, in welchen Fällen eine Arbeitszeitdokumentation in Ihrem Betrieb zur Pflicht wird? Besonders 2022 sind viele Personalverantwortliche verwirrt über geltende und neue Regeln bezüglich Arbeitszeiten, Arbeitnehmerrechte und Dokumentationspflicht. Egal ob Sie sich zum ersten Mal mit dem Thema Arbeitszeitdokumentation befassen oder Klarheit über anstehende Neuerungen brauchen: Die folgenden Punkte zum Thema Mehrarbeit, Überstunden und Mindestlohn 2022 sollten Sie unbedingt beachten. Unabhängig Ihrer Branche, hilft Ihnen diese Übersicht, Strafen und Konflikte zu vermeiden und die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter mit Sorgfalt einzuplanen.

Mehrarbeit: Stundennachweis Pflicht gilt nach wie vor in jedem Betrieb

Laut deutschem Arbeitszeitgesetz ist die Dokumentation der Arbeitszeit im Falle von Mehrarbeit immer Pflicht. So ist es wichtig abzuschätzen, ob Mitarbeiter in Ihrem Betrieb Gefahr laufen, die gesetzlich maximale Arbeitszeit zu überschreiten. Die Verantwortung zur richtigen Arbeitszeitdokumentation liegt hierbei stets beim Arbeitgeber.

Hier alles Wichtige zum Thema Arbeitszeitdokumentation bei Mehrarbeit im Überblick:

• Was ist die gesetzliche Arbeitszeit in Deutschland?

Maximal dürfen am Tag 8 Stunden im Durchschnitt von 6 Werktagen (Montag bis Samstag) gearbeitet werden (48 Wochenarbeitsstunden insgesamt). Ausgenommen hiervon sind Pausen.

• Was gehört zur Arbeitszeit und was nicht?

Pausen zählen nicht zur o.g. Arbeitszeit und müssen demnach hinzugerechnet werden. Achtung beim Arbeitsbeginn: Muss sich Personal am Arbeitsplatz umkleiden und fallen innerbetriebliche Wegzeiten an (z.B. von der Umkleide zur Arbeitsstätte) zählt dies als Teil der Arbeitzeit. Auch sind Dienstreisen als Arbeitszeit definiert.

• Welche Regeln gelten, wenn die maximale Arbeitszeit überschritten wird?

Einigen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern, diese erlaubten Arbeitszeiten flexibel zu gestalten, dürfen 10 Stunden pro Arbeitstag trotzdem nicht überschritten werden. Achtung: Hier sprechen wir von der gesetzlichen Arbeitszeit und es muss natürlich auch darauf geachtet werden, was im Vertrag festgelegt worden ist.

• Ab wann spricht man von Mehrarbeit, die zur Arbeitszeitdokumentation verpflichtet? Alles was über den o.g. Durchschnitt von Arbeitszeiten an Werktagen gilt, ist per Gesetz als Mehrarbeit definiert. Also: Wird mehr als 48 Stunden pro Arbeitswoche an durchschnittlich 8 Stunden pro Werktag (exklusive Pausen) gearbeitet, ist die Zeiterfassung von Mitarbeitern Pflicht.
• Wieviel Mehrarbeit ist bei entsprechender Arbeitszeitdokumentation erlaubt?

Nach Absprache können Sie sich mit Ihren Mitarbeitern auf eine maximale Arbeitszeit von 60 Stunden an durchschnittlich 10 Arbeitsstunden an 6 Werktagen einigen. Wichtig: Innerhalb von 24 Wochen oder 6 Monaten muss aber ein Ausgleich dieser zusätztlich geleisteten Arbeitszeiten stattfinden. Die Arbeitszeitdokumentation wird hier Pflicht, um eben diesen Ausgleich genau im Blick zu halten.

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Arbeitszeitdokumentation von Überstunden: Mitarbeiter haben weiterhin Nachweispflicht

Überstunden sind zusätzliche Arbeitszeiten die über die vertragliche Vereinbarung hinaus gehen und dürfen laut Arbeitsrecht nicht einfach so verlangt werden. Auch Arbeitnehmer können die Vergütung von Überstunden ohne klare, nachweisbare Absprache und Arbeitszeitdokumentation nicht einfordern. Ein Entschluss des Bundesarbeitsgerichts Erfurt vom Mai 2022 gab Klarheit darüber, dass geltende Grundsätze zur Darlegungs- und Beweislast im Falle von Überstunden bestehen bleiben. Das bedeutet: Arbeitnehmer müssen den Umfang von Überstunden bei Vergütungsforderungen beweisen müssen.

Was Sie zum Thema Arbeitszeitdokumentation bei Überstunden wissen sollten:

Besteht eine Dokumentationspflicht von Überstunden?

Stand Mai 2022 ist die Arbeitszeitdokumentation zur Erfassung von Überstunden keine Pflicht in Deutschland. Allerdings müssen Mitarbeiter bei Ansprüchen zur Auszahlung die zusätzliche Arbeitszeit beweisen können.

Wieso ist eine Zeiterfassung von Überstunden trotzdem sinnvoll?

Überstunden Ihrer Mitarbeiter klar im Blick zu halten ist nicht nur aus Fürsorgegründen wichtig, sondern auch um Vergütungsansprüche glasklar einzuordnen. Wie der oben erwähnte Rechtsstreit beim Bundesarbeitsgericht Erfurt zeigt, ist es für Betrieb sowie Mitarbeiter sinnvoll, dieselben Zahlen vor sich zu haben.

Welche Arbeitszeitdokumentation ist nötig um Streitfälle bei Überstunden zu vermeiden?

Überstunden sind nur als solche definiert, wenn sie explizit genehmigt oder angeordnet worden sind. Die Genehmigung kann auch nachträglich erfolgen, da bestimmte Projekte und Situationen auch unvorgesehen zu längeren Arbeitszeiten führen können. Am besten sollte also Folgendes vorliegen:

• eine Genehmigung durch den Arbeitgeber
• ein Einverständnis durch den Arbeitnehmer
• eine Aufzeichnung über den Umfang der zusätzlichen Arbeitszeiten, die beiden Seiten klar und leicht zugänglich ist (z.B. per Stundennachweis App, Zeiterfassungssoftware etc.).

Stundenzettel richtig schreiben ist jetzt besonders wichtig (Mindestlohn 2022)

Ein weiteres heiß diskutiertes Thema in Sachen Arbeitszeitdokumentation ist 2022 die Erhöhung des Mindestlohns. Denn im Falle von geringfügig Beschäftigten besteht immer eine Pflicht zur Arbeitszeitdokumentation. (Weitere Fälle der verpflichtenden, täglichen Zeiterfassung, haben wir hier aufgelistet). Ohne Arbeitszeitdokumentation könnte man Gefahr laufen, dass die Minijob-Grenze von 450 Euro pro Monat (bzw. 5400 Euro pro Jahr) schon mit weniger Arbeitsstunden erreicht wird, was die gesamte Dienstplanung durcheinander bringen kann.

Bei der verpflichtenden Arbeitszeitdokumentation und der damit zusammenhängenden Dienstplanung ist Folgendes witchtig:

• Zum 1.7.2022 wird der Mindestlohn auf 10,45€ pro Stunde erhöht, ab 1.10.2022 auf 12 Euro.
• In diesem Zuge steigt die Minijob-Grenze ab Oktober auf 520 Euro an.
• Laut Koalitionsvertrag soll sich diese Minijob-Grenze im Falle von Mindestlohn an einer Wochenarbeitszeit von 10 Arbeitsstunden orientieren.
• Achtung: vom 1.6. bis zum 31.10.2022 soll eine Übergangszeit stattfinden, in der die Verdienstgrenze entsprechend überschritten werden darf, ohne das Arbeitsverhältnis ändern zu müssen. Die finale Gesetzesverkündung vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales hierzu bleibt abzuwarten.

Eine sichere Vorlage zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit können Ihnen Apps zur Zeiterfassung bieten, die aktuelle Gesetzesvorschriften und Grenzen berücksichtigen. Diese bieten oft auch eine digitale Stempeluhr, wodurch sich Ihr Team auch vor Ort direkt ein- und ausloggen kann (auch bei Pausen), beispielsweise per Tablet.

Fazit: Behalten Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter im Auge, um Stolperfallen zu vermeiden und für eine optimale Arbeitsleistung zu sorgen.

Egal ob Mehrarbeit, Überstunden, Minijob-Grenze, oder andere Sonderfälle (z.B. Kurzarbeit, ein Arbeitsverhältnis im Rahmen des Arbeitnehmer Entsendegesetzes usw.) : Eine systematische Arbeitszeitdokumentation erleichtert nahezu jeder Art von Betrieb den Alltag. Auch wenn die alltägliche Dokumentationspflicht noch nicht alle Branchen und Beschäftigungsverhältnisse betrifft, sollte sich jeder Personalverantwortliche eine Lösung zur Zeiterfassung bei Mehrarbeit und Überstunden überlegen.

Dabei muss dies nicht kompliziert sein. Apps wie Skello bieten zahlreiche smarte Funktionen zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung, die sich an Ihren Betrieb, Ihre Abläufe, Vertragsarten und Mitarbeiter anpassen. Zusätzlich zur Arbeitszeitdokumentation erleichtert Skello bei Bedarf auch Ihre Diestplanung, die Erstellung Ihrer Lohnabrechnungen und mehr!