HR-Digitalisierung: Verwaltungsaufgaben automatisieren und dann?

Die Digitalisierung der Personalabteilungen schreitet voran. Der Wandel hat schon vor einigen Jahren begonnen und durch die Pandemie einen gewaltigen Wachstumsschub erlebt. Aber machen wir uns nichts vor:  Innerhalb von wenigen Tagen wurde vieles digitalisiert, um das Business am Laufen zu halten. Aber für langfristige Überlegungen blieb und bleibt wenig Zeit. Die letzten Monate haben wohl auch die stärksten Gegner überzeugt. Digitalisierung zielt nicht darauf ab, Personaler zu ersetzen, sondern die Automatisierung der Prozesse verspricht endlich Zeit für den wesentlichen Teil der Personalführungsaufgaben zu haben. 

Egal wo Sie stehen, wir bieten Ihnen einen Überblick in 4 Gängen: Wie identifiziert man die HR-Aufgaben, die als erste automatisiert werden sollten? Welche Prozesse lassen sich einfach und effizient digitalisieren und bringen sicheren internen Zuspruch? Wie unterstützt Skello die Digitalisierung der Personalabteilungen? Welche Stücke wird die digitale Transformation im Bereich Personalwesen und New Work in Zukunft spielen? 

INHALT:

1. Human Ressource Digitalisierung: Wo sollen wir nur anfangen?

2. 5 Prozesse, die man sinnvoll digitalisieren kann 

3. Skello unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Personalabteilung

4. Und was wird die Zukunft noch bringen?

HR-Digitalisierung: Wo sollen wir nur anfangen?

Egal ob Sie in Ihrem Betrieb noch ganz am Anfang stehen oder schon einiges implementiert haben, es gibt viel zu tun. Die schier unzähligen Möglichkeiten können überfordern und uns in eine Art Schreckstarre verfallen lassen. Womit anfangen bzw. was ist der nächstbeste Schritt für mein Unternehmen? Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort. Sehr wohl aber gibt es Guidelines, anhand derer man seine persönliche Strategie erstellen kann. Wir zeigen Ihnen wie Sie in nur 5 Schritten zur Ihrer persönlichen Digitalisierungsroadmap kommen. 

1. HR-Aufgaben & Prozesse auflisten

Der erste und vielleicht auch wichtigste Schritt ist, alle Aufgaben, die die Personalabteilung regelmäßig zu erfüllen hat, aufzulisten. Regelmäßig heißt nicht nur täglich oder wöchentlich. Die Lohnabrechnung steht jeden Monat am Programm, Personalzugänge oder -abgänge haben an sich keine zeitliche Regelmäßigkeit, aber es handelt sich um wiederkehrende Aufgaben, die immer die gleichen Schritte beinhalten und gehören somit auch auf die Liste. Wir haben einige Beispiele für Sie aufgelistet: 

• Onboarding
• Arbeitszeiterfassung
• Dienstplanerstellung
• Spesenabrechnungen
• Urlaubsanfragen & Abwesenheiten managen
• Recruiting 
• Lohnabrechnung
• …
  

2. Zeitintensive Aufgaben identifizieren

Jetzt geht es darum, den Zeitaufwand jeder Aufgabe der Personalabteilung zu bewerten. Notieren Sie sich auch, wie oft sich jede Aufgabe innerhalb eines Jahres wiederholt. Denn eine Aufgabe, die täglich 15 Minuten in Anspruch nimmt, kann über das Jahr gerechnet mehr Zeit verschlingen als eine Aufgabe, die einmal im Jahr 5 volle Arbeitstage benötigt. 

Dieser etwas mühselige Schritt ermöglicht Ihnen, die zeitintensivsten Arbeiten aufzuspüren und zu priorisieren.

Es ist geschafft, Sie haben das erste Zwischenziel erreicht und die erste Version Ihrer Prioritätenliste zur digitalen Transformation Ihres Betriebes erstellt: Die Aufgaben, die auf dem Podium stehen, bieten das größte Zeitersparnispotenzial durch eine Automatisierung. 

Wenn Sie möchten, hören Sie schon nach diesem zweiten Schritt auf und nutzen die Ergebnisse als Ihren persönlichen Weg zur Digitalisierung, den sie dann Schritt für Schritt abarbeiten. 

Oder aber, Sie gehen noch ein paar Schritte weiter: 

3. Passenden Lösungen ins Auge fassen

Es ist Zeit, nach passenden Lösungen und Tools Ausschau zu halten und die direkten und indirekten Kosten der jeweiligen Lösungen zu evaluieren. Und vergessen Sie nicht, die ungefähre Zeitspanne für die Umsetzungen abzuschätzen. Berücksichtigen Sie auch, dass einige Lösungen kostengünstige Einstiegsversionen haben und dann schnell sehr teuer werden, sobald man weitere Funktionen aktivieren möchte. Oder aber Software-Lizenzen, die auf den ersten Blick viel günstiger aussehen als Cloud- oder SaaS-Lösungen, man aber viele versteckte Kosten einfach übersieht wie z.B. Hardware, Maintenance, Personal, um die Lösungen zu implementieren und zu managen.

4. Kosten versus Einsparungspotenzial

Jetzt wo Sie die Einsparungspotenziale sowie die jeweiligen Kosten der Automatisierung grob abgeschätzt haben, können Sie die Informationen gegenüberstellen, um herauszufinden, welche Automatisierungsprozesse die größte Rentabilität versprechen. Und vielleicht gibt es Aha Effekte: Was am Anfang vielleicht vielversprechend und als Gewinner angesehen wurde, stellt sich hier vielleicht als Kleinmist heraus 😊. Auf jeden Fall, erhalten Sie als Ergebnis dieses Arbeitsschrittes die 2. Version Ihres Digitalisierungsplanes. 

5. Erstellen Ihrer persönlichen HR-Digitalisierungs-Strategie

Jetzt wo Sie alle Informationen zusammengetragen haben, ist es Zeit die Roadmap zu verfeinern und die finale Version Ihres Digitalisierungsplans zu erstellen. Sie können die einzelnen Optionen noch mit unternehmensspezifischen Überlegungen bewerten: Manchmal kann es Sinn machen, mit einem kleinen Projekt zu beginnen, das zwar nicht die höchste Rentabilität verspricht, aber einfach und schnell umzusetzen ist und schnelle Erfolgserlebnisse mit sich bringt. Solche Erfolge erleichtern dann die Akzeptanz und das Mitmachen der Mitarbeiter, wenn es an die schwierigeren Projekte geht. 

5 Prozesse, die man einfach digitalisieren kann 

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen oder für welche Aufgaben es schon erprobte Tools gibt, die schon erfolgreich im Einsatz sind? Wir haben 5 Prozesse ausgewählt, die für viele Unternehmen sinnvollerweise automatisiert werden können. 

Onboarding:

Mitarbeiter Onboarding ist ein wichtiger Prozess, damit sich neue Kollegen sofort wohlfühlen und sich an das Unternehmen gebunden fühlen (15% der neuen Mitarbeiter denken laut einer Studie von Haufe schon am ersten Arbeitstag an Kündigung), aber auch damit der Start reibungslos verläuft. 

Natürlich kann man das alles manuell erledigen, aber Employee Self Services entlasten die Personalabteilung, in dem der neue Mitarbeiter seine Daten und Dokumente selber eingibt bzw. hochlädt. Relevante Unternehmensinformationen wie Arbeitsalltag, Unternehmenskultur, Urlaubsplanung oder Spesenabrechnung können selbstständig abgefragt werden. Dadurch reduziert sich der Personal- und Kostenaufwand von Anfang an.

Arbeitszeiterfassung:

‍Auch die Arbeitszeiterfassung lässt sich sinnvoll digitalisieren. Anstatt monatlich von Hand die Informationen von mechanischen Stempeluhren oder von Stundenzetteln in mühevoller Kleinarbeit auszuwerten, helfen digitale Tools (wie z.B. von Skello) den Überblick zu behalten. Mit nur wenigen Klicks greifen Sie auf die Daten zu und überprüfen die geleisteten Stunden. Die Informationen können automatisch in die Lohnbuchhaltung und die Dienstplan-Erstellung eingepflegt werden. Und mit einer digitalisierten Arbeitszeiterfassung sind Sie auch konform mit den Anforderungen des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung. 

Dienstplanerstellung:

‍Manuelles Dienstplan Erstellen war gestern oder vielleicht auch schon vorgestern. Achtung, Excel-Dienstpläne sind zwar eine Verbesserung, gehen aber nicht als digitalisierter Prozess durch! Heute gibt es intuitive digitale Lösungen – wie z.B. von Skello - die die Dienstplanerstellung vereinfachen und automatisieren. Dadurch wird das Erstellen von Zeitplänen so einfach wie noch nie.  Spezifische Regeln & Vorgaben (Tarifvertrag, Verfügbarkeit, Vertragsarten Ihrer Teammitglieder...) werden automatisch berücksichtigt und der Dienstplan ist Ruckzuck erstellt und sofort für alle Mitarbeiter einsehbar. 

Abwesenheitsmanagement:

‍Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich oder Überstundenabbau. Diese Anfragen und Informationen zu verwalten kosten viel Zeit und haben viel Fehlerpotenzial in sich. Wie wäre es, wenn sich diese Arbeit wie von selbst erledigt? Arbeitnehmer können Urlaubsanträge oder Zeitausgleich per Mausklick einreichen und müssen nur noch von einem Vorgesetzten abgesegnet werden. Alle Daten können online verfügbar gemacht werden, das bedeutet weitere Zeiteinsparungspotenziale, da die Mitarbeiter nicht mehr nachfragen, wie viel Resturlaub sie noch haben. 

Digitale Personalakte:

‍Nomen ist Omen - die digitale Personalakte ist die digitale Form der guten alten Personalakte auf Papier. Mit dem Vorteil, dass Informationen standortunabhängig zur Verfügung stehen und der jeweilige Mitarbeiter jederzeit selbstständig Einsicht in seine persönliche Akte nehmen kann. Die Mitarbeiter werden auch dazu angehalten mitzuhelfen, die eigene Akte up to date zu halten und können eigene Angaben selbst abändern (Bankverbindung, Adresse, Familienstand…). 

Skello unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Personalabteilung: Intuitive online Dienstplanerstellung und Arbeitszeiterfassung 

Dienstplanerstellung oder Arbeitszeiterfassung ist dank Skello nicht länger eine lästige Pflicht, sondern geht nunmehr einfach von der Hand. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, zeitraubende und manchmal nervenaufreibende Aufgaben von Teamleitern und Personalverantwortlichen zu automatisieren und somit Zeit für andere Tätigkeiten freizuschaufeln.

Die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort, und das alles ohne Kopfzerbrechen – das klingt fast zu schön, um wahr zu sein, oder?

Ein Vernachlässigen der Verwaltung der Arbeitszeiten, der Dienstpläne und Urlaubszeiten hat einen direkten Einfluss auf die Rentabilität des Unternehmens, die Mitarbeiterzufriedenheit und auch auf die Kundenzufriedenheit: zu wenig Servicepersonal im Restaurant und die Gästebetreuung wird zwangsläufig darunter leiden, zu viele Verkäufer im Geschäft und die Rentabilität des Tagesgeschäftes geht flöten. 

Wenn es um die Gestaltung von Dienstplänen geht, vergessen Sie Papier, Stift und auch Excel. Und es ist auch Zeit, sich von wenig intuitiver und hochkomplexer Software zu verabschieden. 

Wir haben Skello entwickelt, um all Ihre Wünsche zu erfüllen! Von der Online-Erstellung personalisierter Dienstpläne über die Verwaltung von geplanten und ungeplanten Abwesenheiten und Urlaubsmanagement bis hin zur genauen Erfassung der Arbeitsstunden - die Verwaltung von Mitarbeitern wird endlich einfach, schnell und effizient.

Alle Daten können automatisch in Ihre Lohnabrechnungssoftware exportiert werden; eine weitere Erleichterung für Ihre Personalverwaltung, denn alle variablen Daten der Lohnabrechnung stehen automatisch zur Verfügung und müssen nicht mühsam manuell eingepflegt werden. 

Und keine Sorge, Sie übersehen keine wichtigen rechtlichen Aspekte mehr. Die Einhaltung von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und gesetzlichen Vorschriften wird automatisch überwacht und Sie werden automatisch gewarnt, sollten Sie bei der Dienstplanerstellung einem Mitarbeiter zu viele Stunden zuordnen, seine gesetzlichen Ruhezeiten nicht einhalten oder aber auch die Überstundenquote überschreiten. 

Mit Skello sparen Sie enorm viel Zeit bei der Verwaltung Ihrer Personalabteilung, da Sie die Dienstpläne von einer einzigen Plattform aus verwalten und automatisch in Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware exportieren können.

Sie sind auf Skello neugierig geworden? Dann fordern Sie doch eine Demo oder eine Testversion an. 

Und was wird die Zukunft noch bringen? 

Die digitale Transformation steckt noch in den Kinderschuhen, und die Implementierung ist in den verschiedenen Betrieben mehr oder weniger fortgeschritten. Aber was wird die Zukunft noch bringen? Was sich für viele noch wie Science-Fiction anhört, steht schon vor der Tür und wird in Vorreiterbetrieben schon getestet und umgesetzt.  Wir haben uns 4 Trends näher angesehen: 

Blockchain & Personalwesen:

Blockchain ist eine Revolution, die sich im Verborgenen anbahnt. Bisher vor allem im Zusammenhang mit Finanzmärkten & Kryptowährungen genannt, hält Blockchain auch im Personalwesen Einzug. 

Ein Anwendungsbeispiel im Personalmanagement ist zum Beispiel die Datensicherheit und Zugriff auf die Mitarbeiterdaten:  Arbeitgeber haben naturgemäß Zugang zu privaten Informationen der Mitarbeiter. Auf einer Blockchain können die Informationen verschlüsselt und unveränderlich aufgezeichnet werden. Es kann sichergestellt werden, dass diese Daten nur mit verifizierten Teilnehmern geteilt werden. Oder aber Mitarbeiter können ihr Recht auf Vergessen durchsetzen, indem sie den Verschlüsselungscode löschen und personenbezogene Daten somit nicht wiederherstellbar sind.

Die Blockchain-Technologie bietet im Bereich des Personalwesens noch viele weitere Anwendungsgebiete, wie z.B. Recruiting, Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung oder Bezahlung. Genau deswegen ist das Thema für Personaler sehr spannend.

Künstliche Intelligenz für die Gastronomie: 

Künstliche Intelligenz in der Gastronomie? Werden dann Roboter für uns kochen? Natürlich nicht. Aber mit Apps und künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich Menüs, Preise und Personaleinsatz optimieren.  

Menüplanung ohne Müll, weniger Reste oder aber auch Lagerbestände reduzieren geht heute dank selbstlernender KI, die sogar Wettervorhersagen in die Prognosen aufnehmen: Je nach Wetter wird der Gastgarten voll oder leer sein, bzw. hat die Temperatur und das Wetter einen direkten Einfluss auf die Menüauswahl der Gäste – wer will schon bei 30 Grad ein Raclette essen. Manche Kantinen überwachen auch die Reste, die auf den Tellern übrig bleiben und passen Portionen und Rezeptmengen an, ohne die Kundenzufriedenheit negativ zu beeinflussen. 

Stationärer Handel 4.0 – der neue Einzelhandel:

Viele Unternehmer im stationären Handel schauen traurig in die Vergangenheit und finden früher war alles besser ohne die Online-Konkurrenz. Aber auch und vielleicht auch vor allem im stationären Handel eröffnen sich durch die neuen Technologien viele ungeahnte Möglichkeiten: 2/3 der Konsumenten recherchieren vor einem Kauf im Internet, gehen aber trotzdem gerne in den stationären Handel. Filialen bieten das Beste aus zwei Welten: real erlebbare Produkte und hochwertige Beratung sowie eine interaktive Einkaufswelt. Stationärer Handel 4.0 bringt verstärkt digitale Technologie in das Geschäft, und eine personalisierte Kundenansprache und Beratung machen aus dem Shoppen ein unvergleichliches Happening. 

Virtuelle Realität (VR) für die Ausbildung und Weiterbildung im Gesundheitssektor:

Die meisten bringen den Begriff mit Science-Fiction Filmen oder Videospielen in Zusammenhang, aber sicher nicht mit Personalmanagement, Ausbildung und Fortbildung. Im Health-Sektor können medizinische Fachkräfte dank VR Situationen üben, ohne Leben oder Gesundheit der Patienten zu riskieren.  Z.B. ausgerüstet mit einem Bildschirm und Headset, können sich die Teilnehmer auf risikoreiche Situationen in der Notaufnahme vorbereiten. Und eine eingebaute künstliche Intelligenz ermöglicht es, die Szenarien je nach Verhalten und Entscheidungen der Trainees automatisch abzuändern. 

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