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¿Estás realizando la gestión de tu farmacia de forma eficiente?

Lorraine
Lorraine
23.11.2021
-
Actualizado el
25
.
02
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2022
¿Estás realizando la gestión de tu farmacia de forma eficiente?

La gestión de cualquier negocio ha de realizarse de una manera profesional y con un rumbo claro, ya que todo negocio aspira a tener un horizonte de permanencia largo y sobre todo a la obtención de beneficios.

En eso una farmacia no es diferente a otros negocios, y todo el personal implicado en su funcionamiento, desde los propietarios, a los técnicos en farmacia pasando a los auxiliares, debe remar en la misma dirección.


Necesidad de tener un objetivo claro y cuantitativo

El capitán de un barco, tiene definido un rumbo claro. Sabe dónde quiere ir, tiene calculados los días que necesitará para llegar a su destino y también sabe los medios que necesita para conseguirlo. Por último, cuenta también con un equipo de personas (la tripulación) que será parte fundamental para conseguir el éxito de su misión.

Estos principios también van a ser aplicables a nuestra farmacia. Pensemos en el volumen de facturación alcanzado el año anterior, lo normal es que nuestro objetivo sea superarlo.

Hay ciertos imponderables que siempre van a alcanzar a nuestro control, (un ejemplo claro ha sido la pandemia de la Covid-19), pero en general, cada año que transcurre supone un año más de experiencia y conocimiento del sector tanto por nuestra parte como la de nuestro personal, por lo que no solo contamos con las herramientas necesarias sino que además vamos añadiendo una experiencia adicional que debe ayudarnos a mejorar en nuestros objetivos.


La importancia de ser un líder

Tu farmacia es tu vida, es tu gran proyecto profesional. Has invertido en ella tus ahorros, tu tiempo y tu esfuerzo, por eso aunque otros te asesoren y te ayuden a la hora de gestionarla, serás tú quien marque las directrices y tomará las decisiones sobre su futuro. 

Un líder no suele caminar solo, necesita tener un grupo de personas de confianza que le ayuden en la tarea de sacar adelante su negocio, esas personas forman su equipo. 

Cada miembro del equipo es una persona única, con sus propias circunstancias y situaciones personales, y aunque estas personas mantengan una relación laboral contigo, no debes olvidar que trabajarán mejor si lo hacen en el ambiente adecuado ya que por lo general un trabajador motivado suele ser más productivo, y eso hará que tu farmacia vaya mejor. 

Tal como hemos comentado, tú eres quien decide cuáles son los objetivos y quien asigna las tareas al equipo, pero para que puedan realizarlas, has de facilitarles las herramientas necesarias para conseguirlos. 

Dirigir un equipo significa ser el mentor de cada empleado sin olvidarse del objetivo general de la farmacia, para ello debes intentar conseguir que tus empleados desarrollen su potencial, eso se consigue motivándolos y a continuación te vamos a explicar cómo conseguirlo.


Mantén a tu equipo motivado

Una farmacia, al igual que en cualquier otro negocio, está formada por un grupo de personas, que no necesariamente van a tener el mismo grado de motivación. Un análisis muy simple de la situación podría llevarnos a pensar que si un profesional no acude a su puesto de trabajo con la motivación suficiente, quizá se deba prescindir de sus servicios, sin embargo, la realidad no siempre es tan sencilla.

Por eso debemos pararnos un momento a pensar por qué en nuestro equipo puede haber personas sin la motivación adecuada o personas que a pesar de que sí tienen esa motivación no la logran canalizar de la forma adecuada.

En nuestro equipo nos vamos a encontrar 3 tipos de personas:

  • Los que quieren y saben: Ese es el objetivo que debemos perseguir, que en algún momento, todos los miembros del equipo quieran y sepan. Si desde el primer momento detectamos un profesional con estas habilidades, estará llamado a ocupar un lugar importante en nuestra empresa. 

Como responsables de nuestra farmacia, nosotros sí que estamos obligados a cumplir con estos requisitos, si no es así, antes o después nos encontraremos en un barco a la deriva, ya que si nosotros no queremos gestionar nuestro negocio de forma correcta ni sabemos hacerlo, difícilmente lo harán nuestros empleados. 

  • A menudo nos encontraremos con personas que quieren y no saben, esto es, tienen toda la ilusión y voluntad del mundo, pero nadie les ha dado las herramientas necesarias para conseguir sus objetivos, con estas personas tendremos que hacer un esfuerzo a la hora de formarlas. 
  • Por último, nos vamos a encontrar con personas que saben y no quieren, puede haber diversos motivos que hagan que estos profesionales no estén motivados, y nuestra misión es corregirlo. Hagamos que se sientan valiosos y que pierdan el miedo a tomar decisiones, en definitiva, hagamos que se motiven. 

A todos nos gustaría contar con un equipo que además de tener experiencia tuviera una vocación de permanencia en el tiempo. Aunque unas buenas condiciones económicas y un buen clima laboral ayudarán a que los mejores profesionales permanezcan a nuestro lado, siempre habrá circunstancias que escapen a nuestro control y se producirán rotaciones de personal. 

El equipo puede cambiar a lo largo del tiempo, pero debemos asegurarnos de que los profesionales a nuestro cargo estén siempre motivados.


La formación es imprescindible

Al hablar de la importancia de tener un equipo motivado,hemos hecho mención a personas que a pesar de tener dicha motivación, carecían de las herramientas necesarias para aprovecharla, y es ahí, donde la formación adquiere toda su relevancia. 

Cualquier profesional de cualquier sector puede y debe ir creciendo profesionalmente, de esta forma irá asumiendo mayores retos en su carrera y ocupará puestos cada vez más relevantes en su empresa.

Para lograr dicha proyección profesional, la clave es la formación continua y sus efectos beneficiosos van mucho más allá de aumentar la productividad de nuestros empleados. 

Promover  una formación constante durante todo el año hará que los trabajadores se sientan más útiles, y además si  apostamos por formaciones continuas de carácter colectivo para todo el personal, aumentará la sensación de equipo, y hará que mejoren las relaciones interpersonales entre los empleados.

Para que tu equipo tenga la formación adecuada, debes tener la capacidad de conocer las habilidades de cada empleado y detectar las áreas susceptibles de mejora. Existen multitud de posibilidades en el mercado, tanto en cursos de formación impartidos por los colegios profesionales de farmacéuticos, como por centros privados o universidades. 


Optimiza la gestión administrativa

A menudo descuidamos la gestión ordinaria del negocio. Nos apasiona tanto nuestro trabajo que nos centramos en aquello que en apariencia nos resulta más agradable, que suele ser la venta y la atención al cliente, sin embargo, no llevar una gestión administrativa adecuada de nuestro negocio nos puede causar innumerables problemas.

Aunque  es conveniente externalizar a través de una asesoría todo lo relacionado con la contabilidad, los impuestos, o las nóminas de los trabajadores, esto no significa que debamos olvidarnos de estos aspectos del negocio.

Hay que acabar con la idea de que la interlocución con nuestros asesores consiste en enviarles las facturas y facilitarles los datos para que den de alta a los trabajadores y hagan sus nóminas, debemos implicarnos de forma más activa en la gestión.

En la actualidad, el departamento de contabilidad de cualquier asesoría, puede ofrecernos información sobre el grado de rentabilidad de nuestro negocio, un asesor moderno no se limita a decirnos el resultado contable y los impuestos que tenemos que pagar sino que nos indica si nuestro negocio es o no rentable, y cómo puede ser más rentable aún.

Si nuestra asesoría no puede ofrecernos dicho servicio y se limita a registrar facturas y presentar impuestos, debemos reunirnos con ellos de inmediato, y buscar una solución.

A veces no somos conscientes del volumen de trabajo que les toca gestionar, y quizá un aumento en la cuota que les paguemos nos parezca un gasto más, pero puede compensar si se traduce en un mayor control de nuestro negocio.

Si a pesar de todo, consideramos que nuestros asesores fiscales y contables no nos informan como es debido de la marcha del negocio, debemos plantearnos seriamente la necesidad de derivar la gestión a otro grupo de profesionales.

Hay otros aspectos de la gestión que tampoco debemos descuidar, entre otras cosas, tenemos que saber negociar con nuestros proveedores para ahorrar todo lo posible en costes innecesarios y que la llegada de los pedidos se ajuste verdaderamente a las necesidades de nuestro negocio. 


Gestión de horarios de nuestro personal

Hasta ahora habíamos hablado de la gestión de personal desde  aspectos más enfocados hacia su motivación y su capacitación profesional. 

Sin embargo, hay un aspecto al que a menudo no se da la importancia necesaria en nuestro sector, se trata de cómo gestionar los horarios de nuestros empleados.

Dadas las características de nuestra actividad profesional que es una actividad esencial y absolutamente imprescindible para cubrir las necesidades sanitarias de la población, hay que trabajar muchas noches y tardes de fines de semana porque lógicamente, todos las franjas horarias deben quedar cubiertas.

Por eso es muy importante acordar con los empleados la mejor distribución posible de los horarios y que en las franjas especialmente problemáticas y que más interfieran con su vida personal y familiar, puedan turnarse y de esta forma puedan disfrutar de una proporción similar de fines de semana y festivos. 

Condiciones contractuales

El horario del trabajador debe fijarse contractualmente en el momento de la firma de su contrato de trabajo. Sin embargo eso no impide que por causas justificadas, pueda ser modificado siempre y cuando la empresa acredite las razones económicas, técnicas, organizativas o de producción que lo hagan necesario.

Además, esta modificación de su horario, al formar parte de las condiciones esenciales de su contrato de trabajo, debe ser notificada al trabajador con una antelación mínima de quince días.


Ley de registro de jornadas

Por otro lado, la necesidad de control del horario de nuestro personal se ha visto reforzada con la entrada en vigor de la obligatoriedad del registro de jornada. 

Desde el 12 mayo de 2019, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, el registro de horas se hizo obligatorio y se extiende para todos los trabajadores, no solo los trabajadores a tiempo parcial.  

Las empresas han quedado obligadas a registrar diariamente los tiempos de ingreso y salida de los trabajadores de sus centros de trabajo, y dicho registro comprende las horas de entrada y salida reales.

La empresa conservará los registros de jornada durante cuatro años que tienen que permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.


¿Contemplas las horas extras?

Las horas extraordinarias lógicamente  hay que contabilizarlas  Y debemos  señalar que  no se consideran como horas extraordinarias las horas complementarias de guardia. Para el cómputo de horas extraordinarias se considerarán:

  • Las horas diurnas laborables (que son las comprendidas entre las 6:00 y las 22:00 h en jornada de lunes a sábado).
  • Horas nocturnas laborables (las que se realicen entre las 22:00 y las 6:00 h en jornada de lunes a sábado).
  • Diurnas festivas (aquellas que se lleven a cabo entre las 6:00 y las 22:00 h en domingos y festivos).
  • Nocturnas festivas (las trabajadas entre 22:00 y las 6:00 h en domingo y festivos).


Sanciones

El incumplimiento de las obligaciones legales vigentes en materia de registro de jornada, será calificado  como infracción grave, y será sancionado con multas que oscilan entre los 626 y los 6.250 euros.

Para graduar estas sanciones, se tendrán en cuenta elementos como la gravedad, la voluntariedad o la reiteración en los hechos sancionados, y se calificará, su grado infractor como mínimo, medio o máximo.

Las sanciones serán impuestas por centro de trabajo y lógicamente podrán ser impugnadas ante la autoridad laboral competente. 


Si queremos asegurarnos de que nuestra farmacia cumple con la normativa vigente a la hora de registrar la jornada laboral de nuestros trabajadores podemos utilizar la nueva herramienta de Skello.

Gracias a esta aplicación  podemos llevar el registro de jornada de nuestro personal de una forma ágil e intuitiva, que además está adaptada a las características de las  farmacias y puede ser  manejada directamente desde nuestros teléfonos móviles. 

Por eso, si necesitas optimizar la gestión del personal de tu farmacia, te invitamos a que contactes con nosotros y te informaremos sin compromiso.


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