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¿Estás registrando correctamente los horarios de tus trabajadores?

Ariane
Ariane
1.3.2022
-
Actualizado el
15
.
03
.
2022
¿Estás registrando correctamente los horarios de tus trabajadores?

Guía práctica para el control horario de tus trabajadores

A veces llevar el control horario de tus trabajadores puede resultar una tarea bastante tediosa, e incluso puede llegar a ser un verdadero dolor de cabeza. En este post vas a encontrar las medidas legales, el por qué esta medida ha sido implantada y los distintos tipos o forma de fichar. 


La necesidad de regular el control de jornada de los trabajadores


Desde que el 12 de marzo de 2019 entró en vigor la orden ministerial que regula el control horario de los trabajadores, las empresas han tenido que adaptar sus sistemas de control de accesos e implementar herramientas informáticas ágiles que les permitieran cumplir con la nueva normativa.


Entre otras cosas, el Estatuto de los Trabajadores establece que el registro diario de jornada debe incluir la hora concreta en la que se inicia  y finaliza  la jornada de trabajo de cada uno de los trabajadores y que su cumplimiento ha de ser garantizado por la empresa.


El control horario es algo que beneficia a las empresas ya que aumenta la productividad de los trabajadores y facilita información sobre los niveles de absentismo laboral. 


Además este control horario presenta beneficios indudables para los trabajadores al aumentar el control de las horas extras y permitir mecanismos de fichaje más rápidos y sencillos. 


Esta mayor vigilancia favorece la conciliación laboral permitiendo que el trabajador haga la jornada laboral marcada en su contrato y no se vea forzado a hacer horas extras abusivas y también aumenta su autoestima al percibir que existe un control ante posibles abusos.

Objetivo del control de horarios de los empleados


Con la aprobación de esta norma  lo que se pretendía era garantizar el cumplimiento de  los horarios de  trabajo, y poder evitar así posibles abusos por parte de las empresas con sus trabajadores.


Los  fraudes con el registro de jornada han sido una realidad, y hasta ahora no había un sistema efectivo para controlarlos.de ahí la necesidad de implantar esta medida,que agilizará además la labor de control en la materia que corresponde a la Inspección de Trabajo y a la Seguridad Social. 


Es importante destacar que los sistemas de registro se deben establecer mediante negociación colectiva o acuerdos de empresa y que aunque la empresa puede implantar el sistema que más se ajuste a sus intereses, debe consultar dicho aspecto con los representantes de los trabajadores.  


Lógicamente, si no existiera  representación sindical en la empresa, ni se hubiera regulado en el convenio colectivo, no sería necesaria dicha consulta, pero siempre se deberá estar a lo que establezca la legislación vigente.


Estas medidas de control de horarios no pueden suponer que el trabajador tenga que desembolsar nada de su propio dinero, debe de ser costeado al 100% por la propia empresa sea cual sea el método de fichaje elegido. 


Además, consigue garantizar que todas las horas trabajadas sean computadas y así se refleje en las nóminas todo correctamente y se respeten turnos, horarios y descansos, y en caso de que estas medidas se incumplan se pueda solicitar una inspección disponiendo de una prueba sólida, fiable y legalmente válida. 

Sanciones, ¿qué sucede si no se cuenta con un sistema de fichaje?

El incumplimiento de la normativa de registro de jornada tiene la consideración de  infracción , que en su grado mínimo se castiga con  una sanción de 626 euros, y que puede llegar a ser de 6.250 en su grado más elevado.  Es importante matizar que se trata de una sanción por  empresa y no por trabajador que pudiera incumplir la norma, y cabe señalar además que la reincidencia en la comisión de estas infracciones aumentará la cuantía de la sanción.


Como empresarios debemos no solo cumplir con las normas sino formarnos en el manejo de estas herramientas para evitar que un mal uso de las mismas nos cause problemas. 


No obstante, es importante conocer bien cuál es el régimen sancionador ya que hay muchas conductas que por simple negligencia o desconocimiento de la empresa y no necesariamente mala fe, pueden traducirse en unas consecuencias económicas catastróficas.


Señalamos a continuación algunas de las infracciones más significativas:


  • Infracciones leves. Llevan aparejada una multa que oscila entre los 60 y los 625 euros, y se producen cuando la empresa no informa a sus trabajadores sobre las condiciones laborales o no les facilita los informes del registro horario de su jornada laboral.


  • Infracciones graves. Se sancionan con multas entre los 625 y los 6.250 euros, y engloban conductas como no abonar las horas extras realizadas por los trabajadores, o cuando se ponen de manifiesto graves irregularidades  en el control de los horarios.


  • Infracciones muy graves. En este caso, se trata de conductas cuya gravedad es de tal magnitud que provocan sanciones económicas que van desde los 6.250 euros en su tramo más bajo   a los 187.515 euros  en el más alto.  Este tipo de infracciones se producen entre otras situaciones, cuando las horas extra han sido trabajadas por empleados menores de 18 años, o la falta de abono de las horas extra ya sea una conducta reincidente por parte de la empresa.

Controlar los horarios de los empleados presenciales y en teletrabajo


La pandemia de la Covid 19 puso de manifiesto la necesidad de adoptar nuevas formas de trabajar, y  la generalización del teletrabajo permitió salvar a nuestro sector productivo en unas circunstancias realmente complicadas.


Sin embargo, también se puso de manifiesto la necesidad de controlar las horas que los trabajadores pasaban delante de los ordenadores en sus casas y si realmente esas horas estaban trabajando o simplemente estaban conectados al ordenador.


Por eso, la práctica totalidad de los programas de software que permiten trabajar en remoto desde casa, se desconectan cuando no detectan actividad, y permiten monitorizar la hora a la que el trabajador inicia su jornada y la hora a la que la termina, así como las pausas que realiza.


Por otro lado, las empresas también deben evitar abusos en el teletrabajo, ya que a menudo cuando se trabaja desde casa, el número de horas efectivas acaba siendo superior a las 40 horas semanales, lo que acaba por traducirse en problemas de agotamiento y ansiedad en los trabajadores y puede derivar en la imposición de sanciones a los empresarios.

Tipo de sistemas de fichaje

Es ampliamente recomendado que los sistemas de fichaje sean de un uso sencillo, con una sistemática que pueda utilizar cualquier tipo de empleado, que no suponga un obstáculo para que el empleado pueda ingresar al trabajo a la hora correspondiente. 


Con los avances tecnológicos, los sistemas de fichaje con los que los trabajadores deben registrar su jornada han ido haciéndose cada vez más ágiles y sofisticados, recordemos a continuación cuáles son los más habituales.


Sistema de fichaje con huella


Los sistemas biométricos utilizan el reconocimiento de los rasgos físicos para verificar la entrada y salida de los trabajadores. Aunque el más extendido es el que utiliza la huella dactilar, también existen otros basados en el reconocimiento de la voz o el iris. Estos sistemas se utilizan en empresas de sectores estratégicos donde se precisan unos niveles de seguridad muy elevados, y su eficacia es indiscutible, aunque su elevado coste, a menudo resulta prohibitivo para empresas de menor tamaño. 

Fichaje con tarjeta


En este sistema se utilizan unas máquinas con unas ranuras en las que cada trabajador introduce una tarjeta que registra su hora de entrada y de salida.


Se trata de un sistema que lleva muchos años utilizándose en las empresas y suele tener amplia aceptación tanto entre los empresarios como los trabajadores. Es frecuente verlas en la mayoría de los grandes edificios de oficinas o en  las empresas del sector industrial.  i 


No obstante, las grandes empresas han empezado a replantearse el uso de estos dispositivos, ya que a pesar de haberse mostrado muy efectivos en el registro de las jornadas de los trabajadores, tienen unos elevados costes tanto en su implantación como en su mantenimiento.


H3 Sistemas de control manual


Aunque cada vez son menos, todavía hay empresas que no registran la jornada de sus trabajadores mediante herramientas informáticas y optan por hacerlo en una hoja de cálculo.


Aunque parezca la solución más sencilla y barata, termina resultando muy poco práctica, ya que no permite registrar correctamente a trabajadores que entren y salgan constantemente de la empresa ni tampoco a los que teletrabajan, por no hablar de las dificultades que puede plantear para  almacenar  los datos durante al menos cuatro años, por lo que este método, poco a poco se está convirtiendo en residual 


Programas de software de control de jornada.


En la actualidad, la gran mayoría de empresas, están apostando por realizar el registro de jornada de sus trabajadores mediante sistemas de software especializados,así como  aplicaciones para móvil o  herramientas digitales a medida.  


Entre las ventajas de este tipo de soluciones se encuentra su coste que suele ser muy competitivo y además pueden implantarse de forma sencilla y rápida en cualquier empresa.


A destacar que la gran mayoría de estas aplicaciones incluyen la posibilidad de la geolocalización, y que su versatilidad les permite adaptarse a las características concretas de cada empresa. De esta forma mediante este programas se desarrollan herramientas específicas que permiten no solo el registro de jornada, sino poder medir variables como la productividad de los trabajadores, llevar un control de las vacaciones o detectar problemas de cargas de trabajo mal repartidas. 


Fichar con el sistema de Skello


Skello es mucho más que un programa de control horario,ya que registra cada minuto de trabajo y permite que tus empleados fichen desde la tablet para que el volcado de información sea inmediato y esté siempre disponible.


Adaptable a tus necesidades


Pero además la aplicación de Skello es una verdadera herramienta para la gestión de personal, se adapta a tu convenio colectivo y a los diferentes tipos de contrato de tus trabajadores y te propone los mejores horarios para tu empresa. 


Fácil de instalar


Su funcionamiento es muy sencillo ya que se descarga en una tablet y tiene un pin de 4 dígitos que se puede reforzar con una firma, por lo que no requiere de una gran infraestructura ni de un montaje.


Bajos costes de mantenimiento


 Por eso no tiene los costes de mantenimiento de los sistemas tradicionales en los que hay que adquirir una máquina y además pagar una tarjeta por cada empleado. 


Te ayuda en la gestión de personal 


Con Skello podrás planificar vacaciones, permisos, excedencias y cualquier situación que pueda afectar a tu personal, registrándose automáticamente cuando se produzca. 


Por otro lado,te va permitir gestionar directamente todo lo relacionado con las nóminas en la misma aplicación y te va a facilitar toda la información necesaria para confeccionar sus aspectos más problemáticos; Horas extra, ausencias, vacaciones, anticipos, primas, etc.


Por último, Skello facilita todos los datos necesarios para medir la productividad de tus trabajadores o calcular su masa salarial, lo que te permitirá incluso conocer cuál es el umbral de rentabilidad de cada uno de tus centros de negocio. 


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Aunque ya han pasado casi 3 años desde que el registro de jornada se hizo obligatorio, no todas las empresas han adoptado las mismas soluciones para que el cumplimiento de esta exigencia legal se realice de la forma más ágil e intuitiva posible.


Pese a que en el mercado existen soluciones modernas y a unos precios razonables para cualquier empresa,todavía hay muchas que se siguen resistiendo al cambio y continúan llevando a cabo el registro de jornada mediante sistemas poco prácticos y costosos.


Implantar esas mejoras no solo nos ayudará a cumplir con un imperativo legal, también nos permitirá ser mucho más productivos y hará que nuestra organización interna sea mucho más eficaz.


Por eso os animamos a que conozcáis el sistema de fichaje y control horario Skello, os permitirá cumplir con todos los requerimientos legales y además os ayudará a gestionar vuestro personal de una forma mucho más productiva. Si necesitas más información sobre nuestra App no dudes en ponerte en contacto con nosotros y pedirnos un presupuesto sin compromiso. 


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