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RH
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3
min

Gérer la prise de congé manuellement : pourquoi c'est un casse tête.

Florian
Florian
14
December
2020
-
Mis à jour le
11
.
08
.
2021
Gérer la prise de congé manuellement : pourquoi c'est un casse tête.

Quand on a plusieurs salariés à gérer, voire plusieurs établissements dont on est responsable, le suivi des absences et la gestion des congés peut vite devenir compliquée. On vous explique pourquoi.


🌴 Les congés en France


5 semaines : c’est la durée légale du congé annuel en France. Dans le système de calcul en « jours ouvrables », les jours de congés s'acquièrent à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif dans une limite de 30 jours. Cela représente 25 jours ouvrés (5 semaines) pour une année complète de travail. Si vous travaillez en jours ouvrés, cela correspond à 2,08 jours de congés par mois.

Quelques informations à connaître sur les congés en France :

👉 Les jours de congés payés sont fractionnables, c'est-à-dire peuvent être pris en plusieurs fois, lorsque le congé du salarié est supérieur à 12 jours ouvrables.

👉 Lors du calcul des congés payés d’un salarié, on arrondi toujours au nombre du dessus si on est à x,5

👉 La période de référence pour la prise de congé est fixée du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année suivante (sauf exceptions)

👉 Le salarié, sauf par dérogation individuelle, ne doit pas poser plus de 24 jours ouvrables de congés consécutifs.

👉 Pendant ses congés, le salarié perçoit une indemnité de congés payés.


🤔 Faire ses plannings de congés sur Excel


Fausse bonne idée ?!


Le suivi des absences et des demandes et prises de vacances de vos salariés est souvent fait sur des feuilles de calcul ou tableaux à rallonge. Pourtant, si cette technique est plutôt pratique si l’on a très peu d’employés (moins de 6) et si l’on vient de démarrer son business, elle fait rapidement apparaître des erreurs et un dysfonctionnement.


Pourquoi ?


👉 La mise à jour n’est pas automatique

👉 Vous n’êtes pas à l’abri d’une erreur de frappe

👉 La visualisation est plutôt compliquée

👉 Beaucoup d’allers retours sont nécessaires sur ces feuilles de calcul, pour prendre en compte les variables telles que les demandes, validation, calcul des soldes…

👉 Vos employés ne peuvent pas y avoir accès (des données confidentielles s’y trouvent) ce qui implique que la communication avec eux et les demandes soient faites sur d’autres supports


Le processus est assez long et chronophage ! Vous allez sûrement perdre du temps à ouvrir vos feuilles de calcul, chercher des emails, des post-its, des formulaires de congés remplis par vos employés…


N’avez-vous pas mieux à faire ?!


En automatisant la gestion des congés et les absences de vos employés, vous auriez une bien meilleure visualisuation des horaires de travail de vos employés.


😎 La gestion automatisée des congés


En souscrivant à une solution RH, vous pouvez gagner énormément de temps sur vos plannings de congés du personnel ! La responsabilité de bien gérer les ressources humaines et d’avoir des rapports de travail mis à jour est indispensable à la bonne santé de votre entreprise.

Calculez tous vos congés avec Skello

Économisez des heures de travail sur de l’administratif en déléguant tout le suivi des absences et congé à Skello : 1er logiciel de gestion de planning et de personnel en France. Avec des plannings mis à jour en temps réel, vous avez la possibilité d’éviter les erreurs humaines et de gérer correctement les RTT non posés ou encore les doublons de demandes.

Vos employés peuvent renseigner leurs dates de congés souhaitées, le type de congés (payés, sans solde, maternité, etc) et vous laisser un mot pour que vous validiez ou refuser le congé. 

Il est important que vos heures de congés soient bien posées : des heures de congés mal posées génèrent des heures supplémentaires donc des frais supplémentaires !

 

Sur Skello, c’est simple :

👉 Les congés se posent impérativement en Toute la journée (sauf si c'est une demie journée, dans ces cas la, posez la en demie journée)

👉 Skello se base sur le volume horaire contractuel de l’employé concerné pour calculer automatiquement le nombre d’heures de congés correspondant : un congé ne peut donc pas générer d'heures supplémentaires ou d'heures en moins.

Sur notre solution RH, vous avez accès à un compteur qui augmente et baisse en fonction des absences et congés enregistrés. Ce compteur reste toujours modifiable, pourrez toujours y faire vos corrections en 1 clic avant la fin du mois et la gestion des paies.

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