%20(1).webp)
Combien de salariés sont arrivés le premier jour sans personne pour les accueillir, livrés à eux-mêmes ? Une chose est sûre : on ne peut pas demander à un employé d'être efficace si on ne lui donne pas les bons repères dès le départ.
Bien accueillir une nouvelle recrue ne s'improvise pas. De la signature du contrat aux premiers mois dans le poste, l'onboarding conditionne l'engagement, la productivité et la fidélisation de vos collaborateurs. Voici sa définition, ses étapes clés, une checklist prête à l'emploi et les bonnes pratiques pour le réussir.
Qu'est-ce que l'onboarding RH ?
L'onboarding RH — ou intégration — désigne l'ensemble du parcours d'accueil d'un nouveau collaborateur, de la signature du contrat jusqu'à sa pleine autonomie dans le poste. Il couvre à la fois les démarches administratives (collecte des documents, DPAE, contrat de travail) et l'accompagnement humain (présentation des équipes, formation, transmission de la culture d'entreprise). Un onboarding réussi ne se limite pas au premier jour : il se prépare en amont, pendant la phase de pré-boarding, et se prolonge sur les premières semaines, voire les premiers mois.
Les 4 étapes clés d'un onboarding réussi
Un onboarding structuré se déroule en quatre grandes phases, du moment où le candidat signe jusqu'à la fin de sa période d'essai.
Les enjeux d'un onboarding réussi
Au-delà des formalités, un bon accueil répond à trois enjeux majeurs pour l'entreprise.
Faire adhérer à la culture d'entreprise
Les entreprises possédant une histoire et patrimoine forts consacrent souvent les premiers jours à l'acculturation du nouvel employé.
Au programme, des visites des locaux, des sessions de découverte de l'histoire de l'entreprise, de ses valeurs et de sa vision. L'objectif est de faire adhérer l'employé à la raison d'être de l'établissement, et lui partager au mieux la mentalité de celui-ci.
Le collaborateur peut ainsi rencontrer des profils très variés durant cette période, pouvant aller d'un designer au concepteur d'un produit, en passant par le créateur de l'établissement.
Chez <a href="https://www.sarenza.com/">Sarenza</a> par exemple, tout nouveau collaborateur suit un <a href="https://www.blogdumoderateur.com/onboarding-startups-pureplayers/">circuit d'intégration</a>, allant de l'accueil par le pôle RH à la découverte des entrepôts à Réau, en passant par des discussions avec le Service Client, le déjeuner d'accueil avec le dirigeant et le déjeuner à cinq avec quatre autres nouveaux talents.
Au-delà des personnalités, ce sont aussi les lieux qui peuvent compter durant l'onboarding, comme se rendre dans les usines de production, dans les champs ou tout autre endroit en lien direct avec l'activité de l'entreprise.
Une façon de lui donner l'impression de faire partie intégrante d'un héritage, lui donnant les repères nécessaires pour s'épanouir et se donner au maximum.
Rendre le collaborateur rapidement opérationnel
Les premiers jours du collaborateur seront importants pour acquérir les informations nécessaires, lui permettant d'être opérationnel.
Pour cela, l'onboarding doit se préparer en amont et être anticipé, pour pouvoir consacrer le temps nécessaire le jour de l'arrivée.
Selon l'étude menée par la <a href="https://hbr.org/2018/12/to-retain-new-hires-spend-more-time-onboarding-them">Harvard Business Review</a>, sans moment d'intégration, il faut environ huit à douze mois aux nouveaux employés pour atteindre leur niveau de productivité maximal.
Pour limiter le nombre de sollicitations dans les premières semaines, des fiches récapitulatives, mises à disposition par mail ou papier, doivent être prêtes pour permettre au nouvel employé de s'y référer en cas de questions ou de doutes.
De la même manière que le planning, qui doit être à jour et intégrer le nouveau collaborateur avant son arrivée. Pour cela, il est souvent plus simple d'opter pour une <a href="https://www.skello.io/pages/creer-planning-en-ligne">gestion digitale de ce planning</a>, permettant d'éviter les erreurs et facilitant son actualisation.
Enfin, tout le matériel nécessaire à l'activité du nouveau collaborateur (qu'il s'agisse de matériel informatique, ou des tenues professionnelles) doit être vérifié prêt pour son arrivée. Trouver un ordinateur mal en point sur son bureau le premier jour est souvent mauvais signe…
Inscrire l'onboarding dans la durée
L'intégration d'un nouveau collaborateur ne se fait pas uniquement sur sa première journée. Quelques entreprises, comme Google, considèrent ainsi le processus d'intégration sur une période pouvant de 3 à 6 mois, voire un an dans certains cas.
Une logique pouvant facilement se comprendre lorsqu'on sait qu'une grande majorité des employés prennent la décision de rester ou non dans une entreprise au cours de leurs six premiers mois de travail, à l'issue de la période d'essai.
Une formation et une attention continue durant cette période permettront aux employés de se sentir en confiance et de plus en plus à l'aise.
Checklist : les indispensables avant l'arrivée
Pour ne rien oublier lors de la phase de pré-boarding, voici les points à cocher avant le premier jour :
- Contrat de travail signé et DPAE effectuée
- Poste et matériel prêts (informatique, tenues, badges)
- Accès et comptes créés
- Planning à jour intégrant le nouveau collaborateur
- Livret d'accueil transmis
- Référent ou parrain désigné
- Programme des premiers jours partagé
Digitaliser son onboarding : centraliser documents, contrats et paie
Plus le nombre d'arrivées augmente, plus la gestion manuelle de l'intégration montre ses limites : relances pour les documents, double saisie, erreurs qui remontent jusqu'à la paie. Centraliser la collecte des pièces, la génération du contrat et la préparation de la paie dans un <a href="/fonctionnalites/admin-rh/onboarding">logiciel d'onboarding</a> unique permet de fiabiliser le dossier du salarié dès le départ. C'est particulièrement vrai dans les secteurs à forts volumes d'embauches, comme pour l'<a href="/blog/[SLUG-ARTICLE-SAISONNIER]">intégration des saisonniers</a>. Pour aller plus loin, découvrez notre panorama des <a href="/blog/[SLUG-ARTICLE-OUTILS-RH]">outils RH</a> indispensables.
FAQ : tout savoir sur l'onboarding RH
Combien de temps dure un onboarding ?D'après la Harvard Business Review, un collaborateur met 8 à 12 mois à atteindre sa pleine productivité en l'absence de processus d'intégration structuré. Un onboarding bien mené réduit fortement ce délai.
Quelle est la différence entre onboarding et pré-boarding ?Le pré-boarding désigne la période entre la signature du contrat et le premier jour (collecte des documents, préparation du matériel). L'onboarding englobe tout le parcours d'intégration, pré-boarding inclus, jusqu'à la pleine autonomie du collaborateur.
Comment digitaliser son onboarding ?En centralisant la collecte des documents, la génération des contrats et la préparation de la paie dans un outil unique, afin d'éliminer la double saisie et de sécuriser la conformité (RGPD, DPAE).
L'accueil d'un collaborateur se prend avec au moins autant d'attention que celui d'un client. Consacrez-y l'attention nécessaire pour éviter que les minutes économisées à son arrivée soient des heures et des revenus perdus par la suite !
