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6
min

Les meilleures pratiques de télétravail en période de coronavirus.

Charlotte
Charlotte
21
April
2020
-
Mis à jour le
04
.
08
.
2021
Les meilleures pratiques de télétravail en période de coronavirus.

Depuis quelques semaines, même les personnes aux plus hautes fonctions exécutives en entreprise se retrouvent confinées et sont forcées de faire leurs rendez-vous et conférences en ligne d’une même pièce. Pas de doute, nous sommes tous dans le même sac : un environnement global inhabituel et stressant où chacun apprend un petit peu plus chaque jour à gérer le télétravail. Pourtant, il existe de plus en plus d’entreprises, surtout aux Etats-Unis, n’ayant pas de bureau et pratiquant donc le “remote” à temps plein, et elles s’en sortent plutôt bien ! Mais cela ne s’improvise pas toujours… Voici nos 3 conseils pour une équipe efficace en télétravail 👇

Assurer les meilleures conditions de travail possibles 🎯

Quand on parle de conditions de travail, cela comprend bien sûr toujours l’aspect matériel, mais aussi l’aspect relationnel : il est essentiel de maintenir une fréquence de communication importante vis-à-vis des projets qui sont en cours.

Le mot d’ordre : over-communiquer ! En télétravail, vous ne communiquez jamais assez.

Quels sont les rituels à mettre en place ?

👉 Organiser des points de communication en visio : le matin en vous installant devant votre ordinateur et le soir en quittant votre bureau pour profiter de votre soirée ! Ces point doivent devenir une habitude et sont essentiels, au même titre que la préparation de votre café ou l’arrosage de vos plantes.

👉 La création d’espaces de travail virtuels pour suivre vos projets de manière collective et avoir des traces de votre travail au quotidien : chez Skello nous utilisons Slack, Slite, Trello, Confluence, Jira, Intercom… Pour être efficace à plusieurs et ne pas avoir de problèmes de remontées ou redescentes de l’information, il est indispensable que vos équipes développent une forte culture de l’écrit.

Par exemple, si une réunion est organisée en visio, veillez à ce qu’elle soit préparée en amont :

  • Qui organise la réunion et pourquoi ? Quel est le brief ?
  • Pensez à envoyer une invitation sur votre calendrier en ligne
  • Une personne doit être désignée pour prendre des notes durant la réunion de manière à ce qu’un compte rendu soit accessible par tous ensuite (on oublie plus vite que ce que l’on croit!)
  • Qui est concerné par ce projet et pourquoi ? Qui va donc faire quoi au niveau des tâches : toujours préciser la personne concernée
  • Quelles sont les deadlines pour chaque tâche à accomplir

Vous pouvez aussi organiser des réunions sans ordre du jour, mais elles doivent être annoncées comme telles ! Aux Etats-Unis on les appelle les réunions AMA “Ask Me Anything”, où chacun a l’occasion de poser des questions qui lui passent par la tête. Cela permet de répondre à des questions plus globales qui concernent tout le monde et qu’on ne peut pas poser directement à notre manager. Les salariés ont ainsi une idée des interrogations de leurs collègues et cela peut être pratique pour les plus timides n’osant pas toujours poser les leurs.

👉 En télétravail et surtout en confinement, toutes les entreprises sont en mode “survie” ! Selon les secteurs, il est possible que les entreprises se retrouvent débordées et aient énormément de sujets à gérer à la fois : notamment en termes de communication de crise ou d’outils développés pour y répondre ! Si de nouveaux besoins voient le jour, il est possible que vos employés doivent s’adapter et développer de nouvelles compétences. Profitez-en donc pour leur accorder davantage d’autonomie afin de leur donner l’envie d’apprendre. C’est l’occasion pour eux de s’investir dans des projets nouveaux ou inhabituels et de préparer pour le futur leur “career path” pour orienter leur évolution dans votre entreprise.

En étant dispersées physiquement, vos équipes auront besoin d’être unies autour de nouveaux projets, d’objectifs court terme communs.

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Réagir face à la démotivation ou la surmotivation 🌈

Si vos employés n’ont pas l’habitude du télétravail, et d’autant plus si ces derniers sont des extravertis, il est possible qu’ils soient victimes d’une baisse de moral. En ces temps de confinement, beaucoup sont seuls dans de petits espaces et cet argument est plus vrai que jamais : les managers sont donc dans l’obligation de prendre ces circonstances en compte et de veiller à ce que chacun se sente bien.

Que mettre en place pour assurer à vos employés une balance vie-travail seine à distance ?

Laissez les libres d’organiser leurs journées comme ils le souhaitent ! Si vous souhaitez avoir un minimum de contrôle sur les horaires réalisés, les points quotidiens du matin et du soir devrait suffire. N’oubliez pas que des outils de communication en direct tels que Slack peuvent vous permettre d’avoir des conversations tout au long de la journée ! Cependant, les personnes confinées peuvent avoir besoin de faire des pauses, notamment de prendre une heure pour leur séance de sport ! Ne les jugez donc pas s’ils décident de le faire en plein milieu de la journée : sous réserve de ne pas avoir un projet urgent à sortir, bien entendu.

L’idée est d’arriver à atteindre un nouveau niveau de sensibilité vis-à-vis de vos employés : soyez attentifs et compréhensifs.

Par exemple, certains managers organisent un appel par jour afin de demander à leurs employés comment ils vont. Si cela vous paraît non envisageable, vous pouvez aussi poser ce genre de questions par questionnaires et vous pouvez laisser le choix de l’anonymat.

Enfin, les managers ont tendance à parler de leur inquiétude vis-à-vis de leurs employés en télétravail car ils ont peur que leur rythme soit ralenti, qu’ils soient distraits ou décident de ne pas se lever. En réalité, n’oubliez pas que l’un de véritables challenges du management en télétravail, c’est d’arriver à remarquer les travailleurs qui travaillent trop ! Votre instinct naturel vous dira souvent de vous focaliser sur ceux qui ne travaillent pas assez, mais beaucoup auront tendance à ne plus voir les journées passer et à se focaliser sur leur travail. Principalement en confinement, où nos activités extérieures et interactions sociales se retrouvent presque à néant. Compensez donc cette distance physique par des points visio, c’est important pour rassurer vos employés et leur remettre les pieds sur terre ! Demandez leur comment ils se sentent et surtout, n’hésitez pas à abuser d’émojis et de GIFS : cela vous permettra de communiquer votre humeur et de compenser le language du corps.

Pousser à la création & à la formation 🎒

De bons salariés, ne sont pas seulement des salariés doués dans leur travail. Ce sont, selon nous, des salariés motivés, inspirés, en accord avec nos valeurs.

Alors pourquoi ne pas les pousser (qu’ils soient en chômage partiel ou pas) à cultiver leur curiosité ou à s’intéresser à de nouvelles choses ?

Un salarié cultivé, intéressé, passionné sera un salarié ayant des capacités de communication en équipe, à l’aise avec le client et assez ouvert sur le monde que pour pouvoir pondre des projets intéressants !

Quelques idées à leur transmettre…

👉 L’écoute de podcasts ou de livres audio. Pour les plus anglophones d’entre vous, nous conseillons l’application Blinkist qui vous permet déjà en version gratuite d’accéder à un résumé d’un livre par jour !

👉 Développer ou approfondir des compétences via de nombreuses plateformes telles que OpenClassrooms, 360 Learning ou My Mooc. Beaucoup de cours et classes sont accessibles gratuitement en ligne, vos salariés peuvent donc en profiter durant leur temps libre.

👉 Votre entreprise prévoit d’aller à l’étranger dans les années à venir ? Vos employés peuvent également apprendre de nouvelles langues via des applications telles que Duolingo ou Memrise.

Sachez aussi que la formation professionnelle des salariés au chômage partiel est intégralement prise en charge par l’Etat Français. Aujourd’hui, presque 4 millions de citoyens sont en activité partielle (totale ou en partie) et étant donné que nos déplacements sont extrêmement limités, il est important de les pousser à profiter de ces formations professionnelles 100% remboursées.

Cette période de confinement et de télétravail peut donc être surmontée si vous mettez en place rapidement les outils et mentalités de management nécessaires ! Avec quelques règles à respecter, il est possible d’offrir à vos salariés des conditions de travail exemplaires afin qu’ils puissent se sentir en confiance et donner le meilleur d’eux-même ! La seule chose que vous pourrez ensuite évaluer sera leur travail : plus de biais tel que “est-il bien arrivé à l’heure ?” ou “combien de fois était-il sur son téléphone aujourd’hui” ? : seuls les résultats comptent alors faites en sorte qu’ils soient positifs ! 😊

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