Pourquoi et comment mettre en place l'automatisation de la paie ?

Gérer une entreprise n'est pas facile, il faut être minutieux et faire attention aux détails. Quand on est manager ou chef d'entreprise, chaque petite minute économisée compte et toute aide permettant de gagner un peu de temps est plus que la bienvenue. C'est pour ces raisons que l'automatisation de la paie est aussi importante. Découvrez dans cet article les différents avantages que cela procure.

Qu'est-ce que l'automatisation de la paie ?

L'un des aspects essentiels d'une entreprise est la gestion de la paie des employés. L'automatisation de la paie consiste en l'utilisation de solutions informatisées afin d'optimiser ce processus. Cela peut se faire à l’aide de différents logiciels et autres outils, dans le but d'améliorer les performances et de gagner du temps.

Quand une entreprise a recours à un logiciel pour la gestion de la paie, elle fait le choix de retirer le facteur humain du processus. Cela veut dire que le décompte des heures de travail ainsi que des heures supplémentaires ou complémentaires effectuées par les différents employés ne sera plus fait manuellement, mais de manière automatique par un logiciel.

L'automatisation de la paie permet, entre autres, de calculer de manière informatisée différentes sommes. Le logiciel peut aussi effectuer d'autres tâches, comme :

• Le calcul de la rémunération de chaque employé : fonctionnalité principale de tout logiciel de gestion de paie. Différentes règles et exceptions peuvent être ajoutées au logiciel afin de gérer les cas spéciaux (comme pour la majoration des heures supplémentaires) ;
• Le traitement des primes : les logiciels de gestion de paie prennent aussi en charge les différentes primes. Celles-ci sont comptabilisées dans les calculs ;
• La validation des calculs et gestion des erreurs potentielles ;
• Autres fonctionnalités comme le calcul des départs ainsi que la gestion et le traitement des notes de frais.

Quels sont les avantages de la mise en place de l'automatisation de la paie ?

La mise en place de l'automatisation de la paie peut être d'une grande utilité dans une entreprise. Les nouvelles technologies apportent leur lot d'avantages dans la gestion de la paie, cela peut se matérialiser sous différentes formes.

Diminution du nombre d'erreurs

L'automatisation de la gestion des paies permet d'éviter les erreurs de calcul se produisant naturellement quand des humains se chargent de cette tâche. À savoir qu’une erreur peut causer pas mal de retards dans la rémunération et que sa correction peut prendre beaucoup de temps et d'efforts. En plus, cela peut nuire à la réputation de votre entreprise ainsi qu'à sa crédibilité. L'utilisation d'un logiciel permet de s'affranchir de ces restrictions et d'éviter ces situations.

Mise en conformité avec la réglementation

L'utilisation d'un logiciel pour le calcul de la paie permet d'assurer le respect des différentes formules pour le calcul de la rémunération, ainsi que des majorations relatives aux heures supplémentaires et complémentaires pour chaque employé.

Gain de temps

C'est sans doute le plus grand avantage de l'utilisation d'un logiciel de gestion de paie. L’automatisation offre un gain de temps considérable comparé aux méthodes traditionnelles de calcul (il n'est ainsi plus nécessaire de compter manuellement les heures de travail et de faire les opérations fastidieuses de calcul de paie). La plupart des calculs de paie se font de manière instantanée par le logiciel. Les modifications ne prennent, elles aussi, que quelques secondes.

Soulager le département des ressources humaines d'une charge importante

Le calcul de la paie est généralement une tâche réservée aux ressources humaines. L'automatisation du calcul de la paie permet de diminuer la charge de l'équipe RH et de les soulager d'un nombre de tâches récurrentes et monotones. Cela permet aussi une optimisation des ressources en dirigeant l'effectif vers des projets plus valorisants, permettant de générer plus de revenus pour l'entreprise. Ainsi, les membres de l'équipe RH pourront se focaliser sur des missions plus importantes comme le recrutement de nouveaux effectifs, la rédaction de clauses de contrat, la fidélisation des clients et la gestion des formations professionnelles.

Éviter le recours à une structure externe

Si votre entreprise a l'habitude de recourir aux structures externes pour le décompte des heures de travail et le calcul de la paie de vos employés, l'utilisation d'un logiciel d'automatisation des paiements vous permet d'être plus indépendant. L'application de la politique in-house encourage fortement ce genre de décision. Avec les logiciels de calcul de paie, il n'est plus nécessaire de recourir à de telles entreprises, car le processus peut maintenant être fait de manière simple, rapide et automatique, directement au sein de l'entreprise.

Une réduction considérable des coûts

S'il n'est plus nécessaire d'engager une entreprise spécialisée dans la gestion de la paie ni d'attribuer cette tâche à l'équipe, les coûts de cette opération seront réduits. Pour comparer, investir dans un logiciel d'automatisation des paiements revient beaucoup moins cher que les autres alternatives. Il faut aussi considérer les autres fonctionnalités que peut proposer le logiciel comme une valeur ajoutée, en plus de la fonctionnalité principale du calcul de paie automatique.

Comment mettre en place l'automatisation de la paie ?

L'automatisation de la paie peut être mise en place au sein d'une entreprise par l'installation et la configuration d'un des nombreux logiciels de comptabilité offrant ce genre de fonctionnalité. La configuration nécessite de spécifier certaines règles qui seront prises en compte durant le calcul des paies.

• Spécifier un calendrier à utiliser : cela inclut les différents jours fériés, jours de congé et autres jours chômés que peuvent avoir les employés de l'entreprise.
• Spécifier les règles de décompte des heures supplémentaires : cela dépend principalement des heures de travail hebdomadaires relatives à chaque salarié. Cela permet de décompter les heures supplémentaires de la bonne manière, selon la durée inscrite sur le contrat de travail de l'employé.
• Introduire des règles spécifiques pour le calcul de la paie : il peut s'agir de taux de majoration particuliers pour certaines heures supplémentaires ou bien d'indemnités compensatrices pour un salarié.

Il est possible de personnaliser votre expérience encore plus avec certains logiciels proposés par Skello. Ils s'adaptent parfaitement à l’environnement de travail, et vous permettent l'automatisation de la paie d'une manière adéquate.

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