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4
min

5 raisons pour ne plus faire vos plannings sur Excel.

Clélia
Clélia
25
January
2021
-
Mis à jour le
15
.
09
.
2021
5 raisons pour ne plus faire vos plannings sur Excel.

Vous cherchez une alternative à Excel pour gérer la planification de votre staff ? Vous avez de plus en plus de difficultés à planifier le temps de travail et les congés de vos équipes ? Vous êtes au bon endroit ! On va vous expliquer en 5 points pourquoi Excel ne devrait pas être l’outil privilégié pour gérer vos plannings et votre personnel. 

👉 Pour accéder au guide complet de la gestion de plannings sur Excel et comprendre comment faire autrement, c'est ici.

🥱 Une perte de temps et d’énergie à chercher


Vous perdez trop de temps à jongler entre vos fichiers et vos données sont parfois faussées, voire perdues ?


L’un des problèmes évident sur Excel, c’est le manque de centralisation des données… On a tendance à avoir plusieurs fichiers, eux-mêmes divisés en plusieurs onglets. Et ne parlons même pas de l’accessibilité. Ouvrir un fichier excel peut être un réel casse-tête : on ne se limite souvent qu’à la consultation sur ordinateur… Ça ne nous offre pas trop de visibilité, tout ça !

Une fausse touche sur Excel peut rapidement vous mener à plusieurs modifications, sur plusieurs documents. Parfois même, il suffit d’un peu d'attention pour ne pas notifier ces modifications en cascade, et vous perdez des données. et tous vos documents se modifient. Il n’y a donc pas vraiment de fiabilité quant à vos données sur Excel. 

Ce manque de sécurité sur Excel, et de visibilité, va souvent être un frein pour déléguer la gestion du planning et des heures à vos collègues. En effet, il est difficile de garder un œil sur qui a fait quoi… Déléguer est souvent perçu comme risqué et les managers se retrouvent donc souvent à faire un travail chronophage, sans plus-value, qu’ils auraient bien donné à quelqu’un d’autre 😪


Un manque d’infos qui peut induire en erreur

Si vous êtes gérant, employeur ou responsable RH, vous n’êtes pas sans savoir que vos plannings doivent prendre en compte des règles légales ! Ces règles légales se retrouvent dans la Convention Collective relative à votre type d’activité. Les conventions collectives ne sont pourtant pas faciles à déchiffrer : il faut avoir une connaissance du droit et des RH pointue, sans compter le fait qu’elles sont mises à jour de temps en temps (et vous n’êtes pas forcément prévenu). 

Si vous demandez à votre tableur Excel de prendre en compte des conventions collectives qui évoluent, tout en s’adaptant aux contraintes propres à votre établissement, nous ne sommes pas certains qu’il puisse répondre positif ?! Sur Excel, vous êtes seul et vous devez renseigner vos données de manière complètement autonome. 


À tout moment, vous pourrez donc manquer une échéance RH ou ne pas respecter les heures de travail légales pour vos employés. Attention aux contrôles.


Une utilisation compliquée et non intuitive 

Vous n'êtes pas certifié Bac+5 en Excel ? 😉 Nous non plus ! Et on vous confirme que le calcul des heures travaillées, chômées, supplémentaires... C'est un casse-tête !

Sur Excel, il n’y a pas d’automatisation dans la réalisation de vos plannings. Vous souhaitez dupliquer une semaine ? Vous devez faire du copier / coller. Votre planning doit être mis au réel en fonction des absences, retards, arrivées… Vous devez aussi le faire à la main.


En ayant une organisation telle que celle ci, vous ouvrez grand la porte aux erreurs de saisies, oublis et changements d’emplois du temps. Le risque, quand on utilise Excel, c’est de ne pas réussir à bien staffer ses équipes : on remarque souvent des trous dans les plannings ou au contraire, un sur-staffing (et donc indirectement, une perte financière).


Une communication avec vos employés improductive

Sur Excel, il vous est impossible de donner accès à vos plannings à vos employés. Des informations confidentielles s’y trouvent et il est donc fréquent de devoir créer plusieurs onglets, dont l’un est réservé à vos employés. Encore du temps perdu à créer de nouveaux fichiers.

Excel n’étant pas un outil de communication, il ne vous est pas possible de combiner votre gestion des plannings avec votre gestion de personnel. Vous allez devoir trouver un autre moyen pour communiquer avec eux. Il serait tellement plus pratique d’avoir un seul et même espace où toute la communication RH serait assurée. Ainsi, vous ne vous y perdriez pas entre les demandes de congés, les absences, les annonces, les échanges de shifts… La retranscription de toutes ces données et variables de paie sur Excel va de nouveau laisser la part belle à des erreurs de frappe. 

🤙 Une solution RH pour gérer tout cela existe

Skello, une solution sécurisée

Skello, c’est le 1er logiciel de gestion de planning et de personnel en France. Sur notre solution tout-en-un, vous allez pouvoir créer vos plannings en 1 clic et fluidifier les échanges avec vos équipes. Tout cela, en prenant en compte toutes les Conventions Collectives, mises à jour régulièrement par notre Cabinet d’Avocats. Au paramétrage de votre compte, vous activez vos alertes de convention et taux de majoration. La "baguette magique" présente sur Skello vérifie la structure de vos plannings. Vous êtes aussi alertés en cas de fin de contrat ou de période d'essai de vos salariés … Plus possible de manquer une seule échéance RH.

Sur Skello, vos données de planification du temps de travail et RH ne peuvent pas se perdre ! Elles sont centralisées en SAAS et sont simples d'exploitation !  Aussi, notre solution est collaborative : vous pouvez déléguer sans risque la gestion du planning et des heures. Vous choisissez des “licences” pour vos employés pour leur donner accès à ce qui vous arrange. Skello s’adapte à votre mode de fonctionnement, jamais l’inverse.

Autre point qui va faire la diff’ : Skello centralise tout, et est accessible depuis ordinateur, tablette et smartphones (presque un rêve, notamment pour ceux qui gèrent différents sites à distance).

Tous vos plannings sont automatisés

Sur Skello, vous n'avez (presque) plus rien à faire : tout est automatisé ! Vous avez des plannings récurrents selon les mois et les saisons ? Vous fonctionnez en semaines A et B ? Skello vous permet de créer des “modèles de planning” selon vos besoins et de dupliquer des semaines.

Votre mise au réel n’a jamais été aussi simple ! Grâce à notre Badgeuse Skello, vos salariés peuvent badger leurs arrivées et leur départ et apparaîtront sur les plannings finaux même s'ils n'étaient pas prévus. Notre Badgeuse permet aussi à vos salariés de pointer leurs pauses. Suivre les heures travaillées devient un jeu d’enfant.

Votre communication est fluide 

Sur Skello, vous pouvez communiquer avec vos équipes facilement et depuis différents endroits. Pour les plannings, la publication se fait par email, directement depuis l’application mobile ou par SMS (c’est vous qui choisissez). En cas de changement de dernière minute, vos employés sont toujours notifiés et ils peuvent aussi échanger leurs shifts directement entre eux.

Les demandes et le suivi des absences, congés et disponibilités se fait également depuis Skello. 

Une annonce à faire à vos équipes ? Avec notre messagerie interne, vous avez aussi la possibilité d’écrire à une ou plusieurs équipes de manière simultanée.

De nouvelles ambitions pour votre business

La solution Excel est large et n'est pas spécialisée dans la planification des heures ! Sur Skello, vous avez de nouvelles possibilités qui s’ouvrent à vous pour faire de votre business un succès. Vos données RH ne doivent pas être une corvée, mais au contraire un indicateur de performance ! En effet, le coût RH est souvent le coût le plus élevé d’une entreprise. 

Avec Skello, vous avez justement accès à toutes les données RH dont vous avez besoin pour prendre les meilleures décisions. Sur un seul et même espace, vous verrez un un clin d'œil votre chiffre d'affaires, masse salariale, productivité, volume des ventes, ratio de personnel... Skello vous offre la possibilité de comparer, d’un mois à l’autre, votre prévisionnel et votre réalisé.

Vous en avez marre d’Excel et souhaitez un outil rapide, performant et simple d’utilisation ? Pensez à Skello ! Notre solution RH, en plus de vous accompagner sur les plannings et la gestion de vos dossiers employés, s’enrichit de fonctionnalités exclusives : la génération de documents, la Badgeuse Skello, la génération d’attestations de déplacement, l’export de données de chômage partiel… 

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