Secteurs
RH
.
8
min

Plannings de gestion de personnel sur Excel.

Clélia
Clélia
9
April
2021
-
Mis à jour le
12
.
08
.
2021
Plannings de gestion de personnel sur Excel.

🙋 Faire un planning du personnel pour optimiser la gestion des ressources humaines : le guide pour tout comprendre.

SOMMAIRE  
1. LE PLANNING DU PERSONNEL
1.1 DÉFINITIONS
1.2 POURQUOI FAIRE SES PLANNINGS
1.3 GUIDE POUR FAIRE SES PLANNINGS
2. LES MODÈLES DE PLANNING EXCEL
2.1. EXCEL, OUTIL N°1 ?
2.2 ANNUALISATION SUR EXCEL
2.3 LA PAIE SUR EXCEL
3. ALTERNATIVES À EXCEL
3.1 OUTIL DE GESTION DE PLANNING ET DE PERSONNEL
3.2 COMPARATIF DES LOGICIELS EXISTANTS

💡 Le planning du personnel

Définitions


Le planning du personnel, c’est un emploi du temps que l’employeur ou le responsable RH a l’obligation de créer à l’avance pour tous ses employés chaque mois. Ce planning reprend les heures de travail prévues pour chaque salarié, avec les postes qui leur sont associés. Concrètement, le document de planning de travail devra contenir les heures auxquelles le travail débute, se termine ainsi que les heures et la durée des repos. 

Le but étant d’avoir une vision précise du planning prévisionnel pour que l’organisation soit fluide et que le niveau d’information soit le même entre employeur et employés.


Pourquoi faire ses plannings


Faire ses plannings n’est pas une partie de plaisir, ni simple. Mais c’est surtout une obligation légale ! Il peut toutefois prendre différentes formes : agenda de travail, planning Excel, papier ou numérique, tableau d’organisation de travail… Quelle que soit sa forme, ce document devra être affiché dans l’entreprise ou communiqué aux salariés, sans exception. 

Y a-t-il des règles au niveau du délai de communication de ces plannings ?

Aucun délai spécifique n’est imposé par la loi. Bien sûr, le planning ne doit pas être communiqué aux salariés le jour même de leurs shifts prévus. Il va aussi de soi que si vous voulez avoir une relation saine avec vos salariés, plus vous leur donnerez leurs plannings tôt, mieux ce sera.

Il est tout de même possible que votre convention collective, de branche ou d’entreprise, ou qu’un accord, prévoit des délais bien précis pour votre secteur d’entreprise. 

Il existe toutefois une règle pour les salariés étant sous dispositif d’aménagement du temps de travail. En cas de changements de planning et donc d’horaires de travail, un délai de prévenance de 7 jours minimum (en l’absence d’accord) doit être respecté.

Exigences formelles & légales    


💡 Les salariés sous-astreinte 


À quoi correspond l’astreinte ? Il s’agit d’un salarié qui n’est pas prévu au planning de travail de manière régulière mais doit être en mesure de se rendre disponible pour accomplir de temps à autre un travail pour l’entreprise. Il n’est ni sur le lieu de travail, ni à la disposition permanente de l’employeur mais doit être capable de réaliser des missions temporaires. 

Il va de soi, dans un souci d’organisation plus fluide, que ce type de salarié soit toujours prévenu dans un délai raisonnable en cas de présence dans un planning de travail. S’il n’y a pas d’accord collectif, on portera ce délai de prévenance à 15 jours minimum à l’avance. En cas de circonstance exceptionnelle, 1 jour est le grand minimum accepté pour leur communiquer leurs horaires. 


🚨 Les sanctions 


Si vous ne respectez pas l’obligation légale de création et de publication des plannings de travail, plusieurs sanctions sont possibles :


👉 Une amende de 750 € si vous n’affichez pas, ne communiquez pas les horaires de travail des salariés 

👉 Une amende de 37 500 € en cas de refus de communication des plannings à l’inspecteur du travail en cas de contrôle (la loi considérera cela comme un délit d’obstacle puni de cette amende et d’un an en prison)


Guide pour faire ses plannings


La gestion des ressources humaines est importante dans toute entreprise : il s’agit du suivi des heures de travail, des congés, des absences… En optimisant vos plannings, vous gagnerez du temps et vous pourrez rendre votre activité plus performante ! Suivez nos instructions pour créer un planning du personnel optimal.

Comment faire un planning    

📌 Les modèles de planning Excel



Excel met à votre disposition différents modèles de planning dont vous pouvez vous servir / vous inspirer pour suivre les horaires de vos collaborateurs ou créer vos propres modèles de planning.


Nous vous en avons sélectionné quelques uns :


🔗 Planning d’activité du personnel


Pour gérer votre personnel avec récapitulatif individuel annuel, semestriel, trimestriel, mensuel et/ou hebdomadaire.


🔗 Planning de travail, congés et absences


Pour faire votre planning de travail du personnel en planifiant les congés, absences, en affichant le récapitulatif des heures par semaine et en imprimant directement sur papier ce planning pour votre personnel. 


🔗 Planning de congés pris et soldes


Pour faire le suivi des congés acquis, pris et dus à vos employés. Ce fichier excel contient un onglet “Calendrier” et un onglet “Soldes”.  Vous retrouverez le solde de congés de départ de chaque employé et le nombre de congés restants.


🔗 Planning de travail hebdomadaire


Pour gérer la présence horaire et hebdomadaire de vos équipes (jusqu’à 20 salariés). Vous pouvez noter les présences, congés, maladie et enregistrer vos modèles horaires pour gagner du temps. 


🔗 Planning de travail de nuit


Pour gérer les heures de travail de nuit de vos salariés en fonction d’une heure de début et d’une heure de fin. 


Des modèles de planning, Excel n’en manque pas. Mais qui dit multiplicité des onglets de planning, dit usine à gaz à venir. Si vous avez plus de 6 salariés, vos fichiers Excel peuvent rapidement devenir illisibles et vous allez vous y perdre.

Excel, outil n°1 ?


Excel est un outil gratuit et connu dans le monde entier. Il est donc très souvent utilisé par les entreprises pour la gestion de leurs plannings. Si Excel peut s’avérer très utile et peut faire l’affaire pour une PME entre 2 et 8 salariés, au-delà de ce nombre, plusieurs contraintes d’utilisation pourront apparaître. 

Excel et les plannings    


En résumé, les principaux points faibles d’Excel dans la réalisation de vos plannings d’équipes seront :


👉 Une saisie chronophage

👉 Des documents non collaboratifs

👉 Une inaccessibilité sur mobile

👉 Des problèmes de lisibilité sur le long terme

👉 Une complexité au niveau des formules

👉 Un manque d’accompagnement


Annualisation sur Excel


Qu’est-ce que l’annualisation du temps de travail ?

C’est la répartition des heures de travail sur une période globale de 12 mois pour les salariés. Cette annualisation se fait principalement dans des entreprises où l’activité varie beaucoup selon les périodes ou saisons. Concrètement, dans la distribution spécialisée par exemple, les salariés vont être amenés à faire des horaires plus intenses en période de soldes. Leur emploi du temps sera donc ensuite allégé pour la période d’après, plus calme. 


Attention, cette annualisation du temps de travail est donc encadrée et ne s’appliquera que sous certaines conditions, après accord collectif ou convention. Elle peut concerner tous les types de contrats, y compris les salariés au Smic ou sans contrat de cadre. 


S’il n’y a pas d’accord ou de convention précisant une annualisation du temps de travail, vous pouvez, en tant qu’employeur, faire un aménagement des horaires en respectant les règles des articles D.3122-7-1 à 3122-7-3 du Code du travail.


Que doivent prévoir l’accord ou la convention d’annualisation pour avoir recours correctement à cette pratique ?


👉 Une période de référence, en général 1 an. Parfois, 3 ans si l’accord de branche l’autorise

👉 Conditions et délais de prévenance obligatoires si des modifications de durée d’horaires de travail sont réalisées

👉 La manière de compter les absences, arrivées et départs en cours de période de référence pour l’annualisation

👉 Modalités de communication des horaires de travail en annualisation de salariés à temps partiel et règles de modification de la répartition de la durée et des temps de travail

👉 La limite hebdomadaire, au delà de 35 ans, à partir de laquelle les horaires effectuées au cours d’une seule semaine sont comptées comme des heures supplémentaires dont la rémunération est payée avec le salaire du mois considéré.


S’il n’y a pas d’accord ou de convention mais que vous souhaitez prévoir une répartition de la durée de travail sur plusieurs semaines, quelques règles à connaître :


👉  9 semaines sont autorisées pour les entreprises de moins de 50 salariés

👉 4 semaines pour les entreprises de 50 salariés et plus

👉 Le programme indicatif de variation de la durée de travail préparé par l’employeur doit être soumis au CSE de l’entreprise. Toute modification devra aussi être communiquée à ce Comité Social et Économique pour être ensuite transmise à l’inspection du travail. 


Les avantages de l’annualisation du temps de travail : 


  • Réduire le recours aux heures supplémentaires
  • Réduire le recours au chômage partiel
  • Diminuer le recrutement d’intérimaires 
  • Trouver l’équilibre entre durées légales de travail et évolution réelle des besoins de l’entreprise 


En bref, en optant pour l’annualisation, vous organisez l’emploi du temps de vos salariés non pas à la semaine, mais sur une autre période de référence : l’année.

Annualisation sur Excel    


La paie sur Excel

Une gestion optimisée de vos RH passe forcément par une bonne gestion de la paie de vos salariés ! En effet, la paie est ce qu’attendent vos salariés à la fin du mois (souvent avec impatience 😉). Il est donc essentiel, pour avoir des employés satisfaits, d’avoir une paie juste : rapide, simple, sans erreurs. Et cette paie juste passera forcément par des plannings optimisés. En effet, ce sont toutes les variables que vous retrouvez dans vos plannings réalisés (heures travaillées, chômées, supplémentaires, temps de pause, retard, congés…) qui vont déterminer le montant inscrit sur vos bulletins de salaire. 


La remise du bulletin de paie en fin ou en début de mois est une obligation légale et doit comprendre plusieurs informations obligatoires.  (article L. 3243-1 du Code du travail) Notez aussi que le récapitulatif annuel de salaire est aussi obligatoire, en plus des bulletins de salaire réguliers. Il peut être inscrit sur le dernier bulletin de paie de l’année ou sur un document à part (article R. 3243-3 du Code du travail).


Que doit contenir un bulletin de paie ?


le nom et l’adresse de l’employeur et, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;

la référence de l’Urssaf auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale, son numéro de Siret et son numéro du code Naf/APE ;

l’intitulé de la convention collective applicable (à défaut, les références du Code du travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation du contrat) ;

le nom et l’emploi du salarié, ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable et son coefficient ;

  • Période et nombre d’heures auxquels correspond le salaire (avec une précision concernant les heures payées au taux normal et les heures payées en supplément) 
  • Nature et volume de forfait pour les salariés sous convention de forfait
  • Si la base de calcul de la rémunération n’est pas la durée de travail, préciser la nature de cette base de calcul
  • Nature et montant des primes, avances, avantages soumis aux cotisations salariales et patronales
  • Montant de la rémunération brute avec tous les ajouts et retenues réalisés dessus (cotisations salariales, CRDS, CSG…)
  • Montant du salaire net versé au salarié avec la date du paiement
  • Dates des congés payés et montant de l’indemnité correspondante quand une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;
  • Montant des frais de transport pris en charge par l’entreprise 
  • Mention précisant que le salarié doit conserver ce bulletin de salaire et cela sans limitation


Paie et Excel    


👋 Alternatives à Excel


Pourquoi quitter Excel    


Outil de gestion de planning et de personnel


Bien qu’Excel constitue souvent l’outil de planification de référence pour les entrepreneurs de PME, il existe beaucoup d’autres moyens, plus simples et intuitifs, sur le marché. En plus de vous offrir une planification plus performante, ces logiciels seront souvent très bien accueillis par le personnel de l’entreprise : 

👉 Les équipes, de plus en plus jeunes, sont à la recherche du digital pour gagner en autonomie et avoir une interaction fluide avec leurs employeurs

👉 L’organisation du travail est simplifiée et optimisée, ce qui permet d’avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les salariés

De plus, l’apparition du Covid dans nos vies qui va de pair avec l’évolution des modes d’organisation des entreprises, va progressivement rendre ce recours aux logiciels de planification indispensable !

Ces logiciels de planning sont la plupart flexibles et vous permettre d’obtenir “la” représentation du planning que vous souhaitez. Ils seront bien souvent accompagnés d’experts qui pourront aussi vous aiguiller sur de vraies questions RH et vous aider dans votre prise en main. 


On retrouvera trois avantages dans l’acquisition d’un tel logiciel :

  • L’accès à des plannings actualisés en temps réel
  • La communication multi-supports : sms, ordinateur, application mobile
  • Une manière de créer les plannings de manière collaborative


Un logiciel de gestion de planning et de personnel de type SaaS ne demande aucun prérequis au niveau de l’installation. Il n’y a rien à installer : il vous suffit d’être abonné pour pouvoir vous connecter avec un identifiant et un mot de passe. Rien de plus simple !


Comparatif des logiciels existants


Vous ne savez pas quel outil choisir ? Comment fonctionne votre structure ? Avez-vous des fonctionnalités qui vous sont essentielles ? Attachez-vous de l’importance à un accompagnement régulier ? C’est en fonction des réponses à ces questions que vous pourrez juger du meilleur logiciel pour votre entreprise.


Top 13 outils de planning    


Demander une démo

Articles similaires

Planifiez vos succès !

Un accès complet aux nouveautés de votre secteur !
🙌 Votre email a bien été enregistré
Oops! Something went wrong while submitting the form.