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Moment phare de l’année pour le salarié, l’entretien annuel de performances est malheureusement souvent sous-estimé et donc décevant car pas suffisamment concret ou motivant.
Or, l’entretien annuel de performances est un moment clé pour remobiliser un talent, lui donner des perspectives d’évolution et les clés de compréhension de sa progression.
Voici quelques règles à lire et respecter avant de planifier le prochain entretien annuel de performances !
Cela relève de l’évidence mais un entretien annuel se prépare et prend du temps. Trop souvent les managers dédient peu de temps à cette phase amont, notant quelques points à la va-vite, sans travail de réflexion ou de mise en perspective. Pour illustrer ce désintérêt, selon l’étude menée par le cabinet Deloitte, 70% des responsables RH estiment que l’entretien annuel est “inefficace”.
Première chose, prenez le temps ! Pour préparer correctement cet entretien, réservez une à deux heures dans votre agenda. Ce petit créneau ne sera pas de trop, n’oubliez pas que ce rendez-vous a une importance symbolique pour le collaborateur, ayant un impact sur son bien-être dans l’entreprise et sa motivation. C’est l’occasion d’échanger de façon plus profonde et étayée que lors des moments de feedbacks.
Pour le préparer, faites le bilan des réussites et des difficultés rencontrées par le collaborateur sur l’année. Identifiez ses points forts mais aussi ses faiblesses, le tout est d’établir un bilan constructif et raisonné de l’année.
Ne soulevez que des points factuels, pouvant être accompagnés de preuves : ne restez pas sur une impression générale et mettez en avant des situations bien précises, facilitant la compréhension du salarié. Distinguez ainsi le qualitatif du quantitatif et appuyez vous le plus possible sur des éléments de mesure propres à votre activité : le taux de satisfaction client peut être une notation dans la restauration, le nombre de ventes dans le retail…
Au-delà du jugement de valeur, identifiez des perspectives à donner au talent. Comment l’entreprise considère son évolution ? Quel rôle peut-il jouer dans les mois et années à venir ? L’entretien annuel est l’occasion d’échanger sur ces possibilités et volontés de progression mais aussi parfois d’anticiper de potentiels départs à venir.
Étroitement lié à la nécessité de le préparer, l’entretien doit être planifié et renseigné dans le planning de vos employés. De manière à ne pas les prendre au dépourvu, vous pouvez avertir le salarié concerné entre 1 mois et deux semaines à l’avance, même si aucune obligation légale n’existe sur ce sujet.
Ce délai permettra de s’assurer de la totale disponibilité de chacun mais aussi de permettre au salarié de préparer lui-aussi l’entretien et ainsi identifier les sujets qu’il souhaitera aborder lors de l’entrevue (rémunération, évolution de poste…)
Cet entretien étant un moment important pour le salarié, évitez le plus possible de le décaler. Planifiez suffisamment de temps dans votre agenda pour discuter, sans être pressé par la montre.
Après l’évaluation, l’évolution. A la fin de l’entretien, partagez un plan d’actions à mettre en place sur l’année à venir, mêlant actions sur le court terme et sur le long terme. C’est un point important de l’entretien : les salariés doivent savoir sur quels critères ils seront attendus et jugés dans les mois à venir, ainsi que leurs échéances.
Si vous avez par exemple convenu d’une évolution de poste liée à des actions spécifiques, celles-ci doivent pouvoir être mesurées et accompagnées d’une date butoir, permettant au salarié de se projeter (3 mois, 6 mois, 1 an, 2 ans).
Cette « grille d’actions » servira de base pour les critères d’évaluation du prochain entretien annuel mais permettra aussi de suivre au fil des mois l’évolution du salarié. Ce suivi vous permettra ainsi de prévoir des points d’échanges intermédiaires, pour re-clarifier les points le nécessitant ou aider le collaborateur à rectifier le tir.
De nombreuses entreprises délaissent ainsi peu à peu ces “grandes messes annuelles” au profit de points plus réguliers, instillés par la culture du feedback. Le cabinet d’audit Mazars a ainsi déployé l’année dernière le principe du “feedback permanent” grâce à un outil digital internet permettant de collecter et envoyer des retours spontanés entre managers et salariés.
Chez Just Eat (précédemment AlloResto), les entretiens d’évaluation sont trimestriels et complétés de points physiques hebdomadaires, entre collaborateurs et managers. En complément, l’entreprise pratique aussi le “management à 360°” en permettant aux salariés de faire des retours aux managers pour leur dire “ce qu’ils doivent commencer, continuer ou arrêter de faire.” Une (re)mise à niveau qui a encore du mal à passer pour certains responsables.
Donc n’attendez pas l’année prochaine pour revoir le salarié ou lui faire des feedbacks : la motivation s’entretient au fil de l’année et il est de votre devoir de tenir vos talents mobilisés.
