Selon les dernières données de la DARES, en moyenne, un salarié à temps complet en France travaille 1.661 heures par an, soit environ 38,8 heures par semaine. Dans le secteur de l'hôtellerie-restauration, ce chiffre varie considérablement en fonction des périodes de l'année, rendant l'annualisation du temps de travail particulièrement pertinente pour ces établissements confrontés à une forte saisonnalité.
Pour s'adapter aux spécificités du secteur de l'hôtellerie-restauration, la loi française prévoit un certain nombre de dispositions légales. L'annualisation, notamment, permet aux employeurs d'organiser le rythme de travail de leurs employés en fonction du volume d'activité, des pics d'affluence ou de la saisonnalité.
L'annualisation du temps de travail représente un enjeu majeur pour les managers. Plus pratique, plus économique, c'est également une disposition qui permet d'assurer le bien-être de ses salariés. Ce mode de calcul des heures de travail permet en effet aux établissements des secteurs de la restauration de s'adapter aux rythmes de la saisonnalité et aux pics d'activité.
Vivement attendue par nos clients, cette fonctionnalité est désormais disponible sur Skello. Mais avant, revenons aux bases de cette disposition légale.
Qu'est-ce que l'annualisation du temps de travail ?
L'annualisation du temps de travail (ATT) est un dispositif de gestion des horaires permettant à l'employeur de répartir le temps de travail des salariés sur une année entière, et non plus semaine par semaine. Elle s'adapte aux fluctuations d'activité de l'entreprise et constitue une solution particulièrement utilisée dans les secteurs saisonniers, comme la restauration, l'hôtellerie ou le tourisme.
Le principe est simple : au lieu de travailler 35 heures chaque semaine, le salarié peut en faire plus certaines semaines (par exemple 40 heures) et moins d'autres (par exemple 30 heures). Ce qui compte, c'est que le total n'excède pas 1.607 heures sur l'année pour un contrat à temps plein.
L'annualisation du temps de travail est une méthode de calcul des heures de travail pour les salariés. Elle permet de donner plus de flexibilité aux collaborateurs en CDI et d'adapter le travail aux besoins de production réels. L'annualisation permet notamment de répartir la durée du travail sur la période de référence (10, 12 ou 14 mois par exemple) et ainsi de compenser les heures effectuées.
Fixée à 35 heures par semaine, la durée du temps de travail est une obligation légale. Toutefois, certaines activités sont tributaires des pics d'activité ou travaillent principalement au rythme des saisons ou des fréquentations. Elles doivent ainsi aménager le temps de travail des salariés en fonction. L'annualisation permet ainsi de faire travailler les salariés au-delà des 35 heures hebdomadaires en haute saison et, en guise de compensation, ces mêmes salariés effectuent moins de 35 heures par semaine pendant la basse saison. Attention, la loi française prévoit que le temps de travail maximal est de 48 heures sur une même semaine et de 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.
Différence entre annualisation et modulation du temps de travail
La modulation est souvent confondue avec l'annualisation du temps de travail, les deux termes étant généralement utilisés de manière interchangeable. Toutefois, il existe une différence importante :
- La modulation permet de prévoir une période de référence sur une partie de l'année ou sur l'année entière. Elle peut donc correspondre à 4 semaines, 9 semaines, etc.
- L'annualisation désigne l'aménagement du temps de travail qui permet d'organiser et de décompter les horaires du salarié sur une période de référence égale à l'année.
Le dispositif de recours à la modulation du temps de travail a été abrogé du Code du travail le 22 août 2008 : il n'est plus possible de conclure un accord de modulation. Toutefois, les accords conclus avant la réforme restent applicables dans l'entreprise, tant qu'ils n'ont pas été dénoncés. Depuis, c'est le régime unique d'aménagement du temps de travail qui s'applique.
Quel type d'entreprise peut avoir recours à l'annualisation du temps de travail ?
Toute entreprise peut mettre en place un aménagement du temps de travail sur l'année. L'annualisation du temps de travail s'avère particulièrement utile pour les entreprises dont les heures de travail dépendent des périodes d'activités. Ainsi, les commerces sujets aux variations d'activités plébiscitent souvent l'annualisation comme mode de calcul de base : la restauration, le tourisme, les loisirs, l'hôtellerie, l'hébergement ou encore les secteurs liés aux vacances scolaires (centre de loisirs, bases nautiques, parcs d'attractions…).
Les variations vont ainsi distinguer les périodes hautes (pic d'activité, vacances, événements ponctuels, récurrents…) des périodes creuses (diminution d'activité). L'annualisation est également adaptée pour les entreprises qui connaissent des difficultés d'embauche temporaire ou font face à des situations exceptionnelles.
Qui peut bénéficier de l'annualisation du temps de travail ?
L'annualisation du temps de travail concerne tous les salariés d'une entreprise, quel que soit leur statut professionnel. Un salarié peut donc bénéficier de l'annualisation sans avoir le statut de cadre (employé, techniciens et agents de maîtrise, etc.). Ce dispositif peut s'appliquer aussi bien aux salariés en CDI qu'aux salariés en CDD, ainsi qu'aux personnes en alternance.
Il n'est pas possible d'annualiser des salariés au cas par cas. Ce dispositif est réservé soit à tous les employés de l'établissement, soit à l'ensemble du personnel d'un même service, ou d'une même équipe.
Annualisation du temps de travail : que dit la loi pour les entreprises ?
Comme le prévoit la loi, si l'entreprise alterne périodes hautes et périodes creuses, elle peut mettre en place un aménagement des temps de travail sur une période supérieure à la semaine et fixée au maximum à trois ans.
La mise en place d'une annualisation du temps de travail impose à l'employeur de respecter un certain nombre d'obligations juridiques, organisationnelles et pratiques. Ses obligations interviennent à différents niveaux, depuis la négociation d'un accord jusqu'au suivi rigoureux du temps de travail effectif.
Les limites légales à respecter
L'annualisation du temps de travail ne dispense pas l'employeur de respecter les limites légales. Il reste tenu de respecter les durées maximales quotidienne et hebdomadaire, ainsi que les temps de repos quotidien et hebdomadaire. Même en répartissant le temps de travail sur l'ensemble de l'année, des heures supplémentaires peuvent subsister.
L'annualisation n'autorise pas automatiquement le travail le dimanche, qui reste soumis à un régime spécifique et à des autorisations distinctes. De la même façon, l'annualisation n'a pas d'impact sur la gestion des congés payés.
Quels sont les avantages et les inconvénients de l'annualisation du temps de travail ?
L'annualisation du temps de travail comporte à la fois des bénéfices et des contraintes pour les salariés comme pour l'employeur. Voici un tableau récapitulatif des principaux avantages et inconvénients selon la partie concernée :
Avantages :
- Garantir la flexibilité. Pour les salariés, le planning devient plus souple et les revenus sont fixes tout au long de l'année (si l'employeur applique le lissage des rémunérations).
- Permettre de s'adapter. L'annualisation convient aux entreprises dont l'activité fluctue selon les périodes de l'année. L'entreprise peut ainsi aménager les horaires de ses employés en fonction du volume de travail hebdomadaire.
- Réduire le coût des heures supplémentaires. L'annualisation retire les majorations liées aux heures supplémentaires. Aussi, en cas de surcroît d'activité, il n'est pas nécessaire d'embaucher du personnel supplémentaire.
- Éviter le chômage partiel. Les employés des entreprises dont l'activité est liée à la saisonnalité risquent souvent le chômage partiel en basse saison. L'annualisation permet de maintenir les employés en activité en toute saison.
Inconvénients :
- Apprendre à anticiper. La mise en place de l'annualisation demande une organisation millimétrée des plannings. Vous devez disposer d'un calcul précis des temps de travail de chacun.
- Apprendre à s'adapter. L'annualisation nécessite de l'adaptation aux changements aux horaires récurrents. Il faut s'armer d'outils de planification ou de gestion des plannings comme Skello.
- Des équipes moins motivées. Les rémunérations lissées peuvent constituer un frein pour certains salariés. Bien que la stabilité des revenus puisse être un bénéfice, il peut avoir des impacts négatifs. L'absence d'heures supplémentaires entraîne un manque à gagner important. Avoir le sentiment de travailler beaucoup pendant une semaine et être payé au même prix que durant la basse saison peut se révéler démotivant pour les équipes.
Comment mettre en place l'annualisation dans ma structure ?
L'employeur ne peut pas décider seul d'annualiser le temps de travail. Il doit obligatoirement négocier un accord collectif (d'établissement, d'entreprise, ou à défaut, de branche), qui fixe les règles précises du dispositif. La mise en place d'un aménagement du temps de travail consistant à organiser la répartition de la durée du travail sur une période annualisée ne peut se faire sur décision unilatérale de l'employeur.
Avec un accord de branche ou collectif
Pour mettre en place l'annualisation du temps de travail, vous devez passer un accord d'établissement ou d'entreprise. À défaut, vous pouvez recourir à ce dispositif par le biais d'un accord de branche ou avec l'application d'une convention collective.
Pour appliquer l'annualisation dans un établissement, les employeurs doivent respecter une seule condition : évoquer préalablement l'organisation du travail avec l'ensemble des délégués du personnel et / ou le comité d'entreprise.
Contenu obligatoire de l'accord collectif
L'accord doit impérativement prévoir les éléments suivants :
- La période de référence (généralement 1 an, jusqu'à 3 ans si un accord de branche le permet)
- Les modalités et délais de prévenance des changements d'horaires ou de durée du travail
- Les règles relatives aux absences, aux arrivées et départs en cours de période
- Une éventuelle limite inférieure à 1.607 heures pour le calcul des heures supplémentaires
- L'organisation du temps pour les salariés à temps partiel, avec mention des plages fixes/variables, du délai de prévenance et de la limite des heures complémentaires
Sans accord collectif
Même si aucun accord collectif n'est conclu, l'entreprise peut mettre en place un aménagement du temps de travail sur une période de référence qui excède la semaine. En revanche, cette durée de référence est limitée à :
- 9 semaines lorsque le nombre d'employés est inférieur à cinquante
- 4 semaines pour les entreprises ayant cinquante employés et plus
Toutefois, l'employeur doit consulter au préalable les représentants du personnel sur sa volonté d'appliquer de nouvelles dispositions concernant les horaires de travail. Il leur soumet pour avis un programme indicatif de cette variation du temps de travail avant son application. Quant aux salariés, ils sont informés des modalités d'application de ces nouvelles règles dans un délai supérieur ou égal à 7 jours ouvrés.
Une exception s'applique pour les entreprises à fonctionnement continu (24 heures sur 24 et 7 jours sur 7) : l'employeur peut organiser le temps de travail des salariés sur plusieurs semaines, de sa seule initiative, sans accord collectif.
Le rôle du CSE dans la mise en place de l'annualisation
Si l'employeur veut modifier l'organisation du temps de travail, notamment en introduisant un aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine, il doit obligatoirement consulter les membres du CSE. Il soumet au CSE un programme de variation, avant toute mise en œuvre.
L'employeur établit un programme prévisionnel indiquant comment le temps de travail va varier (par exemple : certaines semaines à 40h, d'autres à 30h, etc.). Ce programme doit être présenté au CSE pour avis avant d'être appliqué pour la première fois. Si l'employeur veut modifier ce programme en cours de route, il doit consulter à nouveau le CSE.
Une fois par an, l'employeur doit faire un compte rendu au CSE de la manière dont ce programme a été mis en œuvre (bilan des variations du temps de travail).
Quels sont les délais de prévenance à respecter ?
Dans les entreprises ayant mis en place un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période de référence supérieure à la semaine, les salariés doivent être informés dans un délai raisonnable de tout changement dans la répartition de leur durée de travail.
Selon le principe d'ordre public, il appartient à l'employeur de prévoir les conditions et délais de prévenance des changements de durée ou d'horaires de travail, puisque ceux-ci vont être amenés à varier. À défaut de stipulations dans l'accord, le délai de prévenance des salariés en cas de changement de durée ou d'horaires de travail est fixé à 7 jours calendaires minimum.
Pour rappel, tout employeur qui modifie – même exceptionnellement – les horaires de travail d'un salarié doit respecter ce délai de prévenance de 7 jours calendaires. Autrement dit, le salarié doit être informé au moins 7 jours avant la date effective du changement d'horaire.
Est-il possible d'annualiser des salariés au cas par cas ?
Non, l'annualisation n'autorise pas le traitement particulier des salariés. Ce dispositif est réservé soit à tous les employés de l'établissement, soit à l'ensemble du personnel d'un même service, ou d'une même équipe. L'employeur ne peut pas appliquer l'annualisation du temps de travail à un seul salarié d'un service. S'il choisit ce mode d'aménagement, tous les contrats des salariés du service doivent être revus.
Est-il possible d'annualiser un salarié à temps partiel ?
Oui, un employé en temps partiel peut être annualisé. On parle alors de "temps partiel annualisé". Cependant, ce type d'annualisation présente une spécificité importante : sa mise en place ne peut être imposée à ce salarié sous un tel contrat.
En effet, les salariés à temps partiel doivent donner leur accord pour passer en annualisation. Un employeur n'a pas besoin de recueillir l'accord de son salarié à temps plein lorsqu'il aménage le temps de travail par accord collectif, mais cette règle ne s'applique pas aux salariés à temps partiel.
Attention, si la durée légale hebdomadaire est atteinte, le contrat de travail devra être requalifié à temps complet.
Le salarié peut-il refuser l'annualisation du temps de travail ?
Un salarié à temps plein dont l'annualisation est prévue par accord collectif ne peut pas refuser l'aménagement du temps de travail. Effectivement, la mise en place d'un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine par accord collectif ne constitue pas une modification du contrat de travail pour les salariés à temps plein.
En revanche, un salarié dont l'annualisation n'est pas prévue par accord collectif ou dans son contrat de travail est en mesure de refuser l'aménagement du temps de travail. De la même façon, l'employeur ne peut pas modifier la durée du temps de travail sans l'accord du salarié. Le Code du travail interdit toute modification unilatérale du contrat par l'employeur.
Le conseil des prud'hommes peut être saisi si l'employeur modifie la durée du temps de travail sans l'accord des salariés.
Comment calculer l'annualisation du temps de travail ?
Le calcul de l'annualisation du temps de travail se base sur le temps de travail effectué à la semaine. La durée légale de travail effectif des salariés à temps complet est fixée à 35 heures par semaine. De ce fait, hors aménagement du temps de travail, toute heure accomplie au-delà de la durée légale hebdomadaire est une heure supplémentaire.
Calcul des 1607 heures annuelles
Pour un salarié aux 35 heures par semaine, le temps de travail annualisé est de 1.607 heures. Ce chiffre est calculé en prenant en compte les jours de repos hebdomadaires, les jours fériés chômés et les congés payés.
Le calcul de base est le suivant : pour un salarié qui évolue sur un contrat de 35 heures, la base annuelle est de 1.586,55 heures selon un calcul en jours ouvrables de 272 jours, dont on soustrait 52 jours de repos, 11 jours fériés et 30 jours de congés payés.
- Pour un salarié aux 35 heures par semaine, le temps de travail annualisé est de 1.607 heures
- Pour un salarié aux 39 heures par semaine, le temps de travail annualisé est de 1.787 heures
Une fois déterminé le type de contrat et du temps de travail associé, il suffira d'additionner le temps de travail de chacun de vos employés sur chaque mois pour compter les heures de travail dûment effectuées. En cas de temps de travail aménagé, ou en cas de période de référence différente de celle d'une année entière, il s'agira de compter les heures au prorata de cette période de référence.
Attention : le temps total travaillé durant la période de référence doit être le même que le temps total auquel le salarié aurait dû travailler au cas où son contrat prévoyait un 35 heures par semaine. Seul un accord collectif autorise de prévoir une durée totale inférieure ou supérieure. Évidemment, elle ne peut dépasser la durée correspondant à 39 heures de travail hebdomadaire.
Comment sont décomptées les absences rémunérées ?
En cas d'absence rémunérée (jours fériés, RTT, congés payés), le temps non travaillé n'est pas récupérable et est valorisé sur la base du temps qui aurait été travaillé si le salarié avait été présent, heures supplémentaires comprises.
Le plafond d'heures annuel est défini en considération du nombre "théorique" d'absence des salariés, tels que les jours de repos hebdomadaires, les jours fériés chômés, les jours de RTT, les congés payés, etc.
Afin de vous accompagner dans le décompte du temps de travail annualisé, Skello vous propose un tableau Excel sur l'annualisation des heures.
Annualisation et période de référence : qu'est-ce que c'est ?
La période de référence fait partie intégrante de l'annualisation. Elle consiste à établir le début du comptage des jours.
- En cas d'accord collectif : la période de référence peut s'étaler sur un an
- En cas d'accord de branche : la période de référence peut s'étendre sur trois ans
L'accord délimite les conditions spécifiques qui régissent le changement d'horaire ou de temps de travail, la rémunération et les absences pendant la période de référence.
Rémunération : comment calculer un salaire annualisé ?
Dans le cas de l'annualisation, les modalités de rémunération sont précisées dans le contrat de travail. Quand le temps de travail est annualisé, le contrat de travail doit indiquer comment le salarié sera payé.
Heures effectives ou lissage de la rémunération
L'employeur peut choisir entre deux options :
- Soit le salaire varie chaque mois selon les heures réellement travaillées. L'employeur peut payer le salaire selon les heures effectivement réalisées. Dans ce cas, la rémunération diffère d'un mois à l'autre
- Soit le salaire est lissé, c'est-à-dire que le salarié reçoit le même salaire chaque mois, même s'il travaille plus ou moins. Au contraire, l'accord peut prévoir que la fixation du salaire mensuel des salariés est indépendante de l'horaire réel
Dans la majorité des cas, la rémunération est lissée sur l'année : une régularisation en fin de période de référence s'impose pour vérifier le nombre d'heures effectivement réalisées par le salarié. À la fin de l'année, l'employeur vérifie si le nombre d'heures prévues a bien été respecté.
Si l'employeur a mal organisé le planning et que le salarié a été trop payé, il ne peut pas toujours récupérer l'argent. La justice protège le salarié si l'erreur vient d'une mauvaise planification par l'employeur.
Quel est l'impact de l'annualisation sur les heures supplémentaires ?
L'annualisation du temps de travail ne dispense pas du paiement des heures supplémentaires. Lorsqu'est mis en place un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période de référence supérieure à la semaine, les heures supplémentaires sont décomptées à l'issue de cette période de référence.
Décompte des heures supplémentaires
Lorsque la période de référence est annuelle, constituent des heures supplémentaires toutes celles effectuées au-delà de 1.607 heures, ou moins si l'accord le prévoit. Toutefois, l'accord mettant en place l'annualisation peut prévoir une limite annuelle inférieure à 1.607 heures pour le décompte des heures supplémentaires.
Le calcul dépend d'un élément : un accord d'entreprise a-t-il été conclu ou non ?
En cas d'accord, une limite haute d'heures de travail doit être définie. Une fois confirmée, il suffit de relever le nombre d'heures travaillées par salarié chaque semaine.
- En cas de dépassement de la limite : le salarié obtient le paiement des heures supplémentaires équivalentes au nombre d'heures supplémentaires travaillées
- En cas de dépassement du contingent d'heures annualisées : le salarié obtient le solde de ses heures supplémentaires restantes, à la fin de l'année
Exemple de calcul des heures supplémentaires
Sans accord : le responsable doit afficher le planning intégral des heures pour chaque salarié de l'établissement.
Prenons le cas d'un salarié en contrat 35 heures et dont le seuil maximal a été fixé à 39 heures :
- Semaine n°1 : 43 heures
- Semaine n°2 : 41 heures
- Semaine n°3 : 33 heures
- Semaine n°4 : 41 heures
Le salarié a effectué 158 heures au total, soit 39,5 heures en moyenne par semaine. Il dépasse le cadre maximal fixé ci-dessus à 39 heures et bénéficiera donc de 0,5 heure multipliée par le nombre de semaines (quatre), donc 2 heures à payer en heures supplémentaires. Découvrez comment faire avec Excel un outil polyvalent un tableau pour le calcul des heures supplémentaires.
Limite hebdomadaire facultative
Lorsque la période de référence est égale à 1 an, l'accord peut prévoir une limite hebdomadaire, supérieure à 35 heures, au-delà de laquelle les heures de travail effectuées au cours d'une même semaine constituent, en tout état de cause, des heures supplémentaires dont la rémunération est payée avec le salaire du mois considéré. Les heures supplémentaires résultant de cette application n'entrent pas dans le décompte des heures travaillées qui est opéré à la fin de la période de référence.
Quels outils peuvent aider à gérer l'annualisation du temps de travail ?
Une fois l'annualisation du temps de travail préparée, il vous faut ensuite la manager efficacement et suivre les décomptes quotidiennement pour arriver à l'objectif du temps travaillé préalablement défini.
En tant qu'employeur, vous aurez plus facilement accès au volume d'heures travaillées par vos salariés et équipes en général grâce à l'établissement d'un tableau de suivi et au recours à un ou plusieurs logiciels de gestion.
Avec un logiciel gta, vous pouvez gérer automatiquement l'annualisation de vos employés avec le suivi des heures et de la rémunération. Testez Skello dès maintenant.
