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3
min

Annualisation du temps de travail sur Excel.

Lorette
Lorette
25
March
2021
-
Mis à jour le
29
.
03
.
2021
Annualisation du temps de travail sur Excel.

L'annualisation du temps de travail est un dispositif qui consiste à aménager le temps de travail sur une période totale d’un an, soit 12 mois. Cela concerne des secteurs dont le trafic est fortement impacté par des périodes clés. Ainsi, les salariés ont des périodes de travail à forte activité et d’autres à moindre activités qu’il est indispensable de compenser. Ce dispositif est encadré par des règles légales, il convient donc d’organiser l’emploi du temps des employés de la manière la plus optimale et flexible possible. Alors comment annualiser ce temps de travail variable si vous faites vos plannings sur Excel ?

Mettre en place l’annualisation du temps de travail

Avant de parler de la création de cette annualisation sur Excel, plusieurs règles globales sont à respecter :

👉 Les semaines peuvent varier de 45 heures (en période à forte activité) à 25 heures (en période de faible activité)

👉 L’aménagement d’horaire ne peut pas être individuel pour un salarié, il doit être global et inclure tout une équipe voire l’entièreté du staff de votre établissement

👉 Si vous n’avez pas de précisions données à ce sujet dans votre convention d’entreprise, il conviendra de consulter les membres du CSE pour la mise en place de l'annualisation et faire émerger un accord de ces négociations. Cet accord collectif, pour être valable, devra toujours être envoyé à l’Inspection du Travail sous réserve de validation.

Que se passe-t-il si vous n’arrivez pas à vous mettre d’accord avec vos représentants du personnel ?

Vous pouvez bien sûr toujours avoir recours à ce dispositif d’annualisation du temps de travail, mais cela sur une période de quatre semaines maximum.

Règles pour calculer l’annualisation

Comment faire pour calculer correctement ce nombre d’heures travaillées chaque année ?

 

👉 Définir votre période de référence (en général, ce sera l’année civile)

👉 Définir le nombre de jours ouvrés pendant cette période concernée

👉 Définir les jours de repos hebdomadaires

👉 Définir les jours fériés

👉 Décompter les congés payés dans l’annualisation 

👉 Décompter le temps de travail sur la période concernée

👉 Décompter les heures supplémentaires à la fin de la période concernée

Attention à bien prendre en compte les contrats de travail de vos différents salariés et les absences, pour arriver au bon quota d’annualisation.

Règles de rémunération des employés 

 

Quand on annualise le temps de travail, deux options sont possibles pour procéder à la rémunération des salariés :

 

👉 Une “rémunération au réel” : le salaire varie selon le volume de travail réalisé chaque mois.

👉 Une “rémunération lissée” sur l’année civile : le salaire est identique chaque mois.

 

Feuille de temps sur Excel

Comment pouvez-vous enregistrer les heures de travail sur Excel ? Il faut créer votre tableur Excel sous forme de feuille de temps. Ce suivi de temps ne sera pas automatisé à 100% et il vous sera difficile d’avoir un décompte d’heures clair et mis à jour en temps réel avec vos plannings, mais il est tout de même faisable sur Excel. Voici les obligations pour le réaliser !


Obligations pour vos salariés

Si vous gérez vos plannings et faites votre annualisation sur Google, vos salariés devront pouvoir avoir accès à vos tableurs pour indiquer le temps de travail qu’ils ont réalisé (assurez-vous donc qu’ils ont bien accès à Excel et savent l’utiliser correctement, pour ne pas avoir à faire à des erreurs de saisie ou suppressions).


Assurez vous donc de la clarté de vos différents tableurs Excel, pour que vos employés puissent en faire une utilisation optimale : 


👉 Une structure simple 

👉 Des codes couleurs

👉 Des codes typographiques (gras, surligné, italique…)


Attention aussi à vérifier les accès de chaque salarié. Tout le monde ne peut pas avoir accès aux informations personnelles ou sensibles de ses collègues.


On vous conseille d’imposer une deadline à vos employés pour la saisie des informations les concernant, pour avoir toutes les informations nécessaires en même temps et ne pas devoir leur courir après individuellement. Ainsi, vous n’aurez jamais de retard sur la paie de vos salariés !

Obligations en tant qu’employeur


Si vous gérez les RH de votre entreprise sur Excel, vous êtes dans l’obligation, pour être un minimum efficace, d’intégrer des formules de calcul sur vos fichiers. Ces formules complexes ne doivent en aucun cas être visibles de vos employés. Pensez donc à les intégrer de manière invisible.


Vos plannings sur Excel devront bien sûr prendre en compte la législation du temps de travail que nous avons évoquée ci dessus. La durée légale indiquée par le Code du Travail est de 35 heures par semaine mais vérifiez votre convention collective ou convention pour voir si vous faites partie des exceptions. Il y a d’autres règles définies par la loi à avoir en tête lors de la construction de vos fichiers (sauf dérogations) : 


👉  Une durée de travail effectif ne peut aller au delà de 10 heures par jour

👉  Une durée de travail hebdomadaire ne peut aller au delà de 48h sur une semaine et 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives

👉 Un temps de pause imposé d’au moins 20 minutes après 6 heures de travail sans interruption


Les clés d’une annualisation optimale

En tant que chef d’entreprise ou responsable RH, vous avez une obligation légale, chaque mois, de faire des plannings pour vos employés. Au delà de la réalisation de ces plannings et donc de votre prévisionnel, il est nécessaire ensuite que vous puissiez suivre les heures réalisées ou chômées pour gérer votre paie.


Le suivi en temps réel et le décompte des heures est donc essentiel afin de verser les bons salaires et de s’assurer de la satisfaction de vos employés. La loi ne vous impose pas forcément de manière de faire, c’est donc à vous de choisir ce qui est le plus adapté à votre business.


Assurer une organisation du travail qui respecte les règles de l’annualisation peut donc relever du parcours du combattant si vous optez pour les tableurs Excel. On vous en dit d’ailleurs un peu plus dans notre article sur “les 5 raisons de ne plus faire vos plannings sur Excel.”

Effectivement, qui dit annualisation du temps travail dit comptabilisation juste des heures de travail ! Sur Excel, il est compliqué de mettre en place de réels tableaux de bord collaboratifs permettant le suivi des heures travaillées par les salariés. Sans suivi mensuel et trimestriel et sans outil d’analyse, il est difficile d’évaluer les périodes travaillées afin d’anticiper les futures heures supplémentaires. L’idéal est d’avoir un décompte accessible des jours ou heures restantes à travailler pour chacun de vos employés. Cela vous aidera à anticiper les repos compensateurs à donner pour rééquilibrer la modulation du temps de travail sur vos plannings.

Optez plutôt pour un outil de gestion de planning et de personnel, qui vous permettra de visualiser vos plannings en 1 clin d’oeil (avec vue jour, semaine et mois) et d’accéder à des tableaux récapitulatifs du volume horaire travaillé chaque semaine pour chaque employé. Avoir accès à l’ensemble de vos informations salariales et des variables de paie sur un seul espace vous permettra de piloter simplement la modulation du temps de travail : congés, absences, repos compensateurs… Tout est pris en compte en temps réel, ce qui ne sera pas le cas sur Excel !

✔️ Grâce à cet article, vous savez maintenant quelles sont les variables à prendre en compte pour une bonne gestion de la modulation du temps de travail. Vous souhaitez être accompagné par un outil pour déléguer cette tâche administrative ? Consultez notre comparatif des outils de gestion de planning et de personnel.

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