Préparer l'ensemble des éléments du bulletin de paie est une besogne récurrente. Sans solution de pilotage RH, elle devient ardue. En plus des éléments fixes de la rémunération, l'employeur doit collecter, saisir et vérifier les éléments variables de paie. Ces derniers sont nombreux, variés et normés.
La fiche de paie contient des éléments fixes et d'autres qui changent d'un mois à l'autre. Si les composants fixes conservent un montant unique sur une longue période, la partie variable de la rémunération fluctue pratiquement à chaque période de recueil de paies.
La préparation des éléments variables de paie est plus laborieuse que celle des composants fixes (rémunération de base, titre-restaurant, primes fixes, etc.). La liste des variables de paie sur une période donnée est aussi longue, et surtout, elle requiert un suivi rigoureux des règles du Code de travail et du Plan national (PCG).
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Les variables de paie liées au temps de travail concernent principalement les heures supplémentaires et les heures complémentaires. Si la rémunération de base est fixée sur le contrat du travail, le temps de travail supplémentaire ou complémentaire est fluctuant. Cette variation fait évoluer le salaire d'un mois à l'autre.
Les absences sont des éléments variables de paie liés à l'activité du salarié. Leur calcul est réglementé par le Code du travail. Il existe au moins huit méthodes pour valoriser les heures d'absence. La Cour de cassation retient la méthode dite « Décompte des absences en heures réelles du mois ». En voici la formule : (salaire mensuel / nombre d'heures de travail effectif) x nombre d'heures d'absence réelle.
Les congés payés sont des éléments variables de paie liée à l'activité (ils ont une date de début et une date de fin). Leur indemnisation est prise en compte lors de l'établissement de la fiche de paie. Le gestionnaire de la paie doit tenir compte des sommes à inclure (salaire de base, majoration, indemnités de congés payés, prime d’ancienneté, etc) et des sommes à exclure (primes de fin d’année, primes de participation, primes de bilan, etc) lors du décompte des congés payés.
Le salarié ne travaille pas durant un arrêt maladie prescrit par un professionnel de la santé, néanmoins, il peut percevoir des indemnités journalières conditionnées. L'arrêt maladie est un élément variable de paie qui affecte la rémunération perçue en fonction de sa durée. L'employeur est par ailleurs tenu d'effectuer plusieurs démarches en cas d'arrêt maladie d'un employé, comme l’attestation de salaire de ce dernier par exemple.
Le congé individuel de formation est une période de congé spécial durant laquelle le salarié participe à un cours, prépare un examen et y participe, ou encore accomplit une activité en relation avec une formation éligible. Selon le dispositif choisi, le salaire peut être maintenu, totalement ou partiellement.
Les congés sans solde sont des absences non rémunérées. L'employé voit son salaire varier selon le nombre d'heures de congés sans solde décomptés.
À l’opposé des primes fixes, les primes qui font osciller un salaire ont un caractère exceptionnel et un montant fluctuant. Elles prennent plusieurs formes et nominations :
En dehors des primes et des absences citées, l'employeur peut être contraint à considérer d'autres variables lors de l'émission d'une fiche de paie :
L'impact des éléments variables de paie s'étend à plusieurs services de l'entreprise, les ressources humaines en tête. Une bonne gestion des variables de paie rehausse la qualité de la gestion des ressources humaines en apportant divers bénéfices :
À l'inverse, une mauvaise collecte ou un traitement biaisé des éléments variables de la paie engendrent l'insatisfaction des salariés, des erreurs de comptabilisation, et éventuellement, un contrôle fiscal !
Le traitement réservé aux variables de la paie est un indicateur clé de la bonne gestion RH. Il est vivement recommandé de se tourner vers l'automatisation de la paie. Une étape intermédiaire, et très peu coûteuse, consiste à utiliser un tableau Excel pour la préparation de la paie. Vous trouverez facilement sur le Web un exemple de tableau pour les variables de la paie adapté à votre mode de gestion.
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