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Comment bien intégrer les éléments variables de paie sur une fiche de paie ?

Par 
Carole
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16/1/2024

Préparer l'ensemble des éléments du bulletin de paie est une besogne récurrente. Sans solution de pilotage RH, elle devient ardue. En plus des éléments fixes de la rémunération, l'employeur doit collecter, saisir et vérifier les éléments variables de paie. Ces derniers sont nombreux, variés et normés. 


Quels sont les éléments variables de paie ?


La fiche de paie contient des éléments fixes et d'autres qui changent d'un mois à l'autre. Si les composants fixes conservent un montant unique sur une longue période, la partie variable de la rémunération fluctue pratiquement à chaque période de recueil de paies.


La préparation des éléments variables de paie est plus laborieuse que celle des composants fixes (rémunération de base, titre-restaurant, primes fixes, etc.). La liste des variables de paie sur une période donnée est aussi longue, et surtout, elle requiert un suivi rigoureux des règles du Code de travail et du Plan national (PCG).

Découvrez comment lire un fiche de paie afin de mieux identifier les EVP sur votre bulletin de salaire.

Le temps de travail 


Les variables de paie liées au temps de travail concernent principalement les heures supplémentaires et les heures complémentaires. Si la rémunération de base est fixée sur le contrat du travail, le temps de travail supplémentaire ou complémentaire est fluctuant. Cette variation fait évoluer le salaire d'un mois à l'autre.


Les absences


Les absences sont des éléments variables de paie liés à l'activité du salarié. Leur calcul est réglementé par le Code du travail. Il existe au moins huit méthodes pour valoriser les heures d'absence. La Cour de cassation retient la méthode dite « Décompte des absences en heures réelles du mois ».  En voici la formule : (salaire mensuel / nombre d'heures de travail effectif) x nombre d'heures d'absence réelle.


Congés payés


Les congés payés sont des éléments variables de paie liée à l'activité (ils ont une date de début et une date de fin). Leur indemnisation est prise en compte lors de l'établissement de la fiche de paie. Le gestionnaire de la paie doit tenir compte des sommes à inclure (salaire de base, majoration, indemnités de congés payés, prime d’ancienneté, etc) et des sommes à exclure (primes de fin d’année, primes de participation, primes de bilan, etc) lors du décompte des congés payés.


Arrêt maladie


Le salarié ne travaille pas durant un arrêt maladie prescrit par un professionnel de la santé, néanmoins, il peut percevoir des indemnités journalières conditionnées. L'arrêt maladie est un élément variable de paie qui affecte la rémunération perçue en fonction de sa durée. L'employeur est par ailleurs tenu d'effectuer plusieurs démarches en cas d'arrêt maladie d'un employé, comme l’attestation de salaire de ce dernier par exemple. 


Congé de formation


Le congé individuel de formation est une période de congé spécial durant laquelle le salarié participe à un cours, prépare un examen et y participe, ou encore accomplit une activité en relation avec une formation éligible. Selon le dispositif choisi, le salaire peut être maintenu, totalement ou partiellement.


Congé sans solde


Les congés sans solde sont des absences non rémunérées. L'employé voit son salaire varier selon le nombre d'heures de congés sans solde décomptés.


Les primes


À l’opposé des primes fixes, les primes qui font osciller un salaire ont un caractère exceptionnel et un montant fluctuant. Elles prennent plusieurs formes et nominations :


  • Primes de commission 
  • Primes d'ancienneté 
  • Primes annuelles 
  • Primes de productivité 
  • Prime de bilan 
  • Intéressement 
  • Gratification annuelle.


Autres éléments variables de paie


En dehors des primes et des absences citées, l'employeur peut être contraint à considérer d'autres variables lors de l'émission d'une fiche de paie :


  • Le remboursement de frais professionnels : les dépenses supportées par le salarié dans le cadre de l'exercice de son activité professionnelle doivent être remboursées par l'employeur. Ces dépenses figurent sur la fiche de paie de la période concernée.


  • La réduction du temps de travail (RTT ou JRTT) : il s'agit des journées ou des demi-journées de repos accordées comme compensation en cas de dépassement de la durée légale du travail.


  • Les chèques-cadeaux : les cadeaux, les chèques-cadeaux et les bons d'achat sont des avantages en nature offerts par l'entreprise aux salariés. Les chèques-cadeaux apparaissent sur la fiche de paie lorsqu'ils sont soumis aux cotisations sociales. C'est le cas pour la fraction supérieure à 5?% du montant de la rémunération.


  • Les tickets restaurants.


  • Les acomptes et les avances sur salaire.


Quels sont les enjeux RH à collecter des variables de paie ?


L'impact des éléments variables de paie s'étend à plusieurs services de l'entreprise, les ressources humaines en tête. Une bonne gestion des variables de paie rehausse la qualité de la gestion des ressources humaines en apportant divers bénéfices :


  • Une cohérence de la politique de rémunération : la solidarité, la satisfaction et la fidélité sont renforcées.


  • Une bonne image de l'employeur : un EVP élevé (Employee Value Proposition ou proposition de valeur des employés) attire les nouvelles recrues et maximise l'engagement envers l'entreprise


  • Une conformité à la réglementation : les redressements et les sanctions sont évités.


  • La motivation des salariés : c'est le principal facteur de la performance d'une entreprise.


  • Un bon ratio de la masse salariale : C’est un KPI RH majeur. Skello vous permet un calcul et un suivi rigoureux des indicateurs clés de performance RH.


À l'inverse, une mauvaise collecte ou un traitement biaisé des éléments variables de la paie engendrent l'insatisfaction des salariés, des erreurs de comptabilisation, et éventuellement, un contrôle fiscal !


Comment saisir les éléments variables de paie ?


Le traitement réservé aux variables de la paie est un indicateur clé de la bonne gestion RH. Il est vivement recommandé de se tourner vers l'automatisation de la paie. Une étape intermédiaire, et très peu coûteuse, consiste à utiliser un tableau Excel pour la préparation de la paie. Vous trouverez facilement sur le Web un exemple de tableau pour les variables de la paie adapté à votre mode de gestion. 

Skello logiciel planning vous apporte également des avantages uniques qui dépassent la préparation des éléments variables de paie pour viser l'optimisation de tous les aspects d'une bonne gestion RH. Voici une liste non exhaustive des bénéfices dont jouit le manager avec Skello :


  • Génération automatique des variables de paie ;
  • Intégration des spécificités de votre convention collective ;
  • Récapitulatif de toutes les heures majorées ;
  • Récapitulatif des absences sur la période de recueil de la paie ;
  • Récapitulatif des primes, des acomptes et des avances accordés aux employés ;
  • Transmission des données au comptable sous forme de tableau Excel pour variables de paie ;
  • Possibilité de connexion aux logiciels comptables les plus répandus ;
  • Lissage des heures supplémentaires sur le mois ou sur l'année ;
  • Génération des plannings RH ;
  • Communication en temps réel avec vos employés ;
  • Génération des documents de vos employés ;
  • Signature électronique des documents ;

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