Selon une étude publiée par la DARES en 2024, les absences des salariés dans le secteur de l'hôtellerie-restauration représentent en moyenne 4,2% du temps de travail annuel, contre 3,8% tous secteurs confondus. Dans un contexte de tension sur le recrutement et de gestion optimisée des effectifs, maîtriser le calcul des congés payés et des absences devient un enjeu stratégique pour les établissements HCR.
Chaque salarié en entreprise a le droit à une période de congé payé, et cela, indépendamment du statut (travailleur à temps plein ou à temps partiel), du type de contrat (CDD, CDI ou autre) et de l'ancienneté. La durée de ce congé est proportionnelle au nombre de jours travaillés. On peut se dire, ainsi, que n'importe quelle absence aura un impact sur le nombre de jours de congé payé. Cependant, ce n'est pas tout à fait vrai. Les absences du travailleur durant certaines périodes ne sont pas comptabilisées dans le calcul des absences et des congés payés.
Qu'est-ce qu'un congé payé ?
Les congés payés sont des journées durant lesquelles le salarié n'a pas à venir travailler tout en étant rémunéré comme lors d'un jour travaillé. Ces congés permettent aux salariés de prendre des vacances durant l'été, au moment des fêtes ou à d'autres périodes de l'année.
Selon les entreprises et les conventions collectives en vigueur, les périodes de congés peuvent être plus ou moins imposées. Il est également possible pour les nouveaux salariés de prendre des congés par anticipation si l'employeur l'accepte.
Dans le cadre de la gestion de la paie, les ressources humaines doivent prendre en compte le calcul d'absence pour congés payés. Si les congés payés donnent droit à la même rémunération qu'un jour travaillé, ils doivent cependant être comptés de manière spécifique et faire l'objet d'une ligne dédiée sur la fiche de paie.
Comment fonctionne l'acquisition des jours de congés ?
Selon le Code du Travail, la formule pour calculer le nombre de jours de congé payé est très simple : « Que le salarié travaille à temps plein ou à temps partiel, il acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. »
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Deux méthodes de calcul s'offrent à vous :
Méthode des jours ouvrables
Cette première méthode, le salarié a le droit à 2.5 jours de congé payé pour 24 jours ouvrables (on rappelle qu'un jour ouvrable correspond à tous les jours de la semaine à l'exception du jour de repos hebdomadaire, généralement le dimanche).
Méthode des jours ouvrés
La deuxième méthode, celle des jours ouvrés, donne 2.5 jours de congé payé pour 20 jours ouvrés (ces jours ne comptent que les 5 jours de travail par semaine).
Ainsi, pour un employé ayant fait une année complète de travail, une période de 30 jours ouvrables (5 semaines) de congé payé est accordée. Proportionnellement, pour 7 mois de travail, le salarié obtient 18 jours de congé payé (7 x 2.5 = 17.5, on arrondit toujours plus haut, donc 18).
Dans certains cas, il est possible d'obtenir des jours de congé payé supplémentaires, notamment :
- 2 jours de congé additionnels (par 12 jours de congé payé obtenu) pour les travailleurs de plus de 21 ans ayant un enfant à charge.
- 30 jours de congé pour tout salarié de moins de 21 ans, cependant les jours supplémentaires au-delà des jours de congé payé obtenus ne seront pas indemnisés.
- Certaines dispositions mises en place par la convention collective ou un accord d'entreprise peuvent prévoir des méthodes de calcul plus avantageuses pour les salariés.
Pour les salariés à mi-temps, découvrez plus en détail comment se fait la décompte des congés à temps partiel.
Les sommes à inclure et exclure dans l'indemnité des congés payés
En effet, dans le calcul de votre indemnité, toutes les sommes ne sont pas à inclure. Voici les sommes prises en compte et non prises en compte dans le calcul de l'indemnité.
Sommes à inclure
Il s'agit ici de votre salaire de base en plus de vos majorations (heure supplémentaires, travail de nuit…etc.) ainsi que des indemnités de congés payés, primes d'ancienneté, prime d'assiduité, prime d'astreinte, commissions pour les commerciaux, primes d'expatriation, avantages en nature, primes du 13e mois, activité partielle, contrepartie au titre d'obligation non-concurrence, indemnité de fin de contrat et indemnité de fin de mission de contrat intérim.
Sommes à exclure
Les sommes non prises en compte dans le calcul sont : les primes de fin d'année, les primes d'intéressement, les primes de bilan, les primes de participation et les frais professionnels.
Les différentes méthodes pour calculer son indemnité de congé payé ?
Et oui, durant vos jours de congé payé vous ne recevez pas votre salaire, mais bien une indemnité. Le calcul du montant de cette dernière dépend de différentes sommes.
Ayant pris conscience des sommes comprises dans le calcul de vos indemnités durant votre congé payé, il est maintenant question de savoir comment calculer effectivement ce montant.
Il existe deux méthodes distinctes pour le calcul des indemnités : la méthode du dixième et la méthode du maintien de salaire :
La méthode du dixième
Elle consiste à prendre 1/10e de la rémunération totale brute du salarié sur la période de référence. Le montant pris en considération inclut les majorations liées aux heures supplémentaires, ainsi que certaines primes. Cette méthode est idéale pour un salarié faisant des heures supplémentaires régulièrement.
Par exemple, si un salarié perçoit 21 840 euros bruts durant la période de référence (donc 1820 euros par mois), la rémunération sera de 21 840 / 10 = 2184 pour un congé de 30 jours ouvrables. Le montant pour deux semaines de congé sera alors de 2180 x 12 / 30 = 873.60 euros.
La méthode de conservation du salaire
Le maintien de salaire permet au salarié de percevoir la même rémunération en période de congé payé. Cette méthode est particulièrement avantageuse si le salarié a récemment bénéficié d'une augmentation.
Exemple: Toujours pour le même salarié, si l'on prend 7 heures de travail par jour et 21 jours de travail par mois, la rémunération pour un congé payé de 70 heures sera : 1820 x 70 / (7 x 21) = 866.66 euros.
Il est important de garder à l'esprit que l'employeur se doit de faire le calcul suivant la méthode la plus avantageuse pour le salarié.
Comment calculer une retenue pour absence en paie ?
Au-delà du calcul des congés payés, il est essentiel de maîtriser le calcul des retenues pour absence sur le bulletin de paie. Plusieurs méthodes coexistent en entreprise, chacune répondant à des logiques différentes et pouvant impacter le traitement de la paie et la conformité administrative.
La méthode en heures réelles : la seule méthode reconnue par la jurisprudence
Cette méthode consiste à appliquer un rapport entre le nombre d'heures réelles théoriques qui auraient dû être travaillées et le nombre d'heures réelles d'absence. Elle est particulièrement recommandée par la Cour de Cassation pour les absences non rémunérées (congés sans solde, absences injustifiées).
Formule : Retenue de l'absence = salaire / nombre d'heures réelles du mois × nombre d'heures d'absence
Exemple pratique : Un salarié mensualisé à 2500 euros travaille du lundi au vendredi avec une répartition horaire inégale (lundi : 7H, mardi : 8H, mercredi : 7H, jeudi : 8H, vendredi : 5H). Il est absent le mardi 9 juin. Le nombre d'heures réelles théoriques du mois est de 155 heures.
Retenue de l'absence : 2500 / 155 × 8 = 129,03 euros
Il est de nouveau absent le mardi 7 juillet. Le nombre d'heures réelles théoriques du mois est alors de 160 heures (y compris le 14 juillet, jour férié chômé).
Retenue de l'absence : 2500 / 160 × 8 = 125 euros
La retenue d'absence est alors plus faible qu'en juin car le nombre d'heures théoriques de travail du mois est plus important.
La méthode de la durée mensuelle moyenne
Pour cette méthode, il s'agit également d'appliquer un rapport entre le nombre d'heures d'absence et le nombre d'heures du mois, mais cette fois il s'agit du nombre d'heures mensualisées soit 151,67 heures pour un salarié à 35 heures hebdomadaires.
Formule : Retenue de l'absence = salaire / nombre d'heures mensualisées × nombre d'heures réelles d'absence
L'avantage de cette méthode est d'appliquer un même taux horaire sur toute l'année. Toutefois, elle a ses limites notamment si le nombre d'heures réelles d'absence est supérieur à 151,67 heures pour un temps plein.
Exemple : Un salarié est mensualisé à 151,67 heures par mois pour un salaire de 2000 euros. Ses horaires de travail sont répartis de la manière suivante : mardi : 8H, mercredi : 8H, jeudi : 8H, vendredi : 8H, samedi : 3H.
Il est absent le samedi 25 janvier.
Retenue de l'absence = 2000 / 151,67 × 3 = 39,56 euros
Il est de nouveau absent le mardi 4 février.
Retenue de l'absence = 2000 / 151,67 × 8 = 105,49 euros
Il est absent tout le mois d'octobre soit 159 heures.
Retenue de l'absence = 2000 / 151,67 × 159 = 2096,66 euros
Dans ce cas, cette méthode a atteint sa limite car son application impliquerait d'avoir une retenue d'absence supérieure au salaire.
La méthode des jours ouvrés
Cette méthode ne se base plus sur une logique d'heures travaillées, mais de jours travaillés. Elle doit être utilisée pour les absences se décomptant à la journée et ignore la notion de répartition inégale des horaires de travail sur la semaine.
En jours ouvrés réels
Formule : Retenue de l'absence = salaire / nombre de jours ouvrés réels du mois × nombre de jours ouvrés d'absence
En jours ouvrés moyens
Avec cette méthode, on ne se base pas sur le nombre de jours ouvrés réels du mois, mais sur une moyenne mensuelle standardisée de jours ouvrés. Pour un salarié à temps plein, cette moyenne est fixée à 21,67 jours ouvrés, obtenue par le calcul suivant : 5 jours travaillés par semaine × 52 semaines ÷ 12 mois. En pratique, ce chiffre est souvent arrondi à 22 jours pour simplifier les calculs.
Exemple concret : Un salarié mensualisé à 2500 euros est absent un jour, dans un mois comptant 20 jours ouvrés réels.
Méthode en jours ouvrés réels :
Retenue pour absence = 2500 € ÷ 20 × 1 = 125 €
Méthode en jours ouvrés moyens :
Retenue pour absence = 2500 € ÷ 22 × 1 = 113,64 €
La méthode des jours ouvrables
Cette méthode présente la même logique que la méthode en nombre de jours ouvrés, mais dans ce cas, il faut décompter le nombre de jours ouvrables du mois soit du lundi au samedi.
De la même manière, cette méthode peut être appliquée en jours ouvrables réels ou en jours ouvrables moyens. Le nombre de jours ouvrables moyens est alors évalué à 26 jours calculé comme suit : 6 × 52 / 12.
Exemple : Un salarié est mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour sur un mois comptant 27 jours ouvrables.
En jours ouvrables réels :
Retenue de l'absence = 2500 / 27 × 1 = 92,59 euros
En jours ouvrables moyens :
Retenue de l'absence = 2500 / 26 × 1 = 96,15 euros
La méthode des jours calendaires
En jours calendaires réels
Pour cette méthode, il convient de tenir compte du nombre de jours calendaires réels c'est-à-dire du lundi au dimanche, jours fériés compris.
Exemple : Un salarié mensualisé à 2500 euros est absent un jour en juillet.
Retenue absence : 2500 / 31 × 1 = 80,65 euros
En 30ème
Pour cette méthode, au lieu de tenir compte du nombre de jours calendaires réels, il convient de tenir compte du nombre de jours moyens calendaires par mois soit 30 jours.
Exemple : Un salarié mensualisé à 2500 euros est absent un jour.
Retenue absence : 2500 / 30 × 1 = 83,33 euros
Tableau récapitulatif des méthodes de calcul selon le type d'absence
Comment proratiser les congés payés en cas d'absence ou de mois incomplet ?
Lorsqu'un salarié n'a pas travaillé un mois complet, le calcul des congés payés acquis doit être proratisé. La règle de base reste la même : 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif.
Pour calculer les congés payés sur un mois incomplet, il convient de déterminer le nombre de jours travaillés sur le mois et de les rapporter à un mois complet. Par exemple, un salarié ayant travaillé 15 jours sur un mois de 22 jours ouvrés acquerra : 2,5 × (15/22) = 1,70 jour de congé payé (arrondi à 2 jours).
En cas d'absence non assimilée à du temps de travail effectif (arrêt maladie non professionnel, congé sans solde), ces jours doivent être déduits du calcul d'acquisition des congés payés. Il est donc essentiel de distinguer les absences assimilées (qui n'impactent pas l'acquisition) des absences non assimilées (qui réduisent le nombre de jours acquis).
Quelles périodes d'absentéisme sont assimilées au calcul des indemnités du congé payé ?
L'absence du salarié durant certaines périodes peut directement se répercuter sur le calcul du nombre de jours de congé payé, ainsi, sur les indemnités que ce dernier reçoit. Cependant, certaines périodes d'absence sont assimilées à du temps de travail effectif, ainsi, sont incluses dans le calcul du nombre de jours de congé payé.
Le Code du Travail définit les périodes assimilées au temps de travail effectif sont :
- les congés payés ;
- les contreparties relatives au repos d'heures supplémentaires ;
- les congés de maternité ;
- les congés de paternité ;
- les congés d'adoption et d'accueil d'enfant ;
- les congés obligatoires pour accident de travail (limité à un an) ;
- les arrêts de travail pour cause de maladie professionnelle ou accident de trajet (limité à un an) ;
- les congés de formation ;
- les congés pour évènements familiaux ;
- le rappel ou maintien de service national.
De la même façon, certaines périodes ne sont pas assimilées au calcul de jours de congé payé par la règle des 2.5 jours par mois de travail. Ces périodes sont :
- les périodes d'arrêt de travail pour maladie ;
- les périodes de grève ;
- les périodes de congé parental à temps plein ;
- les congés de solidarité familiale ;
- les congés de présence parentale ;
- mise à pied.
Certaines dispositions conventionnelles peuvent être mises en place pour un calcul plus favorable des jours de congé payé.
Ceci dit, il n'est pas nécessaire de justifier une année de travail complète pour obtenir tous les jours de congé payé annuels. En effet, il suffit de justifier 48 semaines de travail effectif (journées d'absence assimilées incluses). Il est ainsi possible d'obtenir les 30 jours de congé payé ouvrables même avec 4 semaines d'absence non assimilées.
L'impact de la gestion des absences au niveau RH dans le secteur HCR
Dans le secteur de l'hôtellerie-restauration, la gestion des absences et des congés payés représente un enjeu majeur pour les équipes RH. Les horaires atypiques, les contrats saisonniers, les périodes de forte activité et la rotation importante du personnel nécessitent une vigilance accrue dans le suivi des droits à congés.
La gestion de l'ensemble de la paie et des jours de congés des salariés se fait le plus souvent par le biais d'un logiciel SIRH ou d'un logiciel de gestion des temps et des activités. Ces outils permettent à l'entreprise et notamment au service RH d'avoir un suivi adapté de chaque salarié et une gestion facilitée de l'ensemble de l'entreprise.
Un accompagnement adéquat permet de trouver le logiciel RH qui saura le mieux répondre aux besoins spécifiques du secteur HCR : gestion des plannings variables, calcul automatique des absences selon la méthode appropriée, suivi en temps réel des compteurs de congés, et génération automatisée des bulletins de paie conformes.
