Enregistrer les heures travaillées par les salariés est la responsabilité de tout employeur, quelle que soit la nature de l'entreprise ou son domaine d'activité. Garder une trace des heures régulières effectuées, ainsi que des heures supplémentaires, est nécessaire. Toutefois, le faire sur papier reste une méthode archaïque et épuisante, c'est pour cela que la plupart des entreprises utilisent des outils informatisés afin de rendre la tâche moins fastidieuse. Excel est sans doute l'un des outils les plus polyvalents. Découvrez aujourd'hui comment vous pouvez l'utiliser pour faire le calcul des heures supplémentaires de vos employés.
Calculer des heures supplémentaires : que dit la loi ?
Tout d'abord, toute heure effectuée au-delà de la durée de travail hebdomadaire telle que définie par la loi est considérée comme heure supplémentaire : c'est-à-dire toute heure en plus des 35 heures hebdomadaires habituelles. Si le salarié est sur les 39 heures, les 4 dernières heures sont quand même considérées comme supplémentaires. Si le salarié travaille à temps partiel, les heures supplémentaires sont celles effectuées au-delà de la durée mentionnée sur son contrat de travail.
Votre tableau de calcul des heures supplémentaires
Visualisation pour tous vos employés
Décompte hebdomaire
Simple et personnalisable
Télécharger votre fichier
Le calcul des heures supplémentaires s'effectue avec une majoration, il y a deux cas de figure possibles.
- Avec une majoration à 25 % : ce taux ne s'applique qu'aux 8 premières heures supplémentaires. Ainsi, dans le cas d'un travailleur à temps plein, il s'agit de la 36e à la 43e heure.
- Avec une majoration à 50 % : ce taux s'applique pour toutes les heures qui suivent les 8 premières heures supplémentaires : c'est-à-dire à partir de la 44e heure, si le salarié travaille à temps plein.
Exemple : un salarié travaille à temps plein, son taux horaire est de 15 euros bruts et il effectue une semaine de 46 heures. Ainsi, pour calculer sa rémunération pour la semaine, on majore les 8 premières heures supplémentaires à 25 % et les autres heures supplémentaires à 50 %, ce qui nous donne : (35 x 15) + (8 x 15) x 1.25 + (2 x 15) x 1.5 = 720 euros bruts.
Il subsiste cependant certaines limitations pour les heures supplémentaires :
- le salarié ne peut dépasser les 10 heures par jour ;
- le salarié ne peut dépasser les 48 heures par semaine ;
- le salarié ne peut dépasser une moyenne de 44 heures par semaine sur les 3 derniers mois ;
- le salarié ne peut dépasser les 220 heures de travail totales par an ;
- un temps de pause de 20 minutes est obligatoire dès que le salarié a travaillé 6 heures d'affilée.
Quels sont les avantages d'utiliser Excel pour le calcul des heures supplémentaires ?
L'utilisation d'Excel pour le calcul des heures supplémentaires et, de manière générale, l'automatisation de vos calculs avec un outil spécialisé peuvent vous octroyer plusieurs avantages :
- simplifier et automatiser le processus de gestion des heures de travail. : Excel est un outil puissant vous permettant de calculer les heures supplémentaires de vos employés de manière simple et rapide ;
- disposer de l'entièreté de vos données sur une seule et même feuille de calcul, permet une assez bonne visualisation de ces dernières ;
- appliquer facilement les formules de calculs sur plusieurs employés et groupes d'employés ;
- économiser les efforts de l'employeur en facilitant ce processus ;
- assurer la qualité du décompte hebdomadaire.
Quelles sont les limites d'Excel pour le calcul des heures supplémentaires ?
Si Excel offre un bon nombre d'avantages pour le décompte des heures supplémentaires, il présente quand même un certain nombre de limitations.
- La scalabilité horizontale d'Excel peut parfois être assez pauvre, particulièrement si vous encadrez plusieurs équipes avec des horaires de travail différents.
- Un manque d'adaptabilité du logiciel à certains modèles de gestion plus complexes.
- Un outil spécialisé dans la gestion RH et le décompte des heures supplémentaires permet de mieux visualiser les données et vous offre des tableaux de bord avec une synthèse des données globales.
- Excel n'offre pas de fonctionnalité d'alertes relatives aux décomptes d'heures supplémentaires ni de système de notifications.
Comment utiliser Excel pour calculer les heures supplémentaires ?
Il faut d'abord savoir que les heures supplémentaires fonctionnent selon un principe de compensations. En effet, si un employé travaille plus un mardi et qu'il travaille moins un mercredi, les heures additionnelles du mardi ne seront pas comptées comme heures supplémentaires (si le total hebdomadaire n'excède pas les 35 heures bien sûr).
Voici, de façon générale, comment réaliser un tableau Excel pour calculer les heures supplémentaires :
- Créer une nouvelle feuille Excel et nommer les différentes colonnes dont vous aurez besoin. Vous pouvez prendre la première cellule en haut de chaque colonne pour identifier à quoi servira cette dernière.
- Définir un type spécifique pour certaines cellules : cela permet de rejeter certaines valeurs pour des colonnes définies. Par exemple, la colonne des heures hebdomadaires ne peut contenir que des valeurs numériques positives.
- Ajouter une date automatique : Excel vous permet de mettre à jour automatiquement la date. N'oubliez pas de spécifier le format Date pour les cellules concernées et d'ajouter des règles de mise en forme conditionnelles pour les dates à venir.
- Faire le décompte des heures pour chaque employé : vous pouvez utiliser la fonction SOMME d'Excel afin d'additionner automatiquement les heures hebdomadaires.
- Déterminer les heures supplémentaires ainsi que leur majoration : la fonction SI d'Excel est utile pour savoir si l'employé a effectué des heures supplémentaires. Vous pourrez marquer ces dernières automatiquement sur une colonne dédiée.
- Calculer grâce à une formule la rémunération de vos employés, en prenant en compte la majoration des heures supplémentaires.
