La gestion d'un restaurant, c'est avant tout une course contre la montre. Entre la qualité du service, la rentabilité des plats et la fidélisation des clients, une chose doit être irréprochable : le planning de votre équipe. Un planning mal optimisé, c'est la garantie d'heures supplémentaires non budgétées, d'erreurs de paie et, pire, d'une mauvaise expérience collaborateur.
Heureusement, l'époque des feuilles Excel complexes est révolue. Le marché regorge désormais de solutions conçues pour le secteur des Hôtels, Cafés et Restaurants (HCR).
Mais face à l'abondance d'outils, comment choisir la bonne solution pour votre établissement ? Doit-on choisir un spécialiste comme Skello, ou un outil de productivité plus généraliste comme Notion ?
Nous avons comparé pour vous les 7 meilleurs logiciels de planning de restauration en 2025. Que vous cherchiez une solution gratuite pour démarrer ou l'outil ultime pour maîtriser vos coûts, ce guide est fait pour vous.
Comparatif rapide : Quel outil pour votre restaurant ?
Pour vous aider à faire le tri parmi les nombreuses solutions du marché, nous avons analysé les 7 outils les plus utilisés par les restaurateurs en 2025.
Ce comparatif se concentre sur les critères qui impactent directement votre quotidien : le budget réel (au-delà du gratuit), la capacité à gérer la conformité HCR (essentielle pour éviter les prud'hommes) et l'usage le plus pertinent pour chaque logiciel.
Les Spécialistes RH : Pour la Paie et la Conformité HCR
Si votre objectif est de gagner du temps sur la gestion administrative et d'éviter les erreurs de paie, c'est vers cette catégorie qu'il faut vous tourner. Ces outils sont les seuls à intégrer nativement les spécificités de la convention collective HCR.
Skello
Skello est la solution de pilotage RH de référence en Europe pour les équipes de terrain. Plus qu'un simple planning, c'est un outil complet qui va de la création des horaires jusqu'à la préparation de la paie, en passant par le suivi de la rentabilité. Il est conçu pour sécuriser juridiquement les restaurateurs face à la complexité du droit du travail.
Fonctionnalités :
- Smart Planning : Création de plannings optimisés avec alertes de conflits (disponibilités, repos légaux).
- Badges & Absences : Suivi des temps réels via tablette ou mobile pour une fiabilité totale.
- Pilotage financier : Suivi du ratio de masse salariale en temps réel.
- Export Paie : Génération de variables de paie compatibles avec votre logiciel comptable (Silae, Sage, etc.).
Tarifs : Dès 79€/mois avec 14 jours d'essai gratuit.
Idéal pour : Tous les restaurateurs et groupes de restauration qui veulent maîtriser leurs coûts et leur conformité légale, dès qu'ils gèrent plus de 10 employés.
Témoignage utilisateur (Big Mamma) : "Avant Skello, c'était 5 jours de paie par mois, maintenant c'est 2 heures. C'est un gain de temps inestimable pour nos managers qui peuvent se concentrer sur le service."
Agendrix
Venu du Canada, Agendrix est un logiciel de gestion d'horaires qui mise tout sur la simplicité d'utilisation et l'expérience employé. Il est très apprécié pour sa fluidité et ses fonctionnalités de communication interne.
Fonctionnalités :
- Planification en ligne rapide et simple.
- Gestion des demandes de congés et remplacements.
- Pointage des heures via mobile ou tablette.
- Communication interne via l'application.
Tarifs : Environ 3€ / utilisateur / mois (Plan "Planificateur") + coût additionnel pour le module de pointage.
Idéal pour : Les managers qui cherchent avant tout à fluidifier la communication et les échanges de shifts, sans avoir besoin d'un pilotage financier poussé.
Témoignage utilisateur : "L'application est tellement simple que mes serveurs l'ont adoptée en une journée. Fini les SMS le dimanche soir pour savoir qui travaille lundi."
Les Outils Gratuits : Pour Démarrer sans Budget
Ces solutions sont parfaites pour les micro-structures qui ont un budget serré ou pour ceux qui viennent de se lancer. Cependant, elles nécessitent un effort manuel important et ne gèrent pas la conformité légale HCR.
Excel (et Google Sheets)
Le bon vieux tableau Excel (ou Google Sheets) est l'outil utilisé par défaut dans la restauration. Il offre une liberté totale de personnalisation des colonnes et des couleurs.
Fonctionnalités :
- Liberté de mise en forme (colonnes, couleurs).
- Partage en ligne (pour Sheets) entre managers.
- Formules simples de calcul d'heures.
Conseil : Vous pouvez trouver des modèles gratuits de planning de restauration sur Excel ou Sheets. Utilisez ces outils uniquement pour des équipes de moins de 5 personnes. Au-delà, le temps passé à vérifier les heures et les erreurs de paie annule le gain du "gratuit".
Google Calendar
Google Calendar est idéal pour une simple visibilité et la communication. Cette solution permet de créer rapidement des événements partagés pour indiquer qui travaille quand.
Fonctionnalités :
- Partage facile avec tous les employés.
- Rappel des shifts.
- Accès sur mobile.
Idéal pour : Transmettre le planning aux équipes en un coup d'œil, sans aucune intention de suivre les heures réelles ou préparer la paie.
Les Outils de Productivité : Pour Gérer le Restaurant comme un Projet
Ces logiciels ne sont pas des outils de planning RH à l'origine, mais des plateformes de gestion de projet. Ils sont excellents pour organiser tout ce qui se passe autour du service (inventaires, maintenance, marketing).
Notion
Notion est une plateforme de travail tout-en-un, Notion est un espace modulable qui permet de créer des bases de données, des wikis, des notes, et des tableaux. Il est très apprécié pour sa flexibilité.
Fonctionnalités :
- Base de connaissances : Centraliser les fiches techniques des recettes, les procédures d'ouverture/fermeture.
- Planning simple : Possibilité de créer un calendrier d'équipe pour la visibilité des shifts.
Asana
Outil de gestion de projet axé sur les tâches et les flux de travail. Asana excelle pour s'assurer que chaque étape d'un projet est attribuée et suivie.
Contenu clé :
- Gestion des ouvertures/fermetures : Créer des checklists récurrentes attribuées à chaque responsable.
- Projets ponctuels : Planifier l'arrivée d'une nouvelle carte ou des travaux de rénovation.
Monday.com
Plateforme de gestion des opérations très visuelle. Monday est souvent utilisé par des groupes qui ont besoin de tableaux de bord clairs pour suivre les performances de plusieurs établissements simultanément.
Contenu clé :
- Pilotage de groupe : Suivi centralisé des chiffres clés, des budgets marketing et des projets opérationnels dans plusieurs restaurants.
Quels sont les critères de choix pour choisir un outil de planification pour son restaurant ?
Le choix de votre logiciel de planning ne doit pas se faire à la légère. Il impactera votre rentabilité, votre conformité et la satisfaction de vos équipes. Utilisez ces trois règles pour prendre votre décision :
1. La Règle de la Paie : Automatisation ou Souffrance ?
Critère décisif : L'automatisation de l'export de paie.
Si votre priorité est de dire adieu aux ressaisies manuelles et aux erreurs, un logiciel spécialisé comme Skello ou Agendrix est obligatoire. Ils gèrent la transition entre les heures pointées, les règles HCR et le bulletin de paie sans effort.
Si vous êtes prêt à passer des heures à vérifier les temps de travail sur Excel et à les reporter manuellement, les outils gratuits ou de productivité (Notion, Asana) peuvent suffire.
2. La Règle du Budget : Quel Coût Total de Possession (CTP) ?
Critère décisif : Le temps passé à gérer l'outil, au-delà du prix d'abonnement.
Moins de 50€/mois de budget pour le planning : Restez sur Google Sheets ou l'offre de base d'Agendrix (pour les petites équipes). Attention : le coût du temps passé par le manager pour gérer les erreurs est votre CTP caché !
Prêt à investir pour gagner du temps : Optez pour Skello. L'économie sur les erreurs de paie et le temps de gestion des managers justifie l'investissement. Les managers se recentrent sur la salle et la cuisine.
3. La Règle de l'Organisation : Centraliser l'information
Critère décisif : Votre besoin de centraliser d'autres informations que le planning.
Besoin de centraliser les recettes et les procédures : Choisissez Notion pour créer votre base de connaissance restaurant. Vous devrez ensuite le coupler à un outil RH pour le planning et la paie.
Besoin de tout centraliser (planning, temps, absences, paie) : Choisissez Skello, qui a été conçu pour l'écosystème RH complet de la restauration.
FAQ : Vos questions sur le planning de restauration
Quel est le meilleur logiciel de planning gratuit pour restaurant ?
Le meilleur outil gratuit est Google Sheets (ou Excel). Il vous permet de personnaliser vos plannings à l'infini. Cependant, nous le recommandons uniquement pour les équipes de moins de 5 personnes. Au-delà, le risque d'erreurs légales HCR et le temps de gestion deviennent trop coûteux. Vous pouvez aussi profiter des essais gratuits proposés par les logiciels spécialisés.
Peut-on faire un planning restaurant sur Excel ?
Oui, mais ce n'est pas recommandé. Il est possible de faire un planning visuel sur Excel. En revanche, Excel ne gère pas automatiquement la conformité légale HCR (temps de pause obligatoires, calcul des majorations d'heures supplémentaires, etc.). Toute erreur peut entraîner un redressement ou un litige aux Prud'hommes. Pour la paie, un logiciel RH dédié est indispensable.
Notion est-il adapté pour un planning d'équipe ?
Oui pour la visibilité, non pour la paie et le pointage. Notion est excellent pour visualiser le planning et communiquer les horaires. Il est insuffisant pour :
- Le pointage des heures réelles.
- Le calcul des absences/congés selon les règles HCR.
- L'export fiable des données de paie.
Quel outil pour gérer les extras en restauration ?
Les outils spécialisés comme Skello sont les mieux adaptés pour gérer les extras. Ils permettent de :
- Créer rapidement un shift d'extra.
- Envoyer une proposition par SMS ou via l'application.
- Suivre les heures réellement travaillées par l'extra.
- Intégrer ces heures dans la paie en respectant la législation.
Prêt à gagner 15h par mois sur votre gestion RH ?
Le choix d'un logiciel de planning de restauration est stratégique. Entre la conformité légale et l'optimisation des coûts de personnel, l'enjeu est de taille.
Si votre restaurant grandit et que vous souhaitez passer moins de temps sur Excel et plus de temps avec vos équipes, il est temps d'opter pour une solution comme Skello pour planifier vos équipes simplement et de maîtriser vos coûts en centralisant la gestion des temps, des absences, et la préparation de la paie.
