Gérer le planning de votre restaurant, c'est trouver, chaque semaine, le bon équilibre entre qualité de service, contraintes légales et masse salariale.
Le tout avec des équipes souvent sollicitées, des imprévus de dernière minute et des périodes de rush difficiles à anticiper.
Un planning clair et bien construit vous aide à assurer un service fluide, à limiter la fatigue des équipes et à réduire le risque d'erreurs sur la paie ou le temps de travail.
À l'inverse, un planning approximatif se traduit vite par du stress, du turnover et des coûts cachés.
Dans cet article, vous trouverez des exemples de plannings en restauration et des modèles Excel prêts à l'emploi, ainsi qu'une méthode simple pour les adapter à votre établissement, que vous gériez une brasserie ou un restaurant traditionnel.
Téléchargez nos modèles Excel pour créer le planning de votre restaurant
Organisez efficacement vos équipes avec ces modèles prêts à l'emploi, adaptés aux restaurants de toutes tailles.
Ils vous permettent de structurer rapidement votre semaine, d'éviter les erreurs et de vous concentrer sur l'essentiel : la qualité de service.
Voici les trois formats que nous mettons à votre disposition, adaptés aux besoins des restaurants de toutes tailles.
Modèle 1 : Standard (idéal pour les petites équipes de moins de 10 personnes)
Conçu pour les établissements avec une équipe réduite, ce modèle contient :
- des colonnes claires par poste,
- un calcul automatique des heures travaillées,
- une vue simple des présences pour chaque service.
Modèle 2 : Avancé (multi-postes, coupures et conformité légale intégrée)
Ce fichier s'adresse aux restaurants ayant :
- plusieurs postes (cuisine, salle, bar, plonge…),
- des horaires en continu et en coupure,
- besoin de vérifier le respect des temps de repos et des durées maximales.
Modèle 3 : Planning prêt à imprimer (PDF conforme à l'affichage obligatoire)
Pensé pour l'affichage en salle de pause ou en cuisine, ce modèle est :
- vierge,
- lisible,
- conforme aux exigences réglementaires pour l'affichage du planning.
Comment faire un planning en restauration : Méthode en 4 étapes
Créer un planning efficace est un vrai travail d'équilibriste qui consiste à anticiper votre activité, respecter le cadre légal et assurer une bonne qualité de service, tout en préservant vos équipes.
Voici une méthode simple en 4 étapes pour construire un planning fiable chaque semaine.
1. Lister les besoins et les disponibilités
Commencez par définir clairement votre besoin réel en personnel. Deux éléments doivent guider cette première étape :
- le volume d'activité prévu (réservations, historique des semaines précédentes, météo, saisonnalité),
- le ratio couverts / serveur.
En brasserie, un ratio courant est 1 serveur pour 20 couverts. Dans un restaurant traditionnel avec un service plus poussé, vous pouvez descendre à 1 pour 12 à 15 couverts.
Ajoutez ensuite les compétences requises : tenue d'un rang, gestion du bar, maîtrise de la caisse, expérience en plonge ou en mise en place.
Enfin, croisez ces besoins avec les disponibilités réelles de vos collaborateurs : contrats, temps partiel, indisponibilités, contraintes personnelles.
2. Construire la trame : le squelette du planning
Posez les fondations de votre semaine en identifiant les postes indispensables dont dépend le bon déroulement du service :
- chef de cuisine,
- chef de rang,
- barman,
- responsable de salle…
Placez-les d'abord, puis complétez avec les autres rôles.
Ensuite, organisez les coupures, un point particulièrement sensible en restauration. Leur position doit permettre :
- un temps de repos suffisant,
- une amplitude compatible avec le cadre légal,
- une répartition équitable entre les membres de l'équipe.
Une trame claire facilite ensuite l'ajout des extras ou des remplacements ponctuels.
3. Respecter le cadre légal : un point critique
Le secteur de la restauration possède des contraintes légales strictes, souvent sources d'erreurs quand on prépare son planning à la main.
Voici les règles essentielles :
- 11 heures de repos minimum entre deux services,
- 48 heures maximum par semaine (44 heures en moyenne sur 12 semaines),
- affichage du planning au moins 7 jours à l'avance,
- respect des amplitudes horaires,
- intégration des éventuels jours fériés et heures de nuit.
Un planning non conforme peut entraîner des sanctions, mais aussi générer de la fatigue et une perte d'efficacité en salle ou en cuisine.
Mieux vaut contrôler ces points dès la conception du document.
4. Communiquer et valider le planning
Une fois finalisé, le planning doit être partagé et accessible à tous.
Deux canaux sont à privilégier :
- l'affichage physique en cuisine ou dans l'espace de pause,
- l'envoi digital (application, email, SMS selon vos habitudes).
Cette double diffusion évite les malentendus et limite les demandes de dernière minute.
Vous pouvez également prévoir un moment rapide chaque semaine pour vérifier que l'équipe a bien pris connaissance des horaires.
Exemples de planning en restauration commentés (cas pratiques)
Les exemples ci-dessous vous permettent de visualiser concrètement l'organisation d'une semaine type en restauration.
Ils mettent en lumière les postes clés, les amplitudes horaires et les zones à surveiller pour garantir la conformité et le confort de travail.
1. Le planning "continu" (brasserie)
Ce fonctionnement repose sur deux équipes qui se relaient sans coupure prolongée, idéal pour les brasseries avec un flux régulier toute la journée.
Voici un exemple de répartition :
Sur cet exemple de planning :
- La répartition est fluide : une équipe couvre la journée, l'autre prend le relais le soir.
- Le commis assure un support continu le matin, ce qui évite un trou dans la production.
- Attention toutefois aux temps de repos : la plonge et le chef de rang ont une amplitude importante, qu'il faut vérifier au regard du cadre légal.
- Le modèle fonctionne bien pour les volumes réguliers, mais nécessite une bonne anticipation pour les pics d'activité.
2. Le planning "coupure" (restaurant traditionnel)
Ce format est courant dans les restaurants gastronomiques ou traditionnels.
Il repose sur un service midi, une coupure, puis un service soir.
À propos de cet exemple de planning :
- La coupure centrale est de 3h30 à 4h, un standard fréquent permettant de respecter l'équilibre entre repos et amplitude.
- Les amplitudes doivent être surveillées : certains postes dépassent 9h par jour, ce qui impose des temps de repos stricts avant le lendemain.
- Ce type de planning est efficace pour maintenir une équipe stable entre les deux services, mais attention aux risques de fatigue sur les longues amplitudes.
Excel vs logiciel de planning : quel outil faut-il utiliser ?
Le bon outil dépend de la taille de votre équipe et de la complexité de vos horaires.
Voici un comparatif factuel pour vous aider.
Excel : une solution simple mais limitée
Excel reste largement utilisé, notamment pour :
- les restaurants de moins de 10 salariés,
- les plannings peu variables,
- les équipes sans coupures multiples.
Mais il présente des limites importantes :
- forte dépendance à la saisie manuelle,
- risque élevé d'erreurs (repos non respectés, doublons, mauvaises formules),
- perte de temps pour les ajustements hebdomadaires.
Logiciel de planning : indispensable dès que le rythme s'intensifie
Un outil dédié, comme Skello, devient incontournable quand :
- l'équipe dépasse 10 salariés,
- les horaires incluent des rotations, des extras ou des coupures,
- la conformité légale est difficile à garantir manuellement.
Les avantages de ce type de logiciel spécialisé :
- automatisation des calculs,
- alertes en cas de non-respect du droit du travail,
- communication instantanée avec l'équipe,
- visibilité en temps réel sur la masse salariale.
Comparatif Excel VS logiciel
Excel suffit pour démarrer, mais dès que les plannings deviennent complexes, un logiciel spécialisé permet de gagner du temps, réduire les risques et améliorer la qualité de vie des équipes.
Skello : Une solution dédiée pour automatiser vos plannings restauration
Dans la restauration, les plannings changent vite : coupures, extras, saisonnalité, remplacements de dernière minute…
Gérer tout cela manuellement devient rapidement chronophage.
Skello a été conçu pour absorber cette complexité tout en sécurisant votre organisation quotidienne. Et ce n'est pas un tableur Excel "augmenté", c'est bien plus :
Conformité HCR intégrée par défaut
Skello intègre automatiquement les règles de la Convention Collective HCR.
Concrètement, cela signifie que le logiciel :
- contrôle les temps de repos de 11h,
- alerte si un salarié dépasse les 48h hebdomadaires,
- prend en compte les jours fériés,
- signale les amplitudes trop longues ou les coupures mal positionnées.
Vous évitez ainsi des erreurs qui peuvent coûter cher, tout en assurant un environnement de travail plus équilibré pour votre équipe.
Un gain de temps opérationnel au quotidien
Skello permet de créer un planning complet en quelques clics grâce à :
- la duplication de semaines types,
- la visualisation immédiate des disponibilités de vos équipes,
- les ajustements rapides pour anticiper les imprévus.
Une fois le planning validé, il est envoyé instantanément aux employés via l'application mobile.
Plus besoin de jongler avec des captures d'écran ou des conversations répétées : chaque collaborateur reçoit son planning mis à jour, au bon moment.
Suivi de la rentabilité et des heures réellement travaillées
Skello met à disposition un tableau de bord pour suivre vos ratios de masse salariale en temps réel.
Vous visualisez immédiatement l'impact d'un ajout de shift ou d'un extra sur vos coûts.
La badgeuse digitale compare automatiquement les heures planifiées avec les heures réellement effectuées. Vous gagnez en précision et limitez les écarts entre prévisionnel et réalité du terrain.
Une paie simplifiée et fiable
Les éléments variables de paie sont générés automatiquement par Skello :
- heures majorées,
- travail du soir ou de nuit,
- avantages en nature repas,
- extras, absences, retards.
Vous pouvez ensuite exporter ces données en un clic vers votre logiciel de paie. Tout est centralisé, à jour, et cohérent.
Un véritable assistant RH, pas un simple tableau amélioré
Contrairement à Excel, Skello gère toute la complexité administrative des restaurants :
- plannings en coupure,
- renforts en saison haute,
- renforts du week-end,
- rotation des postes,
- gestion des extras.
Le logiciel sécurise vos obligations, fluidifie la communication interne et vous libère plusieurs heures par semaine pour vous concentrer sur vos clients et votre équipe.
Skello est conçu pour accompagner la réalité du terrain, réduire la charge mentale du gérant et offrir un cadre plus clair aux collaborateurs.
Les 5 erreurs qui vous coûtent cher (et comment les éviter)
Même avec de l'expérience, certains pièges reviennent régulièrement dans les plannings de restauration.
Leurs conséquences peuvent être importantes : fatigue, erreurs en salle, tensions dans l'équipe ou même risques juridiques.
Voici les cinq erreurs les plus fréquentes, et comment les corriger facilement :
1. Sous-estimer le temps de mise en place et de nettoyage
Ces temps sont souvent compressés pour "faire tenir" le planning, mais ce sont des moments clés du service.
Les raccourcir entraîne :
- des retards en cuisine ou en salle,
- une équipe sous pression dès l'ouverture,
- une qualité de service inégale.
Prévoyez explicitement ces temps dans le planning, et ajustez selon le niveau d'activité prévu.
2. Ignorer les temps de repos obligatoires
Un non-respect des 11 heures de repos minimales entre deux services vous expose à des risques prud'homaux.
Au-delà des aspects légaux, cela génère de la fatigue cumulée et une baisse d'efficacité, avec un risque d'augmentation des erreurs.
Vérifiez systématiquement les amplitudes, surtout lors des coupures et des remplacements de dernière minute.
3. Travailler en "planning de dernière minute"
Un planning communiqué trop tard est l'une des principales causes de turnover dans la restauration. Cela entraîne :
- des difficultés personnelles pour vos collaborateurs,
- un sentiment d'instabilité,
- davantage d'absences imprévues et de demandes d'échange de shifts.
Publiez le planning au moins 7 jours avant, conformément au cadre légal. Maintenez un rythme de communication régulier.
4. Ne pas anticiper les congés et les absences
Un congé posé tard ou une absence non anticipée peut désorganiser complètement une journée de service.
Cela se traduit souvent par :
- une surcharge pour le reste de l'équipe,
- une qualité de service dégradée,
- un stress inutile pour le manager.
Suivez une vision mensuelle ou hebdomadaire des absences et prévoyez systématiquement une marge de manœuvre pour les périodes de forte activité.
5. Oublier l'équité dans la répartition des shifts
Les soirées, les week-ends et les jours fériés ne peuvent pas toujours être plaisants, mais ils doivent rester équitables. Une répartition injuste crée vite des tensions internes.
Assurez-vous que chaque membre de l'équipe bénéficie d'une alternance équilibrée entre les ouvertures et fermetures, les services du week-end, les périodes hautes et plus calmes.
En évitant ces erreurs courantes, vous améliorez non seulement la qualité de service, mais aussi la motivation et la fidélité de votre équipe.
FAQ
Quel est le délai légal pour donner le planning en restauration ?
Le planning doit être communiqué au moins 7 jours à l'avance, sauf accord collectif prévoyant un délai différent. Ce délai permet aux équipes d'organiser leur vie personnelle et limite les demandes d'échanges de shifts.
Comment calculer le nombre de serveurs nécessaires ?
Deux méthodes simples existent :
Par nombre de couverts : en brasserie, 1 serveur pour environ 20 couverts ; en service traditionnel, plutôt 1 pour 12 à 15 couverts.
Par chiffre d'affaires : certaines équipes utilisent un ratio basé sur le CA par employé pour ajuster les effectifs selon l'activité prévue (ex : CA prévisionnel à 1M€ / an ; environ 8-9 serveurs si 1 serveur pour 120K€).
Est-il obligatoire d'afficher le planning ?
Oui. Le code du travail impose un affichage clair et accessible dans l'établissement (cuisine, salle de pause…).
En cas de contrôle, un planning absent ou non conforme peut entraîner des sanctions.
Excel suffit-il pour gérer une équipe de 15 personnes ?
Ce n'est pas recommandé.
Au-delà de 10 salariés, les risques d'erreurs, de non-respect du droit du travail et de surcharge de travail augmentent fortement.
Un logiciel spécialisé permet d'automatiser les contrôles et de gagner plusieurs heures par semaine.
Comment gérer les coupures dans le planning ?
Il faut respecter les amplitudes maximales et garantir un minimum de 11 heures de repos entre deux services.
Une coupure doit être suffisamment longue pour éviter une amplitude excessive, tout en restant compatible avec l'activité du restaurant.
Conclusion
Structurer un planning efficace, conforme et équilibré est essentiel pour assurer la qualité du service et préserver votre équipe.
Avec les bons outils, cette organisation devient plus simple : gagnez du temps et sécurisez votre gestion RH en testant gratuitement Skello.
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