Comment faire un planning de restauration sur Excel ?

Le planning de la restauration répond à de très nombreux critères d’heures de travail, d’heures de repos et de récupération, et les remplacements qui vont avec. La gestion des plannings est une étape obligatoire sur le plan légal. Pour autant, quel outil utiliser pour parvenir à des emplois du temps simples à utiliser et à partager ? Excel est-il l’outil le plus pratique ou d’autres solutions sont-elles plus simples ?

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⚡️La gestion de planning en restauration, un travail impondérable 

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Le travail d’équipe, l’arrivée des fournisseurs le matin, les remplacements… un restaurant demande une forte organisation pour que les journées tournent parfaitement. Le but est aussi que les clients soient bien servis (avec l’espoir d’une note 5 étoiles). Pour cela, il est indispensable de mettre en place une organisation basée sur une méthode inscrite et communiquée aux collaborateurs permanents, extra et saisonniers, en cuisine, en salle et à l’administratif. 

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Au moins 8 jours à l’avance, il faut les informer pour qu’ils soient plus opérationnels et organisent leur vie personnelle en fonction de cela. A noter que le responsable est tenu d'afficher obligatoirement dans le restaurant le planning des heures de travail des salariés. Cette précision et le délai d’information sont d’autant plus importants que la pénurie de talents dans la restauration est notamment due aux problématiques de coupures entre chaque service et plus largement à l’amplitude horaire.

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Mais un planning de restauration est d’autant plus difficile à organiser que le secteur est soumis à des variations d’activités, parfois prévisibles à l’avance et parfois non. Dans tous les cas, il s’agit d’anticiper au maximum afin de faire face aux contretemps et ainsi éviter des changements de planning au dernier moment.

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🤓 Quels sont les éléments déterminants d’un planning de restauration ?

Avant tout, un planning vise la bonne organisation d’un restaurant par le respect, l’équilibre et le comptage des :

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• Heures travaillées
• Heures de repos et de récupération
• Coupures
• Horaires de nuit
• Heures supplémentaires
• Congés

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👉 Rappel des heures de travail en HCR

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Les salariés de la restauration, selon leur convention collective, travaillent jusqu’à 39 heures par semaine, avec un maximum de 48h sur 12 semaines, et de 46h pour les entreprises restées à 37 heures. 

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La convention collective HCR parle aussi de temps de travail absolu, soit pour une semaine isolée, 52 heures pour les entreprises à 39 heures et 50 heures pour les entreprises à 37 heures.

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Ce qui laisse une grande marge de manœuvre aux employeurs. Mais c’est aussi un élément d’insatisfaction des salariés qui cherchent justement à obtenir plus de temps libre et moins de coupures entre le service du midi et celui du soir. D’où l’importance de déterminer un planning équilibré. 

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Dans tous les cas, les salariés doivent bénéficier de 2 jours de repos par semaine, consécutifs ou non.

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🔄 Comment concevoir un planning de restauration cohérent ? 

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Pour concevoir un planning pertinent, à la fois pour la qualité du restaurant et le bien-être des salariés, vous devez prendre en considération toutes les activités et missions puis effectuer la répartition des tâches de manière précise : en cuisine, en salle, dans les lieux annexes :

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• La gestion des livraisons / fournisseurs
• La préparation des ingrédients
• La préparation des plats
• Le service en salle 
• Le service à emporter
• Les réservations
• La prise de commandes
• L’encaissement
• L’entretien
• La gestion administrative et RH
  
  

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Si vous débutez dans la gestion d’un restaurant, vous aurez besoin de connaître ces différents aspects au cours d’une formation. Par exemple, les franchises l’apportent directement à leurs gérants, lesquels ont ainsi une méthode d’organisation clé en main.

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🤹 L’annualisation du temps de travail dans la restauration

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En raison des périodes d’activité plus ou moins intenses, le secteur de la restauration, comme d’autres, bénéficie de l’annualisation des heures de travail.

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Dans un planning, sur Excel ou un autre logiciel, cela permet de répartir équitablement sur l’année la totalité des heures, avec une amplitude plus ou moins importante selon les périodes de rush à la saison estivale et les périodes de calme en plein hiver (ou inversement).

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Ainsi, comme le stipule la convention collective après accord : « La durée du travail peut varier sur tout ou partie de l'année dans la limite du plafond annuel de 1 755 heures (entreprises à 39 heures) ou 1 665 heures (entreprises à 37 heures) à compter de la date d'application de l'accord. »

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🥇 Le bénéfice d’un planning de qualité

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Au travail en lui-même, vous devez ajouter dans votre organisation tous les aspects de gestion de clientèle et de satisfaction qui sont, comme votre cuisine, des éléments indispensables de votre réputation et de votre bonne notation sur les sites d’avis en ligne comme TripAdvisor, The Fork ou tout simplement Google. 

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Notez ainsi qu’un planning parfaitement maîtrisé augmentera l’expérience collaborateur, laquelle rejaillira sur l’expérience client. Mécaniquement, des salariés heureux sont plus à même d’être courtois et serviables envers les clients. Cette théorie porte même un nom, la Symétrie des Attentions©

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📅 Quels sont les outils de planification disponibles ?

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Regardons de plus près quelles sont les solutions de planning, à commencer par Excel.

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Excel, l’outil hégémonique

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Excel de Microsoft fait partie de la suite Office bien connue de tous avec Word comme premier logiciel de traitement de texte. Le tableur d’Excel est quant à lui un dispositif très abouti de calcul qui peut aussi servir uniquement à dresser des listes. Et c’est d’ailleurs pour sa polyvalence que les entreprises l’utilisent si souvent. 

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Mais ce sont avant tout les personnes les plus avancées techniquement qui parviennent à l’utiliser à sa pleine puissance de calcul. Les gérants de restaurants n’ont évidemment pas besoin d’un tel mastodonte pour parvenir à créer un planning.

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Excel et les plannings de restauration

‍Comme beaucoup de restaurateurs ou de services RH de restaurant, vous cherchez en ligne un modèle Excel disponible pour votre planning et le calcul de vos heures. Si cela peut sembler évident au début pour s’organiser, ce logiciel pose vite des limites si l’on n’en connaît pas toutes les subtilités. Ce qui suppose :

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👉 Une saisie chronophage des heures, des changements de shifts, des congés, etc.

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👉 Une collaboration difficile : certes il existe aujourd’hui une version collaborative sur le cloud, mais encore faudrait-il que les salariés soient équipés, ce qui n’est pas pertinent en restauration

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👉 Des problèmes de lisibilité sur le long terme : une suite de tableaux devient rapidement difficile à déchiffrer 

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👉 Une complexité au niveau des formules : pour utiliser Excel ne serait-ce qu’à 50 % de sa puissance, il faut suivre une formation

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👉 Un manque d’accompagnement : avec Excel, un restaurateur ne peut pas faire appel à Microsoft pour l’aider dans son planning !

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La question du décompte des heures et de la paie sur Excel

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Nécessairement, la création de votre planning de restauration a pour effet de calculer les heures et par conséquent d’adapter la paie. Toutes vos variables (heures travaillées, chômées, heures supplémentaires, repos, retard, congés, maladie…) déterminent le montant final inscrit sur vos bulletins de salaire. 

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Sur Excel, une fois encore, ce type de calcul doit être précédé d’une formation adaptée. A cela s’ajoute la problématique de la saisie. Elle peut paraître anodine, mais des minutes mises bout à bout représentent une charge de travail importante. 

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Ainsi, selon Salesforce, 69 % des salariés les plus performants dans la vente sont ceux qui ont automatisé cette tâche chronophage, contre 46 % des vendeurs les moins performants. Et pour cause, cela offre un gain de temps permettant une meilleure prise en charge des attentes de la clientèle.

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👋 Quelles sont les alternatives à Excel pour créer un planning en restauration ?

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Eh oui, Excel n’est pas la seule solution pour faire son planning de restaurant et calculer, entre autres critères, les heures travaillées !

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🙅Pourquoi quitter Excel ?

Excel est un logiciel puissant pour les calculs, mais il n’apporte pas que des avantages dans le domaine de la planification. S’il demeure un outil de référence, notamment dans les petites entreprises, beaucoup d’autres ont compris, non pas ses limites, mais son champ d’action trop vaste et son manque de support en cas de besoin sur son secteur.

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Depuis que les applications ont conquis les smartphones et les tablettes, les utilisateurs cherchent avant tout la simplification et l’aspect ludique des logiciels. Pour un planning de restaurant, cela permet d’améliorer l’expérience collaborateur et par conséquent de limiter le turnover si dommageable à l’équilibre d’une équipe.

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Pour les entreprises et les DRH, la gestion d’un planning autrement que par Excel est l’occasion d’utiliser un logiciel SaaS sur le cloud facile à prendre en main et beaucoup plus agile et collaboratif. 

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Si bien que faire le choix de quitter Excel s’intègre dans une véritable stratégie de transformation pour l’organisation de votre restaurant : 

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👉 Les équipes, de plus en plus jeunes et souvent digital natives, veulent un outil de gestion qui les rendra autonomes et leur permettra d’interagir avec vous pour leurs demandes de congés par exemple.

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👉 L’organisation du travail et la planification sont simplifiées par un outil disponible partout et ultra collaboratif

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👉 Contrairement à Excel, vous bénéficiez d’un véritable support, surtout si vous choisissez une solution avec des experts qui connaissent votre convention collective et vos contraintes 

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👉Les logiciels de planification sur le cloud sont pour la plupart personnalisables, vous permettant de les modeler selon vos propres obligations et l’attente de vos collaborateurs.

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Les 3 principaux avantages d’une solution SaaS de planification pour votre restaurant

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• L’accès à des plannings actualisés en temps réel pour le confort de l’équipe et la sérénité RH
• La communication multicanale : application mobile, ordinateur, SMS
• Une utilisation simplifiée et intuitive avec des modèles de planning de restaurant préétablis, une automatisation des calculs à l’écran et un design agréable et moderne

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De plus, comme toutes les solutions SaaS sur le cloud, un logiciel de gestion de planning et de personnel de ce type ne demande aucun prérequis pour l’installation ni de formation. Mieux encore, vous n’avez rien à installer : un abonnement, un accès sécurisé, et vous pouvez commencer ! 

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🥳 Envisagez Skello pour votre planning de restaurant

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Certes, il existe de multiples logiciels de gestion de planning du personnel qui concurrencent Excel. Pour autant, savez-vous qu'il en existe un particulier, disponible sur ordinateur, smartphone et tablette, qui est entièrement compatible avec la convention collective de l'hôtellerie restauration ? 

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Mieux encore, Skello est personnalisable pour les restaurants en tant que tels et les solutions d'hébergement. De cette façon, vous bénéficiez d'une solution pensée pour votre activité et pour vos collaborateurs et vous profitez d'un suivi de votre pilotage RH et de la gestion de vos équipes dédié.

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Face aux problématiques que connaît le secteur de l'hôtellerie-restauration (pénurie de personnel, attractivité, horaires), Skello est pleinement investi dans la conception et l’amélioration continue d’une solution adaptée qui permet une meilleure expérience collaborateur. 

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Par le côté collaboratif de l’outil, elle apporte plus de flexibilité et de satisfaction de part et d’autre. Sur le web ou sur l’application mobile, il suffit d’un clic pour visualiser le planning et annoncer ses disponibilités, ainsi qu’échanger des shifts avec des collègues, ce qui facilite ensuite la création du planning.

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De cette manière, les RH conservent la main sur l’emploi du temps, tout en prenant en considération les besoins des salariés. Pour la marque employeur, il s’agit là d’un avantage certain pour attirer des talents en cuisine et en salle. Vous pouvez dès lors proposer une organisation plus flexible.

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Notez par ailleurs que Skello vous permet de gérer le planning de plusieurs restaurants en même temps, notamment si vous êtes propriétaire d’une chaîne ou DHR d’un groupe de franchises. 

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Pour les restaurants comme pour toutes les entreprises, la transformation digitale passe aussi par le choix d’outils de planification simples à utiliser et collaboratifs. En cela, Excel ne s’impose plus comme un logiciel de planning pour restaurant incontournable et vous avez tout à gagner (performance, marque employeur) à opter pour une solution adaptée.