Pourquoi la gestion des plannings en restauration est un défi quotidien
Le secteur de la restauration impose des contraintes organisationnelles uniques : arrivée des fournisseurs dès l'aube, services du midi et du soir avec leurs pics d'affluence, gestion des extras et saisonniers, remplacements de dernière minute. Chaque journée doit tourner comme une horloge pour garantir la satisfaction client et décrocher les précieuses 5 étoiles sur les plateformes d'avis.
L'obligation légale d'affichage et de communication
La loi impose d'informer les salariés de leur planning au moins 8 jours à l'avance. Le responsable est également tenu d'afficher obligatoirement dans le restaurant les horaires de travail. Cette exigence de transparence est d'autant plus cruciale que la pénurie de talents dans le secteur est directement liée aux problématiques de coupures et d'amplitude horaire.
La variabilité de l'activité : un casse-tête permanent
Rush estival, périodes creuses hivernales, événements imprévus... Un planning de restauration doit absorber des variations d'activité parfois prévisibles, parfois totalement inattendues. L'anticipation devient la clé pour éviter les changements de planning au dernier moment, source majeure de frustration pour les équipes.
Les éléments indispensables d'un planning de restauration conforme
Avant de créer votre planning sur Excel ou tout autre outil, vous devez maîtriser les composantes essentielles à intégrer pour respecter la convention collective HCR.
💡 Le saviez-vous ? L'annualisation des heures de travail permet de répartir équitablement la charge sur l'année. Comme le stipule la convention collective : « La durée du travail peut varier sur tout ou partie de l'année dans la limite du plafond annuel ».
Comment concevoir un planning de restauration cohérent et efficace
La création d'un planning pertinent nécessite de cartographier l'ensemble des activités et missions de votre établissement, puis d'effectuer une répartition précise des tâches.
Les postes et missions à intégrer
Votre planning doit couvrir l'intégralité des opérations :
- Gestion des livraisons et relations fournisseurs
- Préparation des ingrédients et mise en place
- Préparation et envoi des plats
- Service en salle et à emporter
- Gestion des réservations et prise de commandes
- Encaissement et clôture de caisse
- Entretien et nettoyage
- Gestion administrative et RH
L'impact direct sur l'expérience client
Un planning parfaitement maîtrisé améliore l'expérience collaborateur, qui rejaillit mécaniquement sur l'expérience client. Cette théorie porte un nom : la Symétrie des Attentions. Des salariés satisfaits de leurs horaires sont plus enclins à offrir un service courtois et attentionné, ce qui impacte directement vos avis sur TripAdvisor, The Fork ou Google.
Excel pour les plannings de restauration : avantages et limites
Microsoft Excel reste l'outil de référence pour de nombreux restaurateurs. Sa polyvalence et son accessibilité en font un choix naturel pour débuter. Cependant, ses limites apparaissent rapidement dans un contexte opérationnel exigeant.
Les atouts d'Excel pour démarrer
AvantageDescriptionAccessibilitéPrésent sur la plupart des ordinateurs via la suite OfficeFlexibilitéCréation de tableaux personnalisés selon vos besoinsCoût initialPas d'investissement supplémentaire si déjà équipéCalculs automatiquesFormules pour totaliser les heures par employé
Les limites concrètes d'Excel en restauration
Si Excel peut sembler évident au départ, le logiciel pose rapidement des difficultés opérationnelles :
- Saisie chronophage : chaque modification d'horaire, changement de shift ou demande de congé nécessite une intervention manuelle
- Collaboration limitée : même avec la version cloud, équiper tous les salariés n'est pas pertinent en restauration
- Lisibilité dégradée : une suite de tableaux devient rapidement illisible sur le long terme
- Complexité des formules : exploiter ne serait-ce que 50 % de la puissance d'Excel nécessite une formation
- Absence de support métier : Microsoft ne vous accompagnera pas sur les spécificités de la convention HCR
Le décompte des heures et la paie : le talon d'Achille d'Excel
La création du planning entraîne automatiquement le calcul des heures et l'adaptation de la paie. Toutes vos variables – heures travaillées, chômées, supplémentaires, repos, retards, congés, maladie – déterminent le montant final des bulletins de salaire.
Sur Excel, ce type de calcul exige une maîtrise avancée des formules. La saisie peut paraître anodine, mais les minutes cumulées représentent une charge de travail considérable qui vous éloigne de votre cœur de métier : servir vos clients.
Les alternatives modernes à Excel pour créer un planning de restaurant
Depuis que les applications ont conquis smartphones et tablettes, les utilisateurs recherchent avant tout la simplicité et l'aspect intuitif des logiciels. Pour un planning de restaurant, cela permet d'améliorer l'expérience collaborateur et de limiter le turnover.
Pourquoi envisager de quitter Excel ?
Faire le choix de quitter Excel s'intègre dans une véritable stratégie de transformation pour votre restaurant :
- Les équipes, souvent digital natives, veulent un outil qui les rend autonomes pour leurs demandes de congés
- L'organisation du travail est simplifiée par un outil disponible partout et ultra collaboratif
- Vous bénéficiez d'un véritable support avec des experts connaissant votre convention collective
- Les logiciels cloud sont personnalisables selon vos obligations et les attentes de vos collaborateurs
Les 3 avantages clés d'une solution SaaS de planification
4,5/5 sur plus de 2 000 avis
Simplifiez vos plannings restaurant et respectez la convention HCR automatiquement.
Skello : la solution pensée pour la restauration
Parmi les logiciels de gestion de planning du personnel disponibles, Skello se distingue par sa compatibilité native avec la convention collective de l'hôtellerie-restauration. Disponible sur ordinateur, smartphone et tablette, la solution est entièrement personnalisable pour les restaurants et les établissements d'hébergement.
Des fonctionnalités adaptées aux enjeux du secteur
Face aux problématiques spécifiques de l'hôtellerie-restauration – pénurie de personnel, attractivité, horaires atypiques – Skello apporte une réponse concrète :
- Visualisation du planning en un clic sur le web ou l'application mobile
- Déclaration des disponibilités par les salariés
- Échange de shifts entre collègues facilité
- Gestion multi-établissements pour les chaînes et franchises
- Respect automatique des règles de la convention HCR
Pour les restaurants comme pour toutes les entreprises, la transformation digitale passe par le choix d'outils de planification simples et collaboratifs. Excel ne s'impose plus comme un logiciel de planning pour restaurant incontournable, et vous avez tout à gagner – en performance comme en marque employeur – à opter pour une solution adaptée à vos besoins.
