Excel è davvero lo strumento migliore per gestire i turni del tuo ristorante? Scopri come utilizzarlo efficacemente, scarica il nostro modello gratuito e confronta le alternative moderne.
La gestione dei turni in un ristorante è una delle sfide più complesse per manager e proprietari. Rotazioni continue, imprevisti dell'ultimo minuto, normative sul lavoro da rispettare: ogni giorno richiede un'organizzazione millimetrica.
Cosa serve per pianificare efficacemente i turni di un ristorante
La pianificazione dei turni nella ristorazione non è solo questione di "chi lavora quando". È un equilibrio complesso tra esigenze operative, normative del lavoro e benessere del personale.
Per creare una pianificazione efficace, devi tenere traccia di:
- Ore lavorate: totale settimanale e mensile per dipendente
- Ore di riposo: minimo 11 ore consecutive tra turni (CCNL Turismo)
- Straordinari: massimo 250 ore annue secondo normativa
- Tagli: gestione delle pause tra servizio pranzo e cena
- Turni notturni: orari 22:00-06:00 con maggiorazioni del 20%
- Ferie e permessi: minimo 4 settimane annue da programmare
- Disponibilità dichiarate: preferenze e vincoli del personale
- ROL (Riduzione Orario Lavoro): ore di permesso maturate
Le sfide specifiche della ristorazione
A differenza di altri settori, i ristoranti devono affrontare:
- Picchi imprevedibili: affluenza variabile per eventi, meteo, stagionalità
- Turni spezzati: necessità fi coprire pranzo e cena con pause intermedie
- Competenze multiple: non tutti i camerieri possono coprire tutte le zone
- Sostituzioni urgenti: malattie e imprevisti frequenti nel settore
- Normative rigide: CCNL con regole specifiche su riposi e orari
- Rotazione equa: evitare che gli stessi dipendenti facciano sempre turni scomodi
Perché la pianificazione è importante
Una pianificazione ben fatta ha impatti diretti su:
1. Qualità del servizio
Personale riposato = clienti soddisfatti. Secondo uno studio di Cornell University, ristoranti con pianificazioni ottimizzate hanno il 23% in più di recensioni positive.
2. Costi del personale
Gli straordinari non pianificati possono aumentare i costi del 15-20%. Una buona pianificazione ti permette di prevedere e controllare questi costi.
3. Turnover del personale
Il 68% dei dipendenti che lasciano il settore ristorazione cita "orari imprevedibili" tra le motivazioni principali. Una pianificazione stabile riduce il turnover.
4. Conformità normativa
Violazioni del CCNL Turismo possono costare da 1.000€ a 5.000€ per infrazione. Una pianificazione corretta ti protegge da sanzioni.
Come usare Excel per pianificare i turni: guida step by step
Excel può essere un ottimo punto di partenza per gestire i turni del ristorante, soprattutto se hai un team piccolo (fino a 15-20 persone). Ecco come impostarlo correttamente.
STEP 1: Crea la struttura
Inizia creando un foglio con questa struttura
STRUTTURA RACCOMANDATA:
Step 2: imposta i turni standard
Definisci gli orari standard per ogni tipo di turno nel tuo ristorante:
• TURNO PRANZO: 11:00 - 15:30 (4,5 ore)
• TURNO CENA: 18:30 - 23:30 (5 ore)
• TURNO CONTINUATO: 11:00 - 15:30 + 18:30 - 23:30 (con pausa obbligatoria)
• TURNO APERTURA: 09:00 - 15:30 (preparazione + pranzo)
• TURNO CHIUSURA: 18:30 - 00:30 (cena + chiusura)
CONSIGLIO: Crea un foglio separato chiamato "Orari Standard" dove elenchi tutti i turni possibili con orari e durata. Potrai fare riferimento a questo foglio per calcoli automatici.
STEP 3: Inserisci i nomi dei dipendenti
Invece di scrivere ogni volta il nome completo, usa un sistema efficiente:
OPZIONE A - Menu a tendina
1. Crea un elenco dipendenti in un foglio separato
2. Seleziona la cella dove vuoi inserire il nome
3. Vai su Dati > Convalida dati
4. Imposta "Elenco" e seleziona il range con i nomi
5. Ora avrai un menu a tendina per selezione rapida
OPZIONE B - Iniziali colorate
Assegna un colore a ogni dipendente e usa le iniziali:
• MS (Mario Santi) = Blu
• LR (Laura Rossi) = Verde
• GN (Giuseppe Neri) = Arancione
Questo metodo è più veloce visivamente ma richiede una legenda.
STEP 4: Usa la formattazione condizionale
Per rendere il foglio più leggibile:
COLORI PER TIPO DI TURNO:
• Turno pranzo: Azzurro chiaro (#E3F2FD)
• Turno cena: Arancione chiaro (#FFF3E0)
• Turno continuato: Rosa chiaro (#FCE4EC)
• Riposo: Grigio (#F5F5F5)
• Ferie: Verde chiaro (#E8F5E9)
COME IMPOSTARE:
1. Seleziona le celle da formattare
2. Home > Formattazione condizionale
3. Nuova regola > Utilizza una formula
4. Inserisci: =C2="Pranzo" (esempio)
5. Scegli il colore di riempimento
STEP 5: Aggiungi un foglio di riepilogo mensile
Crea un secondo foglio che riepiloghi:
STEP 6: Condividi i turni con i dipendenti
METODI DI CONDIVISIONE:
- STAMPA TRADIZIONALE
- Stampa settimanale
- Affigi in bacheca del personale
Il lato positivo di questo metodo di condivisione è che è sempre visibile, mentre tra i lati negativi c'è il fatto che sia difficile da aggiornare. - EMAIL /WHATSAPP
- Esporta come PDF e invia
Il lato positivo è che tutti lo ricevono. Il lato negativo è che per ogni cambiamento ci dovrà essere un nuovo invio. - GOOGLE SHEETS
- Carica su Google Drive
- Condividi in sola lettura
Il lato positivo è che gli aggiornamenti sono visibili in tempo reale. Il lato negativo è che dipenderà sempre da una connessione internet. - GRUPPO WHATSAPP
- Screenshot per planning
- Aggiornamenti immediati
Il lato positivo è il fatto che la comunicazione sia diretta. Quello negativo può essere la disorganizzazione
I vantaggi di Excel per la pianificazione dei turni
Nonostante esistano alternative moderne, Excel mantiene alcuni vantaggi significativi, specialmente per piccoli ristoranti e attività avviate da poco.
Quando Excel è la scelta giusta
- Se hai già Office 365 per altri scopi, Excel è incluso.Anche GoogleSheets è completamente gratuito e compatibile.
- Puoi adattare ogni cella, formula e colore alle tue esigenze specifiche. Nessun vincolo imposto da software complessi.
- Non serve connessione internet. Puoi lavorare al planning anche senza WIFI e sincronizzazione dopo.
Excel funziona benissimo per:
Excel funziona benissimo per:
- Piccoli ristoranti (fino a 5 dipendenti)
- Team stabile: personale fisso, turni fissi
- Stagionalità bassa
- Budget limitato
I 7 limiti di Excel nella gestione dei turni di un ristorante
Excel è un ottimo punto di partenza, ma presenta limiti concreti che diventano evidenti man mano che il ristorante cresce o la complessità aumenta.
1. Inserimento manuale: errori frequenti
Ogni dato va inserito a mano: nomi, orari, modifiche. Questo porta a:
- errori di battitura
- dimenticanze
- sovrascritture accidentali
2. Difficile tracciare le modifiche
In un ristorante, i cambi turno sono frequenti, a causa di:
- dipendenti malati
- picco inatteso
- richiesta di cambio turno tra colleghi
3. Nessuna notifica automatica
Quando modifichi il planning su Excel, devi:
- Stampare di nuovo
- Inviare email/ whatsapp manualmente
- Assicurarti che tutti abbiano ricevuto gli aggiornamenti
Ogni modifica richiede 10-15 minuti di comunicazioni manuali.
4. Gestione multi-sede impossibile
Se hai più ristoranti o punti vendita, serve un file Excel diverso per ogni sede.
Non puoi spostare i dipendenti tra sedi facilmente, non hai una visione consolidata e rischi di commettere errori nella pianificazione.
5. Calcoli buste paga complessi e rischiosi
Excel calcola le ore, ma non gestisce automaticamente le maggiorazioni notturne, i festivi, gli straordinari e i ROL.
Ogni formula va scritta manualmente, il che porta a un tempo di export e di verifica elevato, senza contare il margine di errore.
6. Nessuna app mobile efficiente
Excel su smartphone risulta difficile da navigare, complicato da editare, rischioso da modificare, poiché non progettato per essere utilizzato su smartphone.
I dipendenti devono chiamarti o venire in sede per vedere i turni → frustrazione e perdita di tempo.
7. Impossibile scalare con la crescita
Quando superi 5/10 dipendenti o aggiungi sedi, il file diventa sempre più pesante e lento, le formule si complicano esponenzialmente e ogni cambio strutturale richiede ore di lavoro.
Alternative a Excel: software dedicati
Il mercato italiano offre diverse alternative a Excel, da soluzioni entry-level economiche a piattaforme complete per catene.
Software come Factorial, Zucchetti o Teamsystem sono programmiHR completi, ma c'è una soluzione ancora più specifica e efficiente, concepita per le realtà facenti parte del mondo della ristorazione e dell'hospitality, ovvero Skello.
Skello: il programma per i ristoranti italiani
Se hai deciso che è il momento di superare Excel, Skello offre una soluzione progettata specificamente per le esigenze della ristorazione italiana.
Skello non è un software HR generico adattato alla ristorazione.
È nato dalla ristorazione, per la ristorazione.
COMPATIBILITÀ CCN IL TURISMO E PUBBLICI ESERCIZI
- Calcolo automatico straordinari secondo CCNL
- Gestione tagli e turni spezzati
- Notifiche automatiche per violazioni normative
- Riposi obbligatori (11 ore) controllati
- Maggiorazioni festivi e notturni
PENSATO PER TEAM VARIABILI
- Stagionali, part-time, full-time in un unico sistema
- Rotazioni automatiche configurabili
- Gestione chiamate per sostituzioni urgenti
- Pool di dipendenti condivisi tra sedi
APP MOBILE ITALIANA
- Disponibile iOS e Android
- Notifiche push per modifiche
- Richiesta ferie in 2 tap
- Scambio turni tra colleghi (con approvazione)
- Disponibilità indicabili dai dipendenti
Come adottare Skello? Basta richiedere una demo attraverso il sito
