Signature électronique des feuilles d'heures

La signature des feuilles d'heures des salariés n'est pas systématiquement obligatoire dans toutes les situations. Les règles peuvent notamment dépendre de la convention collective applicable et du dispositif utilisé pour suivre le temps de travail. Lorsque la signature est requise, la signature électronique des feuilles d'heures permet de faire valider les heures travaillées par chaque salarié sans avoir à imprimer, faire signer puis scanner les documents. Avec Skello, les feuilles d'heures peuvent être envoyées directement aux salariés pour signature et leur statut peut être suivi depuis un même espace.

Une signature électronique peut avoir la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, sous réserve de respecter les conditions prévues par la réglementation applicable. En France, la signature électronique est reconnue par le Code civil et encadrée au niveau européen par le règlement eIDAS. Pour la signature électronique des feuilles d'heures, Skello s'appuie sur Yousign. Une fois la feuille d'heures signée, le document est verrouillé et horodaté afin de garantir son intégrité.

Avec Skello, la signature électronique d'une feuille d'heures se fait directement depuis le planning. Depuis la vue hebdomadaire, vous sélectionnez les salariés concernés puis envoyez leurs feuilles d'heures à signer. Chaque salarié reçoit un e-mail lui permettant de consulter sa feuille d'heures et de la signer en ligne. Vous pouvez ensuite suivre le statut des signatures depuis l'onglet Suivi et identifier rapidement les feuilles signées ou encore en attente. Pour recevoir sa feuille d'heures, le salarié doit avoir au moins un shift sur la semaine concernée et disposer d'une adresse e-mail renseignée dans sa fiche.

Lorsqu'un salarié n'a pas encore signé sa feuille d'heures, Skello lui envoie automatiquement des rappels : une relance tous les deux jours, jusqu'à trois fois. Vous pouvez également suivre les feuilles d'heures en attente de signature et relancer les salariés concernés depuis l'onglet Suivi. Si un salarié constate une erreur ou conteste les heures indiquées, il peut vous en informer afin que les données soient vérifiées avant signature.

Non. Le salarié peut signer sa feuille d'heures en ligne directement à partir du lien reçu par e-mail, sans installer d'application. Il consulte son document puis effectue sa signature électronique. Une copie de la feuille d'heures signée lui est ensuite envoyée par e-mail et peut être téléchargée. Il suffit que son adresse e-mail soit correctement renseignée dans Skello.

Oui. Skello permet d'adapter les documents envoyés à la signature au mode de décompte du temps de travail du salarié. Pour les salariés dont le temps de travail est comptabilisé en heures, vous pouvez envoyer une feuille d'heures à signer. Pour les salariés au forfait jours, vous pouvez envoyer le décompte des jours travaillés. L'envoi, la signature électronique et le stockage des documents sont centralisés dans Skello.

La durée légale de conservation des documents relatifs au temps de travail dépend de la nature du document et des obligations applicables à l'employeur. Il est donc important de pouvoir retrouver facilement les feuilles d'heures et justificatifs associés en cas de besoin. Dans Skello, les feuilles d'heures signées électroniquement restent disponibles sans limite de temps tant que la fonctionnalité est active sur votre établissement. Vous pouvez retrouver une semaine donnée et télécharger les documents individuellement ou en une seule fois. Leur stockage est réalisé dans le respect du RGPD.

Un logiciel de signature électronique des feuilles d'heures permet de centraliser la création, l'envoi, le suivi, la signature et le stockage des documents liés au temps de travail. Avec Skello, les heures travaillées peuvent être collectées via la Badgeuse, intégrées aux feuilles d'heures puis envoyées aux salariés pour signature électronique. Vous pouvez ensuite suivre leur statut et retrouver les documents signés depuis un même outil. La signature électronique des feuilles d'heures est incluse dans les offres Planning Max, Badgeuse Max et Duo Max. Pour certaines anciennes offres Skello, elle est disponible en option.