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Chez Skello, l’année 2020 fut l’année des étonnements ! Le changement brutal et inattendu des rythmes de travail a révélé en chaque membre de l’équipe une rage de vaincre hors pair ! Nous avons su trouver, individuellement et ensemble, les opportunités là où il y en avait. L’une de nos priorités ? Asseoir une vraie culture de l’écrit, devenir efficaces en télétravail et instaurer de nouveaux process structurants.
Après avoir migré l’ensemble de nos contenus et notes sur l’outil de collaboration Notion, nous avons travaillé sur un nouveau modèle de reporting collectif ! L’objectif ? Faire en sorte, même à distance, de donner le même niveau de connaissances à l’ensemble des équipes de Skello. En bref, garder chaque membre Skello informé des avancements de sa propre team et des autres.
On est allés interroger Eliott, Head of Marketing depuis 2 ans chez nous, sur la mise en place de cette méthode appelée “3P”.
Au moment du premier confinement, on s’est rendus compte qu’on avait une culture de l’oral et de l’informel très forte chez Skello. On croisait les gens dans la cuisine, à la machine à café, on se levait pour aller voir les gens avec qui on voulait échanger et ça fonctionnait souvent bien pour échanger de l’information. Quand le Covid est arrivé, nos habitudes dans les bureaux ont été bouleversées. Le constat a été rapide : lors des 10 premiers jours du confinement, tout le monde avait énormément d’énergie, mais perdait un temps fou à se répéter sur Google Meet et Zoom. Très vite, on a sondé les équipes pour comprendre comment elles allaient et percevaient ces premières semaines à distance. Le retour a été unanime : chacun était au courant de ce qu’il se passait dans son équipe mais pas forcément dans celle des autres. On a donc réalisé qu’il était urgent de mettre en place une méthode de reporting et de transmission de l’information.
Aussi, en fonction des équipes, des métiers, les formats de reporting variaient. Certaines étaient sur Google Doc, d’autres sur Notion... Certaines avaient des reportings quotidiens, comme les Sales, et d’autres faisaient leurs reportings en fonction des sprints, donc chaque deux semaines… L’objectif était aussi de trouver une méthode pour homogénéiser ces reportings.
Cette méthode a un triple objectif : d’abord, être à jour sur les projets d’une équipe, d’une personne, de la boîte au global. Puis, savoir s’il y a des points de frictions et les résoudre. Enfin, connaître les avancées prévues pour les prochaines semaines, mois à venir. Il s’agit donc des “Plans”, “Problèmes” et “Progrès” (PPP). Cette technique nous donne accès à un reporting récurrent, qu’on a choisi de faire à la semaine.
Le Progrès correspond aux 5 avancées significatives de la semaine. Le problème, c’est une problématique identifiée qui nous a empêché d’atteindre nos objectifs ou a ralenti notre productivité. L’idée est de ne pas être dans le constat mais dans l’analyse : on identifie la ou les causes possibles, puis on propose des pistes de résolution à ce problème. Enfin, les Plans correspondent à ce que l’on a prévu de faire dans le futur pour atteindre nos objectifs.
Dans nos 3P, la règle d’or est de mettre du contexte et ne pas utiliser d'acronyme pour que n’importe qui puisse comprendre de quoi on parle. Par exemple, si tu es commercial, tu ne dis pas “j’ai fait 50 calls” : les autres équipes ne savent pas évaluer si c’est positif ou pas ! Il faut toujours mettre ce que l’on dit en comparaison par rapport à une période précédente ou à un objectif. Aussi, il faut garder en tête que les 3P ne sont pas une to-do : on communique sur nos avancées importantes.
On a lancé ce projet avec une cellule qu’on a appelée “Bureau des Légendes”. Cette cellule était là pour structurer Skello : définir tout ce qu’on allait lancer en 2020 pour devenir plus carré et plus professionnel. On a rapidement compris que beaucoup de boîtes avaient les mêmes problèmes que nous, donc ce qu’on a fait et qu’on fait très souvent, c’est aller voir ce qu’il se passait ailleurs. On a échangé avec pas mal de startups dont on s’est inspirées comme Alan, Swile et Doctolib.
Une fois qu’on a eu les idées claires sur ce que faisaient les autres entreprises, ce qui fonctionnait bien et ce qui fonctionnait moins, on savait qu’il fallait sortir cette nouvelle méthode de reporting rapidement. L’enjeu était de la sortir avant l’été. On a rapidement défini la rythmique : on s’est dit que le vendredi était le meilleur jour pour faire le bilan de la semaine chez nous. En plus de la récurrence, il fallait aussi définir la structure : on a donc commencé sur Google Sheet. En effet, on utilise Slack au quotidien et c’était le meilleur moyen d’avoir une connexion entre les deux pour présenter les 3P des équipes. Maintenant que Notion a ouvert une API, on va pouvoir basculer ces 3P sur notion.
L’enjeu suivant était celui de l’adhésion. Le but de cette méthodo était bien d’avoir de la visibilité sur ce que les autres font, sans que les employés aient l’impression d’être fliqués. On a finalement réussi à avoir une adhésion forte en organisant des sessions de formations avec les managers. En effet, si les managers adhèrent, c’est plus simple de fédérer ensuite les équipes. Chacun pouvait former ses propres équipes et avait accès à un dossier complet d’explications sur le nouveau process.
Enfin, on a ajouté à notre programme d’Onboarding de nouveaux salariés, une formation sur cette méthode de reporting. Chaque salarié est sensibilisé et formé dès le départ pour qu’il puisse comprendre l’intérêt de la méthode, le fonctionnement et qu’il soit indépendant dans son reporting dès la première semaine.
Après quelques semaines d’essai, on a aussi fait des sondages de satisfaction vis-à-vis de ces 3P, pour s’assurer de l’adhésion des équipes.
La rapidité avec laquelle on a pu l’implémenter, la mettre en place et former 80 personnes dessus ! C’est une méthodo qui n’est pas lourde. En moins de quelques semaines, tout le monde était capable de faire son reporting de manière autonome. C’est là la différence, selon moi, avec les autres méthodes de reportings, qui sont souvent longues et difficiles à comprendre. Ici, c’est facile et la rythmique est sympa puisque chacun peut comparer ses avancées à la semaine et au mois. Enfin, je dirais que c’est une méthode flexible, qui s’adapte bien à notre activité.
Le dernier point auquel je pense, et pas des moindres, c’est le fait que ça fait vivre nos OKR au quotidien, ce qu’on avait du mal à faire auparavant. Les 3P boostent la productivité de l’équipe car chacun inscrit son travail dans des objectifs communs, plus larges. Chaque personne voit ce qu’elle a réussi à réaliser pour contribuer aux besoins de la boîte.”
