Le confinement brutal que nous avons vécu il y a quelques mois a bousculé nos habitudes. En travaillant à distance, nous avons aussi appris à travailler par écrit : une nouvelle manière de collaborer chez Skello. Si ce fut presque une nouveauté pour l’entièreté de notre équipe, notre flexibilité et notre agilité n’en ont été que renforcées : moins de temps en réunion, meilleure traçabilité de nos notes, plus grande structuration et harmonisation de nos méthodes de travail. Pour garantir le maintien et le développement de cette culture de l’écrit post confinement, nous devions trouver un outil “tout-en-un”. Nous avons donc décidé de migrer l’ensemble de nos notes et connaissances jusqu’ici réparties sur différents outils sur Notion, ce deuxième cerveau. Agathe, Talent Acquisition Lead, a été l’une des meneuses de ce projet de migration…
- Pourquoi est-ce que la mise en place d’une culture de l’écrit était indispensable pour soutenir notre efficacité ?
“Avant le confinement, nous utilisions une multitude l’outils chez Skello : Trello et Asana pour les projets, Google Sheet pour les tableaux… Grâce à la découverte du remote, nous avons réalisé que travailler à l’écrit apportait plus de transparence et moins de perte d’informations. Cette prise de conscience est allée de pair avec une volonté de trouver un outil qui pourrait soutenir cet accès uniformisé à l’information.
C’est ainsi que Notion nous est apparu comme l’outil le plus pertinent : tant pour conserver l’information sur le long terme, collaborer, gérer des projets que pour la prise de note en soit ! En effet, sur notre ancien outil de prise de notes, certaines fonctionnalités étaient manquantes ou pas assez avancées. Par exemple, la recherche n’était pas assez performante. Nous avions du mal à retrouver certaines notes, ce qui créait des doublons. Aussi, la mise en page n’était pas assez développée et il était difficile de se synchroniser avec d’autres outils externes. Avec Notion, nous avons beaucoup plus de flexibilité ce qui nous permet d’aller plus loin.
Le but était d’avancer vers une organisation des notes différente et qui n’était pas possible techniquement sur l’ancien outil. Aussi, nous n’avions pas généralisé une méthode claire et uniformisée sur notre outil précédent. Le fait d’avoir un nouvel outil a permis de mettre les choses à plat et de changer les habitudes ancrées des collaborateurs. En effet, il est difficile d’éduquer les gens sur un outil qu’ils ont toujours appréhendé d’une manière différente et personnelle !
- Comment avons-nous géré ce projet de migration complète de 4 ans de notes en seulement 2 mois ?
Par une gestion de projet réussie, que nous avons d’ailleurs déjà gérée sur Notion 😊!
Nous étions 4 à être impliquées dans le projet et il est important de préciser que nous avons chacune un métier bien différent : nous étions très complémentaires. Ça nous a permis d’être les plus exhaustives possibles quant à la représentation de cas et de problématiques des différents métiers au sein de Skello. Aussi, nous avions chacune une expertise différente qui a été utile au cours de ce projet :
- Ariane, Head of Product, qui gérait naturellement l’aspect technique du projet : comment pouvons-nous utiliser Notion intelligemment, comment va se passer la migration… Étant l’une des premières employées de Skello, elle connaissait aussi bien les outils utilisés précédemment ainsi que leurs limites.
- Julia, Key Account Project Manager : qui de mieux préparée pour gérer un projet nouveau de A à Z ? Elle a aussi aidé dans la création de templates et d’arborescences types pour la gestion de projets que nous pourrions mettre à disposition des collaborateurs.
- Sophie, Partnership Manager, qui a suivi une formation chez Join Lion qui parlait de Notion : elle connaissait déjà l’outil et ses possibilités et elle était passionnée par le sujet.
- Moi, Talent Acquisition Leader : j’ai pu travailler sur l’accompagnement des équipes en organisant les formations en interne et en les faisant adhérer à cette culture de l’écrit.”
Ce qui nous a aussi aidé à gérer ce projet correctement est l’anticipation : s’y prendre à l’avance nous a permis de préparer des formations pour toutes les équipes. Nous avons formé tout le monde, mais par population et par niveaux. D’abord, nous avons fait une première formation à la fois théorique et pratique pour transmettre les bases et nous avons déjà préparé une deuxième formation pour le perfectionnement. En effet, nous avons considéré qu’aller dans le vif du sujet trop tôt pourrait être contre productif. Outre les référents nommés dans chaque équipe, qui étaient responsables de gérer les deadlines, chaque personne devait migrer ses propres dossiers. Une manière de responsabiliser très vite les équipes par la mise à contribution. Nous étions convaincues qu’apprendre à utiliser au mieux un outil, ça se fait forcément par la pratique !
Enfin, pour accompagner ces formations, nous avons créé un channel sur notre outil de communication Slack où les gens peuvent poser leurs questions. Des “office-hours” ont aussi été lancées pour aider les équipes. Les supports de formation ont bien sûr été mis à disposition aussi !”
- Comment assurer la prise en main de l’outil et surtout le maintien de la culture de l’écrit sur le long terme chez Skello ?
“Charlotte, Talent Acquisition Specialist, va intégrer à ses missions celle du Knowledge Management pour s’assurer que Notion soit toujours à jour, sain et complet. Cela passera pas la mise en place de nouveaux process et un suivi rigoureux. Nous nous sommes rendus compte que la culture de l’écrit était un sujet devenu très important pour nous et le fait de donner cette mission à part entière à une personne montre à quel point on veut le prendre au sérieux. Nous ne voulons pas que ce soit passager et uniquement associé au confinement.
Même s’il s’agit d’une responsabilité collective, nous avons jugé essentiel qu’il y ait quelqu’un pour éduquer les gens et les accompagner. Une personne qui soit aussi garante de l’adhésion des nouveaux salariés ! Son rôle sera de mettre en place tous les processus et formations pour la bonne gestion de la connaissance Skello."
- Qu’est-ce qu’implique cette nouvelle culture de l’écrit chez Skello ? Est-ce que ça peut devenir un critère de recrutement ?
"Pour des candidats juniors, pas forcément. Ils sont, a priori, très adaptables et ne sont, généralement, pas encore trop façonnés par des manières de travailler. Certains profils plus seniors sont, en revanche, plus ou moins friands de la culture de l’écrit, selon les méthodologies de travail qu’ils ont connues avant. Ainsi, nous allons en effet communiquer sur cette méthodologie dès les premiers entretiens avec des candidats, afin d’être certain de recruter des personnes souhaitant contribuer à son développement et qui vont pouvoir performer dans cet environnement. Nous ne disons pas non à la culture de l’oral, mais nous aspirons à ce que tout ce qui est dit à l’oral soit aussi noté à l’écrit, pour faciliter le suivi. Les moments oraux doivent être gardés mais ce seront des moments plus riches, plus intimes, plus significatifs !
Cette volonté d’aller vers une culture de l’écrit et du remote impliquera forcément aussi des formations continues sur le long terme, pour toujours plus d’implication et d’adaptation de la part des équipes présentes et futures."
- Notion devient donc l’outil du quotidien pour toutes les équipes de Skello. Quelles autres utilités mises à part la prise de note et la gestion de projets ?
“Exactement. Chaque entreprise peut utiliser Notion de manière très différente. Certaines vont l’utiliser uniquement pour la documentation de processus, de manière institutionnalisée, tandis que nous avons décidé de l’utiliser aussi pour la gestion des meeting, par exemple. Nous nous en servons aussi pour la rédaction des “Bibles Skello”, qui sont des dossiers “métiers” reprenant l’entièreté des fonctions et processus à connaître au sein des différentes teams : “Marketing Bible”, “Product Bible”, “HR Bible”… Au delà de l’aspect rédactionnel, Notion est un espace de stockage pour nos informations importantes afin que chaque nouveau collaborateur puisse trouver en un clin d’oeil tout ce qu’il doit savoir : l’annuaire employés, l’identité de marque, le pitch Skello… C’est l’endroit où aller pour retrouver toute information utile en arrivant et après !
Aussi, cela va nous servir comme support Sales ou Partnership puisqu’il est possible de partager toute page créée sur Notion à une personne externe via un lien. Des pages “types” de présentation de Skello pourront remplacer à terme certains Powerpoint ou emails pour gagner du temps.
Une autre idée que nous souhaiterions peut-être mettre en place sur Notion est la création de pages “Employés” où l’on mettrait à disposition des informations utiles sur la personnalité, la manière de travailler et les préférences professionnelles de chacun afin de faciliter le travail en équipe et les interactions entre collaborateurs.
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💙 Découvre d’autres interviews des membres de l’équipe : Alexandre, Web Developer et Thomas, Team Lead de notre équipe Inbound.
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