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2
min

Exigences formelles et légales de la gestion des plannings.

Florian
Florian
29
March
2021
-
Mis à jour le
15
.
09
.
2021
Exigences formelles et légales de la gestion des plannings.

La planification du temps de travail doit amener à une optimisation des ressources par rapport aux objectifs business.Il vient d’ailleurs de distinguer la gestion des plannings de la gestion des temps de travail : les deux sont complémentaires. La gestion des heures de travail contrôle simplement les heures réalisées par les salariés compte tenu de leur contrat, mais aussi dans le cadre des dispositions légales prévues en matière d’heures à faire, d’emploi, de congés, de repos… La gestion des plannings va être faite dans le but d’avoir une cohérence au niveau du staffing d’un établissement : ne pas être en sous-effectif ou en sur-effectif.

Quelles sont les exigences en matière de gestion de plannings pour les services RH ?

 

🤓 Les règles du planning de travail

 

Obligations 

 

Que doit contenir un planning pour une équipe, des salariés d’un même établissement travaillant selon le même horaire ?

 

👉 Les heures auxquelles les salariés commencent à travailler.

👉 Les heures auxquelles les salariés finissent de travailler.

👉 Les temps de repos.

 

Ce que les plannings indiquent doit être respecté : les salariés ne peuvent pas être employés en dehors des horaires de travail indiquées. 

 

Quelles sont les exceptions pour faire réaliser des heures supplémentaires ?

 

L’article L. 3121-30 du code du travail prévoit que des heures complémentaires soient accomplies, dans la limite d’un contingent annuel d’heures supplémentaires par salarié et par an. Si l’employeur prévoit des heures au-delà de cette limite, il devra aussi les compenser : c’est ce que l’on appelle le repos compensateur.

 

Si ce contingent annuel d’heures supplémentaires ne concerne pas tout type d’employés (certains contrats comme les forfaits jours, par exemple), il est toutefois défini par convention ou par accord d’entreprise ou d’établissement. Parfois, par accord de branche. S’il n’y en a pas, notez que le contingent par défaut est de 220 heures par salarié chaque année.

En effet, à défaut de convention ou d’accord, le contingent applicable est de 220 heures par an par salarié.  

 

Quelles sont les conditions pour aller au-delà des heures indiquées dans ce contingent ?

👉 L’employeur doit informer et avoir l’approbation des représentants du personnel (CSE).

👉 Une contrepartie sous forme de repos doit être donnée. Pour une entreprise de 20 salariés, la contrepartie sous forme de repos ne devra pas être inférieure à 50% des heures accomplies hors contingent annuel. Pour une entreprise de plus de 20 salariés, ce ne sera pas inférieur à 100% des heures accomplies hors contingent annuel.

Quelle est la durée maximale de travail ?

👉 48 heures par semaine.

👉 44 heures par semaine en moyenne pour toute période de 12 semaines consécutives.

👉 10 heures de travail effectif par jour.

Enfin, il y a 5 autres règles à retenir pour l’élaboration de plannings inclus dans le cadre légal : 

 

👉 Chaque planning de travail réalisé doit indiquer la période concernée. 

👉 Les employés doivent pouvoir avoir accès facilement à leurs plannings : que ce soit de manière numérique ou en physique, via un affichage des plannings. 

👉 Toute modification réalisée sur un planning devra être communiquée aux employés concernés.

 

🙃 Plannings avec aménagement du temps de travail


Si un dispositif d’aménagement du temps de travail existe pour certains salariés ou certaines équipes de votre entreprise, les plannings devront contenir : 


👉 Le nombre de semaines incluses dans la période de référence.

👉 L’horaire de travail et la répartition de la durée de travail pour chacune des semaines.

 

Communication des plannings de travail 

Il n’y a pas vraiment de délai fixe donné par la loi pour la communication des plannings. Votre accord ou convention collective, de branche ou d’entreprise, peut éventuellement définir un délai minimum de communication. Dans tous les cas, si vous souhaitez avoir une organisation de travail sereine et une relation stable avec vos employés, le plus tôt est le mieux !

 

Qu’en est-il des salariés ayant un aménagement du temps de travail ?

 

Dans ce cas, le délai de communication est de 7 jours s’il n’y a pas de dispositions conventionnelles autres. En cas de non-respect de ce délai, l’inspecteur du travail peut considérer le refus de communiquer les plannings comme un délit d’obstacle puni d’une année de prison  et d’une amende de 37 500 euros.

 

Qu’en est-il des salariés sous astreinte ?

Les salariés sous astreinte ne sont pas non plus soumis à un délai fixe minimum. Toutefois, s’il n’y a pas d’accord collectif, on considérera que les périodes de travail pour ces employés doivent être communiquées au moins deux semaines avant et en cas de circonstances exceptionnelles, au moins 1 jour franc avant.

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