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Quand on parle de planning, on ne mesure pas toujours le casse-tête que cela peut être : en effet, certains secteurs ont des modèles de planning assez récurrents ou qui s’adaptent à une période particulière (noël, solde, vacances, etc.). Mais avec le Covid, la régularité des plannings est remise en question. Il faut aussi prendre en compte les variations faisant partie d’un planning du personnel : le suivi des heures et des imprévus. Alors comment organiser au mieux votre planning de personnel (en utilisant excel, le papier ou un logiciel de gestion planning), en prenant en compte les besoins des salariés, le contexte et le cadre légal ? C’est ce que l’on va voir dans notre article.
Le directeur d’un établissement ou gestionnaire des ressources humaines se retrouve souvent perdu face à une gestion des heures de travail des employés. Cette gestion des heures prend en compte des préférences, absences, échanges de shifts, congés, et cela parfois pour différents types d’équipe au sein d’un même établissement. Elle est donc compliquée : pourtant, c’est elle qui vous permettra d’assurer le fonctionnement de toutes vos unités et de votre activité. La solution ? Une planification du personnel optimisée ! Avant de démarrer votre premier planning du personnel, 3 contraintes sont à prendre en compte.
Votre entreprise est unique ! Elle a ses limites, et ses besoins pour fonctionner et être rentable. Avant d’espérer avoir une gestion des plannings optimisée, il faudra bien mettre cela à plat.
Voici quelques informations à regrouper avant de créer vos plannings :
👉 Une estimation du flux de clients / du trafic par jour ou par demi-journée dans votre établissement (ou par tranche horaire). Si votre établissement existe déjà depuis plus d’un an, estimez votre prévisionnel par rapport au réalisé de l’année précédente. Bien sûr, en période de Covid, il convient d’établir plusieurs plans et de faire preuve de flexibilité pour couvrir toutes les possibilités.
👉 Une estimation de votre chiffre d’affaires.
👉 Le nombre de personnes nécessaires pour “faire tourner la machine” et leur classification par équipe.
👉 Le type de rémunération, s’il a des caractéristiques spécifiques lié à votre convention collective.
👉 Les horaires d’ouverture de votre magasin.
👉 Les congés.
👉 Les périodes de formation.
👉 Le nombre de salariés présents obligatoirement pour l’ouverture ou la fermeture.
👉 Les semaines de promotion ou autre.
Etc...
La construction des plannings répond toujours à des exigences légales et réglementaires, souvent définies dans la loi et dans la convention collective de votre secteur. Par exemple, dans certaines conventions collectives, vous aurez des règles similaires à :
👉 Votre salarié doit avoir un repos hebdomadaire d’au moins 35 heures à la suite.
👉 Le temps de pause de vos salariés est rémunéré.
👉 Le salarié ne doit pas travailler plus de 6 jours par semaine.
Ces règles doivent être bien intégrées à la construction de vos plannings de manière à assurer à vos salariés une formule de travail respectant leurs droits et leurs envies et à la fois une rémunération juste.
Les salariés, avant d’être salariés, sont des êtres humains ! En tant qu’employeur, gardez cela à l’esprit : ils ont un vie personnelle et ont besoin d’avoir des heures de travail un minimum flexibles. Le fait d’avoir un équilibre vie pro / vie privée équilibré les rendra plus satisfaits, et donc plus efficaces au travail.
Ainsi, vos plannings du personnel doivent être flexibles afin de pouvoir répondre à certains désirs et besoins de votre personnel, par exemple :
👉 Un échange de shifts entre deux employés doit pouvoir se faire si besoin, en dernière minute.
👉 Les employés doivent pouvoir vous communiquer leurs disponibilités et préférences à l’avance, ainsi que leurs indisponibilités.
👉 Les employés doivent pouvoir demander leurs congés facilement.
Vos plannings du personnel doivent assurer la continuité du service de votre activité tout en prenant en compte toutes les variables de travail. En simplifiant les processus de demandes, de validation des congés et absences, des échanges de shifts… Vous pourrez anticiper vos besoins et ainsi assurer le succès de votre business.
On entend souvent qu’Excel est l’outil n°1 de gestion de planning… S’il est n°1, cela reste à prouver 😉 Mais en tout cas, il est bien possible de créer ses plannings sur Excel, on vous explique comment.
Vos plannings réalisés sur Excel doivent comprendre les congés maladies, les congés payés et les autres congés. Votre premier onglet est celui où vous devez indiquer la liste de vos salariés ainsi que votre calendrier annuel. Pour chercher un employé, il vous suffira d’inscrire la lettre correspondante dans le calendrier (au niveau de la ligne de votre salarié), qui varie selon le type de congé qui a été pris. Ainsi, votre tableau fait un résumé du nombre d’absences enregistrée pour chaque employé. D’autres onglets vous permettront d’avoir une idée du nombre de jours d’absences par employé ainsi que du nombre d’employés absents un jour donné.
🧐 Comment faire pour créer ce tableur concrètement ?
✔️ Ajouter le nom des employés et les dates
En dessous de chaque employé, laisser vide une ligne afin d’y entrer le poste occupé pour la plage horaire concernée.
✔️ Créer des plages horaires de travail
Sous les cases de journées de travail, indiquez les heures de travail ainsi que le poste occupé pour chaque employé.
✔️ Arranger l’apparence de votre tableur Excel
Pensez à personnaliser votre planning Excel, car cela peut très vite devenir illisible avec beaucoup de cases différentes. Mettez en gras certains mots, ajoutez de la couleur, modifiez la taille de la police et les bordures, les cellules…
En tant qu’outil gratuit, Excel est très utile, notamment pour les entrepreneurs venant de lancer leur PME et n’ayant qu’un très petit nombre d’employés. Gérer ses plannings sur Excel, lorsque l’on a jusque 5 employés, est une option économique, simple et pratique. En effet, vous pouvez facilement suivre un tutoriel sur internet pour en apprendre les principales manipulations et ainsi être rapidement autonome dessus.
Toutefois, si vous avez plus de 5 employés et que vous ne trouvez aucune plus value à réaliser vos plannings, nous avons 5 autres raisons à vous citer pour ne plus les faire sur Excel. Convaincu ? Alors, quelles sont vos autres options pour planifier simplement et rapidement les heures de travail ?
👉 Téléchargez gratuitement notre planning du personnel sur Excel.
Les principaux avantages de déléguer la gestion de planning et de personnel à un logiciel sont l’amenuisement des erreurs ainsi que l’aspect collaboratif. En effet, sur Excel, la saisie manuelle et répétitive mène souvent à des erreurs. Certaines informations sont erronées et cela a un impact immédiat sur la paie et sur la satisfaction de vos équipes. Aussi, sur un logiciel de gestion du temps de travail, des accès hiérarchisés pourront être donnés aux différents membres de votre équipe : vous ne serez plus seuls à gérer cette tâche administrative.
Un outil de gestion de planning et de personnel va donc parfaitement convenir à une entreprise ayant plus de 6 salariés, comme à un grand groupe ayant plus de 100 employés et devant gérer plusieurs établissements. Plus de risque d’erreurs, vous décidez de la manière dont vos employés peuvent participer à l’élaboration des plannings. L’information se fait aussi en temps réel, vous ne perdrez plus de temps à communiquer avec plusieurs employés, via des canaux différents.
Pour choisir l’outil qui vous correspond le mieux, nous vous conseillons d’aller télécharger gratuitement notre tableau comparatif. Ici, vous aurez accès à un Top des meilleurs outils de planification du marché avec une comparaison objective basée sur les informations sourcées sur les sites de ces sociétés éditrices.
