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Tableau Excel pour calculer les heures de travail

Par 
Carole
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13/9/2023

35 heures par semaine constituent la durée maximale autorisée du travail en France. Si un employé travaille plus que ce nombre d'heures, cela est considéré comme des heures supplémentaires, et par conséquent, l’employé doit recevoir des augmentations de salaire et peut-être des intervalles de repos. Pour avoir un suivi des durées d'activité de chaque employé, il est possible d'utiliser un tableau pour calculer les heures de travail.


Quelles sont les obligations légales concernant le suivi du temps de travail ?


L'employeur est tenu de comptabiliser la durée réelle du travail des salariés afin de s'assurer que les limites légales ne sont pas dépassées, et de comptabiliser les heures supplémentaires et les pauses qui ont pu être prises. Il doit également tenir des registres que l'inspecteur du travail peut utiliser pour confirmer les heures de travail de chaque employé. Si l'employeur n'utilise pas d'outil qui permet de suivre au réel les heures de travail effectuées comme peut le faire Skello, il peut utiliser un modèle de feuille de temps à télécharger pour l'aider dans sa tâche.

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Dans le cas où il ne respecte pas cette obligation, il peut payer une amende et même faire l’objet de poursuites judiciaires. Les heures de travail et les heures supplémentaires sont incluses dans le calcul de la semaine.

A noter qu'au-delà de 35 heures la rémunération du salarié peut être impactée. Pour vous aider dans le calcul du salaire télécharger le tableau Excel d'heures supplémentaires mis à disposition par Skello.

En général, la semaine commence le lundi à minuit et se termine le dimanche à minuit (semaine civile), sauf si une convention collective en dispose autrement.

Il y a exception à cette règle lorsque la répartition des heures sur une période plus longue qu'une semaine nécessite un système de comptage différent.

Lorsque tous les membres d'un atelier, d'un service ou d'une équipe travaillent selon le même horaire collectif, le décompte peut être soit collectif, soit individuel. Sur le lieu de travail, l'horaire doit être affiché.


Pourquoi utiliser un tableau pour calculer les heures de travail ?


Bien que Microsoft Excel ne remplace pas votre principal système de gestion des RH, il est difficile de le surpasser en tant qu'outil de checking quotidien et de rapport ad hoc. Il vous aidera à comprendre les informations fournies par vos outils d'analyse intégrés.


Le tableau Excel est un outil que vous pouvez utiliser pour suivre les heures de travail de vos employés. Il facilite la gestion et le traitement des données et des informations. Il permet de calculer simplement les heures travaillées et d'obtenir des résultats précis grâce à ses nombreuses fonctionnalités. Les ressources humaines peuvent ainsi déterminer le salaire d'un employé de manière plus simplifiée et moins harassante.


Il est souvent préférable de créer une feuille de calcul pour chaque employé en fonction des nombreuses périodes de paie dans lesquelles il travaille afin de garder les informations le concernant. C'est pourquoi de nombreux employeurs peuvent créer une feuille de calcul trimestrielle ou bihebdomadaire. Les données sont ainsi organisées et faciles à stocker. Si vous décidez de créer des feuilles de calcul pour chaque période de paie, vous pouvez les stocker numériquement et y accéder ultérieurement.


Excel peut aussi être utilisé pour la création de rapports facilement, rapidement et à moindre coût.


Quelles sont les limites d'un tableau Excel pour le calcul des heures de travail ?


Les feuilles de calcul sous Excel sont encore largement utilisées aujourd'hui pour calculer les heures de travail. C'est tout à fait logique, car ce sont d'excellents outils pour rassembler et transformer certaines quantités de données. Elles sont parfaites pour les entreprises ayant un nombre réduit d'employés. 


Toutefois, bien qu'il existe des modules complémentaires qui permettent à Excel d'effectuer certaines analyses de données, vous ne pourrez pas entreprendre d'analyses complexes si vous travaillez avec un grand nombre de données. Il n'est pas recommandé de travailler avec des ensembles de données excessivement volumineux dans Excel, car cela pourrait même ralentir le fonctionnement de votre ordinateur.

Des erreurs de calcul peuvent subvenir et être source de frictions. Retrouvez les formules et règles à suivre pour calculer les heures de travail par mois et ainsi éviter de vous tromper.


Heureusement, vous pouvez continuer à utiliser vos feuilles de calcul Excel actuelles tout en profitant de l’automatisation de pointe grâce à au logiciel de planning Skello.


Automatisation du calcul des heures de travail : quels en sont les bénéfices ?


L'automatisation est la solution prévue pour les activités de données répétitives et qui prennent beaucoup de temps. L’automatisation du calcul des heures de travail a de nombreux avantages.


L’optimisation de la planification


Les entreprises qui tiennent un registre du temps peuvent apprendre beaucoup sur la façon dont leurs employés utilisent leur temps. Elles peuvent s'en servir pour repérer les inefficacités et déterminer le temps que prennent généralement les tâches à accomplir. Ces révélations peuvent les aider à planifier plus précisément les projets, à limiter les coûts et à rationaliser les processus.


La flexibilité


Le calcul automatique permet souvent aux entreprises de modifier leurs procédures et de donner plus de liberté à leurs employés. Par exemple, une entreprise peut décider d'utiliser un logiciel de planning comme Skello, qui permet de suivre facilement avec précision les heures de travail des employés.


La réduction de la charge de travail


Pour les responsables des ressources humaines, le suivi de la présence et de la rémunération des employés est souvent une tâche cruciale. Un système de comptabilisation du temps peut automatiser ces processus et s'acquitter d'un certain nombre de responsabilités RH simples, libérant ainsi les membres du personnel pour d'autres activités. Un système de gestion du temps, par exemple, peut collecter les registres de présence, déterminer la rémunération, contrôler les heures supplémentaires, offrir des informations sur les activités qui affectent directement les employés, rappeler au personnel de pointer et identifier les inefficacités dans les processus organisationnels.


La réduction des heures supplémentaires inutiles


Lorsqu'un travailleur pointe plus de 35 heures au cours d'une semaine de travail, il en résulte des heures supplémentaires. La loi oblige les entreprises à payer davantage leurs employés dans ces situations. Bien que les heures supplémentaires soient parfois nécessaires, si la direction ne les surveille pas de près, elles peuvent également épuiser les ressources de l'entreprise. Le contrôle du temps de travail peut fournir aux responsables des ressources humaines un registre plus précis des heures et de la production des employés, ce qui leur permet de réduire le nombre d'heures et d'éviter les heures supplémentaires sans affecter l'efficacité de leur entreprise.

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