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3
min

Gagnez du temps : comment enregistrer ses templates de planning ?

Lorette
Lorette
5
February
2021
-
Mis à jour le
05
.
02
.
2021
Gagnez du temps : comment enregistrer ses templates de planning ?

Quoi de plus important que d'optimiser son temps en tant que professionnel ? En tant qu’entrepreneur ou DRH, la charge de travail administrative est toujours lourde. Organiser les emplois du temps des équipes, autoriser le nombre légal de congés, compter les absences, calculer les heures supplémentaires, organiser la paie des employés… Tant d’étapes administratives qui s’enchaînent et dont l’exactitude dépend de l’une et de l’autre. Bien sûr, ces tâches, bien que sans plus value, sont répétitives ! Il est donc possible d’en tirer des habitudes et de fonctionner, notamment pour les plannings, en cycles. Selon votre business, vos semaines de planning ne vont pas être amenées à changer fréquemment ! 


Les cycles de planning

À quoi correspondent les cycles de planning ? Il s’agit de plannings prévisionnels qui vont vous permettre, en tant que professionnel, de renforcer votre efficacité en adaptant vos ressources selon l’activité de votre enseigne.

En ayant des cycles de planning définis à l’avance (par exemple, semaine paire et semaine impaire), vous allez prévoir au préalable les effectifs nécessaires à une fluctuation de l’activité. Ainsi, vous aurez plus de chance de réduire le recours aux heures complémentaires et / ou supplémentaires et aux remplacements. 

L’autre avantage que vous aurez à mettre en place des cycles de plannings est sans aucun doute un gain de temps considérable. Avec des “trames” types de planning d’équipes, des modèles, vous allez diminuer le temps que vous consacrez à la réalisation des plannings.


Enregistrer ses templates de planning


Un template est un planning que vous avez déjà rempli et que vous enregistrez a comme modèle.

Il a pour but de faire gagner du temps en évitant à l’utilisateur de recréer à chaque fois une partie du planning qui ne change pas ou peu d’une semaine à l’autre. Quand l’utilisateur crée son planning à partir d’un template, il ne lui reste plus que quelques modifications à faire. Le nombre de manipulations et le temps passé sur le planning diminuent donc fortement !

Comment faire sur Skello ?

Quand vous avez terminé la création d’un planning pour une semaine type, que ce soit pour l’ensemble de vos équipes, un seul employé ou encore pour une équipe précise, il vous suffit d’aller dans les “Paramètres” de votre planning. 

Ici, vous pourrez cliquer sur “Enregistrer comme template”, choisir le titre de votre modèle de planning (par exemple : “planning équipe salle” ou “planning été 2021”)

Validez, et le tour est joué  💫


Créer un planning à partir d’un template 

Lorsque vous êtes sur l’onglet planning, vous pouvez cliquer sur les paramètres et sur le bouton “Créer à partir d’un template”.

Ici, deux choix sont possibles (on vous l’a dit, vous avez toujours le choix chez Skello 😉) :

👉 Créer votre planning à partir d’une semaine précédente - vous pouvez directement copier le planning d’une semaine du passé :  vous avez le choix entre les 5 précédentes semaines.

👉Créer votre planning à partir d’un template enregistré - ici, vous pouvez sélectionner les modèles de planning ou “templates” dont on a parlé plus haut, et les coller sur une feuille de planning vierge. 

Vous souhaitez appliquer un template sur une semaine de shifts déjà complétée ? Rassurez-vous, vos shifts ne seront pas effacés ! À l’utilisation des modèles de planning, Skello reconnaît pour vous les conflits de planning. Vous serez toujours averti en cas de conflit entre deux shifts, et Skello vous donnera le choix de garder le premier shift prévu au planning ou de le remplacer par celui du template. Plus possible de faire des erreurs !


👌Notre tips de pro ? Vous pouvez dupliquer votre template sur 5 semaines ! Pour ça, cliquez sur « Personnaliser les dates » dans « Sur quelle semaine appliquer le template »


Les roulements de planning

Imprévus de dernière minute

Grâce à Skello, organiser son prévisionnel n’a jamais été aussi simple. En plus de vous aider à anticiper au mieux vos ressources et à optimiser vos plannings, Skello est aussi votre partenaire n°1 pour gérer les aléas du quotidien ! En assurant une communication constante entre les équipes, vous ne pouvez plus louper un changement d’emploi du temps.

Sur Skello, vous avez plusieurs moyens de communication :

👉 Une modification de dernière minute sur vos plannings ? Vous pouvez notifier vos employés sur notre application mobile, leur envoyer un SMS ou un email (si un changement de planning ne concerne qu’un salarié, vous pourrez le sélectionner ! Les autres ne seront jamais dérangés si ça ne les concerne pas).

👉 Une annonce d’une nouvelle à un ou plusieurs employés simultanément ? Avec notre messagerie interne, vous pouvez le faire en quelques clics. Vous pouvez même ajouter une pièce-jointe à votre message ! Pratique, notamment pour annoncer vos différentes mesures sanitaires depuis l’arrivée du Covid.


Échange de shifts 

Un besoin d’échanger des shifts entre employés ? Celui prévu le matin ne peut plus assurer son shift et souhaiterait échanger avec celui de l’après-midi ? 

Dans l’application mobile Skello, les salariés ont toute l’autonomie pour échanger leurs shifts entre eux. Une fois la demande mutuelle faite, vous n’avez plus qu’à accepter et vos plannings seront mis à jour ! Sur l’application, vous accèderez aux demandes dans “Mes Demandes” puis dans “Transfert de Shift”.

 

👌Notre tips de pro ? Pour faire un échange de shift complet, les 2 salariés concernés doivent faire la demande !


Skello s’adapte donc à votre cycle de planning et vous permet d’enregistrer tous vos plannings types. En seulement quelques clics, faites toutes vos modifications et réutilisez vos données déjà enregistrées pour optimiser votre temps. Vous ne devez plus jamais partir d’un planning vierge : si vous utilisez des cycles de plannings, que vous avez des plannings récurrents selon les saisons et les mois, que vous fonctionnez en semaine A et B… Skello est l’outil le plus adapté pour vous !

💡 Intéressé(e) ? Demandez-nous une démo, nos experts se feront un plaisir de vous présenter nos offres.


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