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Le bar à jeux Loufoque gagne 5 heures par semaine sur l’administratif avec Skello !

Carlotta
Carlotta
5
January
2021
-
Mis à jour le
22
.
02
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2021
Le bar à jeux Loufoque gagne 5 heures par semaine sur l’administratif avec Skello !

Loufoque, c'est un bar à jeux de société à l'ambiance joyeuse et festive, où tout le monde peut venir jouer, boire et manger tous les jours. Loufoque, c'est aussi des animateurs passionnés et un client Skello fidèle ! Nous avons appelé Samira et Gandalf, le couple fondateur de Loufoque pour mieux comprendre leur utilisation de Skello et leurs plans suite au Covid et à leur fermeture administrative forcée.

Comment a démarré le projet Loufoque ?

Samira : Gandalf et moi avons lancés ensemble Loufoque puisqu'on est en couple. On savait qu'on souhaitait s'associer avec du monde.

Pour la petite histoire, Gandalf revenait du Canada où il avait été gérant d'un modèle équivalent à Loufoque, moi j'étais déjà rentrée en France. Dès son retour en France début 2017, nous avons passé un an à chercher le lieu du futur Loufoque. On a visité énormément de lieux, tout en pensant au début à s'associer à quelqu'un d'Amérique du Nord, pour faire une filiale. Finalement, nous préférions construire quelque chose un business « français », que ce soit dans le nom ou dans le service client. On voulait ajouter notre petite folie supplémentaire : c'est la raison pour laquelle ça s'appelle Loufoque !

Celui qui remplaçait Gandalf dans l'établissement en Amérique du Nord, Charles, est rentré à son tour et a annoncé qu'il voulait faire partie de l'aventure ! Charles est arrivé et a ramené deux personnes avec lui : son frère et son beau frère, qui sont les deux autres associés.

Alors qui fait quoi au sein de cette équipe ? Avez-vous aussi d'autres employés supplémentaires ?

Samira :  Je m'occupe de tout ce qui est lié aux ressources humaines. Gandalf, lui, s'occupe de l’administratif et de la trésorerie. Ensuite, nous avons Antoine, qui est responsable de la gestion du bar et des cartes du restaurant, Edouard, Responsable cuisine ainsi que des partenariats enfin Charles, gère de l'événementiel et les créations de contenus d’animations spécifiques tel que les Quiz ! Tous les 4 sont sur le plancher.

Avant le Covid, nous étions 10 personnes dans l'équipe et maintenant nous sommes descendus à 7. Nous avons une personne en service, une personne hybride qui fait à la fois le service au bar et l'animation, puis on a deux employés dédiés à l'animation et trois en cuisine.

Quand avez-vous ouvert Loufoque et depuis quand Skello vous accompagne dans votre gestion RH ?

Samira : Loufoque existe depuis 2018. Nous avons ouvert le lendemain de la fête de la musique, le 21 juin 2018 et on a fêté nos deux ans cette année. On s'attendait à ce que notre troisième année soit génialissime, mais la vie en aura décidé autrement... 😊

Skello est avec nous depuis les débuts : nous n'avons jamais fait sans Skello ! C'est marrant parce qu'au départ, je n'étais pas censée être la personne qui gère Skello mais c'est finalement le cas !

Gandalf : C'est ça ! C'est moi qui ai pris l'initiative de contacter différents services de planification au départ, dont Skello.

Samira : À la suite de cela, on a retenu Skello et ce sont les garçons qui ont fait une formation ! Je n'y étais pas conviée puisqu'il 'était pas question initialement que je fasse partie puisque j'ai repris l'architecture en parallèle. Avec le temps, j'ai finalement repris Skello car ils n'avaient pas le temps de s'occuper de la gestion RH.

Auparavant, j'ai aussi été formé aux structures de ventes et à la planification donc l'utilisation de Skello a été immédiatement fluide pour moi. Ça a été très facile à prendre en main, je n'ai même pas eu besoin de formation supplémentaire ! Quand j'avais des questions, je les ai posées et tout était clair. Ce sont plutôt les garçons qui sont à la ramasse 😄

Donc vous n'avez pas suivi la formation et avez réussi à apprendre à utiliser Skello en quasi autonomie ?

Samira : C'est ça ! Les ressources que vous donnez à disposition m'aident aussi : en général, je trouve mes réponses dans votre Centre d'Aide. Quand je ne trouve pas, je pose la question directement sur le service client et je trouve que vous êtes très réactifs, je n'ai jamais de problématiques. Je bosse en général dessus le soir, et si j'ai des questions et qu'on ne me répond pas le soir c'est directement tôt le lendemain, donc c'est parfait !

C'est vous qui êtes en relation directe avec la référente Skello Carlotta ?

Samira : Oui, quand j'ai des questions c'est moi ! Et pour tout ce qui est relatif à Skello, notre compte et notre abonnement, c'est Gandalf qui gère en direct avec elle.

Qu'est-ce que Skello change au quotidien ? Combien d'heures est-ce que Skello vous fait gagner ?

Samira : Je dirais approximativement que Skello me fait gagner 5h par semaine sur l'administratif ! Quand mes employés me font des demandes extraordinaires, et que je dois changer les plannings, ça me prend une heure supplémentaire par semaine. Normalement, je fais toujours les plannings un mois avant et je les présente ensuite aux associés en fonction des événements qu'on a ou pas avant leur publication.

Gandalf : on n'a jamais été à Loufoque sans utiliser Skello. Dans mon précédent travail de gestion de bar, on utilisait excel pour faire les plannings. Au niveau de la lisibilité, c'était pratique aussi mais pour tout le reste, c'est à dire la partie administrative, la récupération des informations salariales telles que les heures travaillées, les congés, les absences... Skello est très pratique. En termes de practicité, Skello est un bon outil qui permet de rassembler et retrouver toutes les informations dont on a besoin. C'est pratique pour la gestion des ressources humaines, avec le Registre Unique du Personnel, les contrats, etc... Moi je l'utilise moins pour la partie Planning car je ne suis pas en charge de ça, mais beaucoup pour la partie RH.

Vous êtes fermés et vous vous réinventez avec de la location de jeux. Avez-vous tout de même un besoin d'utiliser Skello ?

Gandalf : On ne fait plus de plannings, donc sur cette partie là non. Mais on continue de l'utiliser pour faire notre demande de remboursement de chômage partiel à la Direccte. Grâce à l'export d'indemnisation de chômage partiel, on retrouve toutes les données sur les heures travaillées / chômées à déclarer.

Pendant le premier confinement, vous vous étiez inscrit à beaucoup de webinars ?

Gandalf : Oui, et ça a été très utile. Notamment pour désembrumer toute la situation parce qu'au début, quand on est dans le bar, on est le nez dans le guidon. Or ça nous est vraiment tombés sur le coin de la tête, littéralement du jour au lendemain, et ça nous a permis d'avoir beaucoup de recul.

Et aujourd'hui, avec ce deuxième confinement qui dure un petit peu plus longtemps que prévu, vous arrivez à sauver les meubles avec votre location de jeux ?

Gandalf : Pas du tout. La location de jeux, c'est anecdotique par rapport à notre chiffre d'affaires. Par contre on a remarqué que pendant l'entre deux du confinement, quand on a eu le temps de réouvrir, on est revenus à 100% du CA tel qu’il était l’an dernier Après nos plus gros mois, sont ceux de Novembre à Mars et comme tout le monde actuellement, c’est une situation assez catastrophique que nous vivons pour notre business

Quand on ouvre, on a un capital sympathie énorme auprès de nos habitués et de nos clients, on est plein tout de suite. On garde la location de jeux pour que les gens continuent de penser à nous, pour qu'ils se rappellent qu'on existe. Et quand ouvre, ça fonctionne très très bien. On n'a pas encore trouvé de formules qui soit efficace en termes de coût de main d'oeuvre et de CA apporté pendant le confinement. Nous sommes une brasserie, c'est difficile de se démarquer en termes de cuisine contrairement à d'autres restaurants plutôt spécialisés... Les gens ne vont pas aller commander ou prendre à emporter dans une brasserie. On attend donc la réouverture avec impatience car on suppute vraiment qu'on est plutôt efficaces dans ces moments là !

👋 Découvrez aussi le témoignage de Samuel Carré, Co-fondateur de la chaîne de restauration POKAWA


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