Selon l'Observatoire 2025 de la performance sociale publié par Diot-Siaci, le taux d'absentéisme en France atteint 4,84% en 2024, avec une durée moyenne des arrêts de 21,5 jours. Dans ce contexte où la gestion des absences devient un enjeu majeur pour les entreprises, l'organisation rigoureuse des congés s'impose comme un levier stratégique pour maintenir la continuité de l'activité et prévenir la désorganisation.
Gérer les congés d'une équipe est une tâche chronophage pour le manager. Il doit veiller à disposer toujours des ressources suffisantes pour maintenir l'activité du service tout en offrant des conditions justes pour tous les collaborateurs. Cela demande une organisation à toute épreuve. Heureusement, Excel est un outil très pratique pour créer rapidement un planning de congés pour votre équipe. Avec quelques connaissances, il offre des fonctionnalités intéressantes pour vous faire gagner du temps.
Qu'est-ce qu'un planning congés ?
Le planning congés est un document qui indique les temps de repos et de congés des employés d'une entreprise. Plus qu'un simple calendrier, c'est un outil de pilotage RH essentiel qui permet de visualiser en temps réel la disponibilité des équipes et d'anticiper les périodes de sous-effectif. Le planning congés peut avoir l'aspect d'un calendrier, d'un agenda, d'un tableau par catégorie de congés, par secteur au sein de l'entreprise, etc.
Le planning congés peut se présenter sous différents formats adaptés aux besoins de l'entreprise : vue mensuelle, hebdomadaire, annuelle, ou encore par service. Sa flexibilité permet de choisir la présentation la plus pertinente selon la taille de l'équipe et le secteur d'activité.
Le planning congés peut être géré et diffusé de façons diverses :
- format papier (affichage dans l'entreprise)
- format digital (Excel, ...)
- logiciel SIRH (Système d'Information Ressources Humaines)
Présentation de notre modèle de planning congés
Comment faire un planning de congés sur Excel ?
Malgré les solutions digitales pour gérer les congés des salariés, Excel reste un outil très utilisé par les entreprises. Ce dernier est accessible à tout le monde et est relativement facile à maîtriser. Voici quelques étapes pour créer votre planning de congés sur Excel.
Comment personnaliser votre planning :
Personnel
- Organisez par service ou équipe
- Ajoutez une colonne "Manager" pour validation
- Intégrez l'ancienneté pour calcul prorata
Types de Congés
- Adaptez selon votre convention collective
- Créez des codes courts pour saisie rapide (CP, RTT, CA...)
- Définissez les couleurs pour le calendrier visuel
Congés
- Ajoutez une colonne "Valideur" pour traçabilité
- Créez un filtre par statut (en attente/validé/refusé)
- Insérez une colonne "Justificatif reçu" pour suivi admin
- Dupliquez pour créer un historique annuel
Notre modèle Excel de suivi de congés vous aide à optimiser la gestion des ressources humaines, en évitant tout conflit de planning.
Téléchargez le dès maintenant pour suivre les congés de vos équipes.
Le planning congés est un outil informatif pour l'entreprise. Il facilite le suivi des congés donnés aux salariés. Ce tableau poursuit les objectifs suivants :
Assurer aux salariés une bonne visibilité sur la période de prise des congés. L'employeur est tenu d'informer le personnel de la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture (article D3141-5 Code du travail)
Fixer l'ordre des départs. L'ordre des départs en congés est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ (article D3141-6 du Code du travail)
Comment faire un planning congés ?
Pour faire un planning congés, l'employeur ou le service des ressources humaines doit intégrer les impératifs suivants dans son logiciel de planification :
- La liste des salariés avec le nombre de jours de congé disponibles
- La politique de vacances de l'entreprise. Cette politique de congés fixe le nombre maximum de semaines de congé consécutives. Elle établit également le nombre maximum de salariés en congé simultanément et l'ordre de priorité des demandes de congés
- La date limite de demande de congés
- La validation des congés
- La recherche de remplaçants, le cas échéant
- Les contraintes légales liées à la période de référence (du 1er juin N au 31 mai N+1 sauf accord d'entreprise)
- Les jours fériés et ponts de l'année pour optimiser les plannings (en 2025, 10 des 11 jours fériés tombent en semaine)
Comment faire un planning congés sur Excel ?
Pour créer un planning congés, l'entreprise peut utiliser un outil de gestion dédié centralisant les demandes de congés des salariés. Dans le cadre d'une TPE, le planning congés peut revêtir un format à deux ou trois colonnes mentionnant le nom des salariés, les dates de congés, le solde de congés disponible. Elle peut également utiliser un modèle Excel tel que :
le tableau Excel planning de travail, congés et absences. Outre l'élaboration du planning de travail, ce tableau permet de planifier des périodes de congés et d'absences du personnel.
Le tableau Excel gestion de congés. L'onglet calendrier permet de référencer les périodes de congés des salariés. L'onglet soldes permet d'entrer le nom des employés avec le solde de congé disponible.
Faciles à utiliser, les différents types de modèle de planning congés Excel montrent cependant leurs limites rapidement. En effet, ces tableaux exigent de multiples opérations, sources d'erreurs potentielles. Les risques d'erreurs de saisie, de doublons ou d'incohérences dans les soldes peuvent entraîner des litiges avec les salariés et compliquer la gestion administrative. Les mises à jour en temps réel et les interactions salariés/managers/RH y sont inexistantes, contrairement au logiciel congés. On se rapproche davantage du fonctionnement de certaines solutions gratuites pour la gestion des congés.
Excel est une option simple et pratique pour démarrer la gestion des congés. Lorsque l'entreprise se développe ou que les besoins se complexifient, un logiciel RH apporte des outils d'automatisation, de travail collaboratif et une fiabilité renforcée, essentiels pour réduire les erreurs et gagner en efficacité. Au-delà de 20 salariés, les limites d'Excel deviennent rapidement contraignantes, notamment en termes de gestion des workflows de validation et de traçabilité des demandes.
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Les différentes catégories de congés à inclure dans votre planning
Pour être le plus précis possible, votre planning doit préciser le type de congé pris par le salarié. De cette manière, vous pourrez tenir un compte exact des droits au repos de chacun.
Voici la liste des différents congés existants :
Congés payés : tout salarié a le droit à des congés payés à hauteur de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif. Selon les données de la DARES, les salariés français bénéficient en moyenne de 33 jours de congés et RTT par an, avec des disparités entre secteur privé (29 jours) et secteur public (38 à 42 jours selon les fonctions).
Congés maladie : il s'agit d'un arrêt de travail à la suite d'une maladie ou d'un accident. En 2024, la durée moyenne des arrêts maladie atteint 21,5 jours, la plus élevée depuis la période Covid-19.
Congés maternité, paternité ou tout autre congé lié aux enfants : ces jours de repos permettent aux parents ou futurs parents de s'occuper de leurs familles.
Congés sans solde : congé pris par accord amiable entre l'employeur et le salarié au-delà du nombre de jours de congés payés.
Congés spéciaux : il s'agit de congés pris en charge par l'employeur dans des situations spéciales (mariage, enterrement, déménagement…). Ces jours sont librement décidés par l'employeur.
Congés d'ancienneté : il s'agit de repos supplémentaire accordé par l'employeur pour récompenser l'ancienneté de ses collaborateurs.
RTT (Réduction du temps de travail) : il s'agit de repos supplémentaire pour les heures effectuées au-delà de 35 heures par semaine.
Absence injustifiée : il s'agit de la non-présence d'un salarié sans raison.
Jours fériés : ce sont des jours chômés et rémunérés. En 2025, la France compte 11 jours fériés, dont 10 tombent en semaine, offrant de nombreuses opportunités de ponts.
Congés pour événements familiaux : décès d'un proche, mariage, PACS, naissance ou adoption (congés fixés par le Code du travail ou la convention collective).
Congés de formation : CPF (Compte Personnel de Formation), congé de transition professionnelle, bilan de compétences.
Comment gérer un planning congés ?
Avec la simplification des obligations d'affichage, la gestion et la communication du planning congés s'adaptent aux médias modernes. La digitalisation du planning des congés tend à se généraliser. Cette gestion moderne à l'aide d'un logiciel congés et absences affiche de nombreux avantages pour les différents acteurs de l'entreprise : salariés, managers, ressources humaines.
Gestion digitale du planning des congés : les avantages pour le salarié
Du côté salarié, la digitalisation d'un congé simplifie les actions suivantes :
- Consultation du planning des absences de façon autonome
- Vision globale du planning congés et adaptation de la demande en fonction
- Notification du statut de la demande de congé dès que la décision est rendue
- Mise à jour en temps réel du solde de congés payés, RTT, récupération, etc.
- Simulation prévisionnelle des droits acquis
- Accès mobile pour soumettre des demandes à distance
- Historique complet des congés pris et à venir
Digitalisation du planning des congés : les avantages pour les managers
La gestion numérique du planning congés présente également des atouts pour le manager :
- Notification automatique des demandes de congé des collaborateurs
- Visualisation du planning de l'équipe en temps réel
- Validation des demandes en ligne
- Détection automatique des conflits de planning (sous-effectif, compétences manquantes)
- Tableau de bord synthétique pour anticiper les périodes critiques
- Alertes en cas de dépassement des seuils de présence minimale
Digitalisation du planning des congés : les avantages pour les RH
Au niveau des RH, la gestion digitale du planning congés facilite les opérations suivantes :
- Exportation automatique des données vers la paie en fin de mois
- Simulation prévisionnelle des droits acquis
- Suivi des indicateurs RH : taux d'absentéisme, type d'absences, etc.
- Conformité automatique avec les évolutions légales (loi du 22 avril 2024 sur l'acquisition des congés pendant les arrêts maladie)
- Reporting personnalisable pour la direction
- Archivage sécurisé conforme au RGPD
Pour créer un calendrier d'absence dans Excel, commencez par structurer un tableau avec les colonnes suivantes : nom du salarié, dates de début et fin d'absence, type de congé, et solde restant. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour colorer automatiquement les cellules selon le type d'absence (vert pour les CP, orange pour les RTT, rouge pour les arrêts maladie). Intégrez des formules de calcul automatique pour déduire les jours pris du solde disponible. Pour une vue calendrier, créez un onglet séparé avec les jours du mois en colonnes et les noms des salariés en lignes, puis remplissez les cellules avec des codes couleur correspondant aux absences.
Comment faire un tableau de congé ?
Un tableau de congé efficace doit inclure plusieurs éléments essentiels : l'identité complète de chaque salarié, son solde de congés initial (généralement 25 jours ouvrés pour un temps plein), les congés acquis au fil de l'année (2,5 jours par mois), les congés posés avec leurs dates exactes, et le solde restant mis à jour automatiquement. Pensez à distinguer les différents types de congés (CP, RTT, congés spéciaux) dans des colonnes séparées pour faciliter le suivi. Ajoutez une colonne "statut" pour indiquer si la demande est en attente, validée ou refusée. Pour les entreprises de plus de 10 salariés, prévoyez également une vue synthétique par service ou équipe.
Comment faire pour créer un planning sur Excel ?
Pour créer un planning sur Excel, ouvrez un nouveau classeur et commencez par définir votre structure : en-têtes de colonnes (dates, jours de la semaine, nom des salariés), puis les lignes pour chaque collaborateur. Utilisez la fonction "Fusionner et centrer" pour créer des plages de dates visuelles. Appliquez des couleurs différentes pour chaque type d'absence via la mise en forme conditionnelle. Créez des formules pour calculer automatiquement le nombre de jours d'absence par période. Protégez certaines cellules pour éviter les modifications accidentelles. Pour un planning annuel, créez plusieurs onglets (un par trimestre ou par mois) avec des liens de navigation entre eux. N'oubliez pas d'ajouter une légende expliquant les codes couleur utilisés.
Comment puis-je imprimer un planning dans Excel ?
Pour imprimer efficacement un planning Excel, commencez par accéder à l'onglet "Mise en page" et sélectionnez l'orientation (paysage recommandé pour les plannings larges). Ajustez les marges pour optimiser l'espace et utilisez la fonction "Ajuster à" pour faire tenir tout votre planning sur un nombre défini de pages (idéalement une page de large). Définissez une zone d'impression précise en sélectionnant les cellules concernées puis "Fichier > Imprimer > Zone d'impression". Activez l'option "Répéter les lignes en haut" pour que les en-têtes apparaissent sur chaque page. Avant l'impression finale, utilisez l'aperçu avant impression pour vérifier le rendu et ajuster si nécessaire. Pour un résultat professionnel, ajoutez un en-tête avec le nom de l'entreprise et le mois concerné, et un pied de page avec la date d'impression.
Des outils digitaux existent pour gérer les jours d’absences et de congés de vos employés. Avec Skello, solution de logiciel de planning pour salariés, vous permet de gérer automatiquement le solde de congés payés de chacun de vos employés. Un compteur de jours de congés est disponible dans l’outil. Vous y retrouverez le nombre de congés payés acquis et posés par mois.
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