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4
min

Retour dans les bureaux ou télétravail ? L’organisation de Alan

Clélia
Clélia
1
June
2020
-
Mis à jour le
25
.
09
.
2020
Retour dans les bureaux ou télétravail ? L’organisation de Alan
Alan est une assurance santé qui fait simple, en proposant un service centré sur l’humain, la simplicité et le confort. Skello est client Alan et c’est ainsi que nos deux startups ont eu l’occasion d’organiser plusieurs événements ensemble. À cet effet nous avons eu l’occasion d’échanger avec Jonathan Lasserre, Facility Manager chez Alan à propos de leur plan de déconfinement et de réintégration des équipes dans les bureaux !

Le constat est tel que nos deux entreprises ont pris des routes très similaires depuis quelques semaines, avec un maintien du télétravail au maximum et une présence dans les bureaux en cas de besoin justifié.

Le témoignage de Jonathan Lasserre, Facility Manager chez Alan :

“Nous avons commencé à travailler sur notre plan de déconfinement dès la mi- avril en envisageant de rouvrir très partiellement et avec des règles et contraintes très strictes. Nous avons consulté l’équipe à l’aide d’un formulaire personnel afin d’en savoir plus sur la situation de chacun et d’identifier les personnes pour qui le confinement et/ou les conditions de travail à domicile étaient compliqués que ce soit pour des raisons psychologiques (signaux d’isolement fort) ou parfois logistiques (couples avec enfants en bas âges). Bien que nous ayons sponsorisé l’achat de matériel adéquat tel que des chaises ou des écrans, par exemple, les conditions ne sont parfois pas aussi pratiques qu’au bureau. Il y a eu une très forte participation à ce sondage, les résultats ont été les suivants : 10% des collaborateurs ont demandé à accéder au bureau rapidement, 40% ont indiqué vouloir y retourner sans en ressentir le besoin immédiat, 50% ont indiqué ne pas souhaiter y retourner au bureau.
Nous avons considéré que pour plus de 10% de demandes, ça valait le coup de rouvrir. Nous, l’Office Manager — Ambre Sanchez Valero, moi même et l’équipe People, avons travaillé, sur cette réorganisation des bureaux en amont.”

“Nous avons travaillé sur un Parcours Collaborateur dans les bureaux pour les personnes ayant fait la demande de revenir travailler depuis les locaux d’Alan ainsi que pour les personnes ayant émis le besoin de récupérer du matériel. Nous avons inclus dans ce Parcours Collaborateur les règles simples, à l’arrivée au bureau (désinfection des mains et du badge, récupération des masques pour la journée), durant la journée et lorsque le collaborateur quitte le bureau. Nous y avons aussi précisé le plan exceptionnel du bureau qui indique quels sont les bureaux ouverts et quelle est la place assignée à chaque personne. Les bureaux utilisés sont nettoyés et désinfectés chaque jour et on été sélectionnés afin que la distance entre chacun respecte les règles de distanciation sociale.”

“Ces règles sont strictes et peuvent parfois être perçues comme lourdes mais elles répondent à l’obligation de l’employeur de s’assurer de la sécurité de ses collaborateurs..”

“Pour le moment, nous prévoyons d’utiliser un Spreadsheet pour gérer les potentielles rotations d’équipes à venir les des prochaines phases de réouverture. La réflexion concernant un outil de gestion de planning et/ou de réservation de bureaux dépendra de l’évolution de la situation et se fera sur le plus long terme.”

Le témoignage de Lucie Leflour, Sales Team Lead chez Alan :

“Le confinement et le télétravail sont assez anxiogènes. Pour palier à ces effets négatifs sur les travailleurs, nous avons été très empathiques chez Alan et des communications étaient envoyées tous les jours par les managers. D’avoir cette empathie et cette sympathie, c’est très important. On peut s’appuyer aussi sur des ressources supplémentaires pour aider les salariés : nous sommes par exemple adhérents au SIAM, où une hotline a été mise en place et est disponible pour tous les salariés. Si l’on ressent effectivement un mal être et qu’on a besoin de parler à des psychologues, on peut faire appel à ce numéro. La dernière chose qui a été mise en place, c’est l’offre de méditations. Les exercices de méditation peuvent vraiment diminuer le stress et chez Alan, nous avons donc mis en place des services gratuits qui proposent deux mois de méditation offerts : il suffit de chercher sur “Alan Coup de Pouce”, et c’est un réel coup de pouce pour les gens.”

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