👋 Say Hi to Smart Planner : la technologie de planning intelligent.

Depuis 2016, notre équipe fait évoluer Skello pour être au plus près de la réalité des professionnels. Duplication de shifts, création de modèles de plannings, transfert de shifts, compteur d'heures travaillées et chômées, gestion des RH, génération de documents, suivi de la performance... Chaque nouveauté marque un tournant pour Skello et de nouvelles possibilités pour les managers. Derrière ces nouveautés, un autre projet mobilise nos équipe depuis plusieurs années. L'année 2020 et ses impacts sur la complexité des plannings auront finalement eu du bon : nous pousser à concrétiser une innovation qui concerne ce qui fait le coeur de Skello : le planning.

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Avec Smart Planner, réapprenez à planifier. Notre planning intelligent prend avec vous les meilleures décisions !

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Qui de mieux placé que l'équipe derrière son lancement pour vous en parler ? Nous avons interviewé 3 piliers du projet !

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Découvrez avec nous toutes les phases de son développement :

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📊 Jean-Clément, Data Scientist

🔎 Hind, Product Manager

🧩 Céline, UX & UI Designer

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Smart Planner : de la genèse à aujourd'hui

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Vous le savez, la planification des équipes ne s'improvise pas : si certains se basent souvent sur leur intuition pour créer leurs plannings, il est aussi conseillé d'utiliser son savoir-faire, l'expérience passée d'un collaborateur ou les habitudes de planification de l'entreprise. Pourtant, l'arrivée du Covid a bousculé les codes et les modèles : le chômage partiel est présent, les activités incertaines ou variables, les jauges réduites...

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Avec Smart Planner, notre ambition est de respecter la flexibilité des utilisateurs tout en les aidant à faire les meilleurs choix. Comment ? En se basant sur leur expérience passée et leur mode de fonctionnement.

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Alors comment concrétiser cette idée ?

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📊 Utiliser & analyser les données accumulées sur Skello

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Sur Smart Planner, chaque professionnel fixe ses règles de productivité en fonction des postes et du temps de travail disponible de ses employés. Ensuite, Skello crée automatiquement le planning sur mesure avec les bonnes personnes, au bon endroit, au bon moment.

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Jean-Clément, Data Scientist nous explique comment il a construit l'algorithme de Smart Planner.

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Quelles datas as-tu utilisé pour créer Smart Planner ?

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"Je n'utilise pas directement l'historique des données d'un utilisateur, plutôt les données dont la personne aurait eu besoin pour construire son planning elle-même : les différents shifts, les utilisateurs, les règles, les compétences pour assigner les shifts aux bonnes personnes."

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Comment fonctionne l'algorithme ? Peux-tu nous le décrire de manière vulgarisée ?

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"C'est un peu un Tetris géant ! Il y a des pièces, qui sont les shifts : ces shifts sont assignés à certains salariés en fonction de leurs compétences. Le jeu de l'algorithme, c'est de trouver la combinaison de shifts la plus optimale possible par rapport à des critères business.

Dans ces critères, on retrouve les règles qui sont données par l'établissement, par exemple concernant les heures supplémentaires ou les heures de repos et puis des règles qui sont par défaut dans l'algorithme : par exemple, optimiser les coûts en optimisant le nombre de shifts assignés pour éviter qu'il n'en reste à la fin."

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Quelle technologie a été employée pour construire cet algorithme ?

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"L'algorithme est codé en Python et - puisque c'est une intelligence qui simule l'action humaine - on peut parler d'IA, il s'agit d'une intelligence artificielle ! Pour fonctionner, l'algorithme a besoin de nombreuses informations disponibles sur Skello : les postes des employés, les contraintes sur la structure du planning : la limitation des heures supplémentaire, le nombre de repos par semaine, l'amplitude horaire maximale... et bien d'autres ;)"

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Cette automatisation ne peut pas être efficace si elle n'est pas couplée à une oreille attentive aux besoins et retours clients.

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Les règles du jeu ont changées, les professionnels aussi : échanger avec vous était essentiel !

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🔎 Récupérer & comprendre le besoin client

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Hind, Product Manager, nous explique comment elle a organisé le développement de Smart Planner avec nos équipes techniques.

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Quelle est la spécificité du projet Smart Planner ?

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"Côté produit, on a organisé ce projet de la même manière que toutes les fonctionnalités que l'on sort. On définit toujours un projet sur le long terme, sans réfléchir à sa faisabilité ou à la durée, avec une logique de Test & Learn et d'itération. On sait où l'on veut aller : en l'occurence ici, un planning sur-mesure et intelligent généré automatiquement.

On lance donc Smart Planner, qui répond à un gros besoin de la part de nos clients et des professionnels. Le Smart Planner est une vraie innovation de rupture et une technologie différenciante !

L'idée est de faire évoluer Smart Planner avec l'utilisation des clients dont il va se nourrir et grâce à leurs retours pour proposer des nouvelles versions fréquemment.

La vraie spécificité du projet Smart Planner, c'est l'association forte qu'il y a eu entre l'équipe de Product Management et notre équipe Data. On a travaillé étroitement ensemble sur l'algorithme qu'on a construit en fonction de critères et de retours clients."

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Comment l'optimisation des plannings se traduit dans la technologie Smart Planner ?

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"L'enjeu du Smart Planner, c'est de prendre en compte des règles tant conventionnelles que propres à la structure de l'entreprise. Notre objectif, depuis le début, a été de sélectionner les critères les plus pertinents dans la création d'un planning.

Les types de questions que l'on a posé aux clients : "quel est le cheminement de votre pensée derrière la création d'un planning", "comment arrivez-vous à un planning finalisé", "y-a-til un ordre spécifique dans vos actions de planification"'. En fonction des réponses, on a priorisé les critères et on a amélioré l'algorithme.

On a interrogé de nombreux clients et on a sélectionné un pool de clients "testeurs". L'échantillonnage était représentatif de tous les secteurs mais aussi des différentes tailles d'entreprises et du nombre de salariés."

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Et l'équipe technique derrière le développement de Smart Planner ? Comment ça se passe pour eux ?

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"On a créé une équipe "Automation" dédiée à cette technologie de planning intelligent. Au fur et à mesure des tests utilisateurs, on a analysé les retours. Il a fallu être très agiles et être capables de quantifier rapidement le besoin en fonction des demandes et des faisabilités, pour modifier l'algorithme derrière."

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🧩 Construire une expérience fluide basée sur un algorithme complexe

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Avec Smart Planner, l'assignation des shifts n'est donc pas manuelle. Les shifts viennent se positionner automatiquement pour remplir les plannings. Toutefois, chez Skello, la main est toujours laissée aux utilisateurs : il est donc indispensable d'avoir une expérience simple, fluide et agréable.

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Céline, Product Designer, nous explique comment elle a créé un parcours optimisé et lui a donné vie dans ses maquettes.

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Quel était le plus gros champ de travail de Smart Planner côté UI/UX ?

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"Le défi, ici, était de faire cohabiter l'effet "whaou", la simplicité apparente de la technologie, en guidant et en rassurant l'utilisateur. Faire un planning automatiquement est un acte rempli de "préjugés" où la dimension "magique" et "automatique" prend beaucoup de place. Toute l'expérience utilisateur doit se penser autour de cette dimension là. Toutefois, l'humain, l'expérience humaine et la réflexion étaient au coeur de ce projet.

Le flow devait être pensé simplement, tout en prenant en compte toutes ces complexités : nos utilisateurs doivent pouvoir faire leur planning rapidement, avec un maximum de données fiables.

Le flow débute sur le planning : aller d'un point A à un point B. La question que l'on s'est posée était : "je suis utilisateur, j'arrive sur un planning vide, à quoi est-ce que je m'attends pour que ce planning automatique soit le plus réussi possible ?". Pour que le flow prenne en compte les spécificités évoquées avant de l'algorithme, à savoir le renseignement d'informations supplémentaires par l'utilisateur, on a du jouer entre l'espace planning et l'espace paramétrage. On aurait pu tout regrouper sur l'espace planning, mais c'était trop lourd visuellement."

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Smart Planner : ses premiers pas

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La première brique de notre planning intelligent est prête : maintenant, il faut lui faire honneur et marquer son arrivée pour affirmer nos ambitions. Skello n'est plus un simple outil de planification, notre mission est d'accompagner tous les professionnels dans leur prise de décisions. Nous simplifions la complexité !

Smart Planner s'appuie sur la connaissance de chaque client pour créer le planning le plus adapté à ses besoins, actionnable immédiatement et qui évoluera avec lui.

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