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Gérer les absences des employés : un véritable défi pour les métiers de terrain.
La gestion des équipes de terrain est complexe, et les absences imprévues sont un aléa majeur. C’est immédiatement une course contre la montre pour les managers.
Ce stress a un coût : par manque de temps, le manager s'appuie sur son intuition et sollicite souvent les mêmes personnes ou ne trouve personne, créant une pression supplémentaire sur le reste de l’équipe. Résultat : le moral de l'équipe et la relation manager/employé sont impactés, ou le shift n’est tout simplement pas couvert et la qualité de votre service peut en pâtir.
Face à cette réalité, le choix de votre solution RH est déterminant. Pour bien comprendre quelle solution choisir, nous avons analysé les différentes méthodes de remplacement proposées par les acteurs clés du secteur.
L’approche traditionnelle : l’absence de solution dédiée
Certains logiciels de planning se concentrent uniquement sur la création initiale du planning, laissant les remplacements aux processus manuels et ne proposent aucun accompagnement pour la gestions des aléa du quotidien. Des acteurs comme Combo, par exemple, peuvent ne proposer aucune fonctionnalité pour gérer les remplacements en cas d’absence imprévue. Dans ce cas, les managers sont renvoyés à la case départ : appels en série, consultation d'Excel…
Pour les entreprises qui gèrent des effectifs importants, cette absence de fonctionnalité dédiée transforme chaque absence en un véritable casse-tête et il y a de grandes chances que l’absence ne soit finalement pas remplacée.
Factorial : l’approche automatisée
Face à la complexité de la gestion des absences, des solutions comme Factorial proposent une approche d’automatisation complète.
L’outil se charge d’assigner le shift automatiquement à un employé disponible sur la base de critères limités, et souvent opaques.. Cette méthode est, par nature, la plus rapide et retire immédiatement le fardeau de la recherche. Elle simplifie grandement le remplacement pour le manager.
Cependant, il n’est pas possible de comprendre sur quels critères le choix a été fait, et si l’employé sélectionné est le meilleur choix en termes de conformité ou de coût. Si le manager souhaite modifier l’assignation automatique, il se retrouve au point de départ, sans les informations nécessaires pour prendre une décision éclairée.
Cette approche permet un gain de temps initial, mais elle nécessite une vigilance particulière du manager pour maintenir la maîtrise de son planning et une grande confiance dans les choix effectués par le logiciel.
Shyfter : la décentralisation du choix
D’autres logiciels RH, comme Shyfter, adoptent une approche plus collaborative. Le manager met le shift à disposition, et les employés disponibles se positionnent de manière autonome sur ce créneau.
Cette méthode est efficace car elle enlève la charge de la recherche au manager et responsabilise les équipes. Elle peut diminuer le stress lié à la gestion des remplacements.
Néanmoins, elle peut créer plus de risques. Les priorités des employés ne sont pas toujours celles de l’entreprise. Si le choix se fait au “premier arrivé, premier servi”, cela peut créer un sentiment d’injustice auprès de certains employés et retire au manager la possibilité de contrôler ses coûts et la conformité du planning. Si le manager doit choisir entre plusieurs candidats, il n’aura pas les informations nécessaires (conformité, heures supplémentaires déjà accumulées, coût, etc.) pour prendre la meilleure décision. Soit il choisit alors à l’intuition ou par habitude, soit il devra prendre le temps d’inspecter le planning et les compteurs de chacun, ce qui rallonge un processus qui devait être rapide.
Skello : l’approche proactive et intelligente
Pour répondre au mieux à cette problématique, il est préférable d’adopter une approche différente : celle de l'aide à la décision factuelle.
Skello ne cherche pas à remplacer l’humain par un algorithme opaque, ni à transférer la responsabilité sans contrôle. Skello suggère des solutions et donne au manager toutes les informations nécessaires pour prendre la meilleure décision en quelques clics.
En quoi l’approche Skello est-elle plus adaptée aux besoins des équipes de terrain ?
- Visibilité instantanée (Réagir rapidement) : Face à une absence, plus besoin de chercher ou d’enchaîner les coups de fil. Le manager accède immédiatement à la liste des employés disponibles et qualifiés pour le poste.
- Résultat : Finies les courses contre la montre. Vous réagissez rapidement et assurez la continuité de votre activité sans pression supplémentaire.
- Décision factuelle (Éviter l’intuition) : Skello permet au manager de voir d’un coup d’œil l’impact de son choix sur le planning du remplaçant, ses compteurs d'heures (heures complémentaires, heures supplémentaires) et la conformité légale.
- Résultat : Le manager garde le contrôle sur ses coûts, sa conformité, et s'assure de l'équité pour ses équipes, sans solliciter toujours les mêmes employés par habitude.
- Transparence et contrôle : Le manager se repose sur son expertise et ses besoins pour choisir le meilleur remplaçant parmi les suggestions. L’outil n’est là que pour lui économiser les tâches manuelles et répétitives. Il sait immédiatement qui appeler pour assurer le remplacement.
Conclusion : Quel logiciel RH choisir pour optimiser vos remplacements ?
Choisir le bon logiciel de planning est crucial. La gestion des remplacements est l'épreuve du feu de toute solution GTA.
Si la simplicité est votre mot d'ordre, demandez-vous si l'outil vous donne les moyens de garder le contrôle. L'approche de Skello démontre que l'automatisation doit servir l'intelligence humaine, en fournissant les données clés pour transformer un imprévu en une décision sereine et parfaitement optimisée. Le vrai succès du logiciel RH réside dans sa capacité à rendre le management plus juste, plus rapide, et plus humain.
