Sviste dell'ultimo minuto, mancanza di organizzazione, duplicazione delle attività, organizzazione del programma settimanale. Questi problemi pesano sulla produttività e sulla motivazione dei dipendenti.
Preparare una buona pianificazione del personale non significa solo allocare le ore su un foglio Excel.
È una leva strategica che aiuta ad anticipare meglio, a coinvolgere i dipendenti e ad avere una flessibilità sufficiente per reagire agli imprevisti.
Significa anche tenere conto dei crescenti requisiti di conformità legale e della necessità di flessibilità da parte dei dipendenti.
Come si crea un programma settimanale del personale che funzioni davvero?
In questo articolo, presentiamo un metodo in 5 fasi per creare un programma settimanale semplice, chiaro ed efficace, con modelli e strumenti suggeriti.
Perché un orario di lavoro settimanale?
Un buon programma settimanale è uno strumento di gestione. Struttura la vita quotidiana e crea le condizioni per una migliore organizzazione del lavoro.
Ecco i 5 motivi principali per cui la pianificazione settimanale è uno strumento essenziale nella tua cassetta degli attrezzi per le risorse umane:
1. Chiarire le priorità ed evitare gli imprevisti
Pianificando tutta la settimana, fornisci una visione chiara:
- di ciò che deve essere fatto,
- da chi
- e quando
Niente più duplicati, incomprensioni o attività urgenti dimenticate. Tutti sanno cosa aspettarsi: stress limitato e migliore gestione degli imprevisti.
2. Aumentare la produttività
Un piano settimanale ben strutturato riduce gli sprechi di tempo e consente al personale di concentrare le proprie energie sulle attività giuste.
È anche dimostrato:
- Uno studio condotto da John R. Lund e Jason Wiese (Università dello Utah) dimostra che le persone che pianificano regolarmente la settimana o il giorno gestiscono meglio le proprie priorità, si sentono più in controllo della loro attività e riducono i livelli di stress. La pianificazione diventa una leva per la serenità... e le prestazioni.
- Un'altra lezione, questa volta a livello di squadra: in uno Studio del MIT Sloan (L'effetto di orari instabili sulla produttività delle unità e dei dipendenti, 2020), gli autori hanno analizzato gli orari di oltre 15.000 dipendenti nell'arco di 52 settimane. La loro osservazione: Le pianificazioni instabili ostacolano la produttività, mentre una migliore previsione delle pianificazioni consente un aumento delle prestazioni fino a +29% per dipendente.
3. Promuovere l'autonomia e l'impegno
Dare visibilità nella prossima settimana consente ai membri del personale di anticipare le proprie attività e organizzare le proprie giornate.
Meno microgestione, più responsabilità per i tuoi dipendenti, che ti ringrazieranno.
4. Migliorare l'ambiente di lavoro
Una buona pianificazione contribuisce a creare un'atmosfera migliore, perché genera meno conflitti, meno sentimenti di ingiustizia di fronte a compiti mal distribuiti o orari squilibrati.
Contribuisce a un migliore equilibrio tra vita professionale e personale, il che aiuta a trattenere meglio i talenti.
5. Creare una dinamica di miglioramento continuo
Sulla scala di una settimana, è più facile fare il punto, modificare e testare le varianti per migliorare la settimana successiva.
In questo caso, il programma diventa un strumento al servizio del personale, scalabile, che migliora gradualmente l'organizzazione dell'attività.
I 5 passaggi per organizzare un programma settimanale ottimale
La creazione di una buona pianificazione del personale richiede il rispetto di un approccio strutturato. Questo deve basarsi su dati sul campo, scambi chiari con i dipendenti e, ovviamente, uno strumento adeguato.
I 5 passaggi chiave per progettare un programma settimanale efficace, senza sprecare ore:
Fase 1: analisi delle esigenze e dei vincoli
Affinché il tuo programma sia efficace, devi elencare tutto ciò che dovrebbe coprire:
- Identifica le missioni da pianificare
Inizia identificando tutte le attività che devono essere completate durante la settimana.
Per un ristorante, ad esempio, includiamo: servizio in camera, registratore di cassa, accoglienza clienti, cucina... - Definire i ruoli e le competenze associate
Ogni missione corrisponde a uno o più ruoli, con competenze specifiche.
Il ristorante, ad esempio, può elencare i ruoli di responsabile di sala, cameriere, chef, impiegato di cucina, manager... - Prendi in considerazione i vincoli
Orari di apertura, picchi di attività, assenze note, ma anche norme legali (durate massime, riposo obbligatorio, tempi di pausa...). - Nota le preferenze individuali
Anche se non tutte le richieste possono essere soddisfatte, cercare di soddisfarle rafforza l'impegno dei tuoi dipendenti.
Fase 2: valutare la forza lavoro e la disponibilità
Affinché il tuo programma sia realistico, ora devi fare una buona stima delle risorse disponibili.
- Calcola i requisiti del personale
Per ogni giorno, ogni fascia oraria, ogni posizione: quante persone servono? Sulla base dei dati delle settimane precedenti e tenendo conto dei periodi di maggiore affluenza (vendite, eventi...). - Raccogli la disponibilità del personale
Interrogare direttamente il personale rimane il metodo più semplice per andare avanti rapidamente. Chi è disponibile, quando e con quali vincoli?
Questo passaggio rafforza la trasparenza e limita i rifiuti o le assenze dell'ultimo minuto. - Piano per le alternative
Un evento inaspettato accade rapidamente. Anticipa mantenendo un elenco aggiornato degli extra o delle sostituzioni disponibili con breve preavviso. Questo ti evita di dover rifare tutto in caso di imprevisti.
Fase 3: costruire il programma
Con l'aiuto di uno strumento adatto, ora puoi distribuire ruoli e orari. Ricordati di tenere conto delle normative legali.
- Distribuisci equamente le attività
Assegna le missioni in base alle competenze, alle preferenze e alle esigenze operative. Garantisci la rotazione del personale per evitare squilibri. - Rispetta la legislazione
Riposo minimo, pause, intervalli di tempo: verifica che ogni orario sia conforme al contratto collettivo e alla legge. La pianificazione anticipata consente di evitare qualsiasi regolarizzazione. - Usare uno strumento adatto
In alcuni casi può essere sufficiente un file Excel condiviso.
Fai attenzione, tuttavia, se gestisci più siti o un personale numeroso, un software di pianificazione dedicato, come Skello, ti farà risparmiare tempo prezioso e limiterà gli errori.
Fase 4: comunicare e approvare il programma settimanale
Affinché la tua pianificazione sia efficace, deve essere conosciuto, compreso, accettato e monitorato dai tuoi dipendenti.
- Trasmetti il programma in modo chiaro e coinvolgi i dipendenti
Espositore cartaceo, invio via e-mail, App per dispositivi mobili... scegli uno o due canali accessibili a tutti. Ascolta feedback e suggerimenti. Concediti del tempo per apportare modifiche per raggiungere più rapidamente una versione quasi perfetta del tuo programma. - Revisione del programma
Prima di inviare il programma, dedica del tempo a fare una rapida revisione del personale.
Ciò consente di identificare le sviste, gestire potenziali conflitti... e garantire una migliore aderenza sin dall'inizio.
Fase 5: seguire e apportare modifiche
Un orario fisso non può funzionare a lungo termine. Per migliorare la prossima versione, col passare dei giorni prendete nota:
- Dell'implementazione sul campo
Gli orari sono rispettati? E i compiti sono distribuiti correttamente? Il personale sembra soddisfatto? - Di eventuali discrepanze
Assenze frequenti, sovraccarico della posizione, mancanza di flessibilità... Questi segnali devono essere presi rapidamente in considerazione come opportunità di adattamento. - Dei feedback
Ottieni un feedback dal tuo personale: cosa ha funzionato bene, cosa può essere migliorato. Dando voce, migliorate la pianificazione, ma anche la coesione dei collaboratori.
Pianificazione del personale: 14 errori comuni che mettono tutto fuori uso (e come evitarli)
Organizzare un programma settimanale a volte è un vero gioco di incastri! Vincoli legali, regole interne, aspettative dei dipendenti, realtà sul posto di lavoro...
In questo contesto, gli errori possono essere costosi. I dipendenti possono demotivarsi, possono insorgere tensioni e documenti non conformi possono comportare il rischio di sanzioni legali.
Ecco un elenco di errori da evitare:
Errore #1: scarsa distribuzione delle competenze e delle responsabilità
Assegnare compiti a persone non sufficientemente qualificate
Un server con poca esperienza su un servizio completo, un cuoco alle prime armi che va di fretta... Questo tipo di situazione può rallentare l'intero personale
È meglio adattare gli orari alle competenze reali e pianificare un aumento graduale del carico di lavoro.
Sottovalutare il carico di lavoro
Una pianificazione ottimizzata su carta può non essere adatta sul campo.
È infatti necessario integrare i tempi di preparazione, transizione e pulizia... Altrimenti la qualità del servizio può risentirne rapidamente.
Dimenticare la formazione o lo sviluppo delle competenze
Pianificare significa anche aggiungere tempo per formare nuove persone.
Errore #2: ignorare i vincoli umani e personali
Non tenere conto delle preferenze individuali
Dimenticare che un dipendente non può lavorare il sabato o ignorare la richiesta di una mattinata libera rischia di generare frustrazione e disimpegno... o addirittura assenze inaspettate.
Non coinvolgere i collaboratori nella creazione dei turni
Pianificare da soli nel proprio angolo è raramente efficace. Quando i dipendenti non vengono consultati, si sentono poco ascoltati... persino costretti.
D'altra parte, coinvolgerli nella pianificazione dei turni rafforza il loro impegno e riduce il rischio di conflitti.
Errore #3: dimenticare l'allineamento strategico
Non allineare il programma con gli obiettivi reali del personale e dell'attività
La pianificazione deve essere allineata alla strategia dell'azienda, alle priorità operative... e alle capacità del personale.
Altrimenti, genererà un lavoro poco orientato o addirittura inutile.
Non stabilire priorità
Non tutto può essere importante allo stesso modo: una buona pianificazione dovrebbe distinguere chiaramente tra compiti critici e missioni secondarie. Altrimenti, è probabile che la tua squadra si disperda.
Errore #4: usare strumenti o processi sbagliati
Usare gli strumenti sbagliati
I fogli Excel o le pianificazioni cartacee possono essere adatti per un personale poco numeroso. Ma più i collaboratori o i vincoli crescono, più questi strumenti diventano fonte di errori, duplicazioni e sviste.
Trascurare la comunicazione
Una pianificazione non comunicata in tempo o mal compresa porta ad assenze, sovrapposizioni e incomprensioni.
Il programma deve essere condiviso in modo chiaro e accessibile a tutti i membri del personale.
Dimenticare di documentare decisioni e responsabilità
Chi fa cosa, per quando e con quali criteri di successo?
Le incomprensioni possono verificarsi senza una chiara tracciabilità delle responsabilità.
Errore #5: mancanza di anticipazione e agilità
Non anticipare assenze e ferie
È una delle principali cause di disorganizzazione. Senza sostituzioni identificate o senza aggiustamenti pianificati, l'onere ricade sui presenti. Il risultato: sovraccarico, stress e risentimento.
Non prevedere pianificazioni flessibili
Un impiegato malato, una consegna in ritardo, un cliente inaspettato... Nessun programma può anticipare tutto: è meglio fornire un margine di manovra.
Trascurare le evoluzioni in tempo reale e i cambiamenti dell'ultimo minuto
Un programma non è fisso. Non pianificare i checkpoint regolari o ignorare il feedback ti impedisce di adattarlo per il futuro.
Errore #6: mancato rispetto del quadro giuridico
Riposo giornaliero e settimanale, pause obbligatorie, orario massimo di lavoro...
In caso di controllo o contenzioso, un programma che non rispetta il quadro giuridico può comportare sanzioni finanziarie.
Oltre alle questioni legali, si tratta anche di rispettare l'equilibrio dei dipendenti.
DOMANDE FREQUENTI
Come si crea un orario di lavoro?
Inizia con una tabella chiara: giorni della settimana in colonne, fasce orarie in righe.
Fai un elenco che includa: le posizioni da coprire, i vincoli e le preferenze dei tuoi collaboratori (ad esempio part-time), dividi i compiti combinando competenze ed esigenze.
Per facilitare la lettura dei turni, includi una legenda (giorni festivi, pause, servizio di guardia) e slot con colori critici.
Come posso integrare le pause e le ferie nel mio orario?
Aggiungi una riga o un colore dedicato alle pause (obbligatorie) per ogni dipendente.
Per quanto riguarda le vacanze, prenota gli slot in anticipo secondo il tuo calendario, tenendo conto delle richieste convalidate.
Quale strumento digitale devo scegliere per il mio orario di lavoro settimanale?
Dipende molto dalle tue esigenze.
Se, per un personale poco numeroso, un foglio Google condiviso può essere sufficiente, questo strumento si rivelerà insufficiente non appena avrai diversi dipendenti o più stabilimenti.
Per andare oltre, uno strumento come Skello consente una gestione automatizzata e collaborativa conforme alla legislazione (orario di lavoro, avvisi, esportazione delle buste paga, ecc.).
Quali sono gli obblighi legali per un orario di lavoro?
Le regole sono diverse a seconda dei settori e dei contratti collettivi. Tuttavia, ci sono alcuni obblighi che valgono per tutti:
- Una chiara visibilità della pianificazione
- Il rispetto dei periodi di riposo
- Il rispetto di un preavviso ragionevole in caso di modifica dei turni
- L'archiviazione di una cronologia in caso di controllo
Con quanto anticipo deve essere effettuata la pianificazione del personale?
L'ideale è pubblicare il programma con almeno una settimana di anticipo, per dare ai dipendenti il tempo di organizzarsi.
Alcuni accordi richiedono un preavviso che va dai 7 ai 15 giorni.
Naturalmente, prima si pubblica e si comunica la pianificazione, meglio è perché così facendo i collaboratori hanno abbastanza tempo per organizzare il proprio tempo, il che riduce le modifiche dell'ultimo minuto.
Come gestire le richieste di scambio tra colleghi?
Qualsiasi scambio deve essere convalidato da un gestore per evitare malintesi. Comunica questa regola in modo che sia conosciuta e presa in considerazione da tutti.
Centralizza le richieste tramite un unico canale: un'applicazione, una scheda condivisa o un gruppo dedicato su uno strumento di comunicazione.
Aggiorna la pianificazione molto rapidamente in caso di modifica convalidata, in modo che le informazioni siano aggiornate per tutti.
È possibile modificare una pianificazione che è già stata pubblicata?
Sì, ma a determinate condizioni. La modifica deve essere motivata e notificata in anticipo (in genere almeno 48 ore prima). Deve essere accettata dal dipendente.
In effetti, modifiche frequenti o troppo tardive possono generare stress e danneggiare l'ambiente di lavoro.
Conclusione: un fattore di performance
La pianificazione settimanale ha un impatto diretto sull'organizzazione e sulla produttività dei tuoi dipendenti. In quanto tale, è un vero motore delle prestazioni interne.
Con un metodo strutturato ed evitando le insidie più comuni, puoi anche trasformare questo compito impegnativo in un processo senza intoppi.
Quando il tuo personale cresce o le tue esigenze diventano più complesse, investire nello strumento giusto ripaga rapidamente.
E se invece di continuare a lavorare su un programma Excel all'ultimo respiro, optassi per una soluzione in grado di automatizzare le attività ripetitive nel rispetto del quadro giuridico ?
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