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La semaine dernière, nous sommes allés à la rencontre de l'un de nos + 150 magasins Biocoop, pour qu'il nous parle de son utilisation de Skello et les bénéfices tirés au quotidien ! Thierry Royer est directeur de 2 magasins Biocoop et a souhaité installer Skello en 2019 pour sécuriser les obligations du code du travail ou de sa convention collective, souvent difficiles à gérer car nombreuses et changeantes ! Aussi, il souhaitait personnaliser et affecter des tâches d'exploitation distinctes (caisse, préparation caisse, animation, commande, contrôle livraison, etc).
Marion Denis, responsable du magasin Saint-Alban, a bien voulu nous expliquer son rôle en tant que référente Skello du point de vente.
Je suis la responsable du magasin Saint-Alban, deuxième magasin dirigé par Thierry Royer et où l’on utilise Skello. Je suis donc par extension la référente Skello de l'équipe. En d'autres mots, s'il y a un problème en gestion RH ou dans les plannings des équipes, c'est moi qui m'en occupe. Donc je gère l'organisation du magasin, la partie RH et le recrutement.
Sur le magasin à Saint-Alban, nous sommes 7 ! Après, il y a aussi la direction qui fait partie de l'organisation mais il ne s'occupent pas de ce qui est opérationnel et n'apparaissent donc pas sur nos plannings.
Thierry a souhaité souscrire à une solution de gestion de planning et RH dans une logique de fluidification des process. Avant, nous utilisions Excel dans nos deux magasins, c'était plutôt périlleux ! On ne voyait pas du tout les totaux des heures de travail effectif. On cherchait donc un outil de planification simple : chez Biocoop, deux outils nous avaient été proposés mais ils ne correspondaient pas à nos besoins à 100%. On est donc tombés sur Skello et le fait que vous soyez déjà référencés chez d'autres Biocoop nous a poussé à vous contacter.
Les logiciels proposés par Biocoop étaient très compliqués, pas du tout ergonomiques et la compréhension n'était pas facile. L'autre outil présent sur le marché était Snapshift, mais on a trouvé que Skello était plus intuitif. Il y a aussi eu le relationnel avec Alexis, qui était très agréable et qui nous l'a très bien vendu !
Avec Skello, je gagne surtout en fluidité ! Dans la construction des plannings, si je n'ai rien de nouveau qui entre en compte pour la semaine suivante, je gagne beaucoup de temps car je peux dupliquer des semaines ou utiliser des modèles de planning. Mais il n'y a pas que les plannings. Nous utilisons aussi beaucoup l'espace employés, où l'on peut suivre toute la gestion des fiches employés, mais aussi le compteur d'heures et la gestion des congés payés. En commerce, il faut être plutôt souple dans sa planification, et surtout depuis le covid ! On doit constamment s'adapter aux nouvelles demandes, absences irrégulières, et en ce sens le compteur nous est très utile.
La création de shifts ! On copie, on colle... Et aussi, le travail avec la compta. Je n'ai plus besoin d'être en contact avec ma compta pour suivre les congés payés, par exemple. Si un salarié a 40 jours de congés payés posés, je vais directement avoir la visibilité dessus et aller le voir pour en discuter. Avant, je n'avais pas accès à toutes ces informations !
Non, en effet notre activité n'a pas été impactée négativement. Au contraire, en temps de confinement ou couvre-feu, les gens mangent beaucoup. Ils mangent plus souvent chez eux car il n'y a plus ou moins de restaurants, plus de cantine self... Donc la difficulté est de gérer un trafic plus important tout en garantissant la sécurité derrière.
J'ai vu qu'il y avait beaucoup de contenus et de nouveautés sorties sur le produit, je me suis dit que ça avait du être un travail important de votre côté ! Malheureusement, je n'ai pas vraiment pu en profiter : au vu de l'afflux important de personnes à gérer dans les magasins et sachant que nous n'étions pas touchés par la sous-activité, nous avions un objectif : faire en sorte que les équipes fassent les heures prévues sans pour autant les surcharger. Et aussi que tout le monde reste en sécurité ! Je me suis donc vraiment concentrée sur la réalisation des plannings pour faire face aux urgences, en prenant en compte de nouvelles contraintes. Mon utilisation du planning a été renforcée et j'ai laissé de côté les activités secondaires.
