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Selon le Baromètre 2025 de la dématérialisation des documents RH (Digiposte - OpinionWay), 63% des salariés français reçoivent désormais leur bulletin de paie au format numérique, contre seulement 42% en 2020. Cette progression de 21 points en 5 ans confirme l'accélération de la transformation digitale dans la gestion de la paie, faisant de la France un pays en rattrapage rapide après des années de retard face à ses voisins européens.
Depuis la loi El Khomri de 2017, la remise des bulletins de paie au format électronique est devenue la norme, reléguant le papier au rang d'exception.
Avec Skello, vous pouvez distribuer automatiquement les bulletins de paie à vos salariés et les stocker dans leur espace personnel sécurisé.
Avant de vous lancer, faisons le point sur les notions de dématérialisation, coffre-fort numérique et stockage digitalisé ainsi que les obligations juridiques et pratiques qui y sont associées.
I. Qu'est-ce qu'un bulletin de paie dématérialisé ?
Un bulletin de paie dématérialisé est un document électronique (généralement au format PDF) qui remplace le traditionnel bulletin de paie en papier. Il contient toutes les informations habituelles telles que le salaire brut, les cotisations sociales, les primes et les congés, mais est stocké et transmis de manière numérique.
Le bulletin de paie dématérialisé possède exactement la même valeur juridique que le bulletin papier et doit respecter les mêmes mentions obligatoires prévues par le Code du travail (articles L3243-2 et suivants).
Bon à savoir :
Depuis le 1er juillet 2023, le bulletin de paie inclut la rubrique « Montant net social », correspondant au revenu net après déduction des prélèvements sociaux. Un modèle provisoire est utilisable jusqu'au 1er janvier 2026, date à laquelle certains libellés et l'ordre des rubriques évolueront pour simplifier la compréhension du calcul.
Pour anticiper ces changements, les employeurs doivent :
- Mettre à jour leurs logiciels de paie,
- Vérifier la conformité des rubriques affichées,
- Informer les salariés.
Pensez à consulter votre gestionnaire de paie pour préparer cette transition.
II. La dématérialisation des bulletins de paie : enjeux et avantages
La dématérialisation des bulletins de paie permet de les avoir, à disposition, sous format électronique (généralement au format fichier PDF).
La conversion d'un document papier en format électronique doit néanmoins répondre à des exigences légales, à savoir garantir l'accessibilité, la disponibilité, l'intégrité et la confidentialité des informations personnelles des salariés. Un coffre-fort électronique peut être utilisé pour stocker de manière sécurisée les fiches de paie dématérialisés.
Pour les salariés, c'est leur garantir un accès permanent, simplifié et sécurisé à leurs documents.
Pour vous, employeurs, c'est un moyen de répondre aux attentes d'efficacité, de flexibilité et de sécurité dans la gestion de vos documents RH. La dématérialisation des bulletins de paie permet leur consultation en tout lieu, tout en réduisant vos coûts d'envoi et votre empreinte écologique.
Le contexte français : un retard qui se comble
La France a longtemps accusé un retard significatif en matière de dématérialisation des bulletins de paie par rapport à ses voisins européens. En 2015, seuls 15% des bulletins étaient dématérialisés en France, contre 95% en Allemagne, 73% au Royaume-Uni et 54% en Belgique. Ce retard s'expliquait par plusieurs facteurs : un attachement culturel au support papier, un cadre juridique moins favorable avant 2017, et une méfiance envers la gestion numérique des données personnelles.
Aujourd'hui, avec 63% de bulletins dématérialisés en 2025, la France rattrape progressivement son retard, notamment grâce à la simplification du cadre légal introduite par la loi El Khomri de 2017, qui a supprimé l'obligation d'obtenir l'accord préalable du salarié.
Les avantages économiques et écologiques
La dématérialisation représente des économies substantielles pour les entreprises. En supprimant les coûts d'impression (estimés entre 0,20€ et 0,50€ par bulletin), de mise sous pli et d'affranchissement postal (environ 1,50€ par envoi), une entreprise de 50 salariés peut économiser entre 1 000€ et 1 500€ par an, voire plus pour les structures plus importantes.
Au-delà de l'aspect financier, l'impact environnemental est significatif : la suppression du papier réduit l'empreinte carbone de l'entreprise et s'inscrit dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) de plus en plus valorisée par les collaborateurs et les parties prenantes. Pour une entreprise de 100 salariés, cela représente l'économie de plus de 1 200 feuilles de papier par an.
III. Comment dématérialiser les bulletins de paie ?
1. Informer vos salariés
L'employeur n'a pas à obtenir l'accord préalable des salariés pour délivrer des bulletins de paie électroniques : il doit simplement les informer de leur droit de s'y opposer.
Cette information doit être communiquée par tout moyen, soit un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique, soit au moment de l'embauche du salarié (article D. 3243-7 du Code du travail).
Le salarié peut aussi s'opposer à tout moment, avant ou après la première émission de son bulletin de paie dématérialisé, et choisir de conserver la version papier : il doit le faire savoir par tout moyen à son employeur.
💡 En matière d'obligation d'information, il est toujours recommandé de privilégier un écrit (email, courrier RAR, clause dans le contrat de travail). L'employeur dispose ensuite d'un délai de 3 mois maximum pour traiter une demande d'opposition et repasser au format papier.
Pour accéder à leurs bulletins de paie électroniques, les salariés doivent utiliser un identifiant et un mot de passe. Ces informations d'identification sont cruciales pour garantir la sécurité lors de la consultation des documents en ligne.
2. Durée de conservation des bulletins de paie dématérialisés
Contrairement aux bulletins de paie en format papier, qui doivent être conservés par l'employeur pendant 5 ans, les bulletins de paie dématérialisés doivent eux êtres conservés pendant 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans.
En matière de conservation de bulletins de paie, assurez-vous de la sécurité attachée au stockage informatique de ces documents.
Pour les salariés, c'est la possibilité d'accéder à leurs bulletins de paie pour des démarches administratives ou pour faire valoir leurs droit, bien au-delà des limites imposées pour le format papier.
3. Accessibilité des bulletins de paie dématérialisés
L'accès au bulletin de paie électronique doit être à la fois simple et intuitif.
Le salarié doit pouvoir consulter ou télécharger son bulletin de paie rapidement, et sans difficulté.
La mise en place de systèmes efficaces est essentielle pour garantir un accès facile aux bulletins de paie électroniques, en modernisant la gestion des données salariales et en répondant aux exigences de la transition numérique.
Cela garantit à tous les salariés, indépendamment de leur niveau de compétence en informatique, de bénéficier des avantages de la dématérialisation de manière fluide sans contrainte.
Selon le décret n°2023-890 du 12 mars 2023, les employeurs doivent garantir que tous les salariés ont un accès facile et sécurisé à leurs bulletins de paie électroniques, y compris ceux qui n'ont pas d'accès régulier à un ordinateur ou à un smartphone. Cette obligation renforce l'inclusivité numérique dans l'entreprise.
4. Intégrité du bulletin de paie
Un des éléments cruciaux de la dématérialisation est l'intégrité des informations contenues dans les bulletins de salaire. Une fois émis, le bulletin de salaire doit être non modifiable.
Le bulletin de paie électronique est usuellement fourni sous format PDF, afin de garantir que le document conserve son intégrité et son format d'origine, qu'il soit consulté sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Les technologies d'horodatage et de scellage numérique permettent de certifier qu'un document n'a pas été altéré après son émission, conformément aux exigences du décret n°2023-890 du 12 mars 2023.
5. La confidentialité des données
La protection des données personnelles et de la vie privée des salariés est cruciale dans la dématérialisation des bulletins de paie, qui contiennent des informations sensibles (identité, NIR, primes, congés, etc.).
Pour garantir la conformité au RGPD, l'accès électronique doit être sécurisé par une authentification personnelle, empêchant tout accès non autorisé. L'employeur doit également protéger les données contre les intrusions, en les rendant accessibles uniquement au salarié concerné et aux personnes autorisées, comme les ressources humaines.
Le décret n°2023-890 du 12 mars 2023 impose des mesures de sécurité renforcées, incluant le chiffrement des données sensibles, l'authentification forte des utilisateurs (double authentification), et des audits de sécurité réguliers des plateformes de dématérialisation. Ces exigences visent à protéger contre les cyberattaques et les violations de données qui pourraient compromettre les informations personnelles et financières des salariés.
IV. Comment stocker les bulletins de paie dématérialisés ?
Le stockage des bulletins de paie électronique est donc une étape cruciale pour garantir leur sécurité et leur accessibilité. La plateforme choisie pour héberger les bulletins de paie doit être sécurisée pour protéger vos salariés contre toute atteinte à leurs données personnelles.
1. Le coffre-fort numérique
Bien qu'aucune obligation légale n'impose actuellement de conserver les bulletins de paie électronique dans un coffre-fort numérique (CFN), cette solution est fortement recommandée par le code du travail.
Il est crucial de protéger les informations relatives aux salaires dans un coffre-fort numérique pour garantir l'intégrité des données des salariés et faciliter leur accès.
Il s'agit d'un espace de stockage sécurisé conforme aux normes légales et aux standards de l'AFNOR en matière d'archivage électronique sécurisé.
Le coffre-fort numérique offre plusieurs fonctionnalités :
- Recevoir, conserver, supprimer et transmettre les documents électroniques (bulletins de paie, contrats, etc) tout en assurant leur intégrité et l'exactitude de leur origine.
- Tracer les opérations effectuées sur ces documents, et rendre cette traçabilité disponible pour l'utilisateur.
- Garantir un accès exclusif aux documents, réservé à l'utilisateur et aux tiers expressément autorisés, dans des conditions de sécurité optimale.
- Garantir la disponibilité des documents, puisque le coffre-fort numérique reste accessible au salarié même lorsqu'il quitte son employeur (pour une durée définie selon les conditions du fournisseur).
Les coffres-forts numériques certifiés doivent répondre aux normes ISO 27001 (sécurité de l'information) et être conformes au RGPD. Ils garantissent également l'hébergement des données en France ou en Europe, répondant ainsi aux préoccupations de 82% des salariés français qui se disent inquiets des risques liés au stockage numérique de leurs documents sensibles (Baromètre Digiposte 2025).
2. Stocker vos documents avec Skello
Skello propose une solution sécurisée pour le stockage et de distribution automatique des bulletins de paie dématérialisés, offrant une alternative pratique et efficace au coffre-fort numérique tout au long de la vie de l'employé dans votre entreprise. Concrètement, Skello permet de :
- Automatiser la distribution des bulletins de paie pour gagner en productivité. La fonctionnalité de distribution automatique des bulletins de paie garantit une distribution rapide et sécurisée des fiches de paie, tout en permettant aux employeurs de vérifier les associations avant l'envoi.
- Partager, centraliser, gérer tous les bulletins de paie de l'employé à un seul endroit personnel et accessible à tout moment par vos employés, sur ordinateur et depuis l'appication mobile. De quoi éviter les nombreuses sollicitations en période de paie !
- Etre conforme aux exigences d'accessibilité, de confidentialité des données personnelles, d'intégrité et disponibilité tout au long de leur vie dans votre entreprise. Néanmoins, les salariés n'ayant plus accès à leur espace après la fin de leur contrat, il est essentiel qu'ils téléchargent leurs documents avant leur départ.
- Centraliser toutes les intéractions avec les employés au sein d'une seule et même application : partage de documents (contrats, fiches de paie), gestion des plannings et des demandes de congés, … Tout est à portée de main, dans un seul outil.
3. Comment choisir ?
Nous avons préparé un comparatif des solutions stockage des bulletins de paie :
V. FAQ : Questions fréquentes sur la dématérialisation des bulletins de paie
Un salarié peut-il refuser le bulletin de paie dématérialisé ?
Oui, tout salarié dispose d'un droit d'opposition. Il peut refuser la dématérialisation à tout moment (avant ou après la première émission électronique) et demander à recevoir ses bulletins au format papier. L'employeur dispose alors de 3 mois pour traiter cette demande et revenir au format papier.
Que se passe-t-il en cas de cessation d'activité du prestataire de dématérialisation ?
En cas de cessation d'activité du prestataire, celui-ci doit informer les utilisateurs au moins 3 mois avant la fermeture du service. Les salariés doivent pouvoir récupérer l'intégralité de leurs bulletins sous forme électronique, dans un format structuré et couramment utilisé (comme le PDF), sans manipulation complexe ou répétitive, conformément à l'article D. 3243-8 du Code du travail.
La dématérialisation est-elle obligatoire en 2025 ?
Non, la dématérialisation reste optionnelle pour les employeurs. Elle constitue un droit, pas une obligation. Cependant, lorsqu'elle est mise en place, elle devient la règle par défaut, sauf opposition du salarié. Le bulletin papier n'est donc pas amené à disparaître totalement.
Comment récupérer ses anciens bulletins en cas de changement d'employeur ?
Avec un coffre-fort numérique, les bulletins restent accessibles même après le départ de l'entreprise, pour une durée généralement illimitée selon les conditions du fournisseur. Avec un espace de stockage lié au logiciel RH de l'employeur (comme Skello), les salariés doivent impérativement télécharger tous leurs bulletins avant leur départ, car l'accès est désactivé une fois le contrat terminé.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des obligations ?
Le non-respect des obligations légales relatives au bulletin de paie (qu'il soit papier ou dématérialisé) expose l'employeur personne physique à une amende de 450€ par bulletin non conforme ou non remis. Pour les personnes morales, l'amende peut être multipliée par 5. De plus, le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions pouvant atteindre 4% du chiffre d'affaires annuel mondial ou 20 millions d'euros.
Conclusion :
Le coffre-fort numérique offre des garanties solides pour la conservation et la confidentialité à long terme mais représente un coût supplémentaire par employé qui peut vite être élevé (entre 10€ et 50€ par an et par utilisateur selon les prestataires).
L'espace de stockage personnel sur Skello, plus économique et ergonomique, offre de guaranties d'intégrité, d'accessibilité et de confidentialité tant que l'employé fait partie de votre entreprise. Vous devrez cependant conserver les documents dématérialisés durant 50 ans même après le départ de l'employé de votre entreprise, conformément aux obligations légales de conservation.
La dématérialisation des bulletins de paie représente aujourd'hui une opportunité majeure pour les entreprises françaises : gains de temps et d'argent, réduction de l'empreinte écologique, simplification des processus RH et amélioration de l'expérience collaborateur. Avec 63% des salariés déjà équipés en 2025, la transition numérique de la paie n'est plus une option mais une évolution incontournable du monde du travail moderne.
