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Boulangerie Pâtisserie
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4
min

Les 10 commandements pour optimiser la gestion de vos boulangeries-pâtisseries.

Mathilde
Mathilde
9
June
2021
-
Mis à jour le
12
.
08
.
2021
Les 10 commandements pour optimiser la gestion de vos boulangeries-pâtisseries.

Agicap permet aux PME de gagner du temps et de l’efficacité dans le pilotage de leur entreprise en suivant en temps réel leurs coûts et en ayant des prévisions de trésorerie fiables. Avec eux, nous nous sommes associés le temps d’un webinar pour croiser nos expertises et accompagner les boulangers-pâtissiers vers la route du succès ! Découvrez le résumé de notre webinar organisé avec Agicap, logiciel de gestion de trésorerie dédié aux PME 🤩

Skello est un outil de gestion RH des heures et imprévus du personnel ! Skello a été créé pour et avec les indépendants, autant pour des familles que des groupes qui ont plusieurs établissements. Au début, on était spécialisés sur la restauration et l'hôtellerie, mais depuis le confinement & la fermeture des restos, les artisans ont été au coeur de l'activité et leurs plannings sont devenus de + en + complexes. On travaille avec Michalak, Sophie Lebreuilly, Arnaud Larère, Cédric Grolet, Bouillet, Bernachon... Nous avons + 500 clients boulangers-pâtissiers.

☑️ Pour accéder à l'entièreté du contenu, téléchargez gratuitement notre Ebook ici.

✨ Les 10 commandements pour les boulangeries-pâtisseries

5 conseils pour bien gérer votre trésorerie

👉 Reprendre les bases

Il faut que vous commenciez par suivre votre trésorerie régulièrement.

👉 Trouver le bon niveau de détails

Pour garder ce suivi régulièrement et prendre du recul, deux points sont importants.


  • Analyser facilement ses postes de dépense / revenu;
  • Fréquence vs fiabilité : Journalier/Hebdo/Mensuel : vous devez ajuster la fréquence et la saisonnalité.

👉 Analyser vos dépenses


Suivez vos dépenses via vos fournisseurs et réunissez des achats sur les différents fournisseurs. Renégociation des achats.

👉 Anticiper l'avenir

Cela peut paraître compliqué, mais vous pourrez le faire en construisant des scénarios prévisionnels : scénario A, B ou C. Certes, cela demande du travail mais vous permettra de gagner beaucoup de temps au moment même.

Par exemple, Guillaume, des Eclaireurs Pâtissiers, se projette sur l’ouverture de sa 4ème boutique. Aujourd’hui, malheureusement, il a énormément de flux de trésorerie avec des mouvements de flux et d’investissements, des aides, des embauches, la gestion de la TVA… Il a beaucoup de mal à y voir clair sur son compte ! D’où l’importance de suivre en temps réel et de garder des traces de tous vos mouvements de trésorerie. projection sur 4ème boutiques mais aujourd'hui trop de flux de trésorerie avec des mouvements de flux et d'investissements, les aides, les embauches, la gestion de la TVA. Beaucoup de mal à y voir clair sur notre compte pour voir où on en est.

👉 Communiquer avec les institutions bancaires

Dans la gestion de trésorerie, la relation avec les banquiers est fondamentale (bilan partiel payant et donc extraction). Une bonne relation avec votre banquier va faciliter les discussions avec les établissements bancaires.

5 conseils pour bien gérer votre gestion des temps

👉 Simplifier la mise au réel de vos plannings

Pour faire moins de ressaisie et gagner du temps - car nous le savons, en boulangerie-pâtisserie, les plannings réels varient souvent beaucoup du prévisionnel.

  • En effet, les plannings en boulangerie-pâtisserie changent beaucoup, ils tournent pour les différentes équipes présentes et du transfert d'équipes est souvent nécessaire d'un établissement à l'autre. Sur papier ou sur excel, on ne peut pas garder une vision "en temps réel" et on devra ensuite distribuer des feuilles de présence aux employés.

Il est donc essentiel de digitaliser cette partie là pour ne pas devoir recalculer entre planning prévisionnel et réel.

Sur Skello, la mise au réel va être très simple grâce à l'utilisation de la Badgeuse pour suivre les heures de vos employés en temps réel (arrivée, pause, départ) ou changer manuellement sur Skello qui recalcule tout pour créer des rapports d'activité.

👉 Automatiser le calcul des heures de récupération

Pour réduire le nombre d'erreurs et gagner du temps en fin de mois - très fréquent dans ce secteur avec les heures du dimanche et de nuit à récupérer, on conseille d’automatiser le calcul des heures !

En boulangerie-pâtisserie, les salariés font souvent de la récupération sur les heures. C'est compliqué de calculer la majoration des heures selon la convention en boulangerie-pâtisserie, qui est elle-même compliquée.

Sur Skello, un compteur d'heures va automatiquement faire la récupération avec majoration des heures et s'adapte aux heures du dimanche, de nuit. Vous n'avez rien à faire.

👉 Anticipez les besoins en ressources et planifiez bien à l'avance

Pour pouvoir répondre aux périodes de fortes affluences et ne pas sur-staffer en période de faible trafic, planifiez vos plannings au moins 3 semaines à l’avancer.

En boulangerie-pâtisserie, on va avoir certaines périodes particulièrement intenses : galette des rois, chandeleur, noël, nouvel an... et d'autres moins intenses. Il est donc important d'être flexible dans sa planification d'équipe et surtout de pouvoir bien jauger ses besoins de staff en fonction de l'activité.

On conseille de faire vos modèles de planning "types" à l'avance, et d'adapter en fonction des résultats.

Sur Skello, vous avez la possibilité de créer des shifts "non assignés" et de les redistribuer ensuite aux salariés en fonction de leurs disponibilités / absences / préférences. On peut enregistrer des modèles de planning types que l'on va pouvoir réutiliser, et on va pouvoir dupliquer des shifts ou des semaines en quelques clics pour gagner du temps.

👉 Faciliter la communication avec vos salariés

Pour maintenir une ambiance "humaine" au coeur de votre établissement, simplifiez les échanges avec vos employés.

On le sait, les gérants de boulangeries-pâtisseries apportent souvent beaucoup d'importance au caractère "humain" de leur entreprise, au bien-être de l'entreprise : car il faut que ça se ressente au quotidien pour les clients ! Pour cela, il faut prendre soin de vos employés et leur offrir un bon équilibre de vie, fluidifier la communication avec eux.

On vous conseille de digitaliser votre gestion de personnel & vos moyens de communication : si les heures de travail doivent être notées par les employés, par exemple, c'est un travail supplémentaire pour eux. Les équipes ont envie d'une communication efficace et collaborative. Alternative pour cela ? Utiliser une pointeuse !

Par exemple, chez Skello, les employés font partie du projet - ils ont accès à leurs informations de shifts, leurs plannings mais vous pouvez choisir à quel degré ils y ont accès. Les employés sentent que vous avez confiance en eux, ils peuvent faire leur demande de congés automatiquement, échanger leurs shifts...

La clé : leur donner de l'indépendance, de la flexibilité !

👉 Revenir à son coeur de métier

Pour se démarquer et innover, il est essentiel de se décharger de l’administratif.

Si vous appliquez les 4 commandements proposés plus haut : fini les ratures, fini les calculs pour déchiffrer, fini les erreurs sur la paie. Toutes vos données sont fiables et centralisées en temps réel sur un seul et même outil.

Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur ce qui vous anime vraiment : la cuisine, la gourmandise, le service client.

Aussi, prenez le temps pour soigner votre communication sur les réseaux sociaux et optimisez votre compte Google My Business : ça peut faire doubler vos ventes en augmentant votre référencement sur Google !
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