Gérer les plannings d'aides-soignantes, c'est jongler avec les rotations de 12 heures, la permanence 24/7, les remplacements urgents du dimanche soir… et rester conforme au code du travail. Un casse-tête quotidien pour les cadres de santé qui y passent facilement 2 à 3 heures par jour.
Résultat ? Les logiciels de planning spécialisés ne sont plus un luxe mais une nécessité. Ils automatisent la gestion, préviennent les erreurs légales et libèrent un temps précieux pour l'accompagnement des équipes. Voici notre comparatif des 6 meilleures solutions du marché en 2025.
Comparatif des 6 Meilleures Solutions pour Aides-Soignantes
Skello – Planning Optimisé pour le secteur médical
Ce qui le distingue
Skello est une solution RH française basée sur le cloud qui couvre l'ensemble de la gestion du personnel. Son atout majeur ? Le Smart Planner, un algorithme d'IA qui génère automatiquement des plannings optimisés en tenant compte des disponibilités, des compétences et des contraintes légales.
Fonctionnalités clés
- Planification simplifiée avec templates préconfigurés pour établissements médicaux
- Variables de paie intégrées automatiquement (heures sup, nuit, dimanche)
- Badgeuse optionnelle pour contrôle des heures travaillées
- Portail employé accessible via application mobile
- Gestion des gardes, astreintes et absences
- Documents RH dématérialisés avec validation électronique
- Messagerie sécurisée intégrée
- Suivi de la capacité clinique en temps réel
Tarification
À partir de 79 €/mois par établissement. Trois plans tarifaires disponibles selon vos besoins. Essai gratuit de 14 jours sans engagement.
Retour d'expérience
Charlène Jaffré, directrice de la clinique dentaire Odento à Paris, témoigne : « Skello me fait gagner environ 1h de mon temps de travail par jour, concernant la partie planning et administrative ». Sur une année, ça représente plus de 200 heures récupérées.
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Hublo – Le Leader de la Gestion des Remplacements
Ce qui le distingue
Hublo domine le marché français de la gestion des remplacements en établissement de santé. Avec plus d'1 million de professionnels de santé inscrits et environ 600 000 missions gérées par mois, c'est devenu la référence pour les CHU et grands établissements publics.
Fonctionnalités clés
- Centralisation complète des demandes de remplacement (urgentes et planifiées)
- Accès au plus grand vivier de remplaçants de France par compétences
- Tableau de bord avec indicateurs clés en temps réel
- Module Contrats & DPAE avec signature électronique intégrée
- Génération automatique des contrats CDD
- Évaluations des professionnels de santé après chaque mission
- Intégration directe avec systèmes de paie
- Gain de temps estimé à 2,5 heures par jour et par cadre
Tarification
Sur devis uniquement, adapté aux besoins de chaque établissement. Les tarifs varient selon la taille et le volume de remplacements.
Retours d'expérience
Au CH de Mauriac, Hublo a permis de diviser par trois le recours à l'intérim depuis son installation. À la Clinique des Rosiers (groupe Ramsay), le DRH Sébastien Naigeon rapporte un gain d'au moins un demi-ETP par semaine sur la gestion des contrats, avec en prime la résolution du risque de requalification des CDD en CDI.
À la Maison de Mareil-sur-Mauldre, les utilisateurs déclarent : « C'est vraiment une super plateforme : hyper intuitive, agréable visuellement, et simple d'utilisation. Cet outil nous a vraiment changé la vie au quotidien ».
BL Planning (Berger-Levrault) – La Solution Institutionnelle
Ce qui le distingue
BL Planning est spécifiquement conçu pour les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Cette solution de Berger-Levrault, acteur historique du secteur public, intègre nativement toutes les contraintes du secteur médico-social.
Fonctionnalités clés
- Génération automatique de plannings prévisionnels à partir de roulements
- Conformité intégrée avec code du travail et conventions collectives
- Portail RH pour fluidifier les échanges entre managers et personnel
- Gestion des absences avec proposition automatique de remplaçants
- Algorithme de sélection des remplaçants par compétences et coûts
- Compatible EHPAD, IME, FAM, SSIAD, CHRS, SSR, fonctions publiques
- Éditions personnalisées (turn-over, état des congés, vue 360° du personnel)
- Intégration native avec BL.RH privé by Nibelis pour une suite SIRH complète
Tarification
Sur devis uniquement. Le logiciel fait partie de l'offre SIRH globale de Berger-Levrault, avec possibilité de souscrire uniquement au module planning ou à l'ensemble de la suite.
Points d'attention
Bien que la solution soit reconnue pour sa fiabilité et sa conformité, l'interface peut paraître moins moderne que certaines solutions cloud natives. Berger-Levrault travaille sur des évolutions ergonomiques.
Hopia – L'Optimisation par Intelligence Artificielle
Ce qui le distingue
Hopia se positionne comme la solution la plus avancée technologiquement en matière d'optimisation par IA. Son algorithme peut intégrer simultanément toutes les règles du planning : contraintes légales, conventions collectives, règles individuelles et préférences personnelles.
Fonctionnalités clés
- Algorithmes d'optimisation IA capables de réduire de 95% le temps dédié à la création des plannings
- Centralisation complète de la gestion des plannings médical et paramédical
- Intégration des données d'activité du SIH (Programme opératoire, RIS)
- Synchronisation avec le SIRH (GTT/GTA, gestion des remplacements)
- Création et actualisation automatique des besoins selon les règles des services
- Interface claire spécialement conçue pour le personnel soignant
- Amélioration mesurable de la qualité de vie au travail
Tarification
Sur devis avec plusieurs forfaits : Standard, Pro, Enterprise et Premium. Les tarifs s'adaptent à la taille de l'établissement et au nombre de services gérés.
Retour d'expérience
La promesse d'une réduction de 95% du temps de gestion des plannings peut sembler ambitieuse. Dans les faits, les établissements qui adoptent Hopia constatent effectivement des gains très significatifs, particulièrement sur les structures avec des plannings complexes multi-services.
🧐 Bon à savoir : Hopia nécessite une phase d'implémentation et de paramétrage initiale plus longue que d'autres solutions (4 à 8 semaines selon la complexité), mais l'investissement est rapidement rentabilisé par les gains de temps quotidiens.
Workstaff – Flexibilité et Personnalisation
Ce qui le distingue
Workstaff est principalement orienté vers les agences de staffing et la gestion de missions temporaires. Bien qu'initialement conçu pour l'événementiel et l'hôtellerie, la plateforme s'adapte parfaitement aux agences d'intérim spécialisées en santé.
Fonctionnalités clés
- Création d'équipes personnalisées par compétences, préférences et disponibilités
- Planification automatisée avec réduction de 70% du temps consacré aux horaires
- Suivi du temps et paie automatisés
- Facturation intégrée (pratique pour les agences d'intérim)
- Base de données candidats structurée avec historique complet
- Rappels automatisés par e-mail et notifications push
- Application mobile complète
- Export de données vers outils externes
Tarification
Sur devis avec possibilité de démarrer gratuitement selon le forfait choisi. Les tarifs s'adaptent au volume de missions gérées.
Retours d'expérience
Chez Staff Personnel, l'adoption de Workstaff a permis une réduction de 70% du temps consacré à la planification et une amélioration de la gestion sans augmentation des effectifs. Les utilisateurs soulignent particulièrement la simplicité d'utilisation (notes 10/10 pour plusieurs clients), le rapport qualité-prix et le support client réactif.
Un client témoigne : « Une super plateforme avec un support à la clientèle impeccable et tout réuni sur la même plateforme ».
SafetyCulture – Planning et Conformité Sécurité
Ce qui le distingue
SafetyCulture (anciennement iAuditor) combine gestion des plannings et conformité en matière de santé et sécurité. L'accent est davantage mis sur les inspections et audits que sur la planification pure, ce qui en fait une solution hybride intéressante pour les établissements avec de fortes exigences de sécurité.
Fonctionnalités clés
- Planifications d'inspection récurrentes avec contrôles précis
- Coordination des plannings multi-sites avec synchronisation centralisée
- Listes de contrôle personnalisables pour les soins
- Surveillance des travailleurs isolés
- Collaboration en temps réel (module Heads Up)
- Rapports et analyses pour amélioration continue
- Gestion des tâches et signalement d'incidents
- Conformité en matière de santé et sécurité au travail
Tarification
- Plan Gratuit : Jusqu'à 10 sièges, inspections illimitées (0 €)
- Plan Premium : 22 €/siège/mois (facturation annuelle)
- Sièges Lite : Accès limité à partir de 4,60 €/siège/mois
- Plan Enterprise : Sur devis
Points d'attention
SafetyCulture jouit d'une bonne réputation pour l'amélioration des opérations sur le lieu de travail et la conformité en matière de santé et sécurité. Cependant, l'accent principal demeure sur les inspections et la sécurité plutôt que sur la planification des horaires des aide-soignantes. Cette solution convient particulièrement aux établissements qui veulent combiner ces deux aspects dans un seul outil.
Quand privilégier SafetyCulture ?
Cette solution est pertinente si vous cherchez avant tout à :
- Renforcer la conformité sécurité de vos équipes soignantes
- Structurer vos inspections et audits qualité
- Disposer d'un plan gratuit pour tester (10 sièges)
- Centraliser planning et sécurité dans un seul outil
En revanche, pour une gestion pure de planning avec optimisation avancée des rotations, d'autres solutions du comparatif seront plus performantes.
Les 5 fonctionnalités clés d'un logiciel de planning pour aides-soignantes
Avant de comparer les tarifs et les démos commerciales, vérifiez que votre futur logiciel coche ces 5 critères essentiels. Pas négociables.
Gestion intelligente des remplacements
Vivier de remplaçants accessible en un clic, notifications automatiques aux professionnels disponibles, historique des missions. Quand une aide-soignante appelle malade à 6h du matin, vous devez pouvoir trouver un remplaçant en 10 minutes, pas en 2 heures.
Conformité réglementaire automatisée
Le logiciel bloque la validation d'un planning qui dépasse 48h hebdomadaires ou ne respecte pas les 11h de repos quotidien. Il génère des alertes en temps réel et édite des rapports de conformité. Vous évitez les sanctions de l'inspection du travail et préservez votre réputation d'employeur.
Application mobile intuitive
Vos aides-soignantes consultent leurs horaires, échangent des shifts et reçoivent les notifications directement depuis leur smartphone. Si l'appli est compliquée, personne ne l'utilisera et vous reviendrez aux appels téléphoniques incessants.
Intégration avec vos outils existants
Export automatique vers votre logiciel de paie, synchronisation avec la badgeuse, connexion au DPI (Dossier Patient Informatisé) pour adapter les effectifs à la charge de soins. Un logiciel isolé crée plus de travail qu'il n'en résout.
Optimisation par intelligence artificielle
Les algorithmes analysent les compétences, les préférences et les contraintes légales pour proposer des plannings optimisés en quelques secondes. Ce qui vous prenait 3 heures se fait désormais en 15 minutes.
🤔 Bon à savoir : Selon une étude du secteur, les cadres de santé gagnent en moyenne 2,5 heures par jour avec un logiciel adapté. Sur un an, ça représente plus de 500 heures récupérées pour l'accompagnement terrain.
Comment choisir un logiciel selon votre profil ?
Chaque établissement a des besoins différents. Voici comment identifier la solution adaptée à votre situation.
Les 3 profils types
EHPAD de moins de 50 lits
Budget serré, équipe RH réduite (souvent 1 personne), plannings relativement stables avec quelques remplacements urgents. Vous avez besoin d'une solution simple, rapide à prendre en main et économique.
→ Recommandation : Skello (79 €/mois) ou SafetyCulture (plan gratuit 10 sièges pour tester)
Clinique privée de 50 à 200 lits
Budget intermédiaire, équipe RH structurée, volume de remplacements significatif, besoin d'optimisation. Vous cherchez un bon équilibre entre fonctionnalités avancées et coût maîtrisé.
→ Recommandation : Skello ou Workstaff selon que vous privilégiez l'optimisation IA ou la gestion des remplacements
Hôpital public de plus de 200 lits
Budget important, équipe RH dédiée, volume massif de remplacements, multi-sites, contraintes légales strictes. Vous avez besoin de la solution la plus performante du marché.
→ Recommandation : Skello, Hublo (leader du marché) ou Hopia (optimisation IA poussée)
Questionnaire d'auto-évaluation
Répondez à ces 8 questions pour affiner votre choix :
- Combien de remplacements urgents gérez-vous par mois ? (< 10 / 10-50 / > 50)
- Votre établissement est-il multi-sites ? (Oui / Non)
- Votre budget mensuel pour un logiciel de planning ? (< 100 € / 100-500 € / > 500 €)
- Avez-vous besoin d'une intégration avec votre logiciel de paie ? (Oui / Non)
- Utilisez-vous déjà une badgeuse ? (Oui / Non)
- Votre équipe est-elle à l'aise avec les outils numériques ? (Oui / Moyennement / Non)
- Avez-vous des contraintes légales spécifiques à votre convention collective ? (Oui / Non)
- Combien de temps passez-vous actuellement sur les plannings par semaine ? (< 5h / 5-15h / > 15h)
Analyse des résultats
Si vous avez répondu majoritairement dans la première colonne : optez pour une solution simple comme Skello ou SafetyCulture (plan gratuit pour tester).
Si vous avez répondu majoritairement dans la colonne du milieu : Skello, Workstaff ou BL Planning selon votre secteur.
Si vous avez répondu majoritairement dans la dernière colonne : Skello, Hublo ou Hopia sont faits pour vous.
8 questions à poser lors des démos pour bien choisir votre logiciel
Ne vous laissez pas impressionner par une belle interface. Posez ces questions concrètes aux commerciaux :
- Conformité : Quelles alertes automatiques pour éviter les infractions au code du travail ?
- Remplacements urgents : Combien de temps faut-il pour trouver un remplaçant un dimanche matin ?
- Intégration : Votre solution se connecte-t-elle à [nom de votre logiciel de paie] ?
- Formation : Combien de jours de formation prévoyez-vous ? À quel coût ?
- Support : Quel est le délai de réponse moyen en cas de problème bloquant ?
- Mise en œuvre : Quel est le délai entre la signature et la mise en production ?
- Données : Puis-je exporter mes données si je change de solution dans 3 ans ?
- Évolutions : À quelle fréquence ajoutez-vous de nouvelles fonctionnalités ?
Les réponses floues ou évasives doivent vous alerter. Un bon fournisseur répond avec des chiffres précis et des exemples concrets.
Conformité avec les contraintes légales : sanctions encourues
Le non-respect des durées légales expose l'établissement à :
Sanctions administratives
Amende de 1 500 € par salarié concerné (3 000 € en cas de récidive) pour dépassement des durées maximales de travail.
Sanctions pénales
Jusqu'à 1 an d'emprisonnement et 37 500 € d'amende en cas de mise en danger délibérée de la vie d'autrui (cas extrême de dépassements répétés).
Responsabilité employeur
En cas d'accident du travail survenant après un dépassement des durées légales, la faute inexcusable de l'employeur peut être retenue. Les indemnisations sont alors multipliées.
Image employeur
Au-delà des sanctions, le non-respect répété des temps de repos dégrade l'image de l'établissement. Dans un secteur en tension où le recrutement est déjà difficile, perdre sa réputation coûte bien plus cher qu'un logiciel de planning.
FAQ
Comment faire un planning aide-soignante efficace ?
Un planning aide-soignante efficace combine trois éléments : anticipation (créez les plannings 3 semaines à l'avance minimum), équité (alternez équitablement les weekends et nuits entre collègues) et flexibilité (prévoyez une marge de 10% pour les remplacements urgents). Utilisez un logiciel qui automatise les rotations de 12h, alerte sur les dépassements légaux et facilite les échanges de shifts entre aides-soignantes. L'implication de l'équipe dans la construction du planning améliore l'acceptation et réduit l'absentéisme.
Quel est le meilleur logiciel de planning pour aides-soignantes ?
Skello offre le meilleur rapport qualité-prix pour les EHPAD et cliniques privées avec son Smart Planner IA à partir de 79 €/mois. Pour les très petites structures cherchant à tester gratuitement, SafetyCulture propose 10 sièges gratuits (avec focus sécurité). BL Planning reste la référence pour le secteur médico-social (EHPAD, IME, FAM) grâce à sa conformité native avec les spécificités ESSMS.
C'est quoi Hublo et comment ça fonctionne ?
Hublo est une plateforme française qui centralise la gestion des remplacements en établissement de santé. Elle connecte plus d'1 million de professionnels de santé (aides-soignantes, infirmières, médecins) avec les établissements ayant des besoins ponctuels. Quand vous publiez un besoin urgent de remplacement, Hublo notifie automatiquement les professionnels disponibles et qualifiés. La plateforme gère ensuite le contrat, la DPAE et le paiement. Les établissements gagnent 2,5 heures par jour sur la gestion administrative et réduisent significativement leur recours à l'intérim coûteux.
Existe-t-il des logiciels de planning gratuits adaptés à la santé ?
SafetyCulture propose un plan gratuit avec 10 sièges et inspections illimitées, mais l'accent est mis sur la conformité sécurité plutôt que sur l'optimisation pure du planning. Pour les très petites structures (moins de 10 personnes), c'est une option viable pour démarrer. Attention : les plans gratuits limitent souvent les intégrations avancées (paie, badgeuse) et le support est minimal. Pour une structure de plus de 10 personnes ou avec exigences légales strictes en matière de gestion des temps, investir dans une solution payante comme Skello (79 €/mois) évite les mauvaises surprises.
Combien coûte un logiciel de planning aide soignante ?
Les tarifs varient de 0 € (SafetyCulture plan gratuit limité à 10 sièges) à 300+ €/mois (Hublo) selon les fonctionnalités et la taille. Skello démarre à 79 €/mois par établissement avec Smart Planner IA inclus. BL Planning, Hopia et Workstaff fonctionnent sur devis adapté. Calculez le coût total sur 3 ans incluant formation (500 € à 3 000 €), intégration (1 000 € à 10 000 €) et support annuel. Pour un EHPAD de 80 lits, comptez entre 2 000 € (SafetyCulture gratuit) et 18 000 € (Hublo) sur 3 ans. Le retour sur investissement se mesure en heures gagnées : 10h/semaine économisées représentent environ 18 000 € sur 3 ans.
Comment un logiciel garantit-il la conformité légale ?
Les logiciels performants intègrent trois mécanismes de protection. D'abord, les alertes temps réel qui signalent tout dépassement des durées légales (48h/semaine, 11h repos/jour, 35h repos/semaine). Ensuite, les blocages préventifs qui empêchent la validation d'un planning non conforme. Enfin, les rapports de conformité automatiques qui documentent le respect des règles pour les contrôles de l'inspection du travail. Les meilleurs logiciels (Hublo, BL Planning, Hopia) intègrent les spécificités de chaque convention collective (FHP, Fonction publique, FEHAP) et s'actualisent automatiquement lors des changements réglementaires. Cette protection évite les amendes de 1 500 €/salarié concerné.
Un logiciel peut-il gérer les remplacements urgents le weekend ?
Absolument, c'est même leur valeur ajoutée principale. Hublo excelle sur ce point avec son système de notifications instantanées vers un vivier de 1 million de professionnels disponibles. Vous publiez le besoin en 2 minutes depuis votre smartphone, et les aides-soignantes qualifiées reçoivent l'alerte en temps réel. En moyenne, les établissements trouvent un remplaçant en moins de 30 minutes contre 2-3 heures avec des appels téléphoniques. Skello et Workstaff proposent aussi cette fonction mais avec des viviers plus restreints. La clé : avoir préalablement constitué une base de remplaçants fiables avec leurs compétences, disponibilités et préférences.
Quelle est la différence entre planning infirmier et aide-soignant ?
Les contraintes légales de base sont identiques (48h max/semaine, 11h repos/jour), mais trois différences majeures apparaissent. Premièrement, les infirmières ont souvent des gardes de 12h de nuit plus fréquentes que les aides-soignantes qui alternent jour/nuit. Deuxièmement, les infirmières gèrent des astreintes avec obligation d'intervention rapide, nécessitant un planning avec géolocalisation. Troisièmement, les infirmières coordonnent plusieurs aides-soignantes, leur planning doit donc intégrer la supervision d'équipe. En pratique, les logiciels performants gèrent les deux métiers simultanément avec des règles différenciées. BL Planning et Hopia excellent sur cette gestion multi-métiers.
