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L’arrivée d’un nouveau collaborateur est un moment charnière pour toute entreprise. C’est le premier point de contact concret avec votre culture, votre organisation et votre professionnalisme. Pourtant, pour de nombreux managers et responsables RH, cette période de préparation ressemble trop souvent à un parcours du combattant administratif : relances incessantes pour obtenir un RIB, photos floues de cartes d'identité envoyées par WhatsApp, retrouver le bon modèle de contrat et le remplir, ou encore allers-retours coûteux avec le cabinet comptable.
Ces frictions répétées font perdre un temps précieux et augmentent considérablement le risque d’erreurs de saisie manuelle, impactant directement la conformité juridique et la préparation de la paie.
Pour répondre à ces défis, Skello fait évoluer sa solution avec un ensemble de nouvelles fonctionnalités majeures conçues pour couvrir l’intégralité du parcours d’intégration. L'objectif ? De l’arrivée du salarié à son contrat signé, tout se passe désormais dans Skello. En combinant un parcours d'intégration automatisé et un tout nouvel éditeur de texte professionnel, Skello centralise la collecte des données et la génération de documents pour vous libérer des tâches chronophages.
Les enjeux d’une intégration fluide et d’une gestion documentaire centralisée
L'intégration d'un salarié ne commence pas le jour de son arrivée dans les locaux, mais dès la validation de son recrutement. C'est durant cette phase de pré-arrivée que se joue la fiabilité de votre gestion administrative.
1. En finir avec les canaux informels et sécuriser les données (RGPD)
Aujourd'hui encore, de nombreuses entreprises collectent les pièces justificatives via des e-mails personnels ou des applications de messagerie instantanée. Au-delà du manque de professionnalisme, cette pratique pose un problème majeur de conformité avec la réglementation sur la protection des données (RGPD). Les informations sensibles, telles que le numéro de sécurité sociale ou les coordonnées bancaires (IBAN), doivent être centralisées et sécurisées dans un environnement RH dédié.
2. Éliminer la double saisie manuelle
Lorsqu'un manager doit recopier manuellement le nom, l'adresse ou le numéro de sécurité sociale d'un salarié depuis un e-mail vers un tableur ou un logiciel de planification, le risque d'erreur est élevé. Une simple faute de frappe peut bloquer la Déclaration Préalable À l'Embauche (DPAE) ou retarder le versement du premier salaire.
3. Réduire la dépendance vis-à-vis des tiers et les coûts associés
Faute d’outils internes performants, beaucoup de managers confient la rédaction de leurs contrats de travail à leur expert-comptable pour garantir la sécurité juridique et la qualité visuelle des documents. Cette dépendance engendre des coûts financiers importants et des délais d'attente qui ralentissent le processus d'embauche, au détriment du candidat qui attend son contrat.
Le nouveau parcours d'intégration Skello : 3 étapes pour une autonomie complète
Pour simplifier cette transition et garantir la conformité de vos dossiers, Skello propose trois fonctionnalités interconnectées qui automatisent l'ensemble du processus d'accueil et de gestion des documents.
Étape 1 : l’administrateur décide des champs et documents nécessaires par profils.
Étape 2 : l’employé renseigne ses documents et informations en autonomie sur l’interface dédiée.
Étape 3 : le manager suit l’évolution du dossier en temps réel et génère le contrat.
Étape 1 : L’administrateur configure l’intégration sur-mesure
Parce que les besoins administratifs varient d'un poste ou d'un établissement à l'autre, la standardisation absolue montre vite ses limites. Un employé "extra" en restauration n'aura pas les mêmes besoins documentaires qu'un chauffeur-livreur ou qu'un cadre de bureau.
Depuis l'espace administrateur de Skello, vous pouvez désormais paramétrer précisément le formulaire d’accueil. Vous choisissez les informations RH indispensables (coordonnées, contact d'urgence, numéro de sécurité sociale) ainsi que les documents obligatoires à fournir (pièce d'identité, RIB, permis de conduire).
Étape 2 : L'employé remplit son dossier en totale autonomie avant le jour J
Dès que son profil est créé, la future recrue reçoit une invitation par e-mail. En cliquant sur le lien sécurisé, l'employé accède à une page web dédiée, accessible aussi bien depuis un ordinateur que depuis un smartphone.
Sans avoir besoin de naviguer dans l'interface complète du logiciel, il crée son mot de passe, renseigne les informations et documents demandés par le manager. Le système intègre une sauvegarde automatique de la progression : le collaborateur peut interrompre sa saisie et la reprendre plus tard là où il s'était arrêté. Une fois la démarche terminée, il est automatiquement redirigé vers son espace planning ou l'application mobile Skello.
Étape 3 : Le manager suit, valide et génère le contrat de travail
Le manager n'a plus besoin de courir après les informations. Dans l'espace collaborateur de Skello, un nouveau filtre permet d'identifier instantanément les dossiers en cours d'intégration ou affichant des informations manquantes. Une barre de progression en temps réel indique le niveau d'avancement de chaque dossier. Si un employé tarde à compléter ses informations, Skello prend le relais en envoyant des relances e-mails automatiques (à J+1, J+2 et J+3).
Dès que le dossier est complet, le manager examine les données et valide les pièces justificatives. Les documents téléchargés par le salarié sont classés et archivés automatiquement dans son dossier personnel numérique. Cette validation déclenche immédiatement l'option de génération du contrat de travail, sans aucune ressaisie nécessaire.
Zoom sur le nouvel éditeur de documents Skello : Un contrôle visuel total
L'une des innovations majeures de cette évolution réside dans la refonte complète de l’éditeur des documents de Skello. Conçu pour éliminer définitivement l'utilisation d'outils de traitement de texte externes (comme Microsoft Word ou Google Docs) et éviter les pertes de mise en page, cet éditeur professionnel offre un contrôle visuel absolu.
Avantages du nouvel éditeur de texte Skello :
Technologie de saisie moderne et fluide
- Personnalisation avancée : polices, styles, tailles, couleurs de votre marque, alignements et interlignes
- Bibliothèque de médias partagée : intégration facile de vos logos, en-têtes et pieds de page
- Support complet des tableaux, listes à puces et règles de mise en page
- Mode aperçu instantané : rendu en temps réel avec les vraies données du salarié avant l'envoi
- Pour générer un contrat de travail ou tout autre document RH (avenants, chartes, attestations), le manager dispose de trois options flexibles :
- Le copier-coller : Transférer un texte existant tout en conservant la mise en forme et les alignements d'origine.
- La rédaction directe : Composer le document de A à Z directement dans l'interface grâce aux outils professionnels.
- L'importation de modèle : Télécharger un modèle existant (.docx ou PDF). Le système préserve l'identité visuelle de l'entreprise et détecte automatiquement les variables (nom, salaire, horaires) pour les lier aux données déjà présentes dans Skello.
Grâce à l’onglet « Variables », un outil de recherche permet d'intégrer par simple glisser-déposer les données spécifiques au salarié, au contrat ou à l'établissement. L'affichage en temps réel garantit qu'aucune phrase, aucun tableau ou aucun article juridique ne soit coupé de manière inesthétique lors de la conversion finale en PDF.
De l’intégration à la paie : La force d’une solution intelligente
L'intégration native de ces nouvelles fonctionnalités au sein de Skello crée une passerelle directe entre la phase d'embauche et la préparation de la paie.
Lorsque l'employé remplit son profil en amont de son premier jour, chaque donnée validée par le manager alimente directement sa fiche de personnel informatique. Ces données sont précisément celles qui configurent les plannings de travail, calculent les heures réalisées via la badgeuse et comptabilisent les absences ou les congés.
En fin de mois, toutes ces informations fiabilisées dès le départ et complétées par l'activité sur le terrain sont centralisées. Les éléments de paie générés sont exacts, sans erreurs de transcription, et prêts à être transmis à votre logiciel de paie ou à votre expert-comptable.
En centralisant l'onboarding, la gestion des documents et l'édition des contrats au sein d'une seule et même plateforme, Skello transforme une suite de formalités administratives complexes en un flux de travail continu, fluide et sécurisé pour toute l'entreprise.
