Le pointage des heures permet de compter le temps de travail réel de chaque salarié. Le Code du travail le rend obligatoire dans certains cas et fixe ce que le décompte doit contenir. Cette fiche détaille ces règles, les conditions de la CNIL et les sanctions.
Quand tous les salariés d'un service ou d'un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l'employeur doit établir les documents qui permettent de décompter la durée de travail de chacun (article L3171-2 du Code du travail). C'est le cas de la plupart des équipes à horaires variables : restauration, commerce, pharmacie, salle de sport, chantier.
Quand toute l'équipe suit le même horaire collectif, cet horaire doit être affiché (article L3171-1 du Code du travail). Les heures faites en plus de cet horaire doivent quand même pouvoir être justifiées en cas de désaccord.
Pour chaque salarié qui ne suit pas l'horaire collectif, la durée du travail est décomptée de deux façons (article D3171-8 du Code du travail) :
| Fréquence | Ce qui doit être enregistré | Article du Code du travail |
|---|---|---|
| Chaque jour | Heures de début et de fin de chaque période de travail, ou nombre d'heures travaillées | D3171-8 |
| Chaque semaine | Total des heures travaillées par chaque salarié | D3171-8 |
| Chaque mois | Document annexé au bulletin de paie : heures supplémentaires cumulées depuis le début de l'année, repos acquis et pris | D3171-12 |
La loi dit « selon tous moyens » : papier, badgeuse, tablette ou application mobile. C'est la fiabilité du relevé qui compte, pas l'outil.
⚠️ Information importante : quand un système enregistre automatiquement les heures, il doit être fiable et infalsifiable (article L3171-4 du Code du travail). Un tableau modifiable par tous ne remplit pas cette condition.
En cas de désaccord sur les heures travaillées, l'employeur doit fournir au juge les éléments qui justifient les horaires réellement effectués par le salarié (article L3171-4 du Code du travail). Le juge compare ces éléments à ceux du salarié.
La Cour de cassation a précisé ce partage de la preuve : le salarié présente des éléments suffisamment précis sur les heures qu'il dit avoir faites, et l'employeur, qui doit contrôler la durée du travail, y répond avec ses propres éléments (Cass. soc., 18 mars 2020, n° 18-10.919). Sans relevé fiable, l'employeur a peu de moyens de contester une demande de rappel d'heures supplémentaires.
Les salaires impayés peuvent être réclamés sur les 3 dernières années (article L3245-1 du Code du travail). C'est une bonne raison de conserver les relevés d'heures plus longtemps que le minimum légal.
| Document | Durée de conservation | Article du Code du travail |
|---|---|---|
| Relevés des heures de travail de chaque salarié | 1 an (ou la durée de la période d'annualisation si elle dépasse 1 an) | D3171-16 |
| Récapitulatif mensuel des astreintes | 1 an | D3171-16 |
| Décompte des jours travaillés (forfait jours) | 3 ans | D3171-16 |
| Double des bulletins de paie | 5 ans | L3243-4 |
Ces durées sont celles pendant lesquelles les documents doivent rester à la disposition de l'inspection du travail. Au regard du RGPD, les données de pointage ne doivent pas non plus être gardées indéfiniment : fixez une durée et supprimez les données au-delà : la CNIL recommande de ne pas conserver plus de 5 ans les données utilisées pour le suivi du temps de travail.
Aucune information sur un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui ne lui a pas été présenté au préalable (article L1222-4 du Code du travail). Avant d'installer une pointeuse, informez donc chaque salarié : à quoi elle sert, quelles données sont enregistrées, qui y a accès et pendant combien de temps.
Dans les entreprises d'au moins 50 salariés qui ont un comité social et économique (CSE), celui-ci doit être informé et consulté avant toute décision d'installer un moyen de contrôle de l'activité des salariés (article L2312-38 du Code du travail).
| Mode de pointage | Pour quelles équipes | Point d'attention |
|---|---|---|
| Badge ou code sur une borne | Équipes sur site : commerce, restaurant, atelier | Éviter qu'un collègue pointe à la place d'un autre |
| Tablette dans l'établissement | Équipes sur site, sans matériel à installer | Prévoir la correction des oublis |
| Application mobile | Équipes qui se déplacent : chantier, interventions | La géolocalisation n'est permise que sous conditions |
| Empreinte ou visage (biométrie) | Rarement justifié pour les horaires | Données sensibles, encadrement très strict |
Géolocalisation : selon la CNIL, la géolocalisation ne peut servir à suivre le temps de travail qu'à titre accessoire, et seulement quand cela ne peut pas être fait par un autre moyen (CNIL, géolocalisation des véhicules des salariés). Elle ne doit pas être utilisée si un autre système de décompte existe déjà.
Biométrie : les données biométriques (empreinte, visage) sont des données sensibles au sens du RGPD. Le règlement type publié par la CNIL encadre leur usage pour le contrôle des accès aux locaux et aux outils, pas pour le contrôle des horaires (CNIL, biométrie sur les lieux de travail). Un badge ou un code suffit dans la grande majorité des cas. Si vous l'envisagez malgré tout, demandez l'avis de votre délégué à la protection des données ou d'un avocat.
⚠️ Information importante : depuis l'entrée en application du RGPD en 2018, il n'y a plus d'autorisation préalable à demander à la CNIL. L'employeur doit en revanche documenter lui-même la conformité du dispositif (registre des traitements, information des salariés, durée de conservation).
| Manquement | Risque | Article du Code du travail |
|---|---|---|
| Absence de décompte des heures, pour chaque salarié concerné | Amende de 4e classe | R3173-2 |
| Absence de décompte, sanction administrative | Avertissement ou amende jusqu'à 4 000 € par salarié concerné, doublée en cas de récidive dans les 2 ans | L8115-1 et L8115-3 |
| Heures supplémentaires non prouvées | Rappel de salaires sur 3 ans | L3245-1 |
L'amende administrative est prononcée par l'administration, sur rapport de l'inspection du travail, quand aucune poursuite pénale n'est engagée. Son montant tient compte de la gravité du manquement, du comportement de l'employeur et de sa bonne foi.
Avec des services du midi et du soir, chaque salarié pointe deux fois par jour. La coupure n'est pas du temps de travail effectif : le relevé doit la faire apparaître. Les extras pointent comme les autres salariés, ce qui aide à suivre leur nombre de jours travaillés.
Les horaires changent selon l'affluence et les remplacements sont fréquents. Le pointage permet de comparer chaque semaine les heures prévues au planning aux heures réellement faites, et de repérer les heures supplémentaires avant la paie.
Les équipes sont petites et souvent à temps partiel. Le pointage sur tablette à l'accueil évite d'installer du matériel, et le décompte permet de vérifier que les heures complémentaires restent dans les limites du contrat.
Sur un chantier, le pointage sur mobile enregistre l'arrivée et le départ sans passer par un bureau. En atelier, avec des équipes qui se relaient, le relevé doit faire apparaître les heures de nuit, qui ouvrent droit à des contreparties.
Le pointage est souvent perçu comme un contrôle. Bien présenté, il devient une garantie pour le salarié : chaque heure faite est comptée et payée.
Un logiciel comme Skello relie le pointage au planning et prépare les éléments de paie, avec une signature électronique des feuilles d'heures par les salariés. Pour comparer les outils du marché, voir notre sélection de logiciels de pointage.
Le décompte individuel est obligatoire quand les salariés d'un même service ne suivent pas tous le même horaire collectif. Quand toute l'équipe suit un horaire collectif, cet horaire doit être affiché. Dans les deux cas, l'employeur doit pouvoir justifier les heures réellement faites en cas de désaccord avec un salarié.
Les relevés d'heures doivent rester à la disposition de l'inspection du travail pendant au moins 1 an, et 3 ans pour le décompte des jours d'un salarié au forfait jours. Comme les salaires peuvent être réclamés sur 3 ans, il est prudent de garder les relevés d'heures pendant 3 ans.
L'absence de décompte des heures est punie d'une amende de 4e classe, appliquée pour chaque salarié concerné. L'administration peut aussi prononcer une amende administrative allant jusqu'à 4 000 € par salarié concerné. Sans relevé fiable, l'employeur risque surtout des rappels d'heures supplémentaires.
Oui. Aucune information sur un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui ne lui a pas été présenté au préalable. Expliquez à quoi sert la pointeuse, quelles données elle enregistre et combien de temps elles sont gardées. Le CSE doit aussi être informé et consulté avant la décision.
Les données biométriques sont des données sensibles. Le règlement type de la CNIL encadre leur usage pour le contrôle des accès, pas pour le contrôle des horaires. Un badge, un code ou une tablette suffit dans la grande majorité des cas. Si vous l'envisagez malgré tout, demandez l'avis d'un spécialiste.
Le pointage sur mobile est autorisé. La géolocalisation ne peut servir à suivre le temps de travail qu'à titre accessoire, quand aucun autre moyen n'est possible, et pas si un autre système de décompte existe déjà. Les salariés doivent être informés avant sa mise en place.
Planification, calcul des heures supplémentaires, primes de nuit et préparation de la paie. Gagnez du temps et restez conforme en toutes circonstances.
