Le pointage des heures des salariés est une nécessité dans l’entreprise. Cela permet d'effectuer un contrôle du temps de travail réalisé par chaque employé avec minutie, en tenant compte non seulement de ses absences et de ses retards, mais aussi des heures supplémentaires éventuelles effectuées. Que vous soyez responsable RH ou salarié, la question du pointage des heures de travail et de son caractère légal peut vous intéresser. Découvrez ci-dessous les informations essentielles du Code du travail concernant le pointage des heures, ainsi que sur les outils permettant de faciliter la gestion du temps de présence des salariés dans l’entreprise.
Le pointage des heures expliqué en quelques mots
Le pointage des heures consiste à relever le temps de travail et les horaires pratiqués par les salariés d’une entreprise. Il s’agit, pour l’employeur, d’une obligation légale qui relève d’ailleurs du Code du travail (voir notamment les dispositions de l’article L3171-2. Ceci implique de décompter non seulement le temps de travail à l’intérieur de l’entreprise, mais aussi en dehors. On notera toutefois quelques exceptions, notamment dans les secteurs de l’agriculture et des transports routiers, où l’employeur n’est pas dans l’obligation de pratiquer le pointage au travail.
Ceci étant, l’employeur est totalement libre de choisir le système de pointage au travail, ainsi que la méthode. En effet, la réglementation ne prévoit aucune mesure particulière sur ce sujet. Ce système doit, cependant, respecter certaines règles, notamment en matière de tenue du registre des traitements et de consultation des instances représentatives du personnel.
Quelles sont les informations relevées durant le pointage ?
Le pointage relève plusieurs données, comme :
- L’identité du salarié.
- La date.
- L’heure d’arrivée.
- L’heure de départ.
Notez que le pointage des heures de travail doit pouvoir faire l’objet d’une conservation durant une période de 5 ans. En tant que responsable RH, vous avez ainsi le devoir de fournir ces éléments à votre salarié, ou à tout organisme en cas de contrôle.
En cas de refus du salarié de pointage des heures : que se passe-t-il ?
Lorsqu’un système de pointage des heures est mis en place dans l’entreprise, l’ensemble des salariés doivent s’y conformer. Il leur est impossible de s’opposer au relevé du temps de travail qu’ils effectuent. En cas de fraude, d’oubli ou de refus de la part de vos collaborateurs, une sanction disciplinaire peut être prononcée, situation qui peut même aller jusqu’au licenciement. Toutefois, le salarié a la possibilité de remettre en cause le système de pointage choisi par l’employeur, si celui-ci lui paraît disproportionné. L’article L.1232-2 du Code du travail permet de mieux appréhender l’idée de sanction disciplinaire au sein de l’entreprise.
Que se passe-t-il en cas de pointage avant et après l’heure ?
Lorsqu’un salarié pointe avant l’heure d’arrivée prévue, aucun temps supplémentaire ne peut lui être décompté. Si l’entreprise opte pour des horaires fixes, l’arrivée du salarié plus tôt ne lui permettra d’obtenir aucun avantage particulier. En revanche, s’il pointe après l’heure d’arrivée prévue, il perd du temps de travail. Par conséquent, son salaire sera amputé. Dans tous les cas, sachez que les heures effectuées après l’heure prévue de départ devront être considérées comme des heures supplémentaires, et devront donc être rémunérées ou faire l’objet d’une récupération.
Quels sont les avantages à installer une solution de pointage des heures ?
La mise en place d’une pointeuse ou d’une solution de pointage digitale dans l’entreprise présente de nombreux avantages pour l’employeur comme pour les employés.
Les bénéfices pour l’employeur :
- suivre le respect des horaires de travail de chaque employé en temps réel
- réduire les coûts de masse salariale grâce à une meilleure visibilité sur les heures supplémentaires
- vérifier les heures de pointages avec les plannings prévisionnels sans aucune ressaisie manuelle des donnée
- centraliser les données de badges et de plannings sur un seul et même espace pour assurer un calcul précis des salaires correspondant au travail effectué
- diminuer les conflits sociaux avec l’enregistrement des heures d’entrées et sorties, évitant ainsi tout quiproquos, doutes ou risque d’erreur
- optimiser la productivité des équipes en les responsabilisant sur l’organisation du temps de travail
Les bénéfices pour les employés :
- bénéficier d’une solution simplifiée pour renseigner les heures d’arrivée, pause et départ
- bénéficier de la meilleure façon de percevoir un salaire correspondant au travail effectué grâce à la collecte transparente des données
- bénéficier d’une meilleure compréhension des fiches de paie
Quel système de pointage choisir ?
C’est à l’employeur de choisir quelle solution de pointage mettre en place au sein de l’entreprise. Les salariés ne peuvent s’opposer à la mise en place d’un tel système, dès que les formalités de mise en place ont été respectées – à moins que ce système génère des restrictions jugées disproportionnées en matière de droits et de libertés pour les salariés, comme avec la pointeuse biométrique par exemple. Mais avant de choisir, sachez que le système de pointage doit impérativement correspondre à certaines caractéristiques édictées par le Code du travail. En tant que responsable RH par exemple, vous devez vous assurer que le système souhaité entre en conformité avec le RGPD.
La feuille de pointage à imprimer
Il s’agit de la solution la plus classique. La plupart du temps, le document prend la forme d’une simple feuille de papier, qui doit être signée par le salarié et l’employeur, chaque semaine ou chaque mois. La feuille de pointage peut également prendre l’apparence d’un document Excel, aucun formalisme légal particulier ne s’impose ici. Le document se conserve 5 ans au minimum. Cette solution présente toutefois quelques inconvénients : en effet, la gestion du temps de travail devient éminemment complexe pour les entreprises (pas de contrôle d’accès, perte de productivité, etc..).
La badgeuse pointeuse
Cette solution est idéale pour les petites et moyennes entreprises. Elle a l’avantage d’automatiser et de contrôler la saisie des heures. Le salarié appuie sur un bouton de la badgeuse pour allumer l’appareil. Il passe ensuite son badge dans le lecteur, ce qui enregistre automatiquement le numéro du badge, la date et l’heure de passage. Certains systèmes intègrent également un logiciel de gestion du temps de présence, qui facilite le contrôle du temps de travail journalier.
La badgeuse pointeuse permet de limiter considérablement les erreurs, et d’effectuer la gestion en temps réel du planning simplement et efficacement. Pour les RH, cette alternative constitue un réel progrès. Quant aux employés, ils sont systématiquement responsabilisés et la confiance entre les collaborateurs est renforcée.
La pointeuse digitale sur tablette
Rapide à mettre en place, facile à utiliser, la badgeuse sur tablette révolutionne le pointage des salariés sur le lieu de travail. Nul besoin d’être un as de la technologie, la mise en route se fait en cinq minutes.
- Dans un premier temps, il faut télécharger et installer l’application sur une tablette. L’application est bien sûr disponible depuis les principaux systèmes d’exploitation comme iOS et Android.
- Une fois l’installation terminée, il convient de paramétrer les règles de gestion (marge de tolérance des retards, validation par équipes, badge des temps de pause, etc…). En quelques minutes seulement, votre badgeuse est prête à fonctionner.
La badgeuse sur application mobile
Directement accessible depuis une application mobile, la badgeuse mobile permet aux employés d’enregistrer leurs heures de travail et leur lieu de travail en totale autonomie. Grâce à cette solution, les managers peuvent suivre le temps de travail des équipes, où qu’ils soient.
Les solutions de badgeuse Skello
Outil de pilotage RH et d’optimisation du travail, Skello propose deux solutions de badgeuse digitale pour une expérience complète du planning à la préparation de la paie.
- La badgeuse sur tablette offre un suivi simplifié des temps et présences des équipes terrain. Les managers récupèrent des données fiables et précises pour renforcer la confiance de leurs salariés avec des bulletins de paie correspondant au temps travaillé.
Très simple à installer, il suffit de télécharger l’application Badgeuse sur une tablette, peu importe le modèle, pas besoin du dernier Ipad. Disponible sur iOS et Android, l’application permet aux employés de badger leurs entrées et sorties en toute sécurité avec un code PIN personnel. Pour davantage de vérification, il est possible d’activer la prise de photo ou la signature lors du badge.
Les heures de travail de chaque employé sont ensuite automatiquement synchronisées sur l’outil Skello, accessible depuis n’importe quel ordinateur. Cela permet de comparer le planning prévisionnel avec le temps de travail effectué pour préparer la paie en toute sérénité, sans risque d’erreur.
- La badgeuse sur l’application mobile : Directement depuis l'application mobile Skello sur iOS ou Android, Skello, les employés peuvent badger très simplement. Cela permet aux managers de suivre et contrôler les temps et présences quel que soit le lieu de travail grâce à la géolocalisation.
Que les salariés soient sur site, itinérants, exerçant dans différents lieux ou en télétravail, les employeurs peuvent s’assurer qu’ils badgent au bon endroit par mesure de sécurité. Ils vérifient les heures et l'adresse à laquelle ils enregistrent leurs données d’entrées et sorties, tout en respectant le cadre légal et leur vie privée.
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