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5
min

Comment faire un planning salariés ?

Carlotta
Carlotta
19
August
2021
-
Mis à jour le
19
.
08
.
2021
Comment faire un planning salariés ?

Assigner des heures de travail à vos employés et créer les plannings du personnel : le guide pour tout comprendre.

SOMMAIRE  
1 LES OBLIGATIONS LÉGALES 
1.1 AFFICHAGE & INFORMATIONS
1.2 MODULATION
1.3 ASTREINTE
2. GESTION DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES
2.1 RÈGLES
2.2 DÉCOMPTE
2.3 POINTS D’ATTENTION
3.1 GESTION DES CONGÉS ET JOURS FÉRIÉS
3.2 COMPTER LES JOURS
3.3 ORGANISER LA PAIE
4.  COMMUNICATION EMPLOYÉS
4.1 DEMANDES SALARIÉS
4.2 COMMUNICATION DES PLANNINGS
5. AUTOMATISATION DES PLANNINGS

⚖️ Les obligations légales

Qui dit gestion RH dit souvent cadre légal à respecter : on ne gère pas son personnel ni la paie à l’aveugle ! Concernant les plannings, même si beaucoup de professionnels n’en ayant encore jamais fait l’ignorent, il existe une multitude de règles à respecter. Ces règles à suivre concernent la manière dont on va créer et communiquer un planning, mais aussi la manière dont on va répartir les heures de travail entre les employés : il faut respecter leur contrat de travail, le temps de pause pour déjeuner, les jours fériés chômés ou travaillés, les jours de congés… et tout cela peut varier selon votre convention collective. On fait le petit tour pour vous faciliter la tâche 😃


Affichage et informations

Vous pouvez envoyer vos plannings comme vous le souhaitez (idéalement, les afficher dans votre établissement en plus). Des informations telles que l’heure de début de shift et de fin de shift et les heures de repos doivent être indiquées pour chaque salarié.

Pour voir comment gérer la modulation, les astreintes et autres  variables pour vos plannings, découvrez notre article complet ci-dessous sur le sujet.


Cadre légal des plannings    

⌚️ Gestion des heures supplémentaires

Si la durée de travail d’un salarié dépasse 35 heures, on considère cela comme des heures supplémentaires. Elles sont là lorsque l’employeur, de par la période ou de par son activité, éprouve un besoin en personnel supérieur ou a besoin d’un rythme de travail accéléré. Attention, ces heures supplémentaires devront toujours être compensées si elles vont au-delà du contingent annuel.

Quelques informations principales à propos des heures supplémentaires, pour vous assurer d’être aligné avec la loi par rapport à vos salariés.

Règles

Le fait de faire faire des heures supplémentaires à ses employés, doit normalement être soumis et approuvé par un comité d’entreprise. Notez que chaque heure qui ira au-delà du contingent annuel devra aussi être communiquée et validée par les représentants du personnel.

Attention également aux heures qui sont comptées du contingent annuel d’heures supplémentaires, il s’agit bien sûr des heures allant au-delà de la durée légale, mais certaines heures doivent en être exclues.


Points d’attention

Pour connaître le détail des heures qui doivent être comptées ou exclues, connaître la différence entre heures supplémentaires et horaires, et recevoir quelques conseils pour mieux les gérer, découvrez notre article complet sur le sujet.

Heures supp et plannings    


🏖 Gestion des congés et jours fériés

Si tous les salariés ont en pratique les mêmes droits côté congés payés, et les mêmes jours fériés dans l’année, le décompte en fin d’année peut toutefois être compliqué. Certains jours de congés ont été posés, d’autres non, certains salariés démissionnent et souhaitent donc se faire rembourser les jours non posés… Quant aux jours fériés, certains de vos salariés pourront être amenés à travailler certains jours, tandis que d’autres non… Alors comment ne pas se mélanger les pinceaux parmi toutes ces infos ? On vous aide !

Compter les jours

Deux règles que vous connaissez sûrement déjà :

👉 Jours ouvrables : une semaine de congés payés doit se compter avec 6 jours de congés payés et 1 jour de repos hebdomadaire.
👉 Jours ouvrés : une semaine de congés payés doit se compter avec 5 jours de congés payés et 2 jours de congés hebdomadaires.

Quant à vos plannings, il est essentiel que vous y fassiez apparaître les jours à venir et les jours pris ! Cela vous permettra d’avoir une meilleure lisibilité et de mieux gérer votre paie sans erreurs.

Pour comprendre comment fonctionnent les congés payés, en savoir plus sur les jours fériés et découvrir un logiciel qui gère cela en quelques clics, c’est ici.

Congés et jours fériés    

Organiser la paie

La paie est l’un des éléments fondateurs de la relation de travail, et donc par extension de la relation employeur-employé. En effet, on rémunère quelqu’un en fonction d’une mission / d’une tâche qu’il a effectué pour nous et notre entreprise.

Cette gestion de la paie étant au centre de la gestion administrative du personnel, elle ne peut être dissociée de la gestion des plannings. En effet, la planification des horaires de travail va déterminer le montant de la rémunération de chacun. Le salaire, peut, en effet, beaucoup varier selon les absences, les congés payés ou sans soldes pris, les heures supplémentaires… Tant de variables qui influencent la paie.  

Réaliser vos plannings équitablement et les communiquer à temps revient donc à :

👉 Améliorer la performance de votre activité, en staffant les bonnes personnes, au bon moment et au bon endroit (l’idée étant de ne pas sous-staffer pour apporter un service qualitatif, mais de ne pas sur-staffer non plus pour perdre de l’argent)
👉 Apporter une plus-value à votre entreprise dans le recrutement (en offrant une gestion des plannings et de la paie saine, vous attirez davantage de talents)
👉 Rendre les relations avec vos salariés plus stables et agréables (des bulletins de salaires justes, sans erreurs de saisie, vont être un élément de motivation et de satisfaction pour vos employés)

Alors comment organiser vos plannings et votre paie simplement ?

Notre conseil est de digitaliser cette partie là, qui peut être directement externalisé auprès de logiciels SIRH ou de logiciels de planning et de paie.

Par exemple, vous pouvez passer sur Skello pour gérer vos plannings et sur PayFit pour gérer la paie : les deux outils sont connectés pour fluidifier tout votre travail administratif.

Les avantages à passer sur ce type de logiciels :

👉 Gain de temps pour le gestionnaire RH des plannings et le comptable
👉 Mise à jour automatique de votre gestion, vos documents en fonction des conventions collectives et de l’évolution légale
👉 Fiabilisation et sécurisation des données récoltées en temps réel
👉 Automatisation des communications et des déclarations

Vous souhaitez tout connaître de la relation paie et plannings ? Découvrez tous nos conseils dans notre article détaillé sur le sujet.

Paie et plannings   


💬 Communication employés

La communication des employés, un vaste sujet à ne surtout pas négliger dans votre planification. En effet, il ne s’agit pas juste de créer vos plannings correctement, mais aussi de les publier à temps pour respecter l’équilibre vie privée / vie professionnelle de vos salariés. Aussi, vous aurez du mal à éviter les changements de dernière minute dans votre organisation de travail. Si vos plannings ont été publiés à temps, il est fort possible qu’ils changent quelque peu dans la réalité : l’un de vos salariés tombe malade, quelqu’un est coincé dans les transports et ne peut pas arriver à temps, un événement contextuel vous oblige à revoir vos effectifs sur place… Cette communication “imprévisible” et en temps réel doit aussi être assurée au mieux pour une organisation du travail fluide !

Demandes salariés

Parmi les imprévus du quotidien, se trouvent les demandes liées aux préférences et aux indisponibilités de vos salariés (demandes préalables à la réalisation de vos plannings), ainsi que les échanges de shifts entre salariés. Pour tout savoir sur cette gestion des horaires “last minute”, découvrez nos deux articles dédiés.

Dispos et indispos   

Échange de shifts   


Communication des plannings

Une fois vos plannings créés ou modifiés, il s’agira aussi de les communiquer à vos salariés de la manière la plus efficace possible. On vous explique dans notre article comment le faire : par groupes, par équipe, individuellement et cela via différents canaux de communication.

Communiquer les plannings   


📲 Digitalisation des plannings

Vous avez suivi tous nos conseils pour créer et communiquer vos plannings salariés ? Pour le faire le plus efficacement possible, nous vous conseillons de quitter Excel et de passer sur un logiciel de gestion RH ! L’idée ? Ne plus perdre 1 minute sur ces tâches chronophages et sans plus value, et déléguer à un logiciel qui automatisera le tout pour vous.

On vous explique tout ici 👇

Automatiser les plannings   

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