Comment gérer les dépenses des vendeurs en boutique ?

Les vendeurs en boutique cultivent en direct la relation que vous partagez avec vos clients. 

🕵️‍♂️ Une étude menée par Dimensional Research a montré que 52% des clients effectuent un achat supplémentaire quand leur expérience en magasin s’est révélée être positive. 

C’est pour cette raison qu’une forte capacité d’adaptation et de réactivité de la part de vos vendeurs est un facteur clé à la fidélisation de votre clientèle. 🤝

Pour s'assurer de toujours offrir un service optimal, ils prennent en compte chaque détail. La qualité du service client est d’autant plus importante dans le secteur du luxe puisque les clients s’attendent à un service irréprochable. 

Les vendeurs en boutique peuvent être amenés à faire des achats au quotidien. Ces dépenses peuvent s’apparenter à des achats ponctuels comme l'acquisition de fournitures/stock ou bien des achats d’appoint pour pallier aux imprévus. A la fin, toutes ces dépenses consolident le bon déroulement de votre activité. 

Pourtant, elles représentent une vraie charge supplémentaire au niveau de la gestion comptable. Cette pratique - souvent considérée comme anodine par vos vendeurs -  peut générer à terme de nombreuses complications.

‍

Découvrons ensemble les problèmes que peuvent causer cette habitude mais également les solutions pour y remédier ⬇️

🙅‍♀️ Une méthode qui pose problème

Dans les boutiques, l’utilisation de l’argent de la caisse est monnaie courante lorsqu’il faut faire des dépenses supplémentaires. Les vendeurs préfèrent utiliser cette technique puisque ça leur évite d’avancer de l’argent pour le compte de l’entreprise. Les vendeurs évitent aussi de se mettre dans une situation délicate si les remboursements tardent à venir. Mais le principal problème ici est l’absence de suivi de ces transactions. Aucune entrée ou sortie d’argent n’est donc rapportée à l’expert comptable de l’entreprise. 

Plus préoccupant encore, le dirigeant de l’entreprise peut se retrouver jusqu’au redressement judiciaire s’il y a eu une perte ou s’il manque un justificatif auquel relier un achat. Résultat : vous vous retrouvez avec plus de temps et d’argent perdu que prévu. 

⛔ Problèmes qui découlent de cette pratique

Les principaux problèmes en rapport avec l'utilisation de l'argent de la caisse sont bien entendu le manque de justificatifs mais surtout les fraudes liées aux notes de frais. 

Quelles sont les fraudes les plus fréquentes en boutique ? 💸

👉  Le remboursement de dépenses jamais effectuées. 

👉 Le remboursement d’achats “extra” (repas du midi, café, fournitures etc) ou en dehors des jours de travail. 

👉  La double-facturation ou notes de frais “gonflées”

Contrairement aux idées reçues, les entreprises les plus touchées par les fraudes relatives aux notes de frais sont les petites structures. Les grandes entreprises seraient donc moins touchées par ce problème. On peut expliquer ce phénomène par le manque de politique de gestion des dépenses et de procédures de contrôle définies au préalable. Les boutiques font donc partie intégrante de ces petites structures qui rencontrent ce problème. 

Dans certains cas, la perte d’argent générée par les fraudes d’employés peut représenter jusqu’à 700€ par employé annuellement d’après une étude menée par Captio en 2017. Une perte d’argent considérable à l'échelle des PME et des petites structures. Il est intéressant de noter que ces fraudes sont bien souvent encouragées par une volonté de compensation d’un manque de bonus offert aux collaborateurs en boutique ainsi que par la lenteur du remboursement des frais. ⏳

☑️ Comment éviter d’en arriver là ?  

Vous l’aurez bien compris, pour gérer de manière efficace les dépenses de vos vendeurs en boutique : pas d’impasse sur la mise en place d'une vraie procédure de contrôle des dépenses. 

On vous donne un concentré des “best practices” qu’on a trouvé : 

👍 Créer une carte bancaire  professionnelle.

Pourquoi ? En utilisant une carte professionnelle vos collaborateurs pourront uniquement utiliser l’argent alloué dans ce type de situation. 

👍 Définir les dépenses éligibles ou non en fonction de la nature de la dépense grâce à une carte de paiement paramétrable.

Pourquoi ? Vous éviterez l’achat d’extras, seuls les achats nécessaires seront possibles.

👍 Mettre en place un plafond de dépenses.

Pourquoi ? Bien que certaines dépenses soient imprévisibles, vous pouvez garder la main sur les dépenses de vos collaborateurs en boutique...terminé les problèmes de trésorerie. 

👍 Dématérialiser les justificatifs. 

Pourquoi ? Fini les problèmes de double et ou fausse facturation puisque vos équipes comptables auront accès n’importe quand aux justificatifs et reçus de vos collaborateurs.

Aujourd’hui, il existe des solutions de paiement pour les entreprises afin d’optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles. La carte Mooncard, est reliée à une application de gestion d’où les dépenses sont visibles en temps réel. Les cartes sont 100% paramétrables en fonction de la politique de dépenses de l’entreprise. Et enfin, les informations relatives aux transactions sont automatiquement déversées, sous forme d’écritures comptables dans le logiciel comptable de l’entreprise. 

En bref, c’est la solution pour attribuer facilement des cartes d’entreprises en toute sécurité à vos vendeurs en boutique et ainsi faciliter les opérations au quotidien. 🚀

➡️ Vous pouvez retrouver d’autres astuces et conseils pour vous simplifier la vie en cliquant ici.