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3
min

Comment prendre en compte les disponibilités et indisponibilités des employés ?

Margaux
Margaux
14
January
2021
-
Mis à jour le
14
.
01
.
2021
Comment prendre en compte les disponibilités et indisponibilités des employés ?

Que vous soyez à la charge d’une TPE / PME ou d’une plus grande entreprise, la gestion des horaires peut être un casse-tête !


Pourtant, pour que votre business soit une réussite, elle doit être efficace. Les managers RH ou employeurs doivent être capables de savoir sur qui compter chaque semaine pour pouvoir construire les plannings en fonction. En fonction des besoins et disponibilités de chacun, on va assigner des shifts à différents employés. Vous devez donc, simplement et rapidement, être au courant en temps réel de l’employé qui devra être absent pour garde d’enfants, cours de danse ou mariage ! Et c’est la difficulté quotidienne de plus de ⅔ des chefs d’entreprises de PME interrogés… 


Et vous, comment fonctionnez-vous pour noter tous ces changements de présence / absences ?


La gestion manuelle des disponibilités et absences 


Gérants de restaurants ou de commerces, vous êtes nombreux à gérer les disponibilités et indisponibilités de vos employés à la main. Que ce soit sur papier ou via excel, cette manière de faire doit vous faire perdre beaucoup de temps. Elle ouvre aussi la part belle aux erreurs de frappe et aux oublis ! Le fait d’avoir différents onglets Excel ou feuilles, “Calendrier”, “Jours fériés”, “Congés”... et de devoir surligner les semaines au fur et à mesure peut être une réelle prise de tête. 


De plus, en ayant une telle façon de faire, il est difficile de centraliser toutes les informations et demandes reçues par vos employés. Certains employés vont vous téléphoner, d’autres vous écrire par email, d’autres vous envoyer un texto… Difficile de décoder et rassembler tous ces messages.


Retranscrire toutes ces demandes requiert donc soit énormément de rigueur et de temps, soit d’investir dans outil digital intuitif pour relayer cette charge administrative !


Enfin, la pratique de gestion des horaires de manière manuelle amène souvent beaucoup de frustration côté employeurs et employés. Il y a des erreurs, des oublis, et l’employeur peut vite perdre patience de par les demandes spécifiques de chacun. Or, on sait que de mauvaises relations au travail ne vont jamais mener à un travail effectif !

 

La gestion des préférences et absences sur Skello 

Vous souhaitez gérer les demandes de vos employés de manière simple et sereine ? Vous ne voulez plus brimer les relations au travail et avoir une organisation des rythmes de travail efficace ? Passez sur un logiciel de gestion de planning et de personnel !

Skello, 1ère solution RH de gestion de planning en France, vous permet de construire le planning du personnel optimal pour votre structure.

Vos employés peuvent directement faire des demandes de disponibilité ou indisponibilités depuis Skello ! Cette fonctionnalité est optionnelle mais vous pouvez l'activer gratuitement pour vos employés quand vous le voulez, et cela en 1 clic. 

 

Vos employés peuvent vous faire des demandes de disponibilité ou d’indisponibilité exceptionnelles ou récurrentes.


Comment ça fonctionne ?

 

📆 Les employés entrent des dates et créneaux horaires auxquels ils ne sont pas disponibles ou le sont

💡 Lorsque vous les validez (ce qui ne signifie pas “honorer”), ces demandes s’afficheront automatiquement sur vos plannings : en vert si disponibilités, en rouge si indisponibilités sur les shifts concernés

☑️ Vous avez ensuite le choix de décider si vous les prenez en compte ou pas au moment de la validation de vos plannings

 

Ils entrent des dates et des créneaux horaires auxquels ils ne sont pas disponibles ou le sont. Lorsque vous les validez (ce qui ne veut pas forcément dire que vous allez les honorer!), celles-ci s’affichent dans votre planning par un petit triangle vert (dispo) ou rouge (indispo) sur le shift concerné. Vous pourrez alors décider de les prendre en compte ou pas au moment de la création de votre planning !

 

Alors, vous arrivez à dire maintenant si les communications entourant les horaires sont efficaces dans votre établissement ?

 

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