Les plannings du secteur médical font partie des plus difficiles à générer. La crise sanitaire n’a, a priori, pas arrangé les choses. Mais chez les soignants comme chez les cadres de santé, la nécessité de digitaliser l’organisation du personnel s’est imposée. Et cela, en même temps que les patients ont eux-mêmes dû se lancer dans la prise de rendez-vous par voie électronique. Entre absences, congés, arrêts maladies, récupération et enfin vaccination, tout l’univers de la santé a dû réinventer un nouveau mode de planification. Mais quelles sont aujourd’hui les solutions pour des plannings qui aident à la fois les rotations et le bien-être des personnels ? Sans oublier, évidemment, celui des patients ?
Entre tours de garde et journées d’astreinte, la complexité des plannings dans le secteur de la santé est de notoriété publique. En temps normal, il est déjà difficile de faire coïncider les besoins des soignants et les réalités de l’hôpital ou des centres de soin.
Les manifestations des soignants, qui ont précédé la pandémie, avaient déjà mis en avant les difficultés du métier, couplées à des demandes de hausse de salaire et de moyens supplémentaires.
La tension hospitalière et les démissions suite à la crise du Covid-19 ont en outre montré à quel point le métier est dur, autant qu’il est indispensable pour la société.
Rappelons par ailleurs que les plannings de garde et d’astreinte, qui sont une difficulté de plus, sont bien différents. Les premiers permettent un salaire classique, quand les autres n'entraînent une rémunération que lors des interventions, malgré l’obligation de rester disponible.
Dans le même temps, les cadres de santé qui doivent établir les plannings travaillent bien souvent sur des tableaux Excel. Bien que facilitant certaines démarches, ce mode d’organisation n’est pas suffisamment adapté au secteur hospitalier ou médical de manière générale.
Pour faciliter à la fois la création des plannings et la communication avec le personnel (demande de congés, arrangements entre collègues), il est important d’opter pour une solution ad hoc. Celle-ci doit notamment :
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En France, les cabinets médicaux sont très diversifiés. Du cabinet seul occupé par un médecin, au cabinet qui regroupe plusieurs praticiens, sans parler bien sûr des maisons de santé, leur organisation est plus ou moins ardue. La crise sanitaire a, là encore, démultiplié les points de tension sur les plannings.
Avec des assistantes médicales/assistants médicaux qui travaillent pour plusieurs médecins à la fois, les remplacements et les congés, les cabinets ont besoin de solutions de gestion de personnel simples et efficaces. De plus, les secrétaires sont bien souvent amenés à gérer eux-mêmes des plannings qui les concernent directement. Ce qui peut éventuellement générer des tensions.
Pour éviter ces désagréments et les complications entre collaborateurs, les cabinets médicaux ont tout à gagner avec une solution de planification automatisée afin de :
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Tout comme les hôpitaux et les cabinets médicaux, les pharmacies sont soumises à des difficultés de planning. De plus, la situation pandémique n’a fait qu’accélérer l’augmentation et l’ampleur de leurs missions.
Alors que les officines peuvent désormais vacciner contre la grippe ou délivrer des médicaments suite à une ordonnance périmée, elles sont aussi en première ligne pour le vaccin et les tests du Covid-19. Souvent proches de leurs clients, lesquels se confient parfois à eux, les pharmaciens ont par ailleurs un rôle de conseil indispensable dans le système de santé.
Mais avec la crise, les files d’attente s’allongent de plus belle, notamment en raison du pass sanitaire, amplifiant le stress engendré par la situation. Les personnels des pharmacies, à commencer par les pharmaciens d’officine eux-mêmes, ont donc besoin de solutions.
En cela, l’automatisation des plannings est un premier pas essentiel pour améliorer son organisation et le bien-être de ses collaborateurs pharmaciens ou préparateurs en pharmacie.
Pour cela, ils sont à leur disposition des outils adaptés comme Skello. Sa force tient dans la puissance de sa solution - planning automatisé, décompte des heures, messagerie, etc, - et sa facilité d’utilisation. Elle répond présente pour :
La transformation digitale des pharmacies n’est, dans tous les cas, pas à ses débuts. Déjà habituées à la transmission des données, elles sont aussi nombreuses à avoir intégré un réseau qui les aide pour la négociation des prix et dans leur communication digitale. Site internet, réseaux sociaux sont au cœur de leur action pour faire face à la concurrence, notamment du e-commerce sur la partie parapharmacie.
En parallèle, une organisation interne plus fluide, notamment sur les plannings, les aiderait au quotidien dans leurs missions à la fois habituelles et nouvelles. Le recrutement et le remplacement de personnel reste un volet dominant pour une organisation simple et efficace.
Marqueur de ces deux dernières années, la pandémie a considérablement bousculé les plannings des soignants et autres professions de santé. Au plus fort de la crise en 2020, et encore aujourd’hui dans certains territoires, des renforts ont été nécessaires.
Cette organisation exceptionnelle a permis à l’hôpital de ne pas craquer comme on aurait pu le craindre. Dans le même temps, il ne faut pas oublier combien il a été difficile pour les soignants de trouver du repos. À cela s’ajoute le sort des internes, déjà bien avant la crise, qui enchaînent gardes sur gardes et un nombre d’heures très élevé.
Pour améliorer le comptage des heures, des récupérations et faciliter la communication entre soignants sur le planning, il existe une solution telle que Skello. Apportant à la fois une facilité d’organisation par un planning automatisé selon vos critères et un outil de communication et de validation des demandes, elle régule en grande partie les irritants de la planification en milieu hospitalier.
Les enjeux de la communication dans le système hospitalier ont été étudiés par les chercheurs, et les formations sur le sujet sont nombreuses, tant elle est essentielle à son bon fonctionnement. Les nouvelles organisations du secteur ces 15 dernières années ont notamment été le vecteur d’un sentiment de perte de sens parmi les soignants. La volonté de diminuer les coûts, notamment par une suppression des lits, a été pour beaucoup le marqueur d’un manque d’attention envers les patients.
Cette crainte est aussi issue d’un manque de communication, à la fois entre les soignants et avec la hiérarchie des hôpitaux, des maisons de santé et autres centres de soin.
Si les protocoles liés au secteur peuvent freiner certaines initiatives, des solutions existent pour favoriser la communication. Aujourd’hui, en plus des salles de garde, celle-ci passe par les smartphones. Pourquoi ne pas apporter aux personnels soignants une solution pour communiquer sur les plannings et faire leur demande de congés à la hiérarchie ?
💚 Avec Skello, les cadres de santé et autres responsables peuvent regrouper toutes ces demandes et les valider. Les soignants gardent quant à eux la main sur leurs sollicitations et leurs échanges au sujet de leur emploi du temps. En plus de leur prouver que l’hôpital, le cabinet ou la pharmacie leur font confiance, un tel outil les rend acteurs de leur planning.
En outre, dans les cabinets médicaux, médecins et infirmier(e)s passent beaucoup de temps en mobilité. Entre deux patients, ils ont besoin d’être informés de leurs horaires et de tout changement.
Chacun se sent ainsi écouté et pris en considération face aux demandes de ses collègues. Cela n’a rien d’un détail pour le bien-être des soignants et pour la prise en charge des patients.
La santé n’est pas un secteur comme les autres. Les personnels ne sont pas au service des clients, mais des patients. Mais comme dans toute organisation, l’attention que les soignants apportent aux autres doit être en phase avec l’attention que leur hiérarchie leur porte.
Pour améliorer l’expérience des personnels en milieu hospitalier, en cabinet médical, en pharmacie, les outils numériques prouvent leur efficacité. Plus de communication, moins de stress font partie de leurs avantages à long terme, en plus des aspects opérationnels. Parmi eux, les solutions de planification et de gestion du personnel automatisées sont sources :
