40 % des salariés français estiment perdre leur temps au travail, selon une étude YouGov pour le magazine Management. Tâches répétitives, réunions inutiles, manque de visibilité… Les causes sont multiples, mais les effets bien connus : désorganisation, surcharge mentale, perte d’efficacité. Pour y remédier, de nombreux outils permettent aujourd’hui de structurer son quotidien, de mieux gérer ses priorités et de fluidifier la collaboration. Qu’ils soient gratuits ou payants, simples ou complets, ces logiciels répondent à un besoin croissant d’efficacité, en particulier pour les équipes terrain. Voici une sélection des meilleurs outils d’organisation du travail en 2025.
Comparaison des meilleurs outils d’organisation du travail
Vous voulez gagner en efficacité, améliorer la collaboration de vos équipes ou encore prioriser facilement vos tâches ? De nombreux outils comme des logiciels de planning gratuits ou premium peuvent vous aider. Encore faut-il choisir la bonne option pour votre cas d’usage. Avez-vous besoin d’un outil simple à prendre en main ou plus complexe pour mieux coller à votre réalité du terrain ? Voici une sélection des meilleurs logiciels d’organisation du travail en 2025, selon vos besoins et votre type de structure.
Skello : La solution tout-en-un des équipes terrain
Skello est une solution RH complète qui facilite la planification, le suivi du temps, la gestion des absences et la préparation de la paie. Conçu pour les équipes terrain, il s’adapte aux plannings complexes tout en restant simple à prendre en main.
Avantages et fonctionnalités clés
- Création de plannings collaboratifs en quelques clics.
- Badgeuse digitale sur tablette, mobile ou ordinateur.
- Gestion des congés, absences et disponibilités intégrées.
- Suivi en temps réel des heures travaillées.
- Export automatique vers les logiciels de paie.
- Alerte en cas de sous-effectif ou non-conformité.
- Application Employé pour consulter son planning, poser ses congés et badger.
Inconvénients et limitations
- Paramétrage et formations auprès des différents utilisateurs pour un usage optimal.
- Pensé avant tout pour les entreprises avec horaires variables et équipes en rotation.
Ils utilisent Skello
Intermarché, Pharmavie, Thierry Marx, Clarance Hotel, Krys Group, Body Minute…
Tarification
- Essai gratuit de 14 jours disponible avec Skello.
- À partir de 71 € / mois en abonnement annuel ou mensuel.
- Offre modulable selon les besoins (planning seul, badgeuse seule, pack complet).
Ce que pensent les utilisateurs de Skello
« Très bonne organisation et support. Contenu correct et séances personalisées C'est le meilleur suivi de mise en service que j'ai eu l'occasion de bénéficier pour un produit en ligne de ce type. » Olivier Ney (Source : Trustpilot)
Asana : La référence pour la gestion de projet
Asana est une plateforme de gestion de projet pensée pour les équipes qui travaillent en mode collaboratif. Elle permet de suivre les tâches, prioriser les actions et garder une vision claire sur l’avancement des projets, même à distance.
Avantages et fonctionnalités clés
- Moins adapté aux besoins spécifiques des équipes terrain
- Nécessite une bonne structuration en amont pour éviter la surcharge
- Certaines fonctionnalités avancées réservées aux plans payants
Inconvénients et limitations
- Création de projets avec tâches, sous-tâches et échéances.
- Vues multiples : liste, tableau Kanban, calendrier, chronologie.
- Attribution de tâches, suivi de progression et commentaires.
- Intégrations avec Slack, Google Workspace, Zoom, etc.
- Automatisations simples pour gagner du temps.
Ils utilisent Asana
Spotify, Doctolib, Engie…
Tarification
- Gratuit pour un usage de base jusqu’à 10 utilisateurs.
- Plans payants à partir de 10,99€ / mois / utilisateur.
Ce que les utilisateurs pensent d’Asana
« Un formidable gestionnaire de tâches pour le développement de n'importe quelle entreprise et la collaboration des équipes. Interface propre et fluide, sur ordinateur comme sur mobile. » Lucas (Source : Trustpilot)
Monday.com : Un outil visuel et flexible pour gérer les tâches
Monday.com est un outil pour organiser son planning personnel. C’est une plateforme collaborative pour planifier, organiser et suivre l’avancement des projets en toute simplicité. Grâce à ses automatisations et à ses vues, elle s’adapte à tous les métiers.
Avantages et fonctionnalités clés
- Tableaux personnalisables pour suivre tâches, projets et workflows.
- Automatisations sans code : rappels, statuts, notifications.
- Vues multiples : tableau, Gantt, calendrier, Kanban.
- Intégrations avec Outlook, Slack, Teams, Google Drive, etc.
- Dashboard centralisé pour piloter l’activité en temps réel.
Inconvénients et limitations
- Peut devenir complexe si trop de tableaux sont créés sans structuration.
- Certaines automatisations ou vues sont réservées aux plans supérieurs.
- Moins adapté à la gestion des horaires ou du temps de travail sur le terrain.
Ils utilisent Monday.com
Coca-Cola, Canva, Renault…
Tarification
- Version gratuite limitée à 2 utilisateurs.
- Plans payants à partir de 9 € / utilisateur / mois.
Ce que les utilisateurs pensent de Monday.com
« Ils ont une tonne d'articles de support, une grande communauté en ligne, un support rapide lorsque vous les contactez. J'aime la flexibilité des tableaux, des documents, des tableaux de bord. J'aime les automatisations. J'adore taguer les commentaires. J'adore me connecter à d'autres outils. » (Source : Capterra)
Wrike : Piloter des projets complexes en toute maîtrise
Wrike est un outil de gestion de projet robuste, conçu pour les équipes qui gèrent des projets à fort volume ou à forte coordination. Il combine planification, suivi du temps et reporting avancé dans une interface personnalisable.
Avantages et fonctionnalités clés
- Diagrammes de Gantt, tableaux Kanban, vues calendrier.
- Suivi du temps par tâche et par collaborateur.
- Outils de collaboration : commentaires, mentions, pièces jointes.
- Tableaux de bord et rapports automatiques pour suivre la performance.
- Intégrations avec plus de 400 outils (CRM, bureautique, messagerie).
Inconvénients et limitations
- Courbe d’apprentissage plus longue pour les nouveaux utilisateurs.
- Moins intuitif que d’autres outils pour les petites équipes.
- Surdimensionné pour des usages simples ou individuels.
Ils utilisent Wrike
Siemens, Airbnb, Oglivy…
Tarification
- Version gratuite limitée disponible.
- Plans payants à partir de 8,55 € / utilisateur / mois.
Ce que les utilisateurs pensent de Wrike
« Ce que je préfère dans Wrike, c'est la rapidité et la facilité avec lesquelles on peut organiser, assigner et suivre les tâches. » (Source : Capterra)
ClickUp : L’outil idéal pour les start-ups et équipes tech
ClickUp centralise la gestion des tâches, la documentation, les objectifs et les automatisations dans un seul outil. Idéal pour les start-ups et équipes tech, il s’adapte à presque tous les workflows grâce à sa flexibilité.
Avantages et fonctionnalités clés
- Tâches, projets, docs, chat et objectifs réunis dans un seul espace.
- Vues multiples : liste, Kanban, Gantt, calendrier, boîte de réception.
- Automatisations, rappels et templates personnalisables.
- Time tracking intégré et suivi des priorités.
- Intégrations natives (Slack, Zapier, GitHub, Google Drive…).
Inconvénients et limitations
- Interface dense avec de nombreuses fonctionnalités dès le départ.
- Paramétrage initial nécessaire pour structurer l’espace de travail.
- Moins adapté aux environnements où les équipes sont peu digitalisées.
Ils utilisent ClickUp
Netflix, Lego, Adidas…
Tarification
- Version gratuite limitée disponible.
- Plans payants à partir de 7$ / utilisateur / mois.
Ce que les utilisateurs pensent de ClickUp
« ClickUp nous a aidés à améliorer nos relations avec nos clients clés, ce qui nous a permis de les conserver longtemps. » (Source : Capterra)
Teamwork : L’allié des agences pour gérer clients, projets et temps
Teamwork est un outil de gestion de projet conçu pour les agences et les équipes qui travaillent en mode multi-clients. Il combine suivi des tâches, gestion du temps et collaboration pour garantir visibilité et rentabilité.
Avantages et fonctionnalités clés
- Suivi des projets, deadlines, budgets et livrables.
- Gestion du temps et facturation intégrée par client ou projet.
- Outils collaboratifs : commentaires, partages, documents.
- Portail client pour centraliser les échanges et validations.
- Tableaux de bord pour suivre l’avancement et la charge.
Inconvénients et limitations
- Moins adapté aux équipes internes sans suivi client/facturation.
- Interface un peu technique pour les utilisateurs non habitués.
- Certaines fonctions avancées réservées aux formules supérieures.
Ils utilisent Teamwork
Capgemini, Havas, Deloitte…
Tarification
- Version gratuite jusqu’à 5 projets et 5 utilisateurs.
- Plans payants à partir de 10,99 € / utilisateur / mois.
Ce que les utilisateurs pensent de Teamwork
« Il permet de suivre toutes les étapes jusqu'à leur achèvement, les équipes voient où en sont les choses, ce qui améliore notre productivité et rend nos clients reconnaissants. » (Source : Capterra)
Todoist : Simple, efficace et toujours à portée de main
Todoist est une application de gestion de tâches conçue pour celles et ceux qui veulent aller à l’essentiel. Elle permet de lister, prioriser et organiser facilement ses missions, seul ou en équipe, depuis n’importe quel appareil.
Avantages et fonctionnalités clés
- To-do list intuitive avec gestion des priorités et des échéances.
Projets partagés, sous-tâches et commentaires. - Système de rappels, notifications et récurrence des tâches.
- Vue agenda pour planifier sa journée.
- Intégrations avec Google Calendar, Gmail, Slack…
Inconvénients et limitations
- Fonctionnalités limitées pour la gestion de projets complexes.
- Pas de vue Gantt, Kanban ou de suivi du temps natif.
- Moins adapté aux grandes équipes ou aux besoins RH.
Ils utilisent Todoist
Capgemini, Havas, Deloitte…
Tarification
- Version gratuite jusqu’à 5 projets.
- Plans payants à partir de 4 € / utilisateur / mois.
Ce que les utilisateurs pensent de Todoist
« C’est un outil fiable, clair et agréable à utiliser au quotidien. Il m’aide à structurer mes journées, suivre mes projets et garder une vue d’ensemble sans me sentir submergée. » (Source : Capterra)
Trello : La gestion visuelle qui rend l’organisation intuitive
Trello est un outil simple et visuel, basé sur le principe du tableau Kanban. Idéal pour organiser ses tâches, suivre des projets ou collaborer en petite équipe, il permet de visualiser d’un coup d'œil l’état d’avancement du travail.
Avantages et fonctionnalités clés
- Tableaux, listes et cartes pour organiser les tâches.
- Étiquettes, checklists, dates d’échéance et pièces jointes.
- Automatisations simples avec Butler.
- Vues calendrier, tableau et chronologie.
- Intégrations avec Slack, Google Drive, Jira…
Inconvénients et limitations
- Peu adapté aux projets complexes ou multi-équipes.
- Reporting et gestion du temps limités nativement.
- Structure simple qui nécessite une bonne organisation manuelle.
Ils utilisent Trello
Visa, Coinbase, Fender…
Tarification
- Version gratuite jusqu’à 10 collaborateurs.
- Plans payants à partir de 4 € / utilisateur / mois.
Ce que les utilisateurs pensent de Trello
« J'utilise Trello pour m'organiser, seul ou en équipe, pour contrôler les délais si nécessaire et pour suivre les plannings hebdomadaires, bimensuelles et mensuelles. » (Source : Capterra)
Notion : Un espace de travail flexible pour tout centraliser
Trello est un outil simple et visuel, basé sur le principe du tableau Kanban. Idéal pour organiser ses tâches, suivre des projets ou collaborer en petite équipe, il permet de visualiser d’un coup d'œil l’état d’avancement du travail.
Avantages et fonctionnalités clés
- Pages, blocs et bases de données pour créer des espaces sur mesure.
- Gestion de projet : tableaux Kanban, calendrier, timeline.
- Collaboration en temps réel, commentaires, mentions.
- Wiki interne, documentation, suivi d’objectifs.
- Intégrations avec Slack, Figma, GitHub, Google Calendar…
Inconvénients et limitations
- Nécessite un temps de prise en main pour structurer l’espace.
- Peu de fonctionnalités RH ou de suivi du temps en natif.
Moins adapté aux environnements très normés ou réglementés.
Ils utilisent Notion
Open AI, Volvo, Headspace…
Tarification
- Version gratuite jusqu’à 10 collaborateurs.
- Plans payants à partir de 9.50 € / utilisateur / mois.
Ce que les utilisateurs pensent de Notion
« Notion est vraiment comme un deuxième cerveau pour moi. Je suis capable de tout organiser rapidement et efficacement, des vacances aux projets de travail complexes. Il m'a fallu un peu de temps pour m'y habituer, mais c'est maintenant devenu une seconde nature. » (Source : Capterra)
Pourquoi utiliser des outils d’organisation du travail ?
Quand les priorités sont floues, la communication devient plus difficile, les tâches s’accumulent et les erreurs se répètent. Sans outil adapté, il est plus compliqué de suivre l’activité, de répartir le travail efficacement et de rester réactif face aux imprévus.
Les outils d’organisation permettent de gagner en clarté, d’aligner les équipes et de mieux gérer le temps. Ils donnent une vision d’ensemble sur les tâches en cours, les ressources disponibles et les échéances à venir.
Selon McKinsey, planifier ses tâches en amont permettrait de gagner jusqu’à 10 minutes pour chaque minute investie. À l’échelle d’une semaine, ce gain de temps devient un vrai levier de productivité.
Concrètement, ces outils permettent de :
- Réduire les tâches répétitives ou oubliées,
- Suivre facilement l’avancement du travail,
- Anticiper les pics d’activité et les absences,
- Fluidifier les échanges entre managers et collaborateurs,
- Centraliser les informations au bon endroit.
Ils sont particulièrement utiles dans les entreprises qui gèrent des plannings tournants, des horaires variables ou plusieurs sites.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un outil d’organisation du travail ?
Un bon outil d’organisation centralise les informations essentielles, automatise les tâches répétitives et facilite la collaboration. Voici les fonctionnalités les plus utiles selon vos besoins :
Gestion de projet
Création de tâches, échéances, priorités, vues Kanban ou calendrier. Pratique pour suivre l’avancement et structurer le travail d’équipe.
Suivi des temps
Saisie manuelle ou badgeuse numérique grâce aux logiciels de gestion du temps de travail. Indispensable pour gérer les heures, la paie ou la facturation.
Gestion des ressources
Anticipez les besoins et évitez le sous-effectif avec les logiciels de gestion du personnel : répartition des effectifs en fonction des disponibilités, des compétences et des absences.
Planning
Création de plannings dynamiques avec alertes en cas d’erreur ou de conflit. Lecture claire pour l’ensemble des équipes, même à distance.
Base de connaissances
Documentation centralisée pour partager les bonnes pratiques, consignes ou procédures. Un atout pour l’onboarding et le travail autonome.
Chaque entreprise n’a pas les mêmes priorités : certaines privilégieront la planification, d’autres la visibilité ou le suivi du temps. L’idéal est de choisir un outil qui s’adapte à votre façon de travailler.
Comment choisir le bon outil d’organisation ?
Le bon outil, c’est celui qui correspond à vos besoins actuels tout en pouvant évoluer avec votre organisation. Avant de choisir, commencez par identifier ce que vous cherchez à améliorer : la planification ? Le suivi des heures ? La répartition des tâches ? La centralisation des informations ?
Voici les principaux critères à prendre en compte :
- Usage visé : individuel, en équipe, multisite, terrain…
- Fonctionnalités clés : planning, gestion des tâches, suivi du temps, export vers la paie
- Ergonomie : interface claire, prise en main rapide, application mobile disponible
- Intégrations : compatibilité avec vos outils RH, paie, messagerie ou SIRH
- Tarifs : version gratuite, facturation par utilisateur ou par site
- Support : assistance, documentation, formation à l’outil
Enfin, testez toujours la solution avant de vous engager. Un essai gratuit permet d’impliquer les équipes, d’évaluer la prise en main et de vérifier que l’outil s’intègre bien dans votre environnement.
Quelles sont les méthodes reconnues pour améliorer l’organisation du travail ?
Au-delà des outils, certaines méthodes ont fait leurs preuves pour structurer le travail, mieux prioriser et gagner en efficacité. Voici les plus utilisées :
GTD (Getting Things Done)
Créée par David Allen, cette méthode repose sur la capture de toutes les tâches dans un système externe (outil, appli, carnet), pour libérer l’esprit et traiter les actions par contexte ou énergie disponible.
Matrice d’Eisenhower
Elle classe les tâches selon leur urgence et leur importance. Objectif : ne pas confondre ce qui presse avec ce qui compte, et apprendre à déléguer ou éliminer.
Pomodoro
Cette technique propose d’alterner 25 minutes de travail concentré avec 5 minutes de pause. Elle améliore la concentration et évite la fatigue mentale.
Loi de Pareto
80 % des résultats viennent de 20 % des actions. Identifier les tâches à fort impact permet de se concentrer sur l’essentiel.
Timeboxing
Bloquer du temps dans son agenda pour chaque tâche ou type d’activité, afin d’éviter la dispersion et les interruptions.
MoSCoW
Méthode de priorisation qui distingue les tâches Must, Should, Could et Won’t, souvent utilisée en gestion de projet agile.
Conseils pour favoriser l’adoption de nouveaux outils d’organisation du travail
Un bon outil ne suffit pas. Pour qu’il transforme réellement votre organisation, il doit être bien adopté par les équipes. Selon McKinsey, 70 % des projets de transformation échouent à cause d’une résistance au changement. Voici comment éviter cet écueil.
Impliquer les équipes dès le début
Associer les collaborateurs aux choix et aux tests de l’outil favorise l’adhésion. Cela permet aussi de mieux identifier les besoins réels sur le terrain.
Prévoir une formation adaptée
Même les outils intuitifs nécessitent un accompagnement. Une formation courte et ciblée accélère la prise en main et évite les blocages.
Communiquer sur les bénéfices concrets
Moins de ressaisies, moins d’erreurs, plus d’autonomie : montrer ce que chacun y gagne est souvent plus efficace qu’un discours technique.
Mettre en place un déploiement progressif
Commencer par un service ou une équipe permet de tester, ajuster et diffuser les bonnes pratiques avant de généraliser l’outil.
Assurer un suivi post-déploiement
Recueillir les retours, répondre aux questions et proposer des améliorations continue de renforcer l’usage au fil du temps.
Comment mesurer le ROI de nouveaux outils d’organisation ?
Investir dans un outil d’organisation, c’est faire le pari d’un meilleur pilotage au quotidien. Pour vérifier que le retour sur investissement est au rendez-vous, voici les indicateurs clés à suivre :
Gain de temps
Combien d’heures gagnées chaque semaine grâce à la suppression des tâches manuelles, des doublons ou des recherches d’information ? Certains outils permettent de mesurer ce temps économisé en direct.
Réduction des retards
L’outil améliore-t-il le respect des délais, la coordination entre les équipes ou la tenue des plannings ? Des tableaux de bord ou historiques peuvent fournir une vision objective.
Réduction des erreurs
Fautes de saisie, oublis, mauvaises affectations… Un bon outil limite les risques grâce à des alertes, des automatismes et une centralisation des données.
Satisfaction collaborateurs
Une adoption réussie se mesure aussi à l’usage : les équipes gagnent-elles en autonomie ? L’outil est-il bien perçu ? Un simple sondage NPS interne ou des entretiens qualitatifs permettent de le savoir.
FAQ
Quel est le meilleur outil pour organiser son travail ?
Il n’y a pas de réponse unique. Le meilleur outil dépend de vos besoins : gestion de projet (Asana, ClickUp), planification terrain (Skello), to-do list personnelle (Todoist) ou gestion documentaire (Notion). L’essentiel est de choisir une solution adaptée à votre activité, à votre équipe et à vos contraintes.
Comment bien organiser son temps de travail ?
Commencez par identifier vos priorités, regroupez les tâches similaires et utilisez un outil pour visualiser votre charge (planning, liste, calendrier). Des méthodes comme la matrice Eisenhower ou le timeboxing peuvent aussi aider à mieux répartir votre temps.
Quels sont les outils gratuits pour s’organiser ?
Certains outils comme Trello ou Todoist proposent une version gratuite avec les fonctionnalités de base. Pour des besoins plus complexes, un essai gratuit de Skello peut permettre de tester la solution en conditions réelles.
Quelle application utiliser pour être plus productif au travail ?
Cela dépend de votre métier. Pour les équipes terrain, un outil comme Skello centralise planning, badgeuse et RH. Pour la gestion de projet, Asana ou Monday sont efficaces. Pour les tâches personnelles, Todoist ou Notion sont très appréciés.
Comment automatiser son organisation de travail ?
De nombreux outils intègrent aujourd’hui des automatisations : rappels, mises à jour de statut, notifications ou intégrations avec d’autres logiciels. Des plateformes comme ClickUp ou Monday permettent de créer des automatisations sans coder.
Quels outils utiliser en équipe pour gérer un projet ?
Asana, Trello, Monday ou Wrike sont conçus pour la collaboration. Ils offrent des vues partagées, un suivi en temps réel, et permettent d’assigner les tâches à chaque membre de l’équipe.
Existe-t-il une méthode pour prioriser efficacement ?
Oui, la méthode Eisenhower (urgence/importance), MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t) ou la loi de Pareto (20 % des efforts = 80 % des résultats) sont parmi les plus utilisées.
Comment éviter la procrastination au travail ?
Fixer des objectifs clairs, découper les tâches en actions simples et bloquer des plages horaires dédiées (timeboxing) aide à passer à l’action. Les outils peuvent aussi envoyer des rappels ou afficher les prochaines échéances.
Peut-on combiner plusieurs outils de gestion du travail ?
Oui, à condition de bien les articuler. Certains outils (Notion, ClickUp, Zapier) permettent même d’intégrer plusieurs flux dans un seul espace. Mais attention à ne pas multiplier les plateformes au point de perdre en clarté.
Conclusion
Trouver le bon outil d’organisation peut transformer le quotidien d’une équipe. Moins de tâches oubliées, une meilleure visibilité sur les priorités, des plannings plus fluides… le bon logiciel ne fait pas que gagner du temps : il renforce la cohérence, la sérénité et la performance collective.
Chaque entreprise a ses contraintes : horaires variables, gestion multisite, suivi du temps ou collaboration à distance. C’est pourquoi le choix de l’outil doit s’adapter à vos besoins, pas l’inverse.
Chez Skello, nous avons conçu une solution pensée pour les équipes terrain : restauration, commerce, santé, BTP, industrie… Notre outil centralise la planification, la gestion des temps et la préparation de la paie dans une seule interface simple et conforme.
Envie de tester notre solution ? Essayez gratuitement Skello pendant 14 jours.
