En restauration, avoir un planning optimisé est indispensable pour fluidifier son organisation et éviter les tensions. Bien conçu, il garantit la continuité de service, une bonne communication auprès des équipes et de meilleures conditions de travail. Et pourtant, chaque semaine, de nombreux restaurateurs se posent les mêmes questions : Comment anticiper les heures supplémentaires et les absences de dernière minute ? Comment gérer les congés ? Et comment composer avec la réglementation en vigueur ?
Découvrez nos conseils et les retours d’expérience de restaurateurs pour obtenir un planning clair, conforme à la législation et adapté à votre réalité terrain.
Quelles sont les étapes pour créer un planning de restaurant ?
1. Lister les postes et tâches par service
Qui fait quoi, quand, et pendant combien de temps ? Cette cartographie précise des besoins vous permet de répartir les horaires de manière efficace et équitable.
Commencez par identifier tous les postes nécessaires au bon déroulement d’un service type dans votre établissement. Selon votre activité, cela peut inclure :
- Côté salle : serveur, chef de rang, runner, hôte·sse d’accueil, responsable de salle.
- Côté cuisine : chef, second, commis, plongeur.
- Côté caisse ou back-office : barman, encaissement, responsable administratif.
Pour chaque poste, associez une fiche de tâches avec durées estimées. Cela vous permet de visualiser les pics d’intensité (ex. : coup de feu du midi) et de prévoir assez de renforts là où le besoin est le plus critique.
Exemple d’une fiche de tâches pour un serveur :
2. Calculer les besoins en effectif selon les flux
Une fois les tâches identifiées, vous devez ajuster les effectifs en fonction du niveau d’activité. Vos besoins ne sont pas les mêmes entre un lundi midi calme et un samedi soir.
Appuyez-vous sur vos données ou expériences passées pour repérer les pics et les creux de fréquentation :
- Jour/nuit : les services du soir sont souvent plus denses que ceux du midi,
- Semaine/week-end : certains établissements tournent en effectif réduit en semaine,
- Basse/haute saison : vacances scolaires, météo, événements locaux changent la donne.
En croisant ces éléments, vous pouvez bâtir plusieurs scénarios types (calme, normal, intense) et anticiper les besoins pour chaque service.
Pensez aussi à mixer les statuts dans votre planification :
- CDI/CDD pour garantir une base stable,
- Extras pour absorber les pointes d’activité,
- Saisonniers si votre activité connaît des variations fortes à certaines périodes.
Ce calcul vous évite le sur-effectif coûteux ou le sous-effectif stressant pour l’équipe comme pour les clients.
3. Créer un planning respectueux et équitable
Pour qu’un planning soit accepté et bien vécu, il doit être équilibré, tenir compte des contraintes métier et des personnes évoluent au sein de votre établissement.
Voici les bonnes pratiques à intégrer :
- Faire tourner les horaires contraignants (fermetures, week-ends, coupures) pour éviter que certains collaborateurs soient toujours désavantagés.
- Équilibrer les temps de repos, en respectant les jours de repos légaux, mais aussi en essayant de préserver un minimum de régularité.
- Anticiper la gestion des imprévus avec souplesse, en gardant des marges pour les remplacements de dernière minute (maladie, absence, urgence familiale…).
Privilégiez un planning transmis à l’avance, clair, compréhensible et accessible. Cela limite les frictions et donne à vos équipes la visibilité dont elles ont besoin pour s’organiser.
Un planning équitable, c’est aussi un outil de reconnaissance. Il montre que chacun compte autant que les autres, quelle que soit sa fonction ou son ancienneté. Il sert à la fois à la performance opérationnelle et au bien-être collectif.
4. Faire évoluer le planning en suivant des indicateurs de performance
Maintenant observez et ajustez pour perfectionner votre planning au fil des semaines. Le suivi d’indicateurs clés vous permet de prendre de meilleures décisions et d’impliquer vos équipes dans une démarche d’amélioration continue.
Voici les signaux à suivre :
- Les heures supplémentaires réalisées : si elles deviennent récurrentes, c’est peut-être que vos besoins sont sous-estimés ou mal répartis.
- Le turnover : une rotation excessive du personnel peut révéler un déséquilibre dans l’organisation ou un manque de clarté dans la planification.
- Les absences de dernière minute : elles peuvent être le symptôme d’un épuisement, d’un manque de flexibilité ou d’un planning mal adapté aux contraintes individuelles.
- La satisfaction des équipes : en discutant régulièrement avec vos collaborateurs, vous identifiez les points à améliorer et vous renforcez l’adhésion au planning.
Planning en hôtellerie-restauration : quels objectifs ?
Un planning bien construit vous aide à piloter votre activité au quotidien, à mobiliser vos équipes dans les bons créneaux et à maintenir un haut niveau de service. Si vous travaillez en hôtellerie-restauration, les objectifs suivants sont incontournables pour rester efficace et serein sur le terrain.
Gérer le rythme intense sans épuiser les équipes
En restauration, le rythme ne ralentit jamais vraiment. Entre les services du midi, du soir, les week-ends, les jours fériés, et parfois les saisons touristiques, l’intensité est permanente. La répartition efficace des horaires s'avère essentielle tant pour vos équipes que pour l'ensemble de votre organisation.
Un planning réfléchi permet :
- d’anticiper les pics d’affluence au lieu de réagir dans l’urgence,
- de réduire la charge physique et mentale du personnel,
- de répartir équitablement les missions (plonge, service, caisse…),
- et de réduire les absences de dernière minute, souvent causées par l’épuisement ou le manque de visibilité.
Mettre en place un planning clair, partagé, et respectueux du rythme de chacun est donc bien plus qu’une question d’organisation. C’est un pilier pour préserver l’énergie des équipes.
Selon l'étude Skello et BVA, 39% des sondés révèlent que la pénibilité du travail (douleurs, fatigue, stress…) est la deuxième cause de démission, après la rémunération (55%).
Réduire le turnover grâce à un cadre structuré
En restauration, le turnover fait partie des réalités du terrain. Horaires variables, imprévus, pression des services : ces facteurs peuvent vite épuiser les équipes, surtout quand l’organisation manque de clarté.
Un planning transmis à temps, structuré et compréhensible procure un environnement plus stable, indispensable à la fidélisation de vos salariés. Vous leur donnez ainsi de la visibilité, limitez les changements de dernière minute et montrez que leur temps est respecté. C’est aussi une façon concrète de renforcer la confiance au sein de l’équipe.
Kevan, directeur du restaurant Au Bureau à Villenave d'Ornon a mis en place Skello dans son établissement pour structurer la gestion de son établissement : Les restaurants Au Bureau digitalisent la gestion de leurs ressources humaines avec Skello
Offrir un service irréprochable à ses clients
Votre objectif en tant que restaurateur est d’avoir des clients, de les satisfaire et de les faire revenir. Un peu comme vos salariés.
Le planning est souvent invisible pour les clients, mais il a un impact direct sur leur expérience. Soigner l’organisation, c’est aussi soigner l’accueil, l’attention et la qualité de service que vous êtes capable d’offrir, jour après jour.
Un bon service, ça ne repose pas que sur le sourire ou la rapidité : ça repose sur une équipe présente, disponible et bien organisée. Et cette organisation est possible grâce à un planning clair et cohérent.
Piloter les coûts et la masse salariale
Dans la restauration, la masse salariale représente l’un des postes de dépense les plus importants : entre 30 % et 40 % du chiffre d’affaires selon le type d’établissement. Mieux la piloter, c’est protéger vos marges, sans sacrifier la qualité de service.
Le planning est un outil stratégique pour :
- Ajuster les effectifs au plus juste, selon la fréquentation prévue, les événements à venir ou les saisons,
- Éviter le sur-effectif, qui alourdit les charges sans améliorer l’expérience client,
- Comparer vos plannings prévisionnels aux heures réellement effectuées, pour limiter les écarts et affiner vos décisions semaine après semaine,
- Anticiper les besoins de renforts (extras, saisonniers) avec plus de sérénité.
Le planning est un outil de pilotage, au service de votre rentabilité et de votre organisation RH.
Renforcer la cohésion d’équipe
Un planning équilibré améliore votre organisation et développe la cohésion, la confiance et l’engagement des équipes sur le long terme.
En répartissant équitablement les horaires critiques (soirées, week-ends, coupures), vous instaurez un climat de respect mutuel. L’effort est partagé, quel que soit le poste ou l’ancienneté. Cela valorise chaque collaborateur et limite les tensions liées aux inégalités perçues.
61 % des salariés de terrain affirment que les outils numériques améliorent leur quotidien et leur expérience de travail (étude BVA x Skello).
Un outil de planning digital permet plus d’autonomie, de flexibilité et d’équilibre sur les horaires soutenus. En un coup d'œil, chacun peut consulter, échanger ou signaler une indisponibilité, ce qui renforce la transparence et la fluidité dans l’équipe.
C’est en donnant plus de visibilité, de réactivité et de considération que vous créez les conditions d’un travail d’équipe durable, apaisé et performant.
Respecter les obligations légales de la convention HCR
Vous devez également appliquer les règles de la convention collective des HCR (Hôtels, Cafés, Restaurants). Elle encadre la durée du travail, les repos, les majorations et les modalités spécifiques du secteur.
Voici les points essentiels à intégrer dans votre gestion des plannings :
Durée du travail
- 39 heures par semaine (convention HCR)
- Heures supplémentaires majorées :
- 36e à 39e heure : +10 %
- 40e à 43e heure : +20 %
- À partir de la 44e heure : +50 %
- Contingent annuel : 360 heures
- Amplitude journalière maximale :
- Cuisiniers : 11h
- Personnel de réception et veilleurs de nuit : 12h
- Autres salariés : 11h30
Repos et pauses
- 11 heures de repos quotidien
- 2 jours de repos hebdomadaire (possibilité de fractionner)
- Interruption minimale de 35 heures en cas de repos non consécutif
- Pause obligatoire de 20 minutes dès 6 heures de travail
Prévenance en cas de modification
- Sans aménagement : 7 à 8 jours recommandés
- Avec modulation/annualisation : 15 jours minimum
- Délai réduit = contrepartie obligatoire (repos ou compensation)
Travail de nuit
- À partir de deux services par semaine entre 22h et 6h
- Impose un suivi médical renforcé et une majoration ou un repos compensateur
Congés pour enfant malade (depuis 2025)
- 3 jours/an en cas d’hospitalisation d’un enfant de moins de 16 ans
- 2 jours/an en cas de maladie d’un enfant de moins de 10 ans
- Réservé aux salariés ayant 1 an d’ancienneté
Ces règles sont automatiquement intégrées dans Skello lors de la création de vos plannings. Vous gagnez du temps, réduisez les risques d’erreur et sécurisez votre organisation RH au quotidien.
Quels sont les modèles et outils disponibles pour planifier efficacement ?
Modèles Excel à télécharger gratuitement
Vous souhaitez commencer simplement, avec un outil que vous connaissez déjà ? Nous avons réuni pour vous plusieurs modèles Excel de planning à télécharger.
Ces fichiers sont prêts à l’emploi et personnalisables selon la taille de votre équipe, vos horaires ou vos services (midi/soir, semaine/week-end, etc.). Dans notre article dédié, vous trouverez aussi des conseils pour :
- Adapter facilement les colonnes et les formats selon votre activité,
- Ajouter des automatisations simples pour calculer les heures ou les pauses,
- Éviter les oublis et les erreurs fréquentes de mise en page.
Découvrir notre article avec les modèles Excel
5 logiciels de planning de gestion du personnel en restauration
Prenons l'exemple pour d’un restaurant avec une équipe de 15 personnes :
Le planning de restauration Skello en action
Astuces et nouvelles tendances pour optimiser vos plannings
Pour gagner du temps, éviter les erreurs et améliorer l’expérience de vos employés, certaines fonctionnalités peuvent faire toute la différence. Voici les pratiques et innovations à adopter pour passer d’un planning de restauration qui fonctionne à un planning qui performe.
- Centralisez les demandes d’absences et de congés directement dans votre outil de planification. Avec la gestion du temps et des absences Skello, vous visualisez en un clin d'œil qui est disponible, sans devoir croiser plusieurs fichiers.
- Anticipez les pics d’activité grâce à l’historique et aux données terrain. Skello vous permet de dupliquer facilement un planning type selon les périodes de l’année (fêtes, saisons hautes, week-ends chargés…).
- Automatisez les exports vers la paie pour éviter les doubles saisies. La préparation à la paie de Skello transforme les heures planifiées et réalisées en variables de paie directement exploitables.
- Gagnez du temps avec le Smart Planner : cette fonctionnalité intelligente vous propose automatiquement des plannings optimisés en fonction des disponibilités, des postes à pourvoir et des contraintes légales.
- Diffusez les plannings facilement via l’app employé. L’application Skello permet aux équipes de consulter leurs horaires, poser des indisponibilités ou échanger un shift sans passer par le manager.
- Recevez des alertes en cas d’anomalie (dépassement d’horaires, non-respect des repos légaux…) pour ajuster en temps réel et rester conforme à la convention HCR.
Le bon outil, c’est celui qui vous simplifie la vie tout en renforçant la collaboration et la transparence dans votre établissement. Et c’est exactement ce que propose Sla solution de planification Skello.
FAQ
Quel est le délai légal pour avoir son planning en restauration ?
Le Code du travail ne fixe pas de délai obligatoire de prévenance sauf en cas de modulation du temps de travail. Mais dans la pratique, les conventions collectives comme celle des HCR recommandent de transmettre le planning au moins 7 à 8 jours à l’avance.
En cas de modulation ou d’annualisation, la loi impose un délai de 15 jours. Si ce délai est raccourci pour cause exceptionnelle, une compensation doit être prévue (repos ou rémunération).
Est-il légal de travailler 7 jours consécutifs en restauration ?
Non, sauf cas exceptionnels. La convention HCR prévoit 2 jours de repos hebdomadaires, qui peuvent être fractionnés (1 jour + 2 demi-journées). En cas de repos non consécutif, il faut garantir au moins 35 heures de repos entre deux journées de travail.
Travailler 7 jours d’affilée doit rester exceptionnel et compensé rapidement. En cas d’abus, le salarié peut se tourner vers l’Inspection du travail.
Comment gérer les coupures et pauses dans le planning ?
Les coupures sont fréquentes dans les services du midi et du soir. Voici les points clés à respecter :
- Amplitude journalière maximale : 11 h à 12 h selon les postes.
- Repos entre deux journées : 11 h consécutives minimum.
- Pause obligatoire : 20 minutes dès que le temps de travail dépasse 6 heures.
Exemple : une équipe en service de 10h à 15h puis de 18h à 22h respecte bien ces conditions, à condition que les pauses soient bien positionnées.
Comment anticiper les imprévus dans le planning en restauration ?
Il est impossible de tout prévoir, mais plusieurs bonnes pratiques réduisent l’impact des imprévus :
- Conserver une marge horaire dans le planning pour pallier un retard ou une absence.
- Maintenir un petit “pool” d’extras fiables et disponibles rapidement.
- Encourager les échanges de shift entre salariés via une app dédiée.
- Communiquer en continu : un planning transparent et partagé limite les frictions de dernière minute.
Un planning bien pensé, une équipe engagée
Un bon planning, ce n’est pas juste une obligation. C’est un levier concret pour améliorer l’organisation, fidéliser vos équipes et offrir un service de qualité. Skello a été conçu pour répondre aux exigences du secteur de la restauration : conformité à la convention HCR, personnalisation selon vos besoins, gestion multi-sites, application mobile pour vos équipes…
Que vous gériez un restaurant indépendant ou une chaîne, la solution de planification Skello vous aide à planifier simplement, efficacement et de façon plus humaine.
