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5
min

Le suivi de trésorerie et la planification de l’activité : piliers d’une gestion réussie de son commerce

Clélia
Clélia
16
September
2020
-
Mis à jour le
14
.
12
.
2020
Le suivi de trésorerie et la planification de l’activité : piliers d’une gestion réussie de son commerce

Gérer une boutique, qu’elle soit en ligne (e-commerce) ou physique, n’est pas une tâche aisée. Entre la gestion des stocks, les prévisions des ventes, l’organisation du travail des salariés, il est vite possible de se noyer entre les lignes de tableurs remplis manuellement.

Découvrez dans notre article les meilleures astuces pour gérer l’activité de votre entreprise en toute sérénité grâce à deux leviers : le suivi de trésorerie et la planification de l’activité.

Etablir un suivi de la trésorerie de votre commerce

Le cash est le nerf de guerre pour les PME et TPE. Gagner en visibilité sur vos ressources vous rendra ainsi plus performant pour piloter votre activité. Comment le faire ? Suivez ces trois étapes principales.

Analyser ses flux de trésorerie passés ☑️

La première étape demande de la rigueur et de la précision : commencez d’abord par catégoriser l’ensemble de vos charges et vos sources de revenu. C’est une étape clé pour maîtriser vos dépenses, voire supprimer celles qui ne vous sont plus indispensables.

Voici nos conseils :

👉 Soyez attentifs quant à la date de vos encaissements et décaissements. Si cela n’a pas d’impact direct sur le résultat de votre trésorerie actuelle, les informations datées vous seront d’une grande utilité pour les étapes suivantes, notamment pour établir la récurrence de charges mensuelles par exemple.

👉 Pensez à bien définir les catégories pertinentes pour votre secteur d’activité. Afin de mieux vous retrouver et organiser vos données, faites des sous-catégories. Prenez le temps de bien penser l’organisation de vos différentes catégories. Une fois que ce travail est fait, vous pourrez le réutiliser pour les étapes suivantes et économiser ainsi un temps précieux !

Maîtriser ses ressources disponibles 👍

Une fois vos catégories bien définies, suivez poste par poste vos encaissements et décaissements pour visualiser au mieux le niveau de vos liquidités. Cela vous permettra de piloter sereinement votre activité.

Pour vous assurer de la fiabilité des informations, pensez à actualiser régulièrement vos données. Rien n’est pire que d’apprendre un matin que cela fait une semaine voire plus que vous êtes dans le rouge. Afin d’éviter de telles situations, inscrivez régulièrement vos flux de trésorerie ou automatisez ce suivi avec un logiciel de gestion de trésorerie.

Concrètement, un logiciel de trésorerie vous permet de gérer votre cash en gagnant un temps considérable comparé à Excel où la saisie manuelle peut rapidement devenir source d’erreurs et de stress. Avec un logiciel de gestion de trésorerie, la saisie des données est automatisée et les mises à jour sont faites régulièrement grâce à la synchronisation bancaire avec vos comptes, ce qui allège de façon considérable la gestion de trésorerie sur Excel. Des milliers de TPE et PME simplifient déjà leur suivi d’entrées et sorties de cash après avoir décidé de choisir un logiciel de gestion de trésorerie.

Anticiper ses encaissements et décaissements futurs 🧑‍💻

Arrive enfin la 3ème et dernière étape. Élaborer un plan de trésorerie prévisionnel est vital pour pouvoir mettre en place des mesures préventives et éviter les mauvaises surprises. Pensez donc à créer des scénarios, comme par exemple le cas du lancement d’un nouveau produit, un nouveau canal de distribution, une embauche, la mise en place de l’activité partielle ou une demande de PGE. Pour simplifier ce travail d’anticipation, utilisez des simulateurs afin de fiabiliser au maximum vos données avant d’actualiser vos prévisionnels. Par exemple, Skello a mis à disposition un simulateur gratuit de chômage partiel et un calculateur d'intérêt financier à se lancer dans la livraison ou la vente à emporter.

Afin de maîtriser au mieux votre trésorerie et rester informé de l’actualité des annonces du gouvernement, vous pouvez également rejoindre Cash is King, une communauté de dirigeants de PME, responsables financiers et experts qui s’entraident et apportent des solutions pratiques et spécifiques que l’on ne trouve pas dans les médias classiques. Pour rester informés de nos évènements, rejoignez également la page linkedin de la communauté où sont diffusés des postes d’actualité ainsi que des webinars hebdomadaires. 


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Planifier l’activité des employés de votre commerce

Si la trésorerie est indispensable pour piloter votre entreprise, et en particulier dans le secteur du retail, il ne faudrait pas sous-estimer l’importance de la gestion de vos employés afin d’avoir entre vos mains toutes les clés du succès.

Organiser les horaires 🕔

Ayez une vision globale de ce que fait chaque employé (gestion des stocks, mise en rayon, gestion de caisse…) et ajustez les horaires en fonction de la législation et des particularités de chacun.

Pour optimiser le temps de travail de chacun, pensez à suivre et anticiper les absences avec les éventuels remplacements ou tout simplement échanges d’assignation des tâches. Avec un outil bien élaboré comme Skello et la fonctionnalité de création de planning vous serez capables de répartir le temps de travail et maîtriser les tâches affectées à chaque employé.

Suivez l’occupation de vos employés 👩‍🔧

Notre second conseil en ce qui concerne la gestion de vos employés est de ne pas négliger la communication avec vos collaborateurs et de stimuler les échanges au sein de vos équipes.

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Quelle que soit votre activité dans le retail, il est très utile, voire indispensable, d’avoir de la visibilité sur le long terme, mais également sur les performances directes du court terme. Pour cela, définissez les indicateurs clés vous permettant de suivre les performances de votre activité (panier moyen, taux de rétention client, taux de recommandation, marge obtenue sur les produits…) et suivez régulièrement leur évolution.

Afin d’éviter les mauvaises surprises, assurez-vous de la bonne diffusion de l’information au sein de vos équipes concernant leurs plannings et les nouvelles concernant le quotidien de votre commerce !

Assurez le respect du temps de travail 💡

Prenez soin de contrôler la suffisance du temps de pause pris par chacun de vos employés.

Prenez en compte certaines subtilités, comme par exemple la gestion du temps de travail lors d’une ouverture du magasin le dimanche tout en respectant les réglementations juridiques, et ainsi éviter d’avoir une sanction financière !

Tout considéré, la gestion d’un commerce n’est pas de toute simplicité. Pour que votre activité suive la route du succès, pensez à suivre de près votre trésorerie et à maîtriser la gestion de vos employés. Ce sont véritablement les deux principaux leviers pour piloter en toute sérénité votre commerce.

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