Le transfert de shifts : comment faire et comment donner de la flexibilité aux employés ?

Ce que l’on appelle transfert de shifts, correspond à une modification de l’horaire de travail entre deux employés. Souvent, les managers reçoivent des demandes de leurs salariés pour pouvoir changer leurs shifts. Ce type de demandes va de pair avec des heures de travail supplémentaires sur l’administratif : réception des demandes, approbations des demandes de changement et réaffectation des postes. 

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Alors comment gérer ce type de demandes rapidement pour gagner du temps et améliorer la satisfaction de ses employés ?

🔄 Échanges de shifts

Le swap d’heures de travail entre différents salariés est quelque chose de très commun dans la planification des horaires, notamment dans certains secteurs où le roulement des équipes est fort : la restauration ou l’hôtellerie. Cet échange des postes de travail peut être coûteux s’il n’est pas géré efficacement.

Coûts et échanges de postes de travail

L’approbation du manager ou du gérant n’est pas toujours requise légalement pour que les salariés échangent leurs shifts. Si cela facilite la vie des salariés, il faut toutefois être rigoureux au niveau des coûts que cela peut engendrer :

• Coûts de main d'œuvre : un planning conçu correctement est un planning optimisé, basé sur des informations salariales et sur une minimisation du ratio de personnel. Parfois, deux salariés vont échanger leurs horaires et le remplaçant devra être payé davantage que celui shifté à l’origine.

• Satisfaction des employés : les salariés veulent avoir de l’indépendance et de la flexibilité s’ils souhaitent échanger leurs shifts. Toutefois, si cela est trop fréquent cela peut entraîner une perte de stabilité et des heures supplémentaires à gérer. Il est donc bon d’avoir l’approbation du supérieur dans certaines situations.

• Entente entre les salariés et transparence : demander l’approbation à un supérieur pour un échange de shifts a ses avantages - s’il n’y a pas d’échange officiellement approuvé, le salarié qui demande à échanger son shift n’est jamais à l’abri d’un autre salarié qui ne le couvrirait pas. Si un salarié dit à tort qu’un autre couvre son horaire, alors que ce n’est pas le cas, cela peut se retourner contre lui.

Un échange de shifts efficace

Quels sont nos conseils pour mettre en place une politique d’échange de postes de travail efficace ?

Premièrement, il est essentiel que la politique que vous choisissiez soit communiquée clairement à tous les salariés. Aussi, la politique doit leur permettre de gérer leurs échanges de manière simple et indépendante, tout en les encadrant de manière à ce que cela n’affecte pas la planification de vos emplois du temps. Enfin, vérifiez que vous être aligné avec le cadre légal.

📲 Un outil de gestion de planning et de personnel

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Sur un logiciel de planification comme Skello, il est possible d’éviter les problèmes liés aux échanges de postes. Le but ? Offrir davantage d’autonomie aux salariés pour qu’ils puissent intuitivement échanger leurs shifts, sans pour autant leur donner trop de liberté, ce qui pourrait être un frein pour les gérants et les managers. En effet, il est indispensable que les gestionnaires gardent le contrôle sur la planification de leurs employés.

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💡 Comment ça marche ?

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Si un salarié a un empêchement pour réaliser un shift prévu sur le planning, il va pouvoir organiser son changement de shifts avec un collègue directement depuis l’application mobile Skello. On l’appelle donc “transfert de shifts”. 

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Pour activer cette fonctionnalité, l’employeur doit aller sur son compte Skello dans l’espace “Niveau de permissions et actions” des Paramètres Généraux et accorder la permission aux salariés de procéder à un échange de shifts : on donne toujours le choix à nos utilisateur.

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📲 Quelle procédure sur l’application mobile ?

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L’employé qui veut échanger son shift doit se rendre dans l’onglet “Mes shifts”. Ainsi, il pourra choisir en 1 clic le shift concerné puis le transférer à un collègue avec qui il souhaiterait échanger. Il a la possibilité de joindre un message avec sa demande. 

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La demande est d’abord envoyée à l’employé pour validation, et ne sera transmise à l’employeur que si l’employé accepte ! Ainsi, en tant qu’employeur, vous n’êtes pas sollicité pour rien et n’intervenez qu’au moment décisif pour accepter ou refuser la demande.

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👉 Si le manager accepte la demande : le shift est transféré de manière automatique au destinataire;

👉 Si le manager refuse : le shift est maintenu au salarié de départ.

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Gérer cette partie des plannings de manière digitale vous permet de jongler, en tant que gérant ou employeur, entre les différentes disponibilités et préférences de vos salariés. Vous améliorez le bien-être de vos salariés, tout en gagnant du temps avec une mise à jour automatique de vos plannings.

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