Que vous soyez à la tête d'un restaurant, d'une boutique ou d'un établissement de santé, tenir votre registre du personnel sur Excel est autorisé par la loi. C'est souvent le premier réflexe des managers de terrain pour centraliser les entrées et sorties des équipes sans alourdir les coûts fixes.
Si le Code du travail n'impose aucun format spécifique, il exige en revanche une rigueur absolue, surtout dans des secteurs à fort turnover. Vos données doivent être exactes, lisibles et accessibles immédiatement en cas de visite de l'inspection du travail.
Pour vous faire gagner du temps sur votre gestion administrative, nous avons conçu un modèle Excel gratuit et prêt à l'emploi, conforme aux obligations de 2025. Découvrez comment l'utiliser pour sécuriser votre conformité tout en restant concentré sur votre activité.
Modèle de registre du personnel à télécharger gratuitement
Ne perdez pas une après-midi à créer votre tableau de zéro. Pour vous permettre d'être opérationnel immédiatement, nous avons conçu un modèle clé en main qui respecte les obligations du Code du travail (art. R1221-26).
Ce fichier intègre les champs obligatoires pour l'ensemble de vos équipes (CDI, CDD, extras), mais aussi l'onglet spécifique pour les stagiaires, souvent oublié dans les modèles standards et pourtant indispensable en cas de contrôle.
Est-il légal de tenir son registre sur Excel ? (ce que dit la loi)
La loi est souple sur la forme, mais stricte sur le fond. Selon le Code du travail, aucun format spécifique n'est imposé. Vous pouvez tenir votre registre sur un cahier papier, un logiciel spécialisé ou un fichier numérique comme Excel. Cependant, l'administration impose que les mentions soient présentées de façon indélébile.
Le piège du format Excel
C'est ici que le bât blesse. Par définition, une case Excel est modifiable à l'infini sans laisser de trace visible immédiate. Lors d'un contrôle, l'inspecteur du travail doit pouvoir s'assurer que vous n'avez pas modifié les dates d'entrée ou de sortie a posteriori.
Comment limiter les risques avec Excel ?
- Effectuez des exports PDF mensuels que vous datez et archivez.
- Imprimez les pages complétées et faites-les parapher (option papier).
- Ne supprimez jamais une ligne : indiquez simplement la date de sortie.
Quand Excel devient-il risqué ?
Si Excel est idéal pour démarrer, il montre ses limites dès que votre structure grandit :
- Effectif > 50 salariés : La gestion manuelle devient chronophage et source d'erreurs.
- Turnover élevé : Dans la restauration ou le commerce, les entrées/sorties fréquentes rendent le fichier illisible.
- Besoin de confidentialité : Un fichier Excel circule facilement par email, ce qui pose un problème de sécurité des données (RGPD).
Pour aller plus loin sur la réglementation, consultez notre article sur le registre unique du personnel.
Quelles sont les informations obligatoires à inscrire dans le registre du personnel ?
Pour être conforme, votre registre doit être exhaustif. Notre modèle Excel inclut déjà les colonnes nécessaires. Voici le détail des champs à remplir, classés par catégorie.
1. Identité du salarié
Ces informations doivent être saisies dès l'embauche (avant même l'arrivée physique du salarié).
- Nom et Prénom : Tels qu'ils apparaissent sur l'état civil.
- Sexe : F ou M.
- Date de naissance : Format JJ/MM/AAAA.
- Nationalité : Française ou autre.
- Adresse : Adresse complète du domicile.
2. Informations sur le contrat
C'est le cœur du registre. Attention : une ligne = un contrat. Si un CDD se transforme en CDI, vous devez créer une nouvelle ligne.
- Type de contrat : CDI, CDD, Apprentissage, etc.
- Emploi : Intitulé exact du poste (ex: Serveuse, Vendeur).
- Qualification : Niveau de qualification (ex: Employé, Ouvrier, Cadre).
- Dates : Date d'entrée (obligatoire) et Date de sortie (à remplir au départ).
3. Mentions spécifiques
Certaines situations demandent des précisions supplémentaires, prévues dans notre modèle :
- Travailleurs étrangers : Type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.
- Stagiaires : Ils doivent figurer dans une partie spécifique (voir l'onglet Registre des Stagiaires du modèle). Mentionnez les dates de stage, le lieu de présence et le nom du tuteur.
- Intérimaires : Indiquez la mention Salarié temporaire ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.
Pour plus de détails sur la gestion des horaires liés aux contrats, découvrez notre guide sur le contrôle du temps de travail.
Comment sécuriser votre registre Excel ? 5 mesures obligatoires
Le registre contient des données sensibles (noms, adresses, nationalités). Le RGPD vous impose de les protéger. Voici comment sécuriser votre fichier Excel simplement :
- Mot de passe fort : Dans Excel, allez dans Fichier > Informations > Protéger le classeur > Chiffrer avec mot de passe.
- Restriction d'accès : Ne stockez pas ce fichier sur un dossier partagé accessible à tous les employés. Seule la direction et les RH doivent y avoir accès.
- Sauvegarde sécurisée : Évitez de laisser le fichier sur le bureau d'un ordinateur portable qui peut être volé. Privilégiez un serveur sécurisé.
- Archivage légal : Vous devez conserver le registre 5 ans après le départ du salarié. Appliquez la règle du 3-2-1 pour vos sauvegardes (3 copies, 2 supports différents, 1 hors site).
- Information des salariés : Vos employés doivent savoir que vous collectez ces données. Une mention dans le contrat de travail suffit généralement.
Comment remplir le modèle Excel ? (en moins de 5 min)
Nous avons conçu ce modèle pour qu'il soit intuitif. Voici la marche à suivre :
- Ouvrez le fichier : Commencez par lire l'onglet Skello qui contient les instructions de base.
- Saisissez l'établissement : En haut de la feuille Registre Unique du Personnel, indiquez le nom et l'adresse de votre établissement.
- Remplissez ligne par ligne : Inscrivez les salariés par ordre chronologique d'embauche. Exemple (Ligne 1 du modèle) : Martin Emma, embauchée le 10/09/2020 en CDD.
- Gérez les stagiaires : Cliquez sur l'onglet Registre des Stagiaires pour y inscrire les conventions de stage en cours.
- Enregistrez régulièrement : Nommez votre fichier de façon claire, par exemple : RUP_NomEntreprise_2025.xlsx
Astuce : Pour le suivi quotidien des présences (différent du registre unique), pensez à utiliser une feuille de présence ou un système de pointage.
Utiliser Excel ou un Logiciel RH : Quand faut-il changer d'outil ?
Excel est un premier pas, mais il n'est pas conçu pour la gestion RH moderne. Quand faut-il passer à une solution dédiée comme Skello ?
Voici les 3 signaux d'alerte :
- Vous gérez plus de 10 salariés.
- Vous avez un turnover élevé (extras, saisonniers).
- Vous perdez du temps à ressaisir les mêmes infos pour la paie ou la DSN.
L'automatisation permet non seulement de sécuriser votre obligation légale, mais aussi de gagner un temps précieux sur la gestion administrative.
FAQ
Un registre du personnel sur Excel est-il légal en 2025 ?
Oui, le Code du travail n'impose pas de format spécifique, Excel est donc autorisé. Cependant, l'obligation de tenir un registre "indélébile" pose problème car les cellules sont modifiables. Pour rester conforme lors d'un contrôle, nous recommandons de figer vos données via un export PDF mensuel ou un tirage papier daté. Cela prouvera votre bonne foi et l'historique des mouvements, contrairement à un simple fichier modifiable à l'infini qui pourrait éveiller les soupçons de l'inspection du travail.
Quelles informations sont obligatoires dans un registre du personnel ?
Votre registre doit être une photographie exhaustive de vos effectifs. Pour chaque personne, vous devez inscrire de manière indélébile : l'identité complète (nom, prénom, sexe, date de naissance, nationalité), les détails liés à la carrière (date d'entrée, type de contrat, emploi, qualification) ainsi que la date de sortie lors du départ. N'oubliez pas les mentions spécifiques pour les travailleurs étrangers (titre de séjour) et les stagiaires, qui nécessitent une section dédiée mentionnant leur tuteur et lieu de présence.
Combien de temps conserver le registre du personnel ?
Vous devez conserver le registre unique du personnel pendant 5 ans à compter de la date de départ du salarié ou du stagiaire. Durant cette période, il doit rester immédiatement accessible en cas de contrôle Urssaf ou inspection du travail. Attention toutefois au RGPD : une fois ce délai légal passé, il est impératif de supprimer ou d'archiver ces données de manière sécurisée, car leur conservation indéfinie sans justification constitue une infraction aux règles de protection des données personnelles.
Que risque-t-on sans registre du personnel ?
L'absence de registre, une tenue incomplète ou des mentions erronées vous exposent à une amende de 750 € par salarié concerné (jusqu'à 3 750 € en récidive). Le calcul est cumulatif, la facture peut donc vite grimper. Plus grave encore, une mauvaise tenue du registre peut être interprétée comme un indice de travail dissimulé, entraînant des redressements Urssaf massifs, la perte d'aides publiques et des sanctions pénales sévères pour le dirigeant en cas de fraude avérée.
Comment protéger mon registre Excel contre les piratages ?
Le registre contient des données sensibles qui attirent les pirates. Pour sécuriser votre fichier Excel, activez systématiquement le chiffrement par mot de passe via l'onglet "Informations". Ne le stockez jamais sur un bureau d'ordinateur accessible à tous, mais privilégiez un serveur sécurisé ou un espace cloud professionnel dont l'accès est strictement limité à la direction. Enfin, bannissez l'envoi du fichier par email simple ; utilisez des liens de partage sécurisés pour éviter toute fuite de données lors des transferts.
Puis-je utiliser Google Sheets au lieu d'Excel ?
Absolument, Google Sheets est une alternative valide et présente même un atout majeur face à Excel : l'historique des versions, qui permet de tracer les modifications. Cela peut rassurer un inspecteur sur l'intégrité des données. Soyez toutefois extrêmement vigilant sur les paramètres de partage : le fichier ne doit jamais être accessible via un lien public. Restreignez l'accès aux seules adresses email des gestionnaires RH et pensez à effectuer des sauvegardes régulières en local pour ne pas dépendre uniquement du cloud.
Faut-il un registre séparé par établissement ?
Oui, c'est une règle absolue : le registre doit être tenu au niveau de chaque établissement, et non centralisé au siège. Si vous dirigez plusieurs restaurants ou boutiques, chaque site doit posséder son propre fichier listant uniquement les salariés qui y travaillent. L'objectif est qu'en cas de contrôle inopiné dans l'un de vos locaux, le responsable présent puisse présenter immédiatement le registre à jour sans avoir à contacter le siège social ou attendre un transfert de document.
Les intérimaires figurent-ils dans le registre ?
Oui, les travailleurs temporaires doivent obligatoirement figurer sur votre registre, inscrits à la suite de vos salariés permanents par ordre d'arrivée. Bien qu'ils ne soient pas vos employés directs, leur présence permet de vérifier les seuils d'effectifs et le respect de la législation sur le travail temporaire. Vous devez préciser la mention "salarié temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire (agence d'intérim) pour chaque mission effectuée dans votre établissement.
Comment corriger une erreur dans le registre ?
La transparence est la clé, car le registre doit être considéré comme indélébile. Sur Excel, si vous devez rectifier une information contractuelle ou une date après coup, ne supprimez jamais la ligne ou la donnée initiale sans laisser de trace. Privilégiez l'ajout d'un commentaire explicatif ou conservez les différentes versions du fichier. L'objectif est de montrer à l'administration que vous ne cherchez pas à masquer la réalité, contrairement à une suppression pure et simple qui paraîtrait suspecte.
Excel est-il conforme au RGPD pour les données RH ?
Excel n'est pas non-conforme par nature, mais son usage courant (fichier non chiffré sur un bureau, partage par email) l'est souvent. Pour respecter le RGPD, vous devez impérativement sécuriser l'accès au fichier (mot de passe), limiter sa diffusion et surtout purger les données après la durée légale de 5 ans. C'est sur ces aspects de sécurité automatisée et de gestion des droits que les logiciels RH spécialisés offrent une garantie bien supérieure à un simple tableur manuel.
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