Qu'est-ce qu'un tableau pour calculer les heures de travail ?
35 heures par semaine constituent la durée légale du travail en France. Si un employé travaille plus que ce nombre d'heures, cela est considéré comme des heures supplémentaires, et par conséquent, l'employé doit recevoir des augmentations de salaire et peut-être des intervalles de repos.
Un tableau pour calculer les heures de travail est un outil visuel utilisé pour enregistrer et suivre les heures de travail des employés au fil du temps. Il s'agit généralement d'un document électronique ou d'une feuille de papier divisée en colonnes et en lignes, permettant d'organiser les informations relatives aux heures de début et de fin de travail, aux pauses et aux activités liées au travail.
Pour avoir un suivi des durées d'activité de chaque employé, il est possible d'utiliser un tableau pour calculer les heures de travail.
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Comment personnaliser votre planning
Onglet “Répartition horaire” ou équivalent
- Modifiez la liste des postes, tâches ou prénoms en première colonne selon votre équipe et vos contraintes du jour.
- Ajoutez ou supprimez des créneaux horaires en colonnes selon les horaires réels d’ouverture ou de production (utilisez la recopie pour gagner du temps).
- Pour assigner une personne à un poste/heure, indiquez son prénom / code au croisement de la ligne et de la colonne du créneau voulu.
- Utilisez une légende ou des couleurs pour signaler :
- Les pauses (ex : “PAUSE” ou fond bleu)
- Les absences / retards / interventions
- Les changements de personnel sur un même poste dans la journée
Calcul du total :
- La dernière colonne totalise le nombre de créneaux assignés, ce qui sert de base pour le suivi des heures travaillées pour la journée.
- Personnalisez la formule si la durée d’un créneau diffère (ex : 30 min au lieu d’1h).
Dupliquer pour chaque jour :
- Faites un onglet par jour ou copiez la feuille pour préparer la semaine complète avec les répartitions à venir.
Quelles sont les obligations légales concernant le suivi du temps de travail ?
L'employeur est tenu de comptabiliser la durée réelle du travail des salariés afin de s'assurer que les limites légales ne sont pas dépassées, et de comptabiliser les heures supplémentaires et les pauses qui ont pu être prises. Il doit également tenir des registres que l'inspecteur du travail peut utiliser pour confirmer les heures de travail de chaque employé.
Si l'employeur n'utilise pas d'outil qui permet de suivre au réel les heures de travail effectuées comme peut le faire Skello, il peut utiliser un modèle de feuille de temps à télécharger pour l'aider dans sa tâche.
Dans le cas où il ne respecte pas cette obligation, il peut payer une amende et même faire l'objet de poursuites judiciaires.
Il y a exception à cette règle lorsque la répartition des heures sur une période plus longue qu'une semaine nécessite un système de comptage différent.
Lorsque tous les membres d'un atelier, d'un service ou d'une équipe travaillent selon le même horaire collectif, le décompte peut être soit collectif, soit individuel. Sur le lieu de travail, l'horaire doit être affiché.
Quels éléments doit contenir un tableau pour calculer les heures de travail ?
Les tableaux de suivi du temps de travail, qu'on appelle aussi feuilles d'heure, peuvent prendre des formes diverses mais ils contiennent généralement toujours les informations suivantes :
Identification des employés : Chaque employé est généralement répertorié dans une ligne distincte du tableau, facilitant le suivi individuel. Cette section doit inclure le nom et prénom de l'employé, son code d'employé unique, et idéalement son service de rattachement.
Date et période : La date pour laquelle les heures de travail sont saisies. Selon vos besoins, vous pouvez opter pour un suivi quotidien, hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuel.
Entrée et sortie : Les colonnes indiquent les jours de la semaine, avec des cases spécifiques pour noter l'heure d'entrée et de sortie de chaque journée de travail. Il est recommandé d'utiliser le format 24h pour éviter les confusions.
Gestion des pauses : Certains tableaux incluent des sections spécifiques pour enregistrer les pauses prises par les employés, qu'elles soient déjeuner ou courtes pauses pendant la journée. Ceci est essentiel pour la conformité avec l'article L3121-16 du Code du travail.
Activités et projets : Description de l'activité effectuée par l'employé ou du projet sur lequel il travaille. Certains emplois nécessitent de suivre les différentes activités effectuées pendant la journée. Le tableau peut inclure des sections pour enregistrer ces activités, particulièrement utile pour la facturation client ou l'analyse de rentabilité.
Heures travaillées : Nombre d'heures travaillées par l'employé pour cette activité, calculé automatiquement grâce aux formules Excel.
Total des heures travaillées : Nombre total d'heures travaillées par l'employé pour cette journée/semaine/mois.
Heures supplémentaires : Une colonne dédiée pour identifier et calculer automatiquement les heures supplémentaires au-delà de 35h hebdomadaires.
Notes et commentaires : Commentaires supplémentaires sur le temps de travail de l'employé, les absences, congés ou autres informations pertinentes.
Taux horaire et rémunération (optionnel) : Pour faciliter le calcul de la paie, certaines entreprises ajoutent le taux horaire et le montant total à payer.
Pourquoi utiliser un tableau pour calculer les heures de travail ?
Bien que Microsoft Excel ne remplace pas votre principal système de gestion des RH, il est difficile de le surpasser en tant qu'outil de checking quotidien et de rapport ad hoc. Il vous aidera à comprendre les informations fournies par vos outils d'analyse intégrés.
Peu importe la taille de votre entreprise ou son secteur d'activité, il y a plusieurs raisons principales pour lesquelles l'utilisation d'un tableau pour calculer les heures de travail est bénéfique.
1. Structurer votre entreprise et avoir une meilleure communication
Une bonne communication et le partage des informations sont essentiels à la vie d'une entreprise. Plus le nombre d'employés augmente, plus il devient important de structurer l'accès aux données importantes pour permettre à chacun de travailler efficacement.
Clarté et transparence : Les travailleurs bénéficient d'une visibilité claire sur le temps qu'ils consacrent à leurs tâches, instaurant ainsi une culture de transparence et de responsabilisation au sein de l'organisation. Les horaires de travail sont enregistrés de façon explicite et indiscutable. Un tableau numérique assure à tous que les données sont consignées de manière sécurisée et ne peuvent être contestées ultérieurement.
Accessibilité des informations : Tous les membres concernés, tels que l'office manager, le comptable ou le chargé RH, peuvent consulter les informations à tout moment. En cas de doute, ils peuvent facilement vérifier les plannings.
Meilleure visibilité sur la charge de travail : Un tableau pour calculer les heures de travail permet d'avoir une vue d'ensemble immédiate sur la répartition des heures par salarié. Cela aide à corriger les erreurs de planning et à répartir la charge de travail de manière plus équitable, évitant ainsi les déséquilibres où certains employés travaillent plus que d'autres.
2. Optimisation de la gestion du temps et de la productivité
Évaluation de la productivité : Les entreprises qui tiennent un registre du temps peuvent apprendre beaucoup sur la façon dont leurs employés utilisent leur temps. Elles peuvent s'en servir pour repérer les inefficacités et déterminer le temps que prennent généralement les tâches à accomplir.
Planification précise des projets : Ces révélations peuvent les aider à planifier plus précisément les projets, à limiter les coûts et à rationaliser les processus. Pour les employeurs et les gestionnaires, cet outil offre une meilleure gestion du temps en permettant l'identification rapide des tendances et en facilitant la prise de décisions éclairées pour maximiser l'efficacité opérationnelle.
3. Conformité aux réglementations du travail
Un tableau de suivi des heures de travail se révèle être un allié précieux pour assurer la conformité aux lois du travail et aux réglementations relatives aux heures supplémentaires, contribuant ainsi à la conformité légale de l'entreprise.
4. Précision de la paie et facturation
Surveillance et responsabilisation : Un tableau permet de suivre précisément les heures de travail des employés, les incitant ainsi à respecter leurs horaires. Grâce à ce système, les employés sont plus conscients de leur ponctualité et de leur présence, ce qui améliore la transparence et l'exactitude des données de travail.
Respect des dispositions contractuelles : Les heures supplémentaires et les heures de soirée/nuit sont correctement enregistrées et rémunérées comme il se doit.
Précision des données : En permettant le calcul précis des heures travaillées, cet outil garantit une rémunération juste et exacte, renforçant la confiance des employés et réduisant les risques liés aux erreurs de paie. Le tableau fait partie des ressources mensuelles nécessaires à l'élaboration de la paie et permet une exportation facile vers le logiciel de comptabilité.
Le tableau Excel facilite la gestion et le traitement des données et des informations. Il permet de calculer simplement les heures travaillées et d'obtenir des résultats précis grâce à ses nombreuses fonctionnalités. Les ressources humaines peuvent ainsi déterminer le salaire d'un employé de manière plus simplifiée et moins harassante.
5. Facilité d'organisation et d'archivage
Il est souvent préférable de créer une feuille de calcul pour chaque employé en fonction des nombreuses périodes de paie dans lesquelles il travaille afin de garder les informations le concernant. C'est pourquoi de nombreux employeurs peuvent créer une feuille de calcul trimestrielle ou bihebdomadaire. Les données sont ainsi organisées et faciles à stocker. Si vous décidez de créer des feuilles de calcul pour chaque période de paie, vous pouvez les stocker numériquement et y accéder ultérieurement.
Excel peut aussi être utilisé pour la création de rapports facilement, rapidement et à moindre coût.
Identifier les besoins spécifiques de votre entreprise
Avant de créer votre tableau pour calculer les heures de travail, il est nécessaire de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre. Ces objectifs peuvent varier en fonction des besoins de votre entreprise, mais ils peuvent inclure le suivi des heures travaillées, la gestion des projets, l'analyse de la productivité ou la gestion de la paie.
Chaque service de votre entreprise a des besoins spécifiques en matière de gestion du temps. Vous devez donc connaître ces besoins avant de créer votre tableau.
Pour obtenir une vue d'ensemble complète, il peut être utile de consulter les responsables de chaque service afin de comprendre leurs processus et leurs besoins spécifiques.
Comment faire un tableau pour calculer les heures de travail sur Excel ?
Étape 1 : Installation et création du fichier
Pour commencer, vous devrez installer le logiciel Microsoft Excel sur votre ordinateur. Gardez à l'esprit qu'il s'agit d'un programme payant qui ne peut être utilisé que pendant une durée limitée, sauf si votre entreprise achète la licence correspondante.
Si vous n'avez pas accès à ce logiciel, utilisez un programme alternatif gratuit tel que Google Sheets ou LibreOffice Calc.
Créez un nouveau fichier Excel et donnez-lui un nom pertinent afin qu'il puisse être facilement trouvé et reconnu. Un exemple serait : "gestion du temps [nom de l'employé] [nom du mois]" ou "tableau heures [service] [période]".
Étape 2 : Configuration des informations de base
Saisissez des informations pertinentes dans les premières lignes de votre feuille :
- Nom de l'employé
- Code d'employé ou matricule
- Service ou département
- Nom du responsable ou manager
- Période concernée (du... au...)
- Taux horaire (si applicable)
Étape 3 : Création des colonnes nécessaires
Créez les colonnes suivantes sous les informations que vous avez entrées dans la feuille de calcul :
Colonnes de base (minimum) :
- Date
- Jour de la semaine (pour faciliter la lecture)
- Heure de début
- Heure de fin
- Durée de la pause (en heures ou minutes)
- Total d'heures travaillées (calculé automatiquement)
- Notes/Commentaires
Colonnes avancées (optionnelles) :8. Projet ou activité9. Client (pour facturation)10. Heures supplémentaires (calculé automatiquement)11. Taux horaire12. Montant à payer13. Type de jour (Normal/Férié/Weekend)
Exemple pratique de calcul
Pour obtenir le nombre d'heures de travail effectuées durant la journée sur Excel, vous devez utiliser une formule de soustraction.
Formule de base :Heure à laquelle le collaborateur a fini sa journée de travail – Heure à laquelle il a commencé sa journée = Nombre total d'heures effectuées dans la journée
Imaginons qu'un collaborateur a commencé sa journée de travail à 08h30 et l'a terminée à 17h00.
Concrètement, voici comment marquer les heures de travail :
- Marquez les heures de début et de fin dans les cellules correspondantes :
- Entrez 08:30 (ou 8:30 suivi de "a" pour AM) dans la cellule A2
- Entrez 17:00 (ou 05:00 suivi de "p" pour PM) dans la cellule B2
- Sélectionnez la cellule où vous voulez que le total apparaisse, dans cet exemple il s'agit de la cellule C2, et introduisez le signe "="
- Ensuite, vous pouvez soit :
- Sélectionner la cellule de l'heure de la fin de la journée, ajouter le signe "–" et sélectionner la cellule de l'heure du début
- Introduire manuellement le nom des cellules avec la formule de soustraction : =B2-A2
- Appuyez sur la touche "Entrée" pour obtenir le résultat
Vous avez maintenant la formule pour comptabiliser les heures automatiquement sur votre feuille de temps de travail.
Mise en forme conditionnelle pour alertes visuelles
Pour faciliter l'identification des anomalies, utilisez la mise en forme conditionnelle :
Pour alerter sur les dépassements journaliers (>10h) :
- Sélectionnez la colonne des heures journalières
- Allez dans "Accueil" > "Mise en forme conditionnelle" > "Nouvelle règle"
- Choisissez "Utiliser une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme"
- Entrez la formule : =E2>10
- Définissez un format (fond rouge, texte blanc par exemple)
Pour alerter sur les heures supplémentaires :
- Sélectionnez la cellule du total hebdomadaire
- Créez une règle avec la formule : =E9>35
- Définissez un format distinct (fond orange par exemple)
Quelles sont les limites d'un tableau Excel pour le calcul des heures de travail ?
Les feuilles de calcul sous Excel sont encore largement utilisées aujourd'hui pour calculer les heures de travail. C'est tout à fait logique, car ce sont d'excellents outils pour rassembler et transformer certaines quantités de données. Elles sont parfaites pour les entreprises ayant un nombre réduit d'employés.
Cependant, gérer le temps de travail et les activités de vos employés avec une feuille Excel peut induire des erreurs de saisie. Elles peuvent aussi manquer de conformité avec les lois liées à la gestion du temps de travail.
Limitations techniques
Gestion de volumes importants : Bien qu'il existe des modules complémentaires qui permettent à Excel d'effectuer certaines analyses de données, vous ne pourrez pas entreprendre d'analyses complexes si vous travaillez avec un grand nombre de données. Il n'est pas recommandé de travailler avec des ensembles de données excessivement volumineux dans Excel, car cela pourrait même ralentir le fonctionnement de votre ordinateur.
Erreurs de calcul : Des erreurs de calcul peuvent subvenir et être source de frictions. Il est essentiel de bien maîtriser les formules et règles à suivre pour calculer les heures de travail par mois et ainsi éviter de vous tromper.
Risque d'erreur humaine : Les données saisies manuellement sont sujettes aux fautes de frappe et oublis, particulièrement lors de la saisie répétitive.
Absence de contrôle en temps réel : Impossibilité de détecter immédiatement les anomalies comme le dépassement du temps légal, l'absence de pause obligatoire, ou les incohérences dans les horaires.
Limitations organisationnelles
Difficulté de consolidation : Pour les entreprises avec plusieurs sites, équipes ou services, la consolidation des feuilles Excel individuelles devient chronophage et source d'erreurs.
Pas de traçabilité des modifications : Difficile de savoir qui a modifié quoi et quand, ce qui peut poser des problèmes en cas de litige ou de contrôle.
Collaboration limitée : Le travail simultané sur un même fichier Excel peut générer des conflits de version et des pertes de données.
Archivage et recherche complexes : Retrouver une feuille de temps spécifique dans des archives Excel peut s'avérer compliqué, surtout après plusieurs mois ou années.
Limitations de conformité
Conformité RGPD : La gestion des données personnelles sur fichiers Excel éparpillés pose des défis en termes de sécurité et de conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données.
Absence d'alertes automatiques : Aucun système d'alerte pour prévenir en temps réel des dépassements de durée légale ou des oublis de pause.
Pas de géolocalisation ou de pointage sécurisé : Impossible de vérifier la présence effective sur site ou de géolocaliser les pointages pour les équipes mobiles.
En général, la semaine commence le lundi à minuit et se termine le dimanche à minuit (semaine civile), sauf si une convention collective en dispose autrement. Les heures de travail sont l'un des éléments les plus importants pour la création de la paie, l'évaluation des performances de l'employé et de l'avancement, ainsi que les coûts d'un projet. Elles sont essentielles pour identifier une potentielle surcharge pour le collaborateur dans le cas où l'on remarque un fort volume d'heures de travail par exemple.
Automatisation du calcul des heures de travail : quels en sont les bénéfices ?
Heureusement, vous pouvez continuer à utiliser vos feuilles de calcul Excel actuelles tout en profitant de l'automatisation de pointe grâce au logiciel de planning Skello.
L'automatisation est la solution prévue pour les activités de données répétitives et qui prennent beaucoup de temps. L'automatisation du calcul des heures de travail a de nombreux avantages.
L'optimisation de la planification
Les entreprises qui tiennent un registre du temps peuvent apprendre beaucoup sur la façon dont leurs employés utilisent leur temps. Elles peuvent s'en servir pour repérer les inefficacités et déterminer le temps que prennent généralement les tâches à accomplir. Ces révélations peuvent les aider à planifier plus précisément les projets, à limiter les coûts et à rationaliser les processus.
La flexibilité
Le calcul automatique permet souvent aux entreprises de modifier leurs procédures et de donner plus de liberté à leurs employés. Par exemple, une entreprise peut décider d'utiliser un logiciel de planning comme Skello, qui permet de suivre facilement avec précision les heures de travail des employés, même en télétravail ou sur plusieurs sites.
Avec 26% des salariés pratiquant le télétravail en 2024 et 74% des entreprises de plus de 50 salariés l'autorisant, les outils de suivi automatisé sont devenus indispensables.
La réduction de la charge de travail
Pour les responsables des ressources humaines, le suivi de la présence et de la rémunération des employés est souvent une tâche cruciale. Un système de comptabilisation du temps peut automatiser ces processus et s'acquitter d'un certain nombre de responsabilités RH simples, libérant ainsi les membres du personnel pour d'autres activités.
Un système de gestion du temps peut :
- Collecter automatiquement les registres de présence via badgeuse physique ou virtuelle
- Déterminer la rémunération avec calcul automatique des heures supplémentaires et des majorations
- Contrôler les heures supplémentaires et alerter en cas de dépassement
- Offrir des informations en temps réel sur les activités qui affectent directement les employés
- Rappeler automatiquement au personnel de pointer à l'entrée et à la sortie
- Identifier les inefficacités dans les processus organisationnels grâce à l'analyse des données
La réduction des heures supplémentaires inutiles
Lorsqu'un travailleur pointe plus de 35 heures au cours d'une semaine de travail, il en résulte des heures supplémentaires. La loi oblige les entreprises à payer davantage leurs employés dans ces situations.
Bien que les heures supplémentaires soient parfois nécessaires, si la direction ne les surveille pas de près, elles peuvent également épuiser les ressources de l'entreprise.
Le contrôle automatisé du temps de travail peut fournir aux responsables des ressources humaines un registre plus précis des heures et de la production des employés, ce qui leur permet de réduire le nombre d'heures non nécessaires et d'éviter les heures supplémentaires excessives sans affecter l'efficacité de leur entreprise.
Dans les secteurs où les heures supplémentaires sont élevées (construction, transport, hébergement-restauration avec 22 à 26 heures supplémentaires par salarié au T2 2025), cette optimisation peut générer des économies significatives.
Un logiciel de temps comme alternative au tableau Excel
Vous avez ainsi le choix entre un tableau horaire de travail 2025 gratuit sur Excel que vous pouvez imprimer ou une solution automatisée. La pointeuse horaire est une bonne alternative.
Avec une solution de suivi du temps basée sur le cloud, vos feuilles de temps sont plus précises. Basée sur le cloud, elle vous offre une visibilité instantanée sur la façon dont le temps est utilisé dans votre organisation.
Vos employés peuvent afficher et saisir leurs heures de travail à tout moment, n'importe où et à partir de n'importe quel appareil connecté. Aussi, vous pouvez vérifier en temps réel si quelque chose ne va pas.
Les fonctionnalités d'un logiciel moderne de gestion du temps
Skello vous offre un logiciel de gestion des temps combiné à une pointeuse digitale qui est accessible facilement à partir du logiciel ou de l'application mobile.
Il est très simple à utiliser et facile à configurer. Quelques heures suffisent pour commencer à en profiter ! Vos employés pourront en un seul clic pointer et commencer à enregistrer leurs heures de travail.
Vous pourrez :
- Personnaliser vos horaires de travail selon vos besoins spécifiques
- Visualiser les volumes horaires en temps réel et le progrès de vos employés sur un tableau de bord intuitif
- Télécharger des résumés mensuels en un clic pour faciliter la préparation de la paie
- Faciliter le calcul des salaires avec export direct vers votre logiciel de paie
- Gérer automatiquement les heures supplémentaires avec application des majorations légales
- Recevoir des alertes en cas de dépassement des durées légales
De plus, la pointeuse digitale peut facilement s'adapter aux besoins de l'entreprise. Elle offre la possibilité d'activer :
- La géolocalisation pour les équipes mobiles ou multi-sites
- L'utilisation d'un code QR d'accès sécurisé
- La reconnaissance faciale pour un pointage sans contact
- Le pointage par badge RFID
Création de rapports RH automatisés
Il y a aussi une fonctionnalité de création de rapports RH. Les données des feuilles de temps peuvent être facilement et automatiquement triées pour créer des rapports personnalisés.
Elles sont rapides à partager, et elles sont stockées en toute sécurité dans le cloud conforme RGPD. Avec un système de pointage en ligne, vos employés et services RH perdront moins de temps sur ces tâches essentielles.
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